9 Hvordan gjennomføres statsråd?

Statsråd avholdes normalt på Slottet hver fredag klokken 11.00. Etter nærmere avtale med Slottet kan imidlertid møtetidspunktet tilpasses ved særlig behov. I sommerferien (siste uken av juni, juli måned og første uken av august) avholdes normalt ikke statsråd. I januar og august avholdes statsråd normalt annenhver uke. To ganger i året sender Statsministerens kontor ut en oversikt over planlagte regjeringskonferanser og statsrådsmøter til statsrådsforværelsene i departementene, se rutinebeskrivelsen i vedlegg I.

Enkelte ganger oppstår det behov for å holde statsråd på kort varsel utenom de planlagte tidspunktene. Statsministerens kontor informerer departementene når det skal holdes et slikt statsråd.

For at Kongen i statsråd skal være avgjørelsesdyktig, må over halvparten av regjeringens medlemmer være til stede, se kapittel 1. Statsministerens kontor sørger for å innkalle et tilstrekkelig antall statsråder. Statsministerens kontor sørger også for at saksdokumentene til det enkelte statsrådsmøtet fraktes til Slottet. Regjeringens biltjeneste setter opp egne kjøreplaner for regjeringens medlemmer i forbindelse med statsråd. Se nærmere om biltjeneste for regjeringens medlemmer mv. i Håndbok for politisk ledelse punkt 7.4.

Statsråd på Slottet holdes i statsrådssalen og gjennomføres på følgende måte:

I statsrådsmøtene er kongen (og kronprinsen dersom han møter) iført gallauniform. Mannlige statsråder er iført mørk dress og slips, og kvinnelige statsråder mørkt, formelt antrekk.

Kongen leder møtet. Hvis kongen er syk eller på reise i utlandet, er det den nærmest arveberettigede til tronen som leder møtet dersom vedkommende er myndig, se Grunnloven § 41 første punktum. Dersom også den arveberettigede har fravær, «forestår statsrådet bestyrelsen av riket», se Grunnloven § 41 siste punktum. Det innebærer at statsministeren eller statsministerens stedfortreder leder statsrådsmøtet. Møtet blir da avholdt i statsrådssalen på Statsministerens kontor.

Etter ankomst på Slottet, samles statsrådene i ministersalongen. Like før klokken 11.00 går regjeringen inn i statsrådsalen og stiller seg på plass ved sin stol. Deretter kommer kongen, og eventuelt den nærmest arveberettigede, inn i statsrådssalen. Når kongen, og eventuelt den arveberettigede, kommer inn i salen, hilser de på regjeringsmedlemmene.

Kongen sitter ved øverste enden av bordet. Hvis den nærmest arveberettigede er til stede, sitter vedkommende på kongens venstre side ved siden av kongen på bordenden. Statsministeren (eller den som fungerer som statsminister om statsministeren har forfall) sitter øverst på langsiden av bordet, på kongens høyre side. Statsrådene sitter ellers etter rang. Statsrådssekretæren sitter på nederste bordende.

Den som leder møtet leser opp departementene, først Utenriksdepartementet, deretter øvrige departementer i alfabetisk rekkefølge, og til slutt Statsministerens kontor. Statsrådene får dermed ordet etter en fast rekkefølge i statsrådet.

Hvis en statsråd ikke er til stede i statstråd, er en annen statsråd stedfortreder. Når det aktuelle departementet leses opp, svarer stedfortreder enten at det aktuelle departementet ikke har saker, eller foredrar de sakene som det aktuelle departementet fremmer (se nedenfor). Statsministeren fastsetter en uformell stedfortrederordning for regjeringens medlemmer som innebærer at statsrådene fordeles i par som er gjensidig stedfortreder for hverandre. Det er den stedfortredende statsråden som svarer/foredrar sakene for statsråden som ikke er til stede. Er ingen av de to stedfortredende statsrådene til stede, avgjør Statsministerens kontor hvem som skal foredra saken på vegne av den fraværende statsråden. Hvis statsministeren ikke er til stede, er det alltid rangordningen i regjeringen som er bestemmende for hvem som foredrar saker som fremmes av Statsministerens kontor. Det noteres i statsrådsprotokollen hvem som har foredratt saken i statsrådsmøtet, men ansvaret for saken ligger hos den statsråden som styrer departementet.

Hvis departementet som leses opp ikke har fremmet noen saker, svarer den aktuelle statsråden:

Hvis departementet som leses opp har fremmet én eller flere saker, reiser den aktuelle statsråden seg og gir ett eksemplar av sin statsrådsliste til den som leder møtet. Er både kongen og den nærmest arveberettigede til stede, gir statsråden ett eksemplar til hver av dem. Hvis den aktuelle statsråden også skal foredra saker som er fremmet av andre departementer, tar statsråden også disse statsrådslistene med til kongen og eventuelt den arveberettigede samtidig. Idet statsråden setter seg igjen, sier han/hun:

Statsråden leser deretter opp sakene i den rekkefølgen de er satt opp på statsrådslisten. Etter hver sak som leses opp, svarer møteleder «ja vel» som tegn på at saken er godkjent. Er det en klage som avslås, sier møteleder «nei vel».

Når alle sakene er avgjort, reiser alle deltakerne i statsråd seg samtidig.

Under Kongen i statsråd må statsrådene være forberedt på å kunne svare på spørsmål og gi supplerende opplysninger om sakene som fremmes av vedkommendes departement. Departementet bør derfor vurdere om sakens kompleksitet mv. tilsier at det i mappen til statsråden bør legges talepunkter til sakene, se også kapittel 8. Som nevnt over vil sakene dessuten bli foredratt av en annen statsråd dersom den statsråden som styrer departementet som fremmer saken ikke er til stede i statsrådsmøtet. Når departementet skal fremme sak i statsråd, må det derfor undersøke om statsråden skal møte i statsrådet. Dersom statsråden ikke skal møte, må behovet for å legge talepunkter i mappen særskilt vurderes.

Under statsrådsmøtet tiltales kongen gjennomgående med «Deres Majestet» (på nynorsk «Dykkar Majestet»/»Gode Konge»).

Den nærmest arveberettigede tiltales gjennomgående med «Deres Kongelige Høyhet» (på nynorsk «Vyrde/Gode Kronprins/Kronprinsesse»).

Dersom begge er til stede, skal de gjennomgående tiltales med «Deres Majestet, Deres Kongelige Høyhet» (på nynorsk «Dykkar Majestet»/»Gode Konge», «Vyrde /Gode Kronprins/Kronprinsesse»).

I forbindelse med statsrådet undertegnes alle proposisjoner, sanksjoner og tilsettingsdokumenter av kongen og statsministeren eller statsministerens stedfortreder. Statsrådssekretæren medundertegner. Statsrådssekretæren innestår på denne måten for at dokumentene er i samsvar med de avgjørelsene som er truffet. Statsministerens kontor utarbeider en protokoll over alle vedtak som er truffet i hvert enkelt statsrådsmøte, kalt vedtaksprotokollen, se kapittel 4 og 5.