9 Oppbevaring og tilgang til regjeringsnotater mv.

9.1 Sittende regjeringer

9.1.1 Oppbevaring

Regjeringsnotater er den enkelte statsrådens dokumenter. Notatene vil under en regjerings arbeidstid være oppbevart på statsrådens forværelse. Det samme gjelder dagsorden og protokoller fra regjeringskonferansene. Normalt vil det også ligge en kopi av regjeringsnotatet i saksmappene hos det departementet som har utarbeidet notatet. Den som av tjenstlige grunner mottar kopier, må oppbevare dem på en betryggende måte, slik at uvedkommende ikke får tilgang til dem. Eventuelle elektroniske kopier må håndteres etter samme prinsipper som papirkopier, med tilstrekkelig sikkerhet og nødvendig tilgangsstyring.

Statsministerens kontor oppbevarer dagsorden og protokoller fra regjeringskonferansene. I tillegg oppbevarer Statsministerens kontor et eksemplar av alle notater som er utarbeidet av samtlige av regjeringens medlemmer. Nedtegnelsene fra møtet oppbevares bare ved Statsministerens kontor.

9.1.2 Tilgang

Dagsorden, regjeringsnotater og protokoll må ikke utleveres til personer utenom departementene. For at andre enn regjeringens medlemmer (og deres medarbeidere) skal få tilgang til de aktuelle dokumentene, må statsministeren samtykke. Departementets embets- og tjenestemenn har taushetsplikt om innholdet i notatene.

Regjeringsnotater må ikke gis til komitéfraksjoner i Stortinget eller til stortingsgrupper/gruppestyrer. Skal noe av den informasjonen som ligger i et regjeringsnotat, unntaksvis meddeles til andre, må det skje på annen måte. Slik informasjon må gis innenfor de rammer som regjering har trukket opp i den enkelte sak. En redegjørelse for Stortingets eksterne kontrollorganer (Riksrevisjonen, Stortingets ombud for kontroll med forvaltningen (Sivilombudet), Stortingets EOS-utvalg og Stortingets ombudsmann for Forsvaretrett) sin rett til innsyn i saksdokumenter, herunder regjeringsnotater mv., er gitt i retningslinjene «Regjeringens forhold til Stortinget» punkt 7.9.

Regjeringsnotater kan ikke legges fram som bevis i forbindelse med rettssaker, og statsråder kan ikke føres som vitner om det som er drøftet i en regjeringskonferanse. For sivile saker følger dette av tvisteloven (lov 17. juni 2005 nr. 90 om rettergang og mekling i sivile saker) § 22–2 om bevisforbud om drøftelser i regjeringskonferanser. Bevisforbudet i tvisteloven er absolutt, det vil si at det ikke kan gis samtykke til å føre bevis om drøftelser i regjeringskonferanser.

9.2 Tidligere regjeringer

9.2.1 Oppbevaring i Riksarkivet

Ved en regjerings avgang vil statsministeren, i tråd med den praksis en nå har, oversende den fullstendige samlingen av regjeringsnotater, dagsordener, protokoller og nedtegnelser som finnes ved Statsministerens kontor, til Riksarkivet for oppbevaring.

9.2.2 Rydding i departementene

Ved en regjerings avgang avgjør hver enkelt statsråd om hun eller han vil ta med seg de notatene statsråden selv har fremmet for regjeringen, eller om de skal makuleres. Regjeringsnotater fra andre statsråder kan ikke tas med, men skal makuleres. Det skal ikke ligge igjen noen ferdige regjeringsnotater i de enkelte fagavdelingenes saksmapper. Elektroniske eksemplarer slettes. Dersom det likevel skulle ligge igjen eksemplarer, må de ikke gis videre til den nye politiske ledelsen.

I den utstrekning embetsverket har medvirket til å utarbeide utkast til regjeringsnotater, trenger ikke utkastene fjernes fra saksmappene. Slike utkast skal likevel ikke gis videre til den nye politiske ledelsen. Etter fast praksis blir det ikke utvist meroffentlighet ved begjæring om innsyn i slike dokumentutkast. Det samme gjelder for påtegninger eller lignende som den politiske ledelsen har gjort på disse eller lignende dokumenter (utkast til merknader til andre statsråders r-notater, håndnotater laget som støtte til statsrådens muntlige framstilling av sitt syn i regjeringskonferanser mv.).

Det som er sagt om regjeringsnotater, gjelder også for dagsorden og protokoller over de sakene som er behandlet.

9.2.3 Innsyn

Den avgående statsministeren lager en depoterklæring som regulerer adgangen til innsyn i den avgåtte regjeringens notater mv. I utgangspunktet er det nå en bindingstid på 25 år før dokumentene frigis. Tilgang før den tid forutsetter samtykke fra den avgåtte statsministeren, eller fra lederen (lederne) i det partiet (de partiene) regjeringen utgikk fra. Prosedyren kan variere litt fra regjering til regjering.

For framleggelse i rettssaker og vitneplikt gjelder det samme som er nevnt under punkt 9.1.2 om sittende regjeringer.