14 Håndtering av feil som oppdages etter at en sak er behandlet i statsråd

14.1 Generelt

Siden Kongen i statsråd er det øverste forvaltningsorganet i Norge er det særlig viktig at sakene som vedtas er uten feil eller mangler. Departementet som fremmer saken for statsråd har alene ansvaret for at saksforberedelsen og sakens innhold er korrekt og riktig både formelt og materielt. Skulle det likevel oppdages feil etter at en sak er behandlet i statsråd, skal feilen rettes så raskt som mulig. Departementet har da to handlingsalternativer:

Departementet skal så raskt som mulig sende til Juridisk stab og statsrådssekretariatet ved Statsministerens kontor en skriftlig redegjørelse med beskrivelse av feilen og en vurdering av hvordan departementet mener feilen kan rettes. Retting av en feil ved protokolltilførsel kan bare skje hvis feilen er klar og åpenbar (se under). Retting ved protokolltilførsel krever samtykke fra Statsministerens kontor.

Dersom Lovdata oppdager en feil som er sendt til kunngjøring, skal Lovdata gjøre ansvarlig departement oppmerksom på feilen. Lovdata kan ikke gjøre endringer i saker som er sendt til kunngjøring, heller ikke rette skrivefeil eller andre feil som fremstår som klare. Bakgrunnen for dette er det konstitusjonelle ansvaret som påhviler statsråden i det departementet som har fremmet saken. Hvis Lovdata gjør endringer i sakene før de kunngjøres, oppstår det avvik mellom det Kongen i statsråd har besluttet og det som publiseres av Lovdata. Når det oppdages en feil i en sak som er sendt til Lovdata, må ansvarlig departement enten trekke anmodningen om kunngjøring eller så må saken kunngjøres slik den er vedtatt av Kongen i statsråd.

14.2 Hovedregel: Ny sak for statsråd

Når en sak er behandlet i statsråd, er det fattet en endelig avgjørelse, og denne kan ikke uten videre endres. Hvis feilen innebærer at det kan oppstå tvil om hva avgjørelsen innebærer, må det fremmes en ny sak for statsråd.

Hvis det skal fremmes en ny sak for statsråd, skjer dette på vanlig måte. Likevel slik at det i den nye kongelige resolusjonen vises til feilen, at det fattes et nytt vedtak for å reparere feilen.

14.3 Retting ved protokolltilførsel

Det er kun klare og åpenbare feil som kan rettes ved en protokolltilførsel. Protokolltilførsel innebærer at en rettelse skrives inn i margen i saksdokumentene i den aktuelle saken (kongelig resolusjon, forskrift mv.) uten at det fremmes en ny sak for statsråd.

Retteadgang ved protokolltilførsel følger av den ulovfestede adgangen til å rette forvaltningsavgjørelser. Om feilen er «klar» må avgjøres basert på en konkret vurdering i det enkelte tilfelle. En analogi fra tvistelovens regler om domstolenes rettingsadgang tilsier at det er adgang til å rette rene skrive- eller regnefeil, misforståelser, forglemmelser eller lignende klare og åpenbare feil som innebærer at resolusjonen har fått en utforming som ikke stemte med statsrådets mening. Retteadgangen kan ikke brukes til å ombestemme seg eller endre avgjørelsens reelle innhold. Hvis det er tvil om det foreligger rettingsadgang, bør det fremmes en ny kongelig resolusjon, særlig i saker hvor rettssikkerhetshensyn eller innrettelseshensyn gjør seg gjeldende. Retting ved protokolltilførsel krever samtykke fra Statsministerens kontor.

Hvis feilen kan rettes ved en protokolltilførsel, skal Statsministerens kontor kontrollere og godkjenne det ansvarlig departement mener skal tas inn på de originale dokumentene, før dette utføres. Fremgangsmåten for retting ved protokolltilførsel er slik:

• Departementet tar kopi av den originale kongelige resolusjonen (versjonen med Statsministerens kontors stempel og signaturer). Kopien påføres et forslag til retting ved påtegning. Påtegningen gjøres for hånd, med penn og ved bruk av alminnelige korrekturtegn. Rettelser føres inn i venstre marg, ved siden av setningen/avsnittet det skal gjøres rettelser i. I tillegg skal det skrives en kort tekst om feilen og hvordan den er rettet både i venstre marg på første side ved siden av overskriften, og på samme side(r) som rettelsen gjøres.
• Kopien med utkast til retting sendes per e-post til Juridisk stab ved Statsministerens kontor.
• Når Statsministerens kontor har godkjent utkastet, retter departementet feilen gjennom en datert påtegning på originalversjonen av den kongelige resolusjonen. Departementet skal benytte blå penn. Så langt praktisk mulig, skal de som opprinnelig har påført sine initialer på forsiden av den kongelige resolusjonen, påføre sine initialer og dato både der det er gjort rettelse(r) og der det er tatt inn forklarende tekst. På disse stedene skal i tillegg departementsråden påføre sine initialer og dato. Har ingen påført sine initialer, skal den saksbehandler som skriver inn rettingen påføre sine initialer og dato på de stedene hvor det er gjort rettelse(r) og der det er tatt inn forklarende tekst. Også departementsråden skal påføre sine initialer og dato disse stedene.
• Departementet sender originalversjonen av den kongelige resolusjonen med påtegninger til Statsministerens kontor, slik at rettelsen av feilen kan føres inn i vedtaksprotokollen. Deretter skal statsrådssekretæren i det aktuelle statsrådet, hvis mulig, signere med initialer og dato de samme stedene som departementet har tatt inn tekst i forbindelse med rettingen.
• Statsministerens kontor returnerer så den kongelige resolusjonen til departementet.
• Hvis det er behov for retting av kunngjort versjon av vedtaket, for eksempel en forskrift, kan departementet deretter be Lovdata rette den kunngjorte versjonen.

Vedlegg XII er et eksempel på retting av kongelig resolusjon.