Vedlegg 2 Retningslinjer for arbeid med r-notater med innsideinformasjon

For behandling av regjeringsnotater er det gitt strenge retningslinjer for å unngå at innholdet blir kjent for uvedkommende, jf. punkt 1.1 og 1.3. I visse tilfeller vil imidlertid skadevirkningen av lekkasjer fra regjeringsnotater kunne være særlig stor. Det gjelder blant annet notater som inneholder innsideinformasjon, jf. også nærmere omtale i Politisk håndbok punkt 4.4 om regler og rutiner om behandling av innsideinformasjon. Ved behandlingen av slike notater med innsideinformasjon, er en underlagt kravene i verdipapirhandelloven og markedsmisbruksforordningen (MAR) om tilbørlig informasjonshåndtering, taushetsplikt, misbruk mv. Virksomheter som regelmessig er i besittelse av innsideinformasjon skal ha rutiner for sikker behandling av innsideinformasjon. I slike tilfeller skal disse retningslinjene følges. Brudd på reglene om innsideinformasjon er forbundet med straffeansvar.

Med innsideinformasjon menes presise opplysninger om de finansielle instrumentene (aksjer, obligasjoner, opsjoner, terminkontrakter mv.) som er eller søkes notert på regulert marked, utstederen av disse eller andre forhold som er egnet til å påvirke kursen på de finansielle instrumentene eller tilknyttede finansielle instrumenter merkbart, og som ikke er offentlig tilgjengelig eller allment kjent i markedet. Innsideinformasjon kan enten relatere seg til selskapsspesifikke forhold (eierforhold, behandling av konsesjonssaker, konkurransesaker e.l.) eller generell informasjon. som er egnet til å påvirke kursen til ett eller flere selskaper (f.eks. utbytteskatt). Det er ikke bare endelig beslutning som kan være innsideinformasjon, men også prosessrelatert informasjon dersom den er tilstrekkelig presis og oppfyller de øvrige kravene til innsideinformasjon.

Alle som gis tilgang til innsideinformasjon må være kjent med bestemmelsene om misbruk, taushetsplikt, tilbørlig informasjonshåndtering og rådgivningsforbudet i verdipapirhandelloven §§ 3-3, 3-4 og 3-7. Departementene er ansvarlige for at personer som gis tilgang til innsideinformasjon skal gjøres kjent med de plikter og ansvar dette innebærer.

Ansvarlig fagdepartement skal alltid vurdere, og påføre, hvilken ev. gradering notatet skal ha. Dersom fagdepartementet vurderer at innholdet i regjeringsnotatet trolig inneholder informasjon som er å anse som innsideinformasjon, skal gradering påføres og notatene merkes med “Omdeles” og med «Inneholder innsideinformasjon» i øverste høyre hjørne. I tillegg skal det ved oversendelse informeres om at utkastet til regjeringsnotat inneholder informasjon som vurderes som innsideinformasjon, og de plikter som dermed påhviler mottaker etter verdipapirhandelloven §§ 3-3, 3-4 og 3-7.

Den som har innsideinformasjon må ikke gi slike opplysninger til uvedkommende. I dette ligger at antallet som deltar i forberedelsen av notatet bør begrenses til det som er strengt nødvendig. Den ansvarlige for å forberede notatet i fagdepartementet fører oversikt over personer som får tilgang til innsideinformasjon i henhold til verdipapirhandelloven og MAR. Listen oppbevares på saken.

Notatet skal enten formidles på begrenset nett til departementsråden eller overleveres i papirform til departementsråden i berørte departementer, med kopi til Statsministerens kontor v/regjeringsråden. Avsender gir samtidig beskjed til departementsrådenes forværelser. Dersom det er nødvendig å overbringe saken i papirform, benyttes dobbel lukket konvolutt. Den innerste merket med gradering og at den inneholder innsideinformasjon. Tilsvarende framgangsmåte må benyttes ved oversendelse av eventuelle merknader fra berørte statsråder. Dersom r-notatet og merknader formidles via e-post på begrenset nett, skal det også fremkomme i emnefeltet at e-posten inneholder innsideinformasjon.

Den aktuelle fagavdelingen som får notatet til foreleggelse, skal føre liste over de personer som får tilgang til notatet, både i embetsverk og politisk stab. Tilsvarende gjelder hos Statsministerens kontor.

Dersom statsråden har behov for å konferere med noen i sin politiske stab før vedkommende avgir merknad, skal statsråden opplyse om hvem hun/han har konferert med til den aktuelle fagavdelingen. Personen(e)s navn skal føres på listen.

Oppmelding av regjeringsnotat gjøres direkte til regjeringsrådens forværelse. Notatene skal alltid meldes opp og fremgå på dagsorden med anonymisert overskrift, for eksempel «Eiersak» eller «Konkurransesak». Regjeringsnotatet formidles til de samme statsrådene, og på tilsvarende måte, som utkastet til regjeringsnotat ble forelagt.

Notatene skal omdeles og samles inn etter behandling. Ved omdeling skal plikter som følger med å motta innsideinformasjon fremgå av omslaget til saken, eller av eget følgeark. Statsministerens kontor sender etter at saken er behandlet ut e-post med den samme informasjonen til de statsrådene som var tilstede ved behandlingen. Protokollen utformes slik at konklusjonene anonymiseres for de som ikke har lest notatet. Dersom dette ikke er mulig, skal det utarbeides egen protokoll for saken med den samme gradering som notatet. Protokollen sendes ut på begrenset nett til de samme departementene som mottok notatet på foreleggelse.

Noen saker kan være særskilt følsomme og bør derfor ikke behandles i en ordinær regjeringskonferanse Dette gjelder særlig mange eiersaker, men kan også gjelde andre saker med store konsekvenser for næringer eller enkeltselskaper, for eksempel spørsmål om beskatning.

Det må foretas en vurdering i det enkelte tilfelle av om en sak er av en slik karakter at den ikke kan behandles i ordinær regjeringskonferanse. Ansvarlig fagdepartement varsler Statsministerens kontor om særlig følsomme saker før de eventuelt meldes opp til behandling i regjeringskonferanse.

Statsministeren bestemmer hvilke saker som skal behandles i ordinær regjeringskonferanse, og hvilke saker som skal behandles av statsministeren, partileder(ene) og de mest berørte statsrådene. I begge tilfeller forelegges saken for de mest berørte departementene i forkant, i tråd med punkt 4 ovenfor.