10 Fristavbrytelse ved elektronisk kommunikasjon med domstolene
10.1 Gjeldende rett
Domstolloven § 146 regulerer hvordan frister avbrytes ved skriftlig kommunikasjon under rettergang. Bestemmelsens første ledd gir regler om fristavbrytelse ved forkynnelse, mens andre ledd gir regler om fristavbrytelse for meddelelser, begjæringer og erklæringer.
Når en meddelelse, begjæring eller erklæring skal avgis innen en frist, avbrytes fristen når dokumentet postlegges eller avgis til en offentlig tjenestemann som skal bringe dokumentet frem, jf. § 146 andre ledd første punktum. Hovedregelen gjelder likevel bare «når ikke annet er bestemt». Ved bruk av elektronisk kommunikasjon avbrytes fristen ved avsendelse til riktig elektronisk adresse, jf. § 146 andre ledd siste punktum. Ved bruk av Aktørportalen avbrytes fristen når prosesshandlingen er foretatt ved elektronisk «innsendelse» gjennom Aktørportalen, jf. ELSAM-forskriften § 8. Det er da ikke tilstrekkelig at det aktuelle prosesskrivet blir lastet opp på Aktørportalens server. Dokumentet må også signeres og sendes i Aktørportalen for å få fristavbrytende virkning, jf. Borgarting lagmannsretts dom 10. oktober 2019 (LB-2019-52590).
I HR-2019-231-A la Høyesterett til grunn at hovedregelen i domstolloven § 146 andre ledd første punktum om at postforsendelser har fristavbrytende virkning, også gjelder for advokater og autoriserte advokatfullmektiger som er registrert i Aktørportalen. Dersom noen som etter ELSAM-forskriften § 3 a er forpliktet til å kommunisere gjennom Aktørportalen, avbryter fristen ved postforsendelse, må de i tillegg sende inn dokumentet i Aktørportalen i etterkant.
10.2 Forslaget i høringsnotatet
I høringsnotatet 7. oktober 2020 foreslo departementet en endring i domstolloven § 197 a andre ledd slik at advokater og autoriserte advokatfullmektiger i saker der det er obligatorisk å bruke Aktørportalen for å kommunisere med domstolene, bare skal kunne avbryte frister ved innsendelse i Aktørportalen, se høringsnotatet punkt 6.2 side 38–40. Ved teknisk svikt i Aktørportalen foreslo departementet at det fortsatt skal være mulig å avbryte frister ved postforsendelse eller e-post med etterfølgende innsendelse i Aktørportalen. Departementet begrunnet forslaget med et ønske om å effektivisere arbeidsprosessene og øke forutberegneligheten, og uttalte (side 39):
«Når bare innsendelse gjennom den elektroniske løsningen gis fristavbrytende virkning, vil det være slik at domstolene umiddelbart etter fristens utløp kan konstatere om fristen har blitt overholdt.
Dersom en aktør som plikter å kommunisere gjennom en elektronisk løsning i stedet kan velge å avbryte frister med postforsendelser, har ikke retten og motparten med samme grad av sikkerhet som ved elektronisk inngivelse mulighet til å vurdere om det for eksempel har blitt inngitt en anke innen ankefristen.»
Departementet uttalte videre (side 39):
«På den andre siden gir muligheten til å avbryte frister ved postforsendelser en fleksibilitet for den som skal avbryte fristen. Dette gjør seg særlig gjeldende ved tekniske problemer, eller i tilfeller der elektronisk inngivelse av andre grunner er utfordrende. Dersom frister fortsatt skal kunne avbrytes etter hovedregelen om postforsendelser når det er obligatorisk å bruke elektroniske løsninger, vil man for eksempel kunne unngå diskusjoner om hvorvidt det forelå tekniske problemer. Et slikt synspunkt vil likevel måtte sies å ha begrenset vekt, fordi fristavbrytelse kan skje ved postforsendelse eller e-post med etterfølgende innsendelse i nettportalen når det foreligger teknisk svikt eller andre omstendigheter som gjør det tilnærmet umulig å bruke den elektroniske løsningen, jf. Prop. 62 L (2017–2018) punkt 3.1.4 side 18–19. Rettstilstanden foreslås videreført på dette punktet.»
10.3 Høringsinstansenes syn
De aller fleste av høringsinstansene som har uttalt seg, støtter forslaget om at advokater og autoriserte advokatfullmektiger som er forpliktet til å kommunisere gjennom Aktørportalen, også må avbryte frister gjennom Aktørportalen. Dette gjelder Advokatforeningen, Agder lagmannsrett, Asker og Bærum tingrett, Borgarting lagmannsrett, Dommerforeningen, Domstoladministrasjonen, Hålogaland lagmannsrett, Kristiansand tingrett, Nedre Telemark jordskifterett, Kommuneadvokaten i Oslo og Oslo tingrett. Domstoladministrasjonen skriver:
«I praksis vil en adgang til å avbryte frister ved postforsendelser kunne forsinke behandlingen av enkeltsaker. Det er ikke ønskelig at domstolen må ta høyde for at en mulig forsendelse kan være på vei i postgangen før man kan konstatere om en frist er oversittet eller ikke. Det er heller ikke ønskelig at domstolene vil kunne bli påført unødvendig ekstraarbeid som følge av at dokumenter dels blir innsendt elektronisk og dels i papirformat. Vi antar at det også for advokatenes del er en fordel at all kommunikasjon skjer elektronisk. Det er vanskelig å se noen god grunn for å opprettholde adgangen til å avbryte frister ved postforsendelser der hvor det er obligatorisk å kommunisere gjennom elektroniske løsninger med domstolene.»
Hålogaland lagmannsrett påpeker at det ikke er tilrettelagt for digital kommunikasjon i saker som behandles i lagmannsretten etter reglene for anke over jordskifteavgjørelser. Skattedirektoratet skriver at Skatteetatens tekniske plattform ikke tillater kommunikasjon med Aktørportalen, og at deres ansatte ikke bruker Aktørportalen.
Borgarting lagmannsrett skriver i sitt høringssvar:
«Vi bemerker at den reelle hovedregelen vil bli at fristavbrytelse bare kan skje ved bruk av elektronisk kommunikasjon. I realiteten vil det kun være selvprosederende parter som ikke vil kommunisere på denne måten. Departementet bør derfor vurdere om lovteksten i domstolloven § 146 første og annet ledd bør justeres slik at det som er den praktiske hovedregelen også fremstår som dette i lovteksten.»
Advokatforeningen, Hålogaland lagmannsrett, Kristiansand tingrett, LO, Kommuneadvokaten i Oslo, Oslo tingrett og Skattedirektoratet er opptatt av at det fortsatt må være en alternativ måte å avbryte frister på dersom det er tekniske problemer i Aktørportalen. Disse høringsinstansene viser til uttalelsene Prop. 62 L (2017–2018) Endringer i domstolloven mv. (elektronisk kommunikasjon mv.) punkt 3.1.4 side 18–19 om at det ved teknisk svikt i Aktørportalen er adgang til å avbryte frister per post eller e-post, og mener at denne regelen bør opprettholdes. Advokatforeningen peker på at hensynet til personvern og personvernforordningen i de fleste sakene medfører at e-post må sendes kryptert, men at domstolen ikke kan ta imot kryptert e-post. Høringsinstansen mener at det bør lages en sikker digital nødløsning for innsending ved teknisk svikt. Både Advokatforeningen, LO, Kommuneadvokaten i Oslo og Skattedirektoratet mener at en unntaksregel for fristavbrudd ved teknisk svikt i Aktørportalen bør fremgå av lovteksten, og ikke bare av forarbeidene.
10.4 Departementets vurdering
Departementet foreslår at advokater og autoriserte advokatfullmektiger i saker der det er obligatorisk å bruke Aktørportalen for å kommunisere med domstolene, ikke lenger skal kunne avbryte frister per post. Fristen må avbrytes gjennom innsendelse i Aktørportalen. Det vises til forslaget til endring i domstolloven § 146 andre ledd. Ved tekniske problemer kan fristen avbrytes per e-post, etterfulgt av innsendelse i Aktørportalen.
Departementet viser til drøftelsen i høringsnotatet og til den brede oppslutningen forslaget har fått i høringen. Det er sjelden advokater benytter seg av post i stedet for Aktørportalen når de skal avbryte frister, men så lenge det er adgang til å avbryte frister per post, må domstolene ta høyde for at et prosesskriv som vil avbryte fristen, er på vei i posten. Om fristen kun kan avbrytes elektronisk, vil domstolene allerede ved fristens utløp kunne konstatere at fristen ikke er avbrutt. Forslaget vil derfor føre til en raskere saksavvikling.
Hålogaland lagmannsrett har påpekt i høringen at saker som behandles i lagmannsretten etter reglene for anke over jordskifteavgjørelser, ikke er tilgjengelige i Aktørportalen. Skatteetaten viser til at deres ansatte ikke benytter Aktørportalen. Til dette vil departementet presisere at den foreslåtte endringen kun vil få betydning for dem som allerede i medhold av ELSAM-forskriften § 3 a, jf. domstolloven § 197 a, er forpliktet til å registrere seg som brukere i Aktørportalen og kommunisere gjennom Aktørportalen. Dette er advokater og autoriserte advokatfullmektiger som opptrer som prosessfullmektig i skjønns- eller tvistesaker, opptrer som forsvarer eller bistandsadvokat i straffesak eller fremsetter krav om salær fra det offentlige overfor domstolene, såfremt den tekniske løsningen åpner for det. Videre gir ELSAM-forskriften § 3 a fjerde ledd domstolene anledning til å beslutte at kommunikasjonen med domstolen i saken ikke skal skje gjennom Aktørportalen.
Som flere av høringsinstansene har påpekt, bør det ved teknisk svikt i Aktørportalen være anledning til å avbryte fristen på annet vis. Mens det etter gjeldende rett er anledning til å avbryte fristen både per post og per e-post, mener departementet at aktørene bare skal kunne benytte e-post til å avbryte frister når Aktørportalen ikke fungerer. Da behøver ikke domstolene å ta høyde for at et fristavbrytende prosesskrift kan være på vei i posten. Inneholder prosesskrivet personsensitive opplysninger og løsningen for å sende dokumentet per e-post ikke er betryggende, mener departementet det må være tilstrekkelig for fristavbrudd at advokaten per e-post informerer om at fristen avbrytes, men at driftsforstyrrelser eller annen teknisk ustabilitet forhindrer advokaten fra å sende dokumentet inn i Aktørportalen. Dokumentet må da ettersendes i Aktørportalen når portalen igjen er i funksjon. Flere av høringsinstansene har tatt til orde for at adgangen til å avbryte frister ved teknisk svikt bør fremgå av lovteksten, og ikke bare av forarbeidene. Departementet er enig i at reguleringen av adgangen til å avbryte frister bør være mer tilgjengelig, men ser det slik at det vil gi bedre sammenheng i regelverket dersom adgangen til å avbryte fristen per e-post ved teknisk svikt i Aktørportalen plasseres i ELSAM-forskriften, fremfor i domstolloven. Departementet vil foreslå en tilpasning i forskriften på dette punkt.
Departementet er enig med Borgarting lagmannsrett i at den praktiske hovedregelen etter forslaget vil bli at fristavbrytelse bare kan skje ved bruk av elektronisk kommunikasjon. Departementet foreslår imidlertid ikke på nåværende tidspunkt endringer i domstolloven § 146 første og andre ledd for å tydeliggjøre dette.