10 Sekretariat for tilsynsrådet

10.1 Gjeldande rett

Det er ikkje etablert eit sekretariat eller andre administrative støttefunksjonar for tilsynsråda. Godtgjeringa til medlemane av tilsynsråda utbetalast frå regionane i kriminalomsorga. Det er ikkje gitt reglar for arkivering, handsaming og journalføring av opplysingar som tilsynsrådet sit med. Kontaktinformasjon og moglegheit for å henvende seg skriftleg til dei ulike tilsynsråda har ikkje vore standardisert, og har variert.

10.2 Framlegg i utgreiinga og høyringsnotatet

I utgreiinga om tilsynsrådsordning blir behovet for sekretariatsfunksjon beskrive slik:

Tilsynsrådet må ha tilgang til sekretariatsfunksjoner som er tilstrekkelige til å medvirke til å planlegge og gjennomføre virksomheten i samsvar med lederens anvisninger. Det innebærer blant annet å etablere og drifte rådets arkiv, samle og systematisere erfaringer med ulike typer av institusjoner, følge med på hvordan Tilsynsrådets innspill blir fulgt opp, tilrettelegge grunnlaget for risikoanalyser mv. og motta og behandle henvendelser fra innsatte og andre.

Uansett hvordan det blir organisert, er sekretariatet underordnet Tilsynsrådet i alle faglige spørsmål. For øvrig hører organisatoriske spørsmål i siste instans under kongens og departementets ansvar. Dette kan åpne for løsninger som reduserer behovet for separate kontortekniske ressurser, gjør det mulig å trekke fordel av statistisk kompetanse mv. i etablerte forvaltningsorganer mv. (Smith, side 71)

I høyringsnotatet viste departementet til etablering av eit sekretariat for tilsynsrådet som ei av dei viktigaste føresetnadene for at ordninga skal kunne fungere betre enn i dag. Departementet foreslo eit sekretariat som skal stå til disposisjon for leiar og nestleiar for tilsynsrådet. For å unngå sårbarheit, og sikre gode faglege rammer for det daglege sekretariatsarbeidet, tok departementet sikte på å leggje sekretariatsfunksjonen til eit allereie eksisterande forvaltningsorgan – Statens sivilrettsforvaltning. Departementet presiserte at det ikkje kunne påreknast eit stort sekretariat.

10.3 Synet til høyringsinstansane

Alle instansar som har kommentert forslaget er positive til å opprette eit sekretariat. Advokatforeningen meiner at sekretariatet bør kunne utgreie og førebu saker og tema, hjelpe med skriving av rapporter og logistikk og strategiar.

Datatilsynet støttar eit sekretariat og meiner det kan bidra til betre føresetnader for registrering av data og rettane til dei registrerte. Straffedes organisasjon i Norge er ein av fleire instansar som nemner at sekretariatet er viktig for arkivering av korrespondanse, for einsarta informasjon og at det gir høve til ei felles opplæring av medlemar.

Ein privatperson trekker fram behovet for å kunne kontakte tilsynsrådet både på internett, men òg på det digitale fengselsnettet, og at den foreslåtte organiseringa med eit felles sekretariat minskar risikoen for at innsette mistar kontakten med tilsynsrådet når dei blir overført mellom institusjonar. Jussbuss trekker fram at eit sekretariat vil vere eit mogleg kontaktpunkt for innsette, men god tilgang føreset god informasjon på dei språk innsette forstår.

Tilsynsrådet region vest er opptatt av at sekretariatet må vere tilstrekkeleg stort til å sikre ei tilsynsordning som er i tråd med internasjonale krav. Sivilombodet har følgjande fråsegn om sekretariatet:

Ombudsmannen bemerker imidlertid at et velfungerende og effektivt nasjonalt tilsynsråd i tillegg vil ha behov for et sekretariat med tilstrekkelig kompetanse og kapasitet til å utgjøre en aktiv støttefunksjon når det gjelder kunnskapsinnhenting, dataanalyse og metodeutvikling, utarbeiding av rapporter og anbefalinger og opplæring av og kunnskapsoverføring mellom de som skal utøve tilsyn. Det er ombudsmannens erfaring at også oppfølgning av besøk og anbefalinger overfor det enkelte fengsel krever mye kapasitet. Utfra forslagets beskrivelse av sekretariatets funksjoner og kompetanse er det imidlertid vanskelig å vurdere om disse oppgavene vil kunne ivaretas.

Både Jussgruppen Wayback og Kriminalomsorgsdirektoratet er positive til at sekretariatet leggjast til eit allereie eksisterande forvaltningsorgan, men direktoratet viser til at underliggjande einingar har peikt på Direktoratet for samfunnssikkerheit og beredskap som eit alternativ for samlokalisering. Statens sivilrettsforvaltning er positiv til at funksjonen som sekretariat til tilsynsrådet leggjast dit:

Som departementet er kjent med ivaretar Statens sivilrettsforvaltning i dag sekretariatsfunksjonen for flere uavhengige fagorganer, eksempelvis Kontrollutvalget for kommunikasjonskontroll (KK-utvalget), Barnesakskyndig kommisjon og Den rettsmedisinske kommisjon. SRF har bred erfaring med å bistå inn mot den type oppgaver som et uavhengig fagorgan ivaretar, og har en struktur som er godt egnet til å håndtere sekretariatsfunksjoner for et uavhengig tilsynsorgan. SRF vil særlig fremheve vår erfaring med tilsynsvirksomhet som sekretariat for KK-utvalget og sentral vergemålsmyndighet, bl.a. lokalisert på Hamar. Det vises for øvrig til vårt juridiske fagmiljø som forvalter mange ulike statlige ordninger på tvers av sivil- og strafferetten. SRF mener derfor det er gode grunner for å legge den foreslåtte sekretariatsfunksjonen hit.

Sivilrettsforvaltninga ber om at dei konkrete oppgåvene til sekretariatet blir nærare klarlagt i lovarbeidet.

10.4 Vurdering frå departementet

Som nemnd har tilsynsråda fått kritikk for å vere lite koordinerte, vanskeleg å kome i kontakt med, og for at det er ugrunna skilnader i tilsynsråda sine arbeidsmåtar og omfanget av tilsyn. Som eit ledd i å sikre eit regelmessig tilsyn og lik handsaming i heile landet, bør det opprettast eit sekretariat for tilsynsrådet som er tilstrekkeleg dimensjonert til å yte naudsynt hjelp. Høyringsinstansane er samstemt positive til dette forslaget. Rollefordelinga mellom råd og sekretariat skal vere tydeleg. Tilsyn skal gjennomførast av leiar og medlemane av tilsynsrådet, og dei skal ha det faglege ansvaret, medan sekretariatet har ein administrativ funksjon. Nærare rammer for oppgåver og oppgåveløysing er meir naturleg å gje i forskrift, jf. forslaget § 9 d, i hovudinstruksen eller i dialog mellom leiinga av tilsynsrådet og sekretariatet.

Ei av oppgåvene vil vere å etablere eit arkiv- og sakshandsamingssystem, for å handsame tilsynsrådet sin produksjon og korrespondanse i tråd med reglar om arkiv og personopplysingar. Sekretariatet vil kunne handsame krav om innsyn både frå partar og ålmenta, og hjelpe med publisering og distribuering av publikasjonane til tilsynsrådet. I tillegg vil det vere naturleg at sekretariatet driftar nettstaden til tilsynsrådet og eventuelle andre digitale kanalar.

Etter at leiinga har lagt ein plan for tilsynsbesøka, vil rådet kunne ha behov for bistand til å planleggje og koordinere tilsynsbesøk, samanstille informasjon frå tilsynsbesøka, utforme årsmeldingar, samt anna oppfølging etter utførte tilsyn. Det kan òg vere naturleg at sekretariatet er til hjelp ved utforming av risikovurderingar, tilsynsmetodikk og planlegging av tilsynsbesøk, og ved gjennomføring av skriftlege tilsyn. Vidare vil sekretariatet fylle funksjonen som eit felles kontaktpunkt for domfelte, innsette, pårørande, og tilsette i kriminalomsorga slik at dei kan ta kontakt med rådet uavhengig av kor i landet vedkommande oppheld seg.

Sekretariatet vil kunne spele ei viktig rolle i arbeidet med å lære opp nye medlemar, sørge for at det blir arrangert jamlege temasamlingar, treffpunkt eller relevante kurs for medlemane.

Som nemnd i proposisjonen punkt 9.4 skal sekretariatet setje fast og betale ut godtgjering, og godkjenne reiserekningar.

Sekretariatet vil ta hand om HR-funksjonar og arbeid med internkontroll. Vidare vil sekretariatet kunne førebu oppnemning av medlemar og bistå i kontakten med departementet, tilgrensande tilsynsfunksjonar, ulike rettshjelps- og interesseorganisasjonar, nasjonale og internasjonale overvakingsorgan og media.

For at sekretariatet skal utgjere ei reell styrking av tilsynsrådet, må det ha tilstrekkeleg med ressursar og kompetanse. Departementet foreslår at det leggjast opp til ei bemanning på fem årsverk.

Det konkluderast med at departementet varslar at det vil opprette eit sekretariat for tilsynsrådet. Forskriftsheimel for mellom anna sekretariatet og andre administrative høve er foreslått, sjå lovutkastet § 9 d.

Sekretariatsfunksjonen bør leggjast til eit eksisterande forvaltningsorgan, slik at ein kan dra nytte av etablerte digitale løysingar og øvrige administrative system. Dette er i tråd med målet til regjeringa om å sikre ein berekraftig og effektiv offentleg sektor, kor digitalisering er ei kjernekompetanse, jf. Hurdalsplattforma side 14.

Statens sivilrettsforvaltning (SRF) er eit statleg forvaltningsorgan underlagt Justis- og beredskapsdepartementet, som har kontor i Oslo og på Hamar. SRF er i dag ansvarleg for ei rekkje statlege ordningar som her viktig for privatpersonar i heile Noreg, og som skal styrke rettstryggleiken og sikre rettane til individet. Under arbeidet med høyringsnotatet blei det gjort sonderingar mot SRF, som allereie er sekretariat for andre uavhengige tilsynsorgan, og som stiller seg positiv til å få overført slike omfattande oppgåver som nemnd over. Departementet vil som ledd i forskriftsarbeidet foreslå at sekretariatet for tilsynsrådet blir lagt til Statens sivilrettsforvaltning, som eit nytt regionkontor, lokalisert i Vardø. Oppgåvene til sekretariatet vil bli nærare beskrive i styringsdialogen mellom departementet og SRF. Den nærare arbeidsfordelinga mellom råd og sekretariat må avklarast av leiinga av tilsynsrådet, i samråd med sekretariatet.