12 Om utforming av kongelige resolusjoner
12.1 Generelt om kongelige resolusjoner
En kongelig resolusjon er saksdokumentet til en sak som avgjøres i Kongen i statsråd. Til alle kongelige resolusjoner er det fastsatt enkelte formkrav, se punkt 12.2. Innholdet i en kongelig resolusjon vil imidlertid variere avhengig av sakstypen, men alle resolusjonene skal:
- Utgjøre et riktig, fullstendig og forsvarlig avgjørelsesgrunnlag for avgjørelsen som skal fattes.
- Redegjøre på en tydelig måte hva som foreslås, hvorfor saken skal behandles i statsråd, hjemmelen for avgjørelsen, uttømmende for saksgangen så langt i saken, og for departementets vurderinger.
Hvis den kongelige resolusjonen er på over to sider, skal innledningen inneholde en kortfattet redegjørelse for disse fem elementene slik at man lett kan sette seg inn i hva resolusjonen omhandler. Saksfremstillingen i sakstyper som omfattes av forvaltningsloven, må tilfredsstille kravene i loven, for eksempel kravene til begrunnelse i forvaltningsloven § 25 og ulovfestet forvaltningsrett, redegjørelse for kravene til høring i forvaltningsloven § 37 mv.
Det er et departement eller Statsministerens kontor som fremmer en sak for statsråd. Foredraget, se punkt 12.2, skal derfor ikke skrives i «jeg»-form eller i «vi-form», men med departementets fulle navn, eventuelt bare «departementet» når det er åpenbart hvilket departement det er tale om.
Hvis saken er sendt på foreleggelse til andre departementer, skal dette omtales i foredraget i den kongelige resolusjonen. Kontakt med andre departement i forbindelse med utformingen av den kongelige resolusjonen skal imidlertid ikke omtales i foredraget, se punkt 11.6. At saken har vært drøftet i regjeringen eller i et regjeringsutvalg omtales heller ikke, se punkt 11.4.
Kongelige resolusjoner bør som hovedregel skrives slik at de kan offentliggjøres i sin helhet. Dersom det er nødvendig å inkludere graderte opplysninger for å oppfylle kravene til begrunnelse, kan de graderte opplysningene tas inn i et vedlegg til den kongelige resolusjonen, jf. punkt 12.5. Vedlegget må merkes og behandles i tråd med relevant regelverk, for eksempel sikkerhetsloven med forskrifter. Det skal fremgå i foredraget at opplysningene er inntatt i et vedlegg til resolusjonen. Dersom det er nødvendig å inkludere graderte eller taushetsbelagte opplysninger i selve den kongelige resolusjonen, må den merkes og behandles i tråd med relevant regelverk, for eksempel sikkerhetsloven med forskrifter.
12.2 Mal for kongelige resolusjoner
Kongelige resolusjoner skal skrives i en egen mal som er utarbeidet av Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS). Malen har en fast skrifttype, linjeavtand, marger mv. Margene tar hensyn til at arkene skal bindes inn i bøker og at venstre- og høyremarger dermed er forskjellige. Det skal ikke gjøres endringer i malen. Det er en egen mal for sikkerhetsgraderte kongelige resolusjoner. Denne malen er lik som øvrige, men har graderingsmerker etter sikkerhetsloven øverst til høyre på hver side.
«Toppteksten» på en kongelig resolusjon skal inneholde opplysninger om hvilket departement som fremmer saken, navnet på statsråden, «referansenummer», «saksnummer» og dato for statsrådsbehandlingen. «Saksnummer» er det enkelte departements nummer på saken. «Referansenummer» er knyttet til det enkelte departements telling av saker i statsråd. Navnet på statsråden skal tas inn uavhengig av om departementet har én eller flere statsråder, se punkt 11.2.
Det må ikke gis informasjon om saker som skal behandles i statsråd før sakene er avgjort i statsrådsmøtet, se kapittel 6. I malen er det lagt opp til at den kongelige resolusjonen kan merkes med «unntatt offentlighet» med henvisning til relevant unntaksbestemmelse i offentleglova. Uavhengig av merking må et eventuelt krav om innsyn i den kongelige resolusjonen vurderes på vanlig måte etter relevante innsynsregler i offentleglova, foravltningsloven e.a. Dersom det ikke er relevant med slik forhåndsmerking, skal merkingen slettes.
«Foredraget» i en kongelig resolusjon er teksten mellom overskriften og tilrådingen. Hvis foredraget går over mer enn to sider, skal teksten deles inn i punkter og eventuelt underpunkter med deloverskrifter for å lette leservennligheten. Resolusjonen skal da også inneholde en kort innledning som oppsummerer saken, jf. punkt 12.1.
Den kongelige resolusjonen avsluttes med en «tilråding», det vil si en kortfattet angivelse av avgjørelsen som statsråden ber om statsrådets tilslutning til. På siste side av resolusjonen må det etter tilrådingsposten være tilstrekkelig plass, det vil si minst 7 cm, til stempel og statsrådssekretærens medundertegning.
Når endelig versjon av kongelig resolusjon skal skrives ut og oversendes Statsministerens kontor for klargjøring i mapper som benyttes på Slottet, skal hvite ark av god kvalitet benyttes. Resolusjonene skal skrives dobbeltsidig (print på begge sider).
12.3 Overskrift i en kongelig resolusjon
Overskriften på kongelige resolusjoner skal kort opplyse om hva saken gjelder. Dersom det foreslås flere vedtak, eksempelvis ikraftsetting av lov, delegering av myndighet og fastsettelse av forskrift, skal alle hovedelementene nevnes i overskriften.
I de fleste sakstyper skal overskriften i en kongelig resolusjon skrives lik tilrådingen. Dette er nærmere omtalt i kapittel 13.
12.4 Tilråding
En kongelig resolusjon avsluttes med en tilråding, det vil si en kortfattet angivelse av avgjørelsen som statsråden ber om statsrådets tilslutning til. Det er kun tilrådingen som leses opp («foredras») under selve statsrådsmøtet, og det er tilrådingen som gjengis i vedtaksprotokollen, se kapittel 5 og 9.
Tilrådingen skal utformes slik at det er klart og forståelig hva statsråden ber om tilslutning til. Når flere saker fremmes i samme resolusjon, må angivelse av alle avgjørelsene fremgå av tilrådingen, for eksempel sanksjon og ikraftsetting av en lov, fastsettelse av forskrifter og delegering av myndighet. Tilrådingen skal skrives kortfattet. Hvert vedtak nummeres med arabertall (vanlig tall).
Tilrådingen skal stå på egne ben. Den skal ikke vise til forutsetninger, inneholde forbehold, vilkår e.l. som følger av foredraget. Dersom tilrådingsposten inneholder gradert informasjon, bør det alltid vurderes om det er mulig å bruke formuleringen «… fastsettes i samsvar med vedlegg til resolusjonen.», slik at den graderte informasjonen kun fremgår av vedlegget.
12.5 Vedlegg til kongelig resolusjon
Vedlegg til den kongelige resolusjonen skal kun brukes i bestemte sakstyper, for eksempel delt ikraftsetting av endringslover, fastsettelse av instrukser og forskrifter, samt inngåelse av folkerettslige avtaler. Departementet skal da utarbeide et vedlegg til resolusjonen hvor forslaget til instruks, forskrift, avtale e.a. tas inn. Det skal fremgå av tilrådingen at vedtaket fattes i samsvar med vedlegg til resolusjonen.
I saker om utnevnelser til stillinger/embeter skal utvidet søkerliste være vedlagt den kongelige resolusjonen.
Eksempler på tilrådinger i kongelige resolusjoner i ulike sakstyper er gitt i kapittel 13. Under den enkelte sakstype er det angitt om det kan/skal følge et vedlegg til den kongelige resolusjonen eller ikke. Vedlegget skal ha en overskrift som tydelig angir hvilken sak vedlegget tilhører.