5 Når det ikke foreligger taushetsplikt

5.1 Sammendrag

Selv om opplysninger i utgangspunktet er underlagt taushetsplikt, gjelder det unntak.

Den som er vernet etter opplysningene, kan samtykke til at man deler opplysningene. Da er det viktig å få klart fram hvor langt samtykket rekker. Samtykke til å dele opplysninger i tjenesten medfører ikke at opplysningene kan spres utover det som er nødvendig.

Det er tillatt å dele opplysningene dersom de er anonymisert slik at den det gjelder, ikke kan gjenkjennes. Dersom opplysningene er alminnelig kjent, kan de også deles, men at en journalist «mener å vite» noe, er ikke nok til at opplysningen er «alminnelig kjent». Det gjelder heller ikke taushetsplikt for opplysninger om at noen er benådet eller ikke.

Deling av taushetsbelagt informasjon innad i forvaltningen er behandlet i punkt 6.

5.2 Den opplysningene direkte gjelder – forvaltningsloven § 13 a nr. 1

Den opplysningene direkte gjelder, er den opplysningene handler om, ikke nødvendigvis den som har gitt opplysningene. Hvis Per betror seg til en ansatt i forvaltningen om problemer i ekteskapet med Marte, er både Per og Marte vernet av taushetsplikten. I en del tilfeller vil selve opplysningen at Per har fortalt om Martes privatliv, være vernet av taushetspliktsreglene.

Når det finnes opplysninger i en sak om en person, vil altså taushetspliktreglene ikke i seg selv hindre at han eller hun får innsyn i disse opplysningene. Spørsmålet om innsyn i forvaltningens saksdokumenter må vurderes etter forvaltningsloven §§ 18 til 18 d og § 19. I visse tilfeller kan forvaltningen likevel nekte en part innsyn i opplysninger som gjelder ham selv, av hensyn til hans helse eller forholdet til personer som står ham nær, dersom det anses utilrådelig at han får kjennskap til opplysningene. Som hovedregel skal da innsyn gis til en representant for parten, jf. forvaltningsloven § 19 første ledd bokstav d.

Når en part i en forvaltningssak bruker fullmektig, skal henvendelser i saken i utgangspunktet skje til fullmektigen, jf. forvaltningsloven § 12. Dersom fullmektigen er advokat, kreves det normalt ikke skriftlig fullmakt. Andre fullmektiger må legge fram skriftlig fullmakt.

5.3 Samtykke fra den som har krav på taushet – forvaltningsloven § 13 a nr. 1

Et samtykke må være «gyldig og informert», jf. forslaget til ny forvaltningslov (NOU 2019: 5 § 36). Dette er også en dekkende beskrivelse av et samtykke etter den gjeldende forvaltningsloven. Det vil si at samtykket må være frivillig, og at den som avgir samtykket, må ha oversikt over konsekvensene av det. Et samtykke bør ofte være skriftlig av praktiske årsaker, selv om skriftlighet ikke kreves for at samtykket skal være gyldig.

Et samtykke fra den berettigede til å dele taushetsbelagte personopplysninger, må også oppfylle kravene til samtykke i personvernforordningen (GDPR). Om dette samtykkekravet heter det i forslaget til ny forvaltningslov (NOU 2019: 5, s. 596):

«Etter forordningens artikkel 4 nr. 11 er et samtykke ‘enhver frivillig, spesifikk, informert og utvetydig viljesytring fra den registrerte der vedkommende ved erklæring eller tydelig bekreftelse gir sitt samtykke til behandling av personopplysninger som gjelder vedkommende’. Ved vurderingen av om et samtykke er frivillig, må det ses hen til forskjeller i styrkeforholdet mellom den registrerte og den behandlingsansvarlige.»

Utgangspunktet er at den som er myndig og har rettslig handleevne, kan gi gyldig samtykke. For barn under 18 år vil det imidlertid som hovedregel kreves samtykke fra både vergen og barnet selv hvis barnet er gammelt nok til å kunne forstå hva saken gjelder. Reglene om samtykke varierer fra område til område.

Innen helseretten er hovedregelen at et barn kan samtykke til at taushetsbelagt informasjon gis videre når det er fylt 16 år, jf. helsepersonelloven § 22 tredje ledd og helseforskningsloven § 17.

I opplæringssektoren er det uttrykkelig fastsatt at en lærling eller praksisbrevkandidat kan inngå lærekontrakt eller opplæringskontrakt uten samtykke av vergen, jf. opplæringslova § 4-5 fjerde ledd.

I noen tilfeller vil forvaltningen ha en maktposisjon overfor borgeren. Det er viktig at forvaltningen forvisser seg om at borgeren forstår at han eller hun har rett til å nekte å samtykke, og hvilke konsekvenser samtykket har.

Et samtykke kan trekkes, men tilbaketrekkingen virker bare fremover. Hvis forvaltningen allerede har gitt opplysninger videre på grunnlag av samtykke, må det mottakende organet fortsatt kunne bruke de opplysningene det har fått. Tilbaketrekkingen av samtykket hindrer derimot at personer med taushetsplikt fortsetter å gi opplysninger på grunnlag av samtykket.

Når noen ber om innsyn etter offentleglova i opplysninger som er taushetsbelagt, kan den som begjærer innsyn, be om at spørsmålet om samtykke til unntak fra taushetsplikt legges fram for den som har krav på taushet, jf. offentleglova § 13 tredje ledd. Om den som blir spurt, ikke svarer, regnes det som at vedkommende ikke samtykker.

5.4 Anonymisering – forvaltningsloven § 13 a nr. 2

Etter forvaltningsloven § 13 a nr. 2 er taushetsplikt ikke til hinder for «at opplysningene brukes når behovet for beskyttelse må anses varetatt ved at de gis i statistisk form eller ved at individualiserende kjennetegn utelates på annen måte». For at denne bestemmelsen skal anvendes, må altså behovet for beskyttelse anses ivaretatt.

Anonymisering er ikke tilstrekkelig dersom det er mulig å finne ut hvem opplysningene gjelder ved å «legge sammen to og to». Utenforstående kan for eksempel finne ut hvem opplysningene gjelder dersom det er alminnelig kjent hvem vedkommende er, eller fordi et brev til forvaltningen er journalført med avsenderens navn.

Reglene om anonymisering er utformet i en annen tid. I dag kan selv tilsynelatende uskyldige opplysninger gi grunnlag for nettsøk som gjør det mulig å identifisere en person. Det er også et særtrekk ved en del mye omtalte saker at selv om pressen ikke har identifisert en person, kan vedkommendes identitet være spredd på sosiale medier.

Det avgjørende kriteriet i bestemmelsen er ikke om opplysningene er anonymisert, men om «behovet for beskyttelse er ivaretatt». Det vil si at man ved vurderingen må legge vekt både hva som – etter det man vet – allerede er kjent via tradisjonelle eller sosiale medier, og hva som kan bidra til at en person identifiseres. Etter EUs personvernforordning (GDPR) er personopplysninger beskyttet ikke bare når en person er identifisert, men når vedkommende er «identifiserbar», se artikkel 4 nr. 1 og fortalen punkt 26. Det er en nyttig rettesnor også ved vurderingen av om en person er tilstrekkelig anonymisert etter forvaltningsloven. Formuleringene fra fortalepunkt 26, kan gi veiledning ved vurderingen, jf. punkt 3 ovenfor.

Hvis det etter omstendighetene ikke er tilstrekkelig beskyttelse å anonymisere en person, kan man altså ikke gi innsyn etter offentleglova. Vurderer man å dele informasjonen med et annet forvaltningsorgan, må det da være lovhjemmel for deling av taushetsbelagt informasjon.

5.5 Ingen berettiget interesse tilsier at opplysningene holdes hemmelig – forvaltningsloven § 13 a nr. 3

Etter forvaltningsloven § 13 a nr. 3 er taushetsplikt ikke til hinder for «at opplysningene brukes når ingen berettiget interesse tilsier at de holdes hemmelig, f.eks. når de er alminnelig kjent eller alminnelig tilgjengelig andre steder». Bakgrunnen for denne regelen er blant annet at det i utgangspunktet ikke er noen grunn til at det skal være taushetsplikt om noe som er alminnelig kjent. I andre tilfeller må det foretas en avveining mellom hensyn for og imot at det skal gjelde taushetsplikt. Det sentrale i vurderingen er om opplysningene er kjent, ikke på hvilken måte de ble kjent.

Det er likevel viktig å være oppmerksom på to forhold:

• Det er bare de opplysningene i saken som det ikke foreligger noen berettiget interesse for å holde hemmelig, for eksempel fordi de er alminnelig kjent, som ikke er omfattet av taushetsplikten. Det kan for eksempel være alminnelig kjent at noen har mistet jobben sin etter oppsigelse, men ikke de forholdene som lå til grunn for oppsigelsen.
• Det at mange «mener å vite» noe, betyr ikke uten videre at opplysningene er «alminnelig kjent». Om en person tar kontakt og viser at han eller hun kjenner for eksempel identiteten til en borger som er part i en sensitiv sak, skal man ikke uten videre bekrefte dette, hvis det ikke er på det rene at opplysningene er alminnelig kjent og bekreftet. Selv om det går mange rykter muntlig, på sosiale medier osv., betyr ikke det at forvaltningen kan bekrefte dem.

5.6 Benådning – forvaltningsloven § 13 a nr. 4

Taushetsplikt etter forvaltningsloven § 13 e er ikke til hinder for at «opplysninger om en navngitt domfelt eller botlagt er benådet eller ikke og hvilke reaksjoner vedkommende eventuelt blir benådet til, gjøres kjent», jf. forvaltningsloven § 13 a nr. 4. Bakgrunnen for regelen er at det bør være åpenhet om benådningssaker for å hindre at det oppstår mistanke om at det er tatt utenforliggende hensyn.

Det gjelder taushetsplikt for personlige forhold knyttet til saken, for eksempel om hva slags grunner den straffede anfører for å få benådning. Taushetsplikten for personlige forhold gjelder fram til det er truffet avgjørelse i saken. Da kan hele dokumentet, for eksempel søknaden, unntas fra offentlighet etter offentleglova § 24 andre ledd andre punktum. Etter at det er truffet avgjørelse, gjelder taushetsplikten ikke om resultatet, og dokumenter kan heller ikke unntas fra offentlighet etter offentleglova § 24 andre ledd andre punktum. Søknaden fra den straffede og andre dokumenter i saken vil som oftest inneholde personlige opplysninger, for eksempel om søkerens helse. Taushetsplikten gjelder fortsatt for slike opplysninger, se forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 1.

Man kan tenke seg at Marte Kirkerud er dømt til fem års fengsel for narkotikakriminalitet. Hun søker benådning etter ett års soning på grunn av at hun har langt fremskreden kreft, og ønsker å leve sine siste dager i frihet. Dersom benådningssøknaden innvilges, er det ikke taushetsplikt om at hun er benådet. Men helseopplysningene kan bare gis ut dersom Marte samtykker, eller det foreligger et annet aktuelt grunnlag.

5.7 Adgang til å dele opplysninger som ikke er taushetsbelagte

Etter personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 kreves det generelt et rettslig grunnlag for å behandle personopplysninger. For å viderebehandle personopplysninger til formål som er uforenlige med det formålet de er samlet inn for, kreves det grunnlag i lov eller forskrift, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 4. Dette kan for eksempel gjelde der forvaltningsorganer deler slike opplysninger. Bestemmelser som gir forvaltningen adgang til å dele taushetsbelagte opplysninger, kan etter omstendighetene utgjøre en tilstrekkelig hjemmel for å utlevere opplysningene til et annet og uforenlig formål. I utgangspunktet er det nærliggende å anta at slike hjemler også vil kunne gi tilstrekkelig grunnlag for å dele tilsvarende opplysninger som ikke er taushetsbelagte, til nye formål (Prop. 115 L (2017–2018), s. 10). For sikkerhets skyld er det likevel gitt en egen hjemmel i personopplysningsloven § 12 a om å dele ikke-taushetsbelagte personopplysninger «når det er nødvendig for å forebygge, avdekke, forhindre eller sanksjonere arbeidslivskriminalitet».