6 Oppsummering

6.1 Revisjon av arkivlova og andre lover

Det juridiske rammeverket som utgjer grunnlaget for arkivverksemda, bør gjennomgåast og reviderast. Dette gjeld arkivlova med forskrifter og andre lover omtalte i kapittel 4.2.

6.1.1 Arkivlova med forskrifter

Arkivlova og dei tilhøyrande forskriftene bør reviderast og oppdaterast for å ta omsyn til den teknologiske utviklinga i sektoren. Sidan forvaltninga i all hovudsak er i ferd med å gå over til elektronisk sakshandsaming, bør regelverket gjennomgåast og oppdaterast.

I arbeidet med endringar av arkivlova skal mellom anna desse forslaga vurderast:

• Alle dokument som er journalføringspliktige etter offentleglova, bør også bli arkivpliktige etter arkivlova.

• Verksemder som utfører oppgåver på vegner av det offentlege, skal ha påbod om å følgje regelverket for offentlege arkiv.

• Arkivskaping (dokumentfangst, lagring og tilgjengelegheit) bør vere ein pålagd funksjon i alle system som handterer offentlege arkivdokument. Arkivfunksjonane til systema må i så fall stette lovheimla standardar og krav.

• Regelen om sikring av særskilt verneverdige arkiv bør få eit vidare virkeområde.

• Riksarkivarens koordineringsansvar for arbeidet med å bevare privatarkiv bør gjerast meir tydeleg ved å inngå i lovteksten.

I arbeidet med endringar av forskrifter til arkivlova skal desse forslaga vurderast:

• Riksarkivarens forskrift, kapittel IX om elektronisk arkivering, skal endrast slik at forskrifta samsvarar med tilsvarande reglar i arkivforskrifta.

• Ein ny forskriftsregel om langtidsoppbevaring av digitalt skapt arkivmateriale skal ta utgangspunkt i den internasjonale standarden på området, Trustworthy Repositories Audit and Certification (TRAC).

• Normalinstruksen for depota i kommunar og fylkeskommunar bør reviderast og få rang av forskrift. I tilknyting til dette skal det vurderast om regelverket for arkivdepotordningar i kommunar og fylkeskommunar er godt nok til at materialet blir bevart og tilgjengeleggjort.

I arbeidet med revisjon av arkivlova vil det òg bli teke stilling til korleis ein skal handtere spørsmålet om journalføring og arkivering av elektroniske meldingar som t.d. SMS-meldingar.

Ein del endringar av instruksar og regelverk er sette i verk:

• Det er eit siktemål å harmonisere Noark-standarden med den tilsvarande MoReq-standarden i EU.

• Riksarkivaren har utarbeidd utkast til nye felles bevarings- og kassasjonsreglar for statsforvaltninga og nye bevarings- og kassasjonsreglar for fylkeskommunale og kommunale arkiv.

6.1.2 Andre lover

Kulturdepartementet vil i samarbeid med Justis- og beredskapsdepartementet vurdere kva makt Riksarkivaren bør ha til å forlengje teieplikta for materiale som ikkje er av statleg opphav.

Arbeidet med ei forskrift om Helsearkivregistret i Norsk helsearkiv er sett i verk.

Som ein del av revisjon av helselovgivinga bør ein vurdere om:

• Handtering og oppbevaring av elektroniske pasientjournalar i primærhelsetenesta i kommunal sektor bør regulerast.

• Handtering og oppbevaring av elektroniske pasientjournalar hos private ytarar av helsetenester bør regulerast.

6.2 Ansvar og organisering

6.2.1 Arkivverket

Departementet legg til grunn at Riksarkivaren gjennom Arkivverket skal vere ein pådrivar i å etablere organiserte samarbeidsløysingar både i nasjonal samanheng og på regionalt plan. Dette gjeld både nettbaserte tenester og samarbeid om tenester og funksjonar på staden i regionale arkivsenter.

Departementet legg til grunn at:

• Riksarkivet bør framleis vere sentralorgan, depotinstitusjon og saksførebuande og sakshandsamande organ for Riksarkivaren. Dette er ikkje til hinder for å plassere etatskoordinerande oppgåver i eit statsarkiv eller i ei av spesialeiningane når vilkåra tilseier det.

• Nettverket av statsarkiv i regionane bør haldast oppe. Departementet går likevel ut frå at Riksarkivaren gjennomfører ei kontinuerleg vurdering av arbeidsoppgåvene i statsarkiva og ansvarsfordelinga i etaten.

• Samisk arkiv bør vurdere eit samarbeid med arkivbevaringsinstitusjonar i Finland og Sverige.

• Interimsorganisasjonen for Norsk helsearkiv skal utarbeide ein plan for effektive metodar for massedigitalisering av papirjournalar.

• Ei stegvis utbygging av eit sentraldepot vil vere både den mest kostnadseffektive og den samfunnsøkonomisk beste løysinga for å handtere framtidig avlevering av papirbasert arkivmateriale til Arkivverket. Arkivverket bør leggje opp til eit aktivt samspel mellom sentraldepotet og Norsk helsearkiv.

• Sentraldepotet for Arkivverket skal vere eit fjernarkiv for institusjonane i etaten, og ansvaret for arkivmateriale frå høvesvis sentral og regional statsforvaltning skal framleis liggje i Riksarkivet og i statsarkiva. Likevel er det venta at oppbygginga av tenestettilbodet til sentraldepotet vil påverke arbeidsfordelinga i etaten.

• For å styrkje oppfølginga av Riksarkivarens lovbundne oppgåver for arkiv i kommunal og privat sektor skal Riksarkivaren ta over ansvaret for kartleggingar, oversikter og statistikk for heile arkivsektoren. Arkivstatistikken bør utarbeidast slik at han gir god styringsinformasjon i oppfølginga av dette lovbundne arbeidet. Norsk kulturråd skal framleis ha ansvaret for kartleggingar, oversikter og statistikk for museumsarkiva.

Det er behov for å vurdere fellesløysingar for lagring av digitalt skapte statlege arkiv som har gått ut av administrativ bruk, men som ikkje har nådd alderen for avlevering til Arkivverket etter regelverket i dag. Riksarkivaren skal gjere greie for ei slik løysing. Tiltaket skal gjennomførast i samarbeid med Difi og med representantar for instansar det vedkjem.

Privatarkiv

Departementet legg til grunn at Riksarkivaren med utgangspunkt i ansvaret han er tildelt etter arkivlova, konkretiserer nivået for bevaring av privatarkiv i Noreg. Ramma for denne konkretiseringa er at arkiv frå privat sektor skal vere tilfredsstillande representerte i ein samla samfunnsdokumentasjon. Konkretiseringa av nivået bør skje i samspel med andre viktige aktørar på arkivområdet, både organisasjonar og institusjonar.

På dette grunnlaget bør Riksarkivaren utarbeide ein strategi for privatarkivarbeidet i Noreg. Strategien bør basere seg på eit breitt samarbeid over heile arkivområdet – inkludert å utnytte dei vilkåra som ligg føre for eit samspel med aktørar i privat sektor. Utgangspunktet for departementet er at staten skal ha ei sentral rolle som pådrivar og koordinator i arbeidet med privatarkiva, samstundes som ein utnyttar dei vilkåra for bevaring og tilgjengeleggjering som ligg i Arkivverket. For å få handteringa av privatarkiv opp på eit tilfredsstillande nivå, trengst det eit breitt samspel, mellom anna med aktørar i privat sektor.

Arkiv i kommunal sektor

Bevaring og tilgjengeleggjering av eigne arkiv er av dei lovbundne oppgåvene som kommunar og fylkeskommunar skal løyse innanfor ramma av det kommunale sjølvstyret. Dette er i tråd med det som gjeld for dei fleste oppgåvene i kommunal sektor, og det fører mellom anna til at oppgåvene må prioriterast innanfor det rammetilskotet som kommunane og fylkeskommunane disponerer.

Arkivverket er i gang med å systematisere og forsterke tilsyns- og rettleiingsfunksjonane for kommunal sektor. Kulturdepartementet skal i styringsdialogen med Arkivverket fastsetje resultatkrav og krav til rapportering frå tilsyns- og rettleiingsarbeidet. Arkivverket skal i den samanhengen vurdere om tilsyn, rettleiing og andre verkemiddel er effektive for å nå resultatkrava i kommunal arkivsektor.

Som ein del av Riksarkivarens rettleiings- og tilsynsfunksjon skal etaten medverke til at digitale depotordningar for kommunal sektor blir etablerte. Dette skal skje i nært samspel med relevante aktørar i sektoren. Riksarkivaren skal ha eit nasjonalt ansvar for å føre dette samarbeidet vidare og utvide det til også å omfatte organisatoriske løysingar for eitt eller fleire digitale depot for kommunal sektor. Her bør ulike modellar kunne vurderast, medrekna reine samarbeidstiltak i kommunal regi og ei statleg vertsteneste for kommunale aktørar på oppdrag. Det er ein føresetnad her som elles at ansvaret for dei kommunale arkiva skal liggje hos den aktuelle kommunen, og at eventuelle tenester frå statens side har form av oppdragsverksemd.

6.2.2 Norsk kulturråd

Norsk kulturråd forvaltar Norsk kulturfond. Norsk kulturfond har til formål å stimulere skapande åndsliv i litteratur og kunst, verne kulturarv og arbeide for at flest mogleg skal få del i kulturgoda. Departementet legg til grunn at kulturvern framleis vil vere eit hovudområde i Kulturrådets forvaltning av Kulturfondet, og at arkiv og arkivfaglege utfordringar inngår i arbeidet.

Norsk kulturråd har i tillegg ansvaret for mål- og resultatstyring for det nasjonale museumsnettverket innanfor dei løyvings- og forvaltningsrammene som Stortinget og departementet legg. Dette ansvaret handlar mellom anna om å utvikle ein god målstruktur og nyttige resultatindikatorar, og å utarbeide tilstandsrapportar og forslag til tiltak for betre måloppnåing. Departementet meiner at det er best å ta hand om satsinga på privatarkiv i musea som ein integrert del av museumsforvaltninga. Det vil seie at arbeidet med arkiv i museum bør skje innanfor ramma av det utviklingsarbeidet og den mål- og resultatstyringa som er skissert for Norsk kulturråd på museumsområdet. Museumsarkiva bør registrerast i Asta og tilgjengeleggjerast i Arkivportalen.

Departementet legg til grunn at løyvinga over statsbudsjettet kap. 320, post 77 Prosjekt- og utviklingstiltak på museums- og arkivfeltet blir vidareført. I den samanhengen er det naturleg at Kulturrådet rettar støtteordninga for privatarkiv inn mot museumsfagleg relevante arkivprosjekt.

6.3 Digitalisering, tilgang og formidling

Tilgang til arkiv på Internett inngår i digitaliseringsprogrammet til regjeringa. Dei strategiske vala til regjeringa for framtidig digital forvaltning byggjer på ni prinsipp, og dei to første er desse:

• Digital kommunikasjon skal vere hovudregelen for kontakt med forvaltninga.

• Forvaltninga skal tilby fullstendige og brukarvennlege digitale tenester.1

Digital tilgjengeleggjering og formidling vil vere eit hovudelement i bidraget til denne strategien frå arkivsektoren.

I byggjeprogrammet for Norsk helsearkiv og Arkivverkets sentraldepot på Tynset er det lagt inn rom for digitalisering. Dersom digitaliseringa får stort nok omfang, kan ein òg redusere lagringsbehovet for papirmateriale gjennom kassasjon av originalane når det ikkje er behov for å bevare dei. Det er derfor nødvendig å greie ut alternativ og konsekvensar av løysingar med massedigitalisering for kassasjon. Ei avgjerd om eit eventuelt nytt byggjesteg for sentraldepotet heng mellom anna saman med resultatet av ei slik utgreiing.

Arkivportalen skal vere ein felles nettstad for kataloginformasjon frå alle arkivbevarande verksemder i Noreg. Arkivportalen er eit godt eksempel på nasjonalt samarbeid om digitale brukartenester på arkivområdet. Departementet legg til grunn at dette samarbeidet bør byggjast vidare ut, og reknar med at Riksarkivaren tek eit nasjonalt ansvar for det. Viktige oppgåver er vidareutvikling av katalogstandardar, felles nettstad(er) for kjeldepublisering og gode koplingar mellom Arkivportalen og slike nettstader.

Nettbasert formidling er med på å gi publikum eit breitt tilbod på arkivområdet, der kvar institusjon kan tilpasse tilboda til sitt eige særpreg, sine eigne prioriteringar og dei målgruppene ein finn det naturleg å vende seg til. Det er viktig å halde oppe eit slikt mangfald i formidlingstiltaka på arkivområdet. Samstundes bør arkiva lære av kvarandre og samarbeide når tilhøva ligg til rette for det.

Formidlingstiltak – nettbaserte og andre – skal både synleggjere arkiva og gi innsyn i kva dei representerer og inneheld. Målet er å opne døra inn til den historia som er dokumentert i arkiva, og invitere eit breitt publikum til å utnytte den samfunnsressursen som denne dokumentasjonen representerer. Derfor bør aktiv formidling vere eit strategisk verkemiddel for alle arkivbevarande institusjonar.

Departementet ynskjer at arkivmateriale som det ikkje er teieplikt for, skal vere tilgjengeleg for så mange som råd. I den samanhengen bør arkivinstitusjonane utnytte alternativa for digitalisering av utvalde delar av det papirbaserte materialet. I tillegg bør institusjonane ta i bruk nye informasjons- og kommunikasjonstekniske løysingar både for å gjere arkivmaterialet lettare tilgjengeleg for bruk og for å formidle materialet. Riksarkivaren skal ha eit nasjonalt ansvar for å initiere og organisere samarbeidsløysingar om digitalisering, digital tilgjengeleggjering og formidling, i tillegg til andre typar nettbaserte tenester på arkivområdet.

Med jamne mellomrom bør ein tilby opplegg frå arkivinstitusjonane i Den kulturelle skulesekken i alle fylka. Mellom anna med utgangspunkt i den funksjonen arkiva har som dokumentasjon og kjelder, bør alle grunnskuleelevar ha besøkt ein arkivinstitusjon gjennom skulegangen.