5 Oppmelding og utsendelse av saker til regjeringskonferanse – dagsorden

5.1 Oppmelding

Saker som statsrådene ønsker behandlet i regjeringen, må meldes til Statsministerens kontor, regjeringsrådens forværelse på tlf. nr. 22 24 40 21 eller 22 24 40 46. Oppmeldingen skal skje fra statsrådens forværelse. Ved oppmeldingen må det fremgå:

Notatet skal ikke meldes opp før det er helt avklart at saken vil være klar for behandling til den planlagte regjeringskonferansen. Hvert departement må før oppmeldingen undersøke om egen statsråd kan være til stede. Unntaksvis kan notater behandles ved at en stedfortredende statsråd legger fram saken, men det forutsetter vanligvis at saken er godt forberedt og at eventuell uenighet i forhold til andre statsråder er ryddet av veien. I saker med uenighet er det også viktig å undersøke hvorvidt andre særlig berørte statsråder er til stede.

Når saker med innsideinformasjon skal behandles, meldes disse opp med anonymisert overskrift, for eksempel «eiersak» eller «konkurransesak». Notatene skal da ikke sendes ut på ordinær måte, men omdeles, og samles inn etter behandling.

5.2 Utsendelse

Av sikkerhetsmessige grunner er det ikke tillatt å sende utkast til regjeringsnotater, merknader til regjeringsnotater, selve regjeringsnotatet eller dagsorden med ugradert e-post.

Regjeringsnotater formidles Statsministerens kontor og departementene på det interne, lukkede graderte systemet (NBN).

Utkast til regjeringsnotater skal også formidles på NBN. Utkastet sendes til postmottak i de departementene som skal forelegges utkastet, samt postmottak SMK. SMK skal alltid få tilsendt utkast til regjeringsnotat.

Dersom notatene er påført høyere graderinger, skal de sendes etter de krav som gjelder for den aktuelle graderingen. Notater med innsideinformasjon skal normalt omdeles, slik det er beskrevet i punkt 3.14.

5.3 Frister for oppmelding og utsendelse av regjeringsnotater

I de tilfellene der regjeringskonferansene legges til andre dager, vil det gis særskilte frister. I enkelte tilfeller vil det være særskilte oppmeldingsfrister på grunn av helligdager etc. Det vil i så fall framgå av oversikten over når det er planlagt regjeringskonferanser, som Statsministerens kontor sender ut til statsrådsforværelsene.

Regjeringsnotater som ønskes behandlet, må med samme frister være formidlet på det interne, lukkede systemet til Statsministerens kontor og departementene for at saken skal kunne bli ført på dagsordenen.

Det er meget viktig at fristene overholdes. Dette sikrer at dagsordenen og regjeringsnotatene kan sendes ut i tide, slik at statsrådene kan foreta nødvendige forberedelser til regjeringens drøfting av sakene.

Notater som meldes opp etter fristen, vil ikke bli satt på dagsordenen med mindre det foreligger helt spesielle omstendigheter (se punkt 5.6 om avvisning).

Regjeringsnotater for godkjenning av proposisjoner og meldinger må legges fram i god tid før dokumentene skal passere statsråd, og normalt ikke senere enn én uke før forberedende statsråd hvor de skal fremmes.

5.4 Trukne, utsatte og ikke ferdigbehandlede saker

Dersom det viser seg at en sak som er meldt opp til behandling i en regjeringskonferanse likevel ikke kan behandles (på grunn av statsrådens fravær, nye opplysninger i saken mv.), må det umiddelbart gis beskjed til Statsministerens kontor (regjeringsrådens forværelse) om at saken trekkes tilbake. Notatet vil da ikke bli ført opp på ny dagsorden uten at det meldes opp på nytt. Dersom et notat som har vært trukket, meldes opp på nytt, må notatet også sendes ut til regjeringens medlemmer på nytt.

Blir en sak utsatt eller ikke ferdigbehandlet (foreløpig drøftet), er det vedkommende departement som opprinnelig har meldt opp notatet, som har ansvar for å melde det opp på nytt. Dette gjelder med mindre regjeringen har konkludert (inntatt i protokollen) om når saken skal behandles på nytt. Dersom diskusjonen skal fortsette med basis i det samme r-notatet, er det ikke nødvendig med ny utsendelse av notatet. Skal det lages tilleggsnotat, må framgangsmåten i punkt 3.12 følges.

5.5 Regjeringsnotater til omdeling

Saker skal normalt meldes opp selv om det foreligger omstendigheter som gjør at notater ikke skal sendes ut på forhånd, men omdeles på selve konferansen. Av hensyn til forberedelsen og gjennomføringen av regjeringskonferanser må praksisen med å omdele regjeringsnotater begrenses til et minimum. Det kan likevel tillates dersom materialet er særlig sensitivt, slik at spredningen må begrenses sterkt. Eksempel på dette kan være notater som inneholder innsideinformasjon (se punkt 3.14) eller forhandlingsmandater.

Tillatelse til å omdele et notat skal alltid innhentes på forhånd fra Statsministerens kontor. Regjeringsnotater vil normalt bare bli akseptert for omdeling dersom statsministeren har mottatt og er kjent med innholdet av notatet før konferansen. Det skal derfor sendes Statsministerens kontor (i henhold til notatets gradering) normalt ved oppmelding og absolutt senest kl. 0815 dagen saken skal behandles i regjeringskonferanse. Regjeringsnotater til omdeling skal forelegges berørte statsråder (se kapittel 4 om foreleggelse og vedlegg 2 om r-notater med innsideinformasjon).

Er det etter avtale med Statsministerens kontor gitt adgang til å omdele et notat i regjeringskonferansen, må statsråden bringe dette med i minimum 25 eksemplarer. For sensitive saker skal hvert eksemplar legges i rødt omslag. For saker som inneholder innsideinformasjon skal det enten av omsalget eller av eget følgeark fremgå hvilke plikter som følger med å motta innsideinformasjon. Notatene samles normalt inn etter at de har vært behandlet i regjeringen.

For regjeringsnotater med sensitivt innhold bør det benyttes korte, generelle overskrifter som ikke røper detaljer om innholdet i notatet. Slike overskrifter kan for eksempel være «Eiersak» eller «Konkurransesak».

5.6 Avvisning av notater

Saker som meldes opp etter at fristen er utløpt, vil ikke bli ført opp på dagsordenen. Notatet skal være sendt innen fristen (se punkt 5.3). Dersom det framgår av regjeringsnotatet at det ikke er forelagt finansministeren og andre berørte statsråder, eller ikke er egnet som beslutningsgrunnlag for regjeringen på grunn av notatets form eller manglende prosess etter foreleggelse, vil saken normalt heller ikke bli akseptert ført opp på dagsordenen. Tilsvarende gjelder når notatet har vært forelagt med for kort frist (se punkt 4.5), mangler konklusjon eller – inklusive merknader fra andre statsråder – overstiger tre sider.

Eksempler på saker som ikke er egnet som beslutningsgrunnlag kan være dersom notatet ikke har tilstrekkelig fokus på de politiske sidene av saken, dersom notatet har en vanskelig tilgjengelig eller uklar saksframstilling, eller dersom notatet og innkomne merknader indikerer at dialogen mellom de berørte departementene ikke har vært god nok.

5.7 Oppsetting og utsendelse av dagsorden

Dagsordenen for regjeringskonferanser er et fortrolig dokument. Departementene må dermed ikke gi opplysninger til offentligheten om når saker skal behandles i regjeringen, fordi dette kan bidra til å svekke regjeringens handlefrihet.

Dagsorden for regjeringskonferansene formidles på det interne, lukkede graderte systemet til regjeringens medlemmer fra Statsministerens kontor.

5.8 Korrigerte notater

Det er viktig at departementene kvalitetssikrer regjeringsnotatene før de sendes ut til regjeringens medlemmer. Blant annet må departementene forsikre seg om at alle eventuelle merknader fra andre berørte statsråder er mottatt, at de er korrekt gjengitt i notatet og at det framgår tydelig om statsrådene som har hatt notatet på foreleggelse, har hatt merknader.

I noen tilfeller vil det likevel være behov for å korrigere tidligere utsendte notater. Det kan for eksempel være tilfellet dersom en merknad fra en berørt statsråd er falt ut eller feil gjengitt. Dersom et utsendt regjeringsnotat senere korrigeres, skal både opprinnelig dato og dato for korrigering av notatet føres på. Dette gjøres slik at den nye utgaven påføres «Korrigert, erstatter notat av …». Det korrigerte notatet dateres deretter med revisjonsdatoen.

Tekst som er ny, endret eller utelatt i det korrigerte notatet, skal markeres med vertikale heltrukne streker i venstre marg på notatet.

Nye versjoner av notatet sendes regjeringens medlemmer på det interne, lukkede systemet tilsvarende som for de opprinnelige notatene. I tillegg må forværelsene til statsrådene og regjeringsråden varsles med en ordinær e-post på ugradert nett om at et korrigert notat er sendt.