1 Innleiing

1.1 Bakgrunn

1.1.1 Formålet med og funksjonane til arkiva

Arkiva finst i alle slags verksemder i samfunnet, og dei speglar av verksemdene som ekte og autentiske spor etter handlingar og hendingar som har gått føre seg. Arkiva inneheld spor etter menneskeleg aktivitet på alle samfunnsområde, både frå ei nær og ei fjern fortid. På den måten utgjer dei ein fundamental del av minnet for enkeltpersonar, for verksemder og for heile samfunnet. Arkiva er derfor ei av dei viktigaste kjeldene våre til kunnskap om samfunn og kultur.

Arkivprosessane startar med arkivdanning og arkivfangst. Eldre arkiv og arkiv etter verksemder som er avvikla, blir leverte til eller deponerte i arkivbevaringsinstitusjonar. Ettersom materialet er tilgjengeleg for bruk og formidling, blir det ein del av samfunnets felles minne.

Arkiva blir skapte i alle delar av samfunnslivet – i offentlege organ, bedrifter og organisasjonar og hos privatpersonar. Arkivdokumenta blir laga som følgje av aktivitetane til eit organ, ei verksemd eller ein person. Arkivdanninga forsterkar dei aktivitetane som skjer i det daglege. For eksempel blir det brukt dokumenterte vedtak, kart og foto i planlegginga og drifta av infrastrukturen i byar og stader. Denne dokumentasjonen kan vere avgjerande ved handtering av ulykker eller naturkatastrofar.

Arkiva dokumenterer dei handlingane og hendingane som dei er spor etter. Vedtak og avtalar som er gjorde, informasjon som er utveksla, vurderingar som er gjorde, domsslutningar i retten – alt dette og ei rad andre handlingar og hendingar som har skjedd, utgjer sentrale element i rettstilstanden i samfunnet vårt. Rettstilstanden er dokumentert gjennom arkiva, og arkiva er derfor ein grunnleggjande del av infrastrukturen i samfunnet – ein infrastruktur som er heilt nødvendig i eit demokrati og ein rettsstat. Dokumentasjon av rettar og plikter, vedtak og avtalar er ein av dei viktigaste funksjonane til arkiva. Dei sikrar rettstryggleiken til enkeltmenneska og regulerer administrative og rettslege relasjonar mellom verksemder både i offentleg og privat sektor. Også innsynsretten og den demokratiske kontrollen med forvaltninga baserer seg på arkivfunksjonane. Dokumenta ein kan krevje innsyn i, må vere bevarte slik at dei kan finnast. Administrativ og rettsleg dokumentasjon er særleg relevant den første tida etter at dokumenta vart laga. Men for somme typar materiale kan dokumentasjonen vere viktig i fleire tiår, og i særskilde høve i eit hundreårsperspektiv.

Arkiva er vårt felles, kollektive minne som blir forvalta på vegner av samfunnet. Eit viktig kjennemerke ved eit moderne, demokratisk samfunn er at arkiva er tilgjengelege for innsyn og bruk. Dei er relevante for alle som er interesserte i kunnskap om fortida – om samfunnsorganisasjon og utvikling, og om menneske, stader, handlingar og hendingar. Typiske brukargrupper er forskarar og studentar, journalistar, advokatar og personar som søkjer sine rettar, i tillegg til den historieinteresserte allmenta som både i omfang og aktivitet utgjer den største gruppa.

Arkiva fungerer som bruer mellom fortid, notid og framtid. Nasjonale klenodium som originalversjonen av Grunnlova og kongens «nei» til den tyske sendemannen på Elverum 9. april 1940 er arkivdokument som fortel om sentrale og dramatiske hendingar i den nasjonale historia. Arkivdokumenta er referansepunkt til historia.

Arkiva gir informasjon om vår nære historie som er relevant for dagens avgjerdsprosessar og for deltaking frå innbyggjarane. Innsyn i nye dokument er relevant for dei som ynskjer å medverke i offentlege avgjerdsprosessar. Arkiva gir oss høve til å gå styresmaktene etter i saumane og rette eit kritisk blikk mot korleis personar og grupper har vorte handsama. Den omfattande utgreiinga som vart sett i verk før jødane i 1999 fekk kompensasjon for beslaglagd eigedom under krigen, ville vore umogleg utan omfattande arkivundersøkingar, både i statlege, kommunale og private arkiv. Samstundes støytte utgreiingsarbeidet på vanskar nettopp fordi arkiva var mangelfulle. I fleire større kommunar og fylkeskommunar har det vore ei gjennomgåing av barnevern og barneheimar etter krigen. Mange hundre personar har spurt etter arkivdokumentasjon i kommunale arkivinstitusjonar – både for å finne ut av eigen bakgrunn og for å skaffe grunnlag for erstatningssaker. Mange har fått kompensasjon, men mangelfulle arkiv har gjort det vanskeleg å dokumentere viktige vedtak og hendingar som gjeld livet til familiar og enkeltpersonar. Like viktig som erstatning har det for mange vore å få stadfest si eiga historie gjennom dokumentasjon. Somme har behov for å bli trudde, andre treng å få vite kva som skjedde i ein dramatisk periode av livet. Gjennom dette arbeidet har ein fått dokumentert og gjort synleg ei lite kjend side ved etterkrigshistoria vår. Arkiva har gjort det mogleg å fortelje historia.

Arkiva kan dokumentere skulegang og tapte vitnemål, fortelje om arbeidsforhold som gir rett til pensjon, gi opplysningar om biologisk familie eller dokumentere medisinsk behandling. Bevaring og forvaltning av sensitiv personinformasjon er eit sentralt kompetanse- og arbeidsområde innanfor arkivinstitusjonane.

På verdsbasis er det ei aukande interesse for lokalhistorie og slektshistorie, og for å sjå personleg og kulturell identitet i samanheng med samfunnshistoria og tradisjonen. Folk oppsøkjer arkiva og vil vite meir om kven dei er, og kvar dei kjem frå. Nettstaden til Arkivverket, www.digitalarkivet.no, gir alle informasjon om historia til sin eigen familie gjennom enkle søk. Arkiva høver særleg godt til å formidle historie og kultur og kan brukast i livslang læring.

Eit arkivdokument er ei direkte, ufortolka og autentisk stemme frå fortida, eit vitnemål om kva folk gjorde, og korleis dette sette spor. Det gir ein eigen nærleik til historia og opnar for identifikasjon med verkelege menneske, verkelege hendingar og verkelege miljø i fortida. Arkivmaterialet gir høve til å arbeide med lokalhistorie eller andre emne knytte til nærmiljøet – korleis slo «den store historia» ut i nærmiljøet vårt? Å arbeide i arkiva vil seie at ein sjølv søkjer informasjon og vurderer og samanliknar kjeldene. Det set oss i stand til å utvikle ei kritisk haldning til kunnskap og kunnskapsproduksjon.

Arkiva er primærkjelder for forskarar. Moderne klimaforsking går til arkiva for å finne meteorologisk og botanisk informasjon frå langt tilbake i tid. Kjende og populære biografiar kviler på tunge arkivundersøkingar. Det finst ingen avgrensingar i kva spørsmål framtidige forskarar kan stille, og kva slags kjeldemateriale dei ynskjer å bruke. Mest alle arkiv har eit potensial som forskingskjelder, og mange av dei kan òg dokumentere andre problemstillingar enn dei eigentleg vart skapte for å dokumentere.

Samfunnsutviklinga skjer i eit samspel mellom offentlege og private aktørar, og brukarar av arkiv ynskjer derfor ofte tilgjenge til arkiv frå fleire sektorar. Folk har forventningar om betre tilgjenge til kjelder og tenester i ein arkivsektor som omfattar statlege, kommunale og private arkiv.

1.1.2 Grunngiving for meldinga

Dei siste ti åra har det vore lagt fram fleire meldingar som har gitt politiske føringar for den norske arkivpolitikken. Men ingen av desse meldingane har drøfta arkivsektoren under eitt. I St.meld. nr. 22 (1999 – 2000) Kjelder til kunnskap og oppleving er det gitt ein omfattande omtale av arkivfunksjonar som blir finansierte heilt eller delvis av staten. Derimot er det ikkje tidlegare lagt fram ei melding til Stortinget som handsamar eit samla arkivfelt som femner om statleg, kommunal og privat sektor. Dei særskilde utfordringane arkivsektoren står overfor, krev politisk baserte strategiar. Utfordringar, vegval og innsatsfaktorar i arbeidet med samfunnsarkiva bør inngå i ei politisk vurdering. Det er derfor behov for eit politisk dokument som har eit heilskapleg blikk på arkivsektoren og gir politiske mål for eit samla arbeid med arkiva i samfunnet.

Meldinga omhandlar arkiv i arkivlovas meining, dvs. dei dokumenta som blir motteke eller produserte som ledd i den verksemda eit organ utøvar, og som samlast som resultat av denne verksemda. Meldinga gir ein heilskapleg framstilling av arkivfeltet, men ikkje slik at alle arkivinstitusjonar er omtalte. Nasjonalbiblioteket er ikkje handsama i meldinga.

1.1.3 Politiske dokument

I dette delkapitlet blir politiske dokument som har medverka til grunnlaget for arkivverksemda omtalte.

Kjelde: Foto: Riksarkivet. Referanse: Forskjellige samlinger, Historisk-kronologisk samling II, pk. 9. Originalen er i Riksarkivet.

I 1980-åra tok fleire utgreiingar føre seg arkiv og arkivfunksjonar. Grunnlaget for arkivlova vart lagt i NOU 1987:35 Samtidens arkiv – fremtidens kildegrunnlag.

Før arkivlova vart vedteken vart verksemda i arkiva regulert i ei rekkje ulike regelverk. Forslag til arkivlov vart fremma i Ot.prp. nr. 77 (1991 – 1992) Om lov om arkiv. I arkivlova vart fleire regelverk om vern av offentlege arkiv samla i ei overordna lov. Tanken var at lova skulle vere utgangspunkt for eit samordna regelverk om arkivvern, og at dette regelverket til dels også skulle gjelde privatarkiva. Formålet var å skape ei legal ramme for arbeidet med å ta vare på arkiv som har kulturell verdi eller forskingsverdi, eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsdokumentasjon, slik at denne dokumentasjonen kan bevarast for ettertida. Ikkje minst ville eit slikt samla regelverk lette arbeidet til Riksarkivaren, som leiar for det statlege Arkivverket.

St.meld. nr. 22 (1999 – 2000) Kjelder til kunnskap og oppleving. Om arkiv, bibliotek og museum i ei IKT-tid og om bygningsmessige rammevilkår på kulturområdet, vart handsama i Stortinget i desember 2000 og fekk tilnærma full oppslutning, jf. Innst. S. nr. 46 (2000 – 2001). Meldinga sette arkiv, bibliotek og museum inn i eit kulturpolitisk perspektiv. Dei samfunnsfunksjonane som institusjonane skal fylle, vart kommenterte nærare. Når det gjaldt arkiva, tok ein utgangspunkt i arkivlovas formålsparagraf, som peiker på primærfunksjonane til arkiva gjennom omgrepet «forvaltningsmessig og rettsleg dokumentasjon». I tillegg vart demokrati- og rettsstatsomgrepa knytte nært opp til dei funksjonane arkiva har for samfunnet.

Formålet med St.meld. nr. 22 (1999 – 2000) Kjelder til kunnskap og oppleving var å forme rammevilkår som kunne utnytte potensialet for samarbeid og samordning som eksisterer mellom arkiv, bibliotek og museum, samstundes som det vart lagt til rette for å utvikle dei sektorspesifikke sidene. Meldinga drog opp hovudutfordringane for arkiv, bibliotek og museum i det neste tiåret. Det vart peikt på utsikter og utfordringar ved å utnytte ny teknologi til systematisk samanstilling og formidling av informasjon. Å handtere bevaringsproblema for digitalt lagra informasjon var ei anna utfordring. Ei stor og kritisk utfordring var å sjå til at elektronisk arkivmateriale blir tilgjengeleg for ettertida. Meldinga la fram ein økonomisk opptrappingsplan over fleire år som særleg skulle setjast inn for å møte utfordringane på det digitale området. Departementet varsla ein utgreiingsprosess for etablering av eit nytt statleg samordningsorgan for arkiv, bibliotek og museum – ABM-utvikling.

Det grunnleggjande og største grepet på arkivområdet var forslaget om ei omfattande kapasitetsoppbygging innanfor Arkivverket, slik at etaten skulle bli i stand til å ta hand om dei nye og arbeidskrevjande oppgåvene med å bevare elektronisk arkivmateriale. I tillegg peikte meldinga på at ein del av innsatsen måtte rettast mot arbeidet med å leggje til rette og formidle papirbasert arkivmateriale i digital form.

I St.meld. nr. 22 (1999 – 2000) Kjelder til kunnskap og oppleving vart det opplyst at mange kommunar framleis mangla dei fysiske føresetnadene for å ta vare på eigne arkiv, og at verdfullt arkivmateriale på denne måten var gått tapt. Etableringa av dei interkommunale arkivordningane (IKA) vart vurdert som viktig på det kommunale arkivområdet. Vidare vart det vist til fordelar ved å utvikle det interkommunale arkivsamarbeidet. Departementet vurderte at slikt samarbeid venteleg vil vere vegen å gå for å sikre elektroniske kommunale arkiv.

Meldinga oppmoda til fortgang i arbeidet med kassasjons- og avleveringsetterslepet i statsforvaltninga. Utfordringa var magasinkapasiteten i Arkivverket. I meldinga vart det gjort greie for behov for nye lokale ved Statsarkivet i Bergen, Statsarkivet i Trondheim, Statsarkivet i Hamar, Riksarkivet og Statsarkivet i Oslo.

St.meld. nr. 45 (2002 – 2003) Kulturpolitikk fram mot 2014 la vekt på arbeidet med å komme i gang med dei store utfordringane knytte til langtidsbevaring av elektroniske arkiv. Det vart vidare stilt krav om å intensivere arbeidet med digitalisering av kjeldeseriar og gjere dei tilgjengeleg gjennom nettbaserte tenester. Ein tok til orde for å bevare eit større spekter av arkiv. Dette vart rekna som nødvendig for å leggje til rette for ein meir fullstendig dokumentasjon av samfunnsutviklinga. Meldinga tilrådde betre balanse mellom statlege, kommunale og private arkiv, og offentleg og privat sektor skulle sjåast meir i samanheng.

I St.meld. nr. 17 (2005 – 2006) 2008 som markeringsår for kulturelt mangfold vart det peikt på behovet for å styrkje dokumentasjonen og formidlinga av minoritetskulturar mellom anna i arkiva. Arkiv, bibliotek og museum burde bli stader der minoritetar kunne forme og oppleve kulturelle trekk som vedkom eigen identitet. Like viktig var det at majoriteten kunne få innsyn i minoritetskulturane, og at kulturelle endringar i det norske samfunnet vart illustrerte. I rapporten frå mangfaldsåret 2008, Med forbehold om endringer, er det mellom anna rapportert at Oslo byarkiv sette i gang prosjektet «Oslos multikulturelle arkiv». Målet med prosjektet var å sikre for ettertida og gjere tilgjengeleg arkiv frå viktige innvandrargrupper i Oslo by som representerer eit godt utval av Oslos kulturelle mangfald.

St.meld. nr. 24 (2008 – 2009) Nasjonal strategi for digital bevaring og formidling av kulturarv hadde til hovudformål å sikre for kommande generasjonar kultur- og kunnskapskjeldene i arkiv, bibliotek og museum. Meldinga peikte på utfordringane i å langtidsbevare digitalt materiale. Arbeidet med digitalisering, langtidsbevaring og tilgjengeleggjering vart gjennomgått. Då meldinga vart skriven, var 1,5 pst. av materialet i Arkivverket digitalisert. Det vart opplyst at Arkivverket planla å digitalisere 10 pst. av materialet fram til 2030. Arkivverket fekk her det nasjonale hovudansvaret for å digitalisere arkivsektoren. I tillegg til oppgåver og ansvar som ligg under Riksarkivaren etter arkivlova, fekk Arkivverket ansvaret for nasjonale katalogstandardar og søking i arkiv på tvers av alle slags arkivinstitusjonar. ABM-utvikling skulle ha koordinerande og tilretteleggjande oppgåver for musea og privatarkiva utanfor Arkivverket. Strategiane og dei faglege prioriteringane for digitalisering skulle utarbeidast av dei respektive institusjonane og aktørane. Det vart streka under at det må leggjast til rette for meir digitalisering dei næraste åra.

St.meld. nr. 49 (2008 – 2009) Framtidas museum. Forvaltning, forskning, formidling, fornying viste til at musea har ein viktig funksjon i arkivbevaringa. Rapporteringa frå musea viste at dei i 2008 oppbevarte meir enn 32 000 hyllemeter arkiv. Talet inkluderte i nokon monn offentlege arkiv, i hovudsak kommunale, men også statlege. Samla rådde musea over ein firedel av det som totalt var bevart av privatarkiv. I meldinga vart det rapportert at arkivmaterialet i musea ofte er uordna, ikkje registrert eller digitalisert. Det vart også gitt eksempel på at det som er gjort, ikkje følgjer nasjonale og internasjonale standardar. Departementet rådde til at museumsarkiva blir registrerte i arkivinformasjonssystemet Asta og tilgjengeleggjorde i Arkivportalen. Eit av hovudmåla for museumspolitikken er å sikre samlingane, bevare dei og gjere dei tilgjengeleg for publikum. Meldinga slår fast at betre tilgjenge til privatarkiva krev tiltak for å utvikle kompetente bevaringsinstitusjonar, betre ordning og katalogisering, fagleg standardisering og samla tilrettelegging av privatarkiv i musea som ledd i landsdekkjande infrastruktur og fellesløysingar. Meldinga peikte òg på behovet for digitalisering av privatarkiv.

I Meld. St. 20 (2009 – 2010) Omorganisering av ABM-utvikling foreslo Kulturdepartementet at bibliotekoppgåvene i ABM-utvikling skulle overførast til Nasjonalbiblioteket. I tillegg gjekk departementet inn for å samorganisere dei resterande delane av ABM-utvikling med Norsk kulturråds administrasjon. I meldinga streka departementet under at det tverrgåande perspektivet er ein grunnleggjande føresetnad for arbeidet til institusjonane. Dette perspektivet skal gjerast tydeleg i målsetjingane til Nasjonalbiblioteket, Arkivverket og museumssektoren.

I Meld. St. 10 (2011 – 2012) Kultur, inkludering og deltaking vart det vist til at museum, arkiv og bibliotek har viktige funksjonar i arbeidet med å presentere ulike kunnskapskjelder og informasjon om nasjonale minoritetar. Meldinga peikte på at dokumentasjon av menneskelege handlingar garanterer borgarane rett til offentleg informasjon og kunnskap om si eiga historie. Bevaring av arkiva blir rekna som ei viktig samfunnsoppgåve både i eit demokratiperspektiv, i eit kunnskapsperspektiv og i eit allment kulturperspektiv. Meldinga framhevar arkivfunksjonane som dokumentasjonslager i mellom anna erstatningssaker. På den måten har arkiva viktige funksjonar i arbeidet for auka sosial inkludering. I arbeidet for betre tilgjenge til kulturgoda viste meldinga særleg til Digitalarkivet, jf. side 90 i meldinga.

1.2 Samandrag

Kapittel 1 omhandlar, i tillegg til samandrag, formålet med arkiva og dei funksjonane som samfunnets arkiv har, både statlege, kommunale arkiv og arkiv knytt til privat verksemd. Kapitlet gir også grunngivinga for meldinga. Det er behov for eit politisk dokument som har eit samordna blikk på arkivsektoren og gir politiske mål for eit samla arbeid med samfunnsarkiva.

Meldinga omhandlar arkiv i den tydinga som kjem fram av arkivlova, dvs. dei dokumenta som blir mottekne eller blir produserte som ledd i verksemda i eit organ, og som til saman utgjer resultatet av denne verksemda. Meldinga gir ei heilskapleg framstilling av arkivfeltet, men ikkje slik at alle arkivinstitusjonar er omtalte. Nasjonalbiblioteket er ikkje handsama i meldinga.

Det er ikkje tidlegare lagt fram ei melding til Stortinget som handsamar eit samla arkivfelt som femner om statleg, kommunal og privat sektor. Arkivrelaterte problemstillingar og delar av arkivområdet har likevel vore handsama i andre meldingar til Stortinget i nyare tid. Kapittel 1 gir ein omtale av dei politiske dokumenta som har medverka til grunnlaget for samfunnsarkiva i dag. Kapitlet gir også historisk bakgrunn til arbeidet med statlege, kommunale og private arkiv.

Kapittel 2 omhandlar dei sentrale prosessane i arkivsektoren, mellom anna knytt til arkivdanning, avlevering, deponering og bevaring, samt tilgjenge og formidling av arkivmateriale i arkivinstitusjonane. Kapittel 3 gir oversyn over sentrale arkivinstitusjonar. Statlege, kommunale og private arkivinstitusjonar blir omtalte.

Kapittel 4 omhandlar rammer og verkemiddel i arkivprosessane med vekt på dei juridiske rammene. Arkivlova med tilhøyrande forskrifter er spesielt viktig for offentleg arkivsektor. Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og arkiva skal vere ordna slik at dokumenta er trygge som informasjonskjelder for samtid og ettertid. Offentleglova og forvaltningslova blir også omtalte.

Kapittel 5 omhandlar utfordringar og strategiar for arkivpolitikken. Det overordna målet er å sikre arkiv som har stor kulturell verdi eller forskingsverdi, eller som inneheld rettsleg dokumentasjon eller viktig forvaltningsdokumentasjon, slik at denne dokumentasjonen kan bevarast og vere tilgjengeleg for ettertida. Målet gjeld uavhengig av om arkiva er skapte av statlege, fylkeskommunale eller kommunale organ, av private bedrifter, organisasjonar eller privatpersonar. Målet skal medverke til ein samla samfunnsdokumentasjon. Det er mange utfordringar i arbeidet med ein samla samfunnsdokumentasjon, og dei varierer frå sektor til sektor i samfunnet. Den største utfordringa på arkivområdet – handteringa av digitalt skapte arkiv – er likevel felles for alle samfunnssektorar. Ei anna felles utfordring for alle samfunnssektorar er å utnytte dei gode vilkåra som ligg i digital formidling og tilgjengeleggjering av arkiva. I kapittel 5 blir også ei rekkje meir sektorspesifikke utfordringar drøfta: Problemstillingar knytt til handteringa av statlege arkiv, Norsk helsearkiv, sentraldepot for Arkivverket og langtidslagring av digitalt materiale. Kapitlet omhandlar også mellom anna oppfølginga av Riksrevisjonens gjennomgåing av arbeidet med arkiva i kommunal sektor, konsekvensar av konkurranseutsetjing, og arkiv etter bedrifter, organisasjonar og privatpersonar, og privatarkiv i musea. Kapittel 5 omhandlar også spørsmål knytt til ansvar, samarbeid og organisering av arbeidet med arkiv i statleg og kommunal sektor.

I kapittel 6 gir departementet ei oppsummering av strategiane for arkivpolitikken framover.

I kapittel 7 gjer departementet greie for dei økonomiske og administrative konsekvensane av forslaga i denne meldinga.

1.3 Historisk bakgrunn

1.3.1 Statlege arkiv

Arkivverket vart etablert som ein eigen statleg etat i 1904, då stiftsarkiva i Trondheim og Bergen vart underlagde Riksarkivaren saman med Riksarkivet. Institusjonane og funksjonane til Arkivverket har likevel lange historiske røter. Statsmaktas – dvs. kongens – behov for å ta vare på skriftlege dokument av politisk, rettsleg og økonomisk interesse går langt tilbake i tid. Behovet for arkiv auka i takt med utvidinga av statsmakta og framveksten av eit administrativt apparat – eit statleg byråkrati. Akershus festning blir i 1300 omtalt som kongens arkivdepot. Akershus kom til å tene som statleg sentralarkiv heilt fram til Riksarkivet flytte inn i Stortingsbygningen i 1866. I tillegg til materialet som låg her, var det arkiv ved den felles sentraladministrasjonen i København frå 1400-talet og fram til 1814.

Kjelde: Foto: Riksarkivet. Referanse: Statsrådssekretariatet, Kgl. res. 1821 II, nr. 5716. Originalen er i Riksarkivet.

Eit norsk riksarkiv vart formelt etablert i 1817. Frå 1840 fekk arkivet status som eige kontor i Finansdepartementet, og det vart skipa eit eige embete som riksarkivar, med Henrik Wergeland som første innehavar. Som ein del av departementsreforma i 1846 vart kontoret overført til Kyrkjedepartementet. I 1875 vart Riksarkivet skilt ut frå departementet, og riksarkivarembetet vart dermed ei sjølvstendig embetsstilling.

I 1820-åra fekk Riksarkivet ein kraftig tilvekst då delar av fellesarkiva vart overførte frå Danmark, ein prosess som elles vart vidareført i fleire omgangar heilt fram til 1991. På Akershus festning fanst det også militært arkivmateriale – eit krigsarkiv – som vart innlemma i Riksarkivet i 1822. Seinare levde dei militære arkiva sitt eige liv fram til Hærarkivet og Forsvarets arkiv vart overførte til Riksarkivet i 1955.

I utgangspunktet oppbevarte Riksarkivet også materiale frå den statlege lokaladministrasjonen. Ein regional arkivorganisasjon kan vi først snakke om etter 1850, då Stiftsarkivet i Trondheim vart skipa for å ta hand om statlege arkiv frå Trøndelag og Nord-Noreg. I 1885 fekk vi eit tilsvarande stiftsarkiv i Bergen for Vestlandet. Då Riksarkivet flytte frå Stortingsbygningen i 1914, vart også Stiftsarkiva i Kristiania skilt ut som eigen institusjon med ansvar for Agder-fylka og Austlandet. Dermed var det etablert ein landsdekkjande organisasjon for statlege arkiv. Sidan er dei geografiske ansvarsområda ytterlegare differensierte, med etablering av Statsarkivet i Hamar 1917, Statsarkivet i Kristiansand 1934, Statsarkivet i Stavanger 1970 (filial under Bergen frå 1949), Statsarkivet i Tromsø 1987 (filial under Trondheim frå 1952) og Statsarkivet i Kongsberg frå 1984. Norsk Privatarkivinstitutt vart innlemma i Riksarkivet i 1987, og Norsk Historisk Kildeskrift-Institutt følgde etter i 1991. Samisk arkiv vart ein del av Arkivverket i 2005. Norsk helsearkiv vart etablert som interimsorganisasjon under Riksarkivaren i 2010.

Kjelde: Foto: Riksarkivet. Referanse: Rentekammeret, Realistisk ordnet avdeling, folketelling 1801, bind 65, Finnmarkens amt, Kautokeino sogn, s. 443a. Originalen er i Riksarkivet.

Over tid er Arkivverkets arbeidsområde utvida frå mottak av eldre arkiv som statsforvaltninga ikkje lenger har jamleg bruk for, til eit tettare samspel med arkivskaparane. Arkivverkets tilsynsfunksjon og andre oppgåver retta mot arkivskaparar har som siktemål å ta vare på og sikre bevaringsverdige arkiv som dokumentasjon og informasjonskjelder for ettertida. For å oppnå dette må Arkivverket engasjere seg i sjølve arkivdanningsprosessen. Det er særleg viktig i dagens digitale arkivskaping, men også når det gjeld papirarkiva.

I dag er den arkivskaparretta verksemda forankra i arkivlova med tilhøyrande forskrifter, mens arbeidet tidlegare var heimla i regelverk på lågare nivå. Særleg i 1960-åra kom det reglar som utvida kontroll- og tilsynsfunksjonen til Riksarkivaren når det gjaldt kassasjon av arkivmateriale i statsadministrasjonen. Riksarkivaren fekk fullmakt til inspeksjon og til å gi retningslinjer for oppbevaring og ordning av forvaltningsarkiva.

Eit fundamentalt skilje i arkivutviklinga ligg i overgangen frå papirbaserte til elektroniske arkiv. Dei siste tiåra av 1900-talet vart arkiva i aukande grad laga i digitalt format i elektroniske system. For Arkivverket har dette resultert i nye utfordringar når det gjeld sikring og bevaring av arkivmaterialet, og nye utsikter til å tilgjengeleggjere materialet for publikum. Sidan 1990-åra har handteringa av desse utfordringane og utsiktene vore avgjerande for Arkivverkets utvikling.

1.3.2 Kommunale og fylkeskommunale arkiv

Blant oppgåvene som skulle løysast lokalt på 1800-talet, var for eksempel vegstellet, fattigstellet og skulestellet, men skiljelinjene mellom statlege og kommunale arkiv var uklare. Det kom av at forvaltningsnivåa var fletta inn i kvarandre når det gjaldt oppgåveløysing og arkivdanning. I byane hadde den statlege magistraten viktige funksjonar i kommunalforvaltninga. Det kommunale arkivmaterialet vart ofte blanda saman med magistratens eige arkiv, i mange tilfelle slik at det ikkje har vore mogleg å skilje ut det som gjeld kommunen. I praksis har dette materialet ofte følgt med magistratsarkiva når dei vart leverte til statsarkiva. I andre tilfelle kan statleg materiale ha vorte verande i kommunen.

Heilt frå det lokale sjølvstyret vart innført i 1837, har kommunelovene hatt reglar om arkiv. Formannskapslovene slo fast at ordføraren hadde ansvaret for protokollar, arkiv og korrespondanse og skulle leggje dette fram på krav frå amtmannen, som var tilsynsmakt. Ordførarane skulle òg passe på at arkivmaterialet vart overført til etterfølgjarane deira. I denne første perioden var det ofte ordføraren personleg som både formelt og i praksis var arkivinstansen i kommunestyret og formannskapet, i alle fall i dei mindre landkommunane. På same måten var det leiarane av kommisjonar og nemnder som tok seg av sine respektive arkiv.

Mot slutten av 1800-talet ser vi at kommunane ofte kjøper inn ei kiste til å oppbevare arkiva i. Etter kvart som det kommunale forvaltningsapparatet vart utbygd, vart også arkivfunksjonen i større grad ei ordinær administrativ oppgåve. I byane var arkiva ein del av eit administrativt apparat knytt til magistraten. Denne rolla til magistraten i kommunalforvaltninga heldt fram inn i dei første tiåra på 1900-talet.

Kommunelova av 1921 heldt fast ved ordføraransvaret for at «bøker og dokument» frå kommunestyret og formannskapet skulle oppbevarast forsvarleg og ordna. Departementet kunne gi forskrift om oppbevaring, ordning og tilsyn med arkiva. Denne lova opna òg for at departementet kunne avgjere at eldre arkivmateriale som ikkje var i bruk, skulle sendast inn til eit statsarkiv dersom det ikkje vart oppbevart trygt nok.

Seinare kommunelover (1938 og 1954) utvida det kommunale arkivansvaret til også å omfatte krav om forsvarleg arkivrom. Eit kjennemerke ved kommunale arkiv er samansetjinga av materiale frå mange ulike etatar, kontor, kommisjonar, nemnder, utval, styre og komitear. Ofte har ein teke best vare på materialet frå sentraladministrasjon, kommunestyre og formannskap. I dagens arkivlovgiving er kommunale og statlege arkiv jamstilte, med unntak av depotansvar og avleveringsplikt. Det overordna arkivansvaret i kommunane er i dag plassert hos administrasjonssjefen. Kommunelovgivinga har heile tida lagt opp til at kommunane sjølve har ansvar for å sikre og oppbevare arkiva sine.

I 1948 fekk Riksarkivaren formell tilsynsmakt for kommunesektoren. Året etter distribuerte han ei kortfatta arkivhandbok til alle kommunane i landet, og fleire stader førte det til ordnings- og sikringstiltak i kommunearkiva. Den kommunale tilsynsmakta til Riksarkivaren vart delegert til statsarkiva i 1967. Etter omorganiseringa av fylkeskommunane fekk Riksarkivaren i 1977 tilsvarande ansvar for dei fylkeskommunale arkiva.

Etter 1970 er det komme viktige endringar i utviklinga av arkiva i kommunesektoren, som følgje av omfattande kommunesamanslåingar i det føregåande tiåret, omorganisering av fylkeskommunen og nye oppgåver på dei kommunale og fylkeskommunale forvaltningsnivåa. I 1960-åra vart ein firedel av kommunane nedlagde. Det fekk konsekvensar for arkiva og etter kvart for det arkivfaglege arbeidet rundt om i landet. Kommunale organ vart nedlagde, og det var ingen som ordna eller tok hand om arkiva frå desse organa. Arkiv frå mange arkivskaparar vart ofte liggjande att i lokala dei forlét. Samstundes fekk kommunane utvida ansvar, og den nye fylkeskommunen vart etablert med sine regionale oppgåver. Det førte til vekst i arkivskaping og arkivvolum, og dessutan til større påakting frå Riksarkivaren som tilsynsmakt. I sum førte det til utbygging og profesjonalisering av dei administrative funksjonane, skjerpa krav i regelverket og større merksemd om arkivfaglege utfordringar.

Frå slutten av 1970-åra er det etablert byarkiv i dei største bykommunane. I 1980- og 1990-åra vart det skipa fylkesarkiv i fleire fylke. Det mest omfattande institusjonelle tiltaket på kommunesektoren har likevel vore framveksten av dei interkommunale arkivordningane (IKA). Det første IKA-et vart etablert i Rogaland i 1976. Arbeidet i IKA omfatta frå starten av ordning og registrering av eldre papirarkiv, men også konsulenttenester og rådgiving i tilknyting til den daglege arkivskapinga. Etter at dei strengare krava til arkivlokale kom i arkivforskrifta, har IKA jamt over utvikla seg til regulære depotinstitusjonar for papirarkiv. Med overgang til elektronisk arkivdanning har sikring og langtidslagring av digitalt arkivmateriale vorte ei stadig meir presserande oppgåve også for dei kommunale arkiva.

For å handtere felles utfordringar knytte til bevaring av elektroniske arkiv, etablerte fleire institusjonar i kommunal sektor i 2010 samvirkeføretaket Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter, sjå punkt 3.3.5 i denne meldinga.

1.3.3 Private arkiv

Den historiske primæroppgåva til Arkivverket og dei kommunale arkivinstitusjonane har vore å ta vare på offentleg arkivmateriale. I utgangspunktet var formålet å dekkje behovet til styringsorgana for å dokumentere verksemda si. Etter kvart skulle arkiva også ta hand om samfunnsinteresser og individuelle interesser. I tillegg har arkivinstitusjonane lenge hatt eit visst blikk mot privatarkiva og teke ansvar for å bevare også slikt materiale. Det har likevel vore eit sekundært og selektivt ansvar, til skilnad frå totalansvaret for dei offentlege arkiva.

Alt frå 1840-åra kjøpte Riksarkivet inn private arkiv og samlingar, i første rekkje frå historikarar og andre eigarar av privatarkiv. Det var eit ledd i ei orientering mot forsking og historie som gjekk føre seg på den tida. Mot slutten av hundreåret vart det vanleg å ta imot slikt materiale som gåver. Det første private materialet var ofte fragmentarisk og av mindre omfang, og var gjerne i større grad eit resultat av dokumentinnsamling enn av regulær arkivskaping.

Bevaring av private arkiv syner ei utvikling der interessa er utvida frå arkiv etter framståande samfunnsaktørar som politikarar, vitskapsmenn og kulturpersonar, til arkiv etter organisasjonar, lag og foreiningar innanfor ulike samfunnsområde, fram til dagens interesse for bedriftsarkiv.

Gjennom samarbeid mellom Riksarkivet, Kildeskriftfondet, Landslaget for Bygde- og Byhistorie, Norsk slektshistorisk forening og Universitetsbiblioteket i Oslo vart Privatarkivkommisjonen etablert i 1951. Arbeidet til kommisjonen fekk mykje å seie for privatarkivarbeidet i Noreg. I 1977 vart kommisjonen organisert som eit institutt under namnet Norsk Privatarkivinstitutt, og i 1987 vart instituttet innlemma som ei avdeling i Riksarkivet. Arkivverket fekk dermed i praksis eit utvida ansvar for arbeidet med å bevare privatarkiv.

Fylkesarkiv og byarkiv har privatarkiva som ei sentral arbeidsoppgåve. Dei interkommunale arkiva tek òg vare på privatarkiv, men i litt varierande grad.

Mens arbeidet med dei offentlege arkiva berre er ei forvaltningsoppgåve for statlege og kommunale arkivinstitusjonar, har innsatsen overfor privatarkiva karakter av allment kulturarbeid, der også andre faginstitusjonar, frivillige organisasjonar og privatpersonar er med. Det finst fleire hundre små og store institusjonar som har engasjert seg i privatarkiva i Noreg. Dei aller fleste av dei har ikkje arkivarbeid som hovudoppgåve – det gjeld mellom anna museum, bibliotek og historielag. Dei oppbevarer ein monaleg del av dei bevarte privatarkiva.

Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek vart etablert i 1909 gjennom eit samarbeid mellom Landsorganisasjonen og Arbeidarpartiet. Arkivet har den største samlinga av privatarkiv som blir oppbevart i ein privat institusjon. Misjonsarkivet (Norsk misjonsselskap) vart grunnlagt i 1842 og har ei unik og omfattande samling av arkivmateriale med utgangspunkt i historia til det kristne misjonsarbeidet.

Kjelde: http://www.arbark.no/Diverse/dokumentarv/dokumentarv_arbark.htm

Landslaget for lokal- og privatarkiv (LLP) vart skipa i 1986 og er ein landsdekkjande organisasjon for institusjonar som arbeider med bevaring og formidling av privatarkiv.

Privatarkiva og privatarkivarbeidet var ikkje regulerte fram til arkivlova tok til å gjelde i 1999. Riksarkivaren har etter lova fullmakt til å sikre utvalde privatarkiv som særskilt verneverdige. Riksarkivaren har i tillegg ansvaret for å føre register over bevarte privatarkiv og for å utarbeide retningslinjer for arbeidet med privatarkiv. I tråd med retningslinjene har fleire bevaringsinstitusjonar formulert ein bevaringspolitikk, utarbeidd bevaringsplanar og inngått samarbeidsavtalar med andre aktørar.

For å betre samordninga og lyfte fagnivået etablerte Riksarkivaren og ABM-utvikling i 2003 eit landsdekkjande nettverk av koordineringsinstansar for privatarkivarbeidet. Riksarkivet er nasjonal koordinator, mens det i fylka er statsarkiv eller kommunale arkivinstitusjonar som har funksjonen som regionale koordinerande instansar.