4 Rammer og verkemiddel i arkivprosessane

4.1 Innleiing

Arkivprosessane blir i stor grad regulerte eller påverka av juridiske, utdanningsmessige, økonomiske og organisatoriske rammer og verkemiddel.

4.2 Juridiske rammer

4.2.1 Innleiing

Arkivlova1 med tilhøyrande forskrifter2 regulerer offentleg arkivsektor. Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og arkiva skal vere ordna slik at dokumenta er trygge som informasjonskjelder for samtid og ettertid. Formålet med arkivdanninga til offentlege organ er tosidig. For det første skal det skapast arkiv for å tilfredsstille dokumentasjonsbehovet for verksemda sjølv. For det andre skal arkivet oppfylle ulike demokratiske rettar, for eksempel kontroll av verksemda til arkivskaparane. Publikum har rett til å sjå dei offentleg tilgjengelege opplysningane og dokumenta. Partane har rett til innsyn i saker som gjeld dei sjølve. Forskarar kan også få innsyn i materiale det er teieplikt for. Saman med forvaltningslova og offentleglova er arkivlova avgjerande for praktiseringa av offentleg transparens.

Regelverket er med på å sikre dokumentasjon av disposisjonar og vedtak til forvaltninga, både for forvaltnings- og rettsformål, men også for at ettertida skal kunne bruke dokumenta mellom anna til forskingsformål.

Sentrale reglar i arkivlova med forskrifter gjeld plikta til å halde arkiv, til å organisere arkivfunksjonen, kva slags materiale som høyrer heime i arkivet, kva som skal bevarast for ettertida, og korleis det skal oppbevarast. Det er gitt etter måten detaljerte retningslinjer for arkivrutinar, m.a. knytte til dokumenthandtering, journalføring, utlån, bortsetjing av eldre materiale og avlevering til arkivdepot.

I tillegg til arkivlova med arkivforskrifta og Riksarkivarens forskrift er det fleire andre lover, forskrifter og instruksar som har følgjer for arkivskapinga og bruken av arkiv. Relevante regelverk er:

• Forvaltningslova gir generelle reglar om sakshandsaming og spesifiserte reglar om teieplikt, partsoffentlegheit og utsiktene for å få tilgang til opplysningar til bruk for forsking utan hinder av teieplikta til organet. Dette er ikkje regulert av arkivlova.

• Offentleglova3 handlar om tilgangen til forvaltningsdokument, journalar og andre register for offentlegheita (allmenta). Alle slike dokument er arkivdokument etter definisjonen i arkivlova. Offentleglova har innverknad på journalføring, framlegging av offentleg journal og skjerming av informasjon både i journalen og dokumenta.

• Personopplysningslova4 og forskrifta til lova (personopplysningsforskrifta) gjeld handtering av personopplysningar som heilt eller delvis skjer med elektroniske hjelpemiddel, og anna handtering av personopplysningar når dei inngår i eller skal inngå i eit personregister. Offentlege personregister er til vanleg offentleg arkivmateriale, og offentlege arkiv inneheld store mengder personopplysningar som blir handterte elektronisk. Det får mellom anna konsekvensar for journalføring, skjerming og arkivering av både dokument og opplysningar.

• Tryggingslova5og skjermingsinstruksen gir retningslinjer om informasjon som må skjermast av nasjonale tryggingsomsyn eller av andre grunnar. Også desse retningslinjene får konsekvensar for arkivskapinga, ettersom opplysningar og dokument som inneheld informasjon som skal skjermast etter desse reglane, må handsamast særskilt. Tryggingslova gjeld for heile forvaltninga, mens skjermingsinstruksen berre gjeld for statsforvaltninga.

• Åndsverklova6 seier at den som skaper eit åndsverk, har opphavsrett til verket. Med åndsverk meiner vi i denne lova litterære, vitskaplege eller kunstnarlege verk av alle slag og utan omsyn til uttrykksmåte og uttrykksform. Lova set grenser for bruk av materiale som kjem inn under reglane i lova. I praksis fører det til at lova også set grenser for bruken av arkivmateriale i offentlege arkiv.

• Helselovgivinga omfattar fleire lover og forskrifter som har relevans for arkiva, først og fremst for handteringa av pasientdokumentasjonen, og inneheld fleire reglar om teieplikt. Det gjeld primært opplysningar som det også er teieplikt for etter forvaltningslova, men det kjem nokre reglar i tillegg. Dei viktigaste lovene og forskriftene under helselovgivinga er:

  • Helsepersonellova og pasientjournalforskrifta inneheld til saman fleire reglar om føring og handtering av pasientjournalar. Lova gir Statens helsetilsyn makt til å krevje at helsepersonell leverer sine pasientjournalarkiv når autorisasjonen blir tilbakekalt eller suspendert, og når lisensen eller spesialistgodkjenninga blir suspendert.

  • Helseregisterlova er ei særlov for handtering av personregister og personopplysningar innanfor helserettens område, og som så langt lova rekk, kjem i staden for personopplysningslova på dette området.

  • Helseføretakslova regulerer forholdet mellom helseføretaka og arkivlova ved at helseføretaka er rekna som offentlege organ etter arkivlova.

  • Spesialisthelsetenestelova regulerer plikten til å bevare, kassere eller avlevere pasientarkiv for verksemdene i spesialisthelsetenesta.

I tillegg kjem eForvaltningsforskrifta, som gir meir spesifikke reglar om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltninga, og dette vedkjem arkivskapinga i stor grad. Forskrifta har reglar om handtering og arkivering av elektronisk signerte dokument.

4.2.2 Arkivlova med forskrifter

Lov av 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv (arkivlova) tok til å gjelde 1. januar 1999. Samstundes vart forskrift av 11. desember 1998 nr. 1193 om offentlege arkiv (arkivforskrifta) sett ut i livet. Forskrift av 1. desember 1999 nr. 1566 om utfyllande tekniske og arkivfaglege retningslinjer for handtering av offentlege arkiv (Riksarkivarens forskrift) var ei samanstilling av tidlegare reglar som hadde litt ulike heimlar, med tillegg av nye reglar som var nødvendige for å regulere elektronisk arkivering. Til saman utgjer arkivlova, arkivforskrifta og Riksarkivarens forskrift kjernen i det regelverket som regulerer handteringa av arkiv.

Arkivlova gir overordna og grunnleggjande reglar om arkiv og særleg om arkiv i offentleg forvaltning. Formålet med arkivlova er å sikre arkiv som har stor kulturell eller forskingsmessig verdi, eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at arkiva blir tekne vare på og gjorde tilgjengeleg for ettertida, jf. arkivlova § 1. Vidare fastset arkivlova i § 6 at offentlege organ pliktar å ha arkiv, og at dei skal ordnast slik at dokumenta er sikra som informasjonskjelder for samtid og ettertid.

Saman med dei utfyllande forskriftene skal lova representere eit fullstendig juridisk rammeverk for alle arkivrelaterte spørsmål i offentleg forvaltning, heilt frå dokumentet blir skapt som ledd i den daglege verksemda, via arkivavgrensing og avlevering av bevaringsverdig arkivmateriale til arkivdepot, og under oppbevaring og tilgjengeleggjering for ettertida.

Arkivforskrifta og Riksarkivarens forskrift

Arkivforskrifta tok til å gjelde 1. januar 1999 og inneheld både overordna retningslinjer for arkivorganisering og arkivlokale og meir detaljerte reglar om arkivsystem og arkivrutinar. Forskrifta gir dessutan Riksarkivaren fullmakt til å gi utfyllande reglar på ein del område.

Offentlege organ pliktar å halde arkiv i samsvar med reglane i arkivforskrifta. Som offentleg organ reknar ein statleg, fylkeskommunal eller kommunal institusjon eller eining. Fritekne frå arkivplikt er Stortinget, Riksrevisjonen, Stortingets ombodsmann for forvaltninga (sivilombodsmannen) og andre organ for Stortinget.

Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ ligg hos den øvste leiinga i organet. Eit offentleg organ har ansvaret for at underliggjande organ får nødvendig rettleiing, råd og instruksar for arkivarbeidet i samsvar med reglane i arkivlova med forskrifter. Organet har det overordna arkivansvaret for offentlege utval som organet har nedsett. Arkivansvaret er normalt knytt til organet, ikkje til kvar av tenestemennene.

I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det overordna administrative ansvaret som er lagt til administrasjonssjefen. Det vil seie at administrasjonssjefen (rådmannen) har det overordna arkivansvaret for heile kommunen og skal sjå til at alle dei kommunale organa får nødvendige rettleiingar, råd og instruksar for arkivarbeidet i samsvar med reglane som er gitt i eller med heimel i arkivlova.

Leiinga skal sjå til at organet heile tida har ein ajourført arkivplan som viser kva arkivet omfattar, korleis det er organisert, og kva for instruksar, reglar og planar som gjeld for arkivarbeidet.

Riksarkivarens forskrift er gitt med heimel i diverse paragrafar i arkivforskrifta. Denne forskrifta gir meir detaljerte reglar enn arkivforskrifta på ein del område, m.a. om bevaring og kassasjon, avlevering av arkivmateriale til Arkivverket og handtering av elektroniske saksdokument.

Normalinstruks for arkivdepot i kommunar og fylkeskommunar

I arkivforskrifta § 5-12 er det slått fast at kvar kommune og fylkeskommune skal fastsetje eigne spesifiserte krav til arkivmaterialet som skal avleverast til arkivdepot, og reglar for tilbakelån frå arkivdepotet. Slike reglar skal baserast på ein normalinstruks utarbeidd av Riksarkivaren. Den noverande normalinstruksen er utarbeidd og baserer seg på Riksarkivarens forskrift, kapittel VIII, og vart gjort gjeldande frå 1. juni 2002.

Normalinstruksen opnar for at kommunar og fylkeskommunar som ynskjer å bruke andre metodar enn dei som er gitt for avlevering og/eller deponering til elektroniske arkiv, kan gjere det. Men først må det presenterast eit samla opplegg som skal leggjast fram for Riksarkivaren til godkjenning. Per dato har ikkje Riksarkivaren fått denne typen førespurnader.

Noark-standarden

Noark (Norsk arkivsystem) er ein nasjonal standard for arkivdanning. Standarden set krav til korleis fangst, journalføring og arkivering av elektroniske dokument skal gå føre seg for å sikre at reglane i arkivforskrifta blir følgde. I tillegg set standarden krav til funksjonar og format for avlevering av elektroniske arkiv. Desse krava skal sikre at avlevert elektronisk journal og arkiv er autentiske, tilgjengelege og lesbare «til evig tid».

Det er obligatorisk for offentleg forvaltning å bruke eit Noark-basert system som Riksarkivaren har godkjent. Dette vart lovfest då arkivforskrifta tok til å gjelde 1. januar 1999 (jf. arkivforskrifta § 2-9). Frå og med 1. oktober 2002 er det fastsett gjennom Riksarkivarens forskrift, kapittel IX om elektronisk arkivering av saksdokument, at elektronisk arkivering av saksdokument skal gå føre seg i eit system som oppfyller krava til elektronisk arkivering etter Noark-standarden, og som er godkjent av Riksarkivaren for dette formålet.

Noark 5 skal kunne brukast til alle typar arkivskaping, uavhengig av teknologisk løysing og type organ. All form for aktivitet som skaper dokument som det er viktig å oppbevare og finne att i autentisk form, skal i prinsippet inngå i ei løysing for arkivdanning. Dette er heilt uavhengig av om dokumenta er skapte i offentleg eller privat sektor, om dokumenta inngår i tradisjonell sakshandsaming, kor mange år dei skal oppbevarast, eller om dei skal avleverast til depotarkiv.

Standardiseringsrådet, som har sitt mandat gjennom forskrift om IT-standardar i offentleg forvaltning, har m.a. ei rolle som tilretteleggjar og pådrivar for systematisk bruk av IT-standardar i offentleg sektor. Standardiseringsrådet utarbeider ein referansekatalog7 som peiker på dei IT-standardane som er obligatoriske på somme bruksområde, og på dei standardane som er tilrådde. I referansekatalogen er Noark 5-standarden definert som obligatorisk forvaltningsstandard.

Arkiveringsplikt og arkivavgrensing

Arkivlova med forskrifter seier at kvart organ i utgangspunktet har ei eintydig arkiveringsplikt, det vil seie plikt til å arkiverealle dokument som blir til som eit ledd i den verksemda organet driv, anten det er dokument som kjem inn til organet, eller eit dokument som organet sjølv produserer. Dette følgjer av § 6 i arkivlova. Dokumentdefinisjonen i arkivlova er teknologinøytral og svært vid: Eit dokument blir definert som ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framsyning eller overføring.

Fritekne frå arkiveringsplikta er dei dokumenta som kjem inn under reglane om arkivavgrensing etter §§ 3-18 og 3-19 i arkivforskrifta. Med arkivavgrensing meiner vi at dokument som blir til som ledd i den verksemda organet driv, men som verken blir sakshandsama eller har verdi som dokumentasjon, skal haldast utanfor eller fjernast frå arkivet. Kvart organ skal gjennomføre arkivavgrensing kontinuerleg.

Journalføringsplikt

Gjennom arkivforskrifta er det også innført ei journalføringsplikt for alle offentlege organ. Plikta til å journalføre dokument er snevra inn jamført med plikta til å arkivere dokument. Kva for dokument som er omfatta av journalføringsplikta, er fastsette i arkivforskrifta § 2-6 første ledd:

• For det første er det eit krav at dokumentet må reknast som eit saksdokument for organet, slik det er definert i offentleglovgivinga. Eit saksdokument for organet er eit dokument som er komme inn til eller lagt fram for eit organ, eller som organet sjølv har laga, og som gjeld ansvarsområdet eller verksemda til organet. Eit dokument er skapt når det er sendt ut av organet. Om dette ikkje skjer, skal dokumentet reknast for skapt når det er ferdigstilt.

• For det andre må dokumentet inngå i ein korrespondanse, dvs. at dokumentet er komme inn til eller sendt ut frå organet.

• For det tredje må dokumentet både vere sakshandsama og ha verdi som dokumentasjon.

Når alle desse tre kriteria er stetta, er det altså plikt til å journalføre dokumentet. Dokument som kjem inn under reglane om arkivavgrensing, skal derimot ikkje journalførast. Utover dette er det i hovudsak opp til organets eige skjønn kva som eventuelt blir journalført.

Dokument som er komne inn til eller er sende ut frå organet, har organet plikt til å journalføre. Med nokre unntak der journalføring er påbode, journalfører ein organinterne dokument såframt og når organet finn det tenleg.

Det er mange typar sakshandsaming som tradisjonelt ikkje har vore journalførte, og innanfor arkivfagleg terminologi er dette kalla massesakshandsaming. Det kan for eksempel vere søknader om kommunal barnehageplass, søknader om utsetjing av periodisk køyretøykontroll og innrapportering av ulike skjemabaserte opplysningar. Ettersom denne typen saker ofte inneheld ei stor mengd dokument av same slaget, har forvaltninga av ressursårsaker ved papirbasert kommunikasjon valt å la vere å føre desse saksdokumenta i ein journal. Dette gjeld også for dokument som kjem inn under journalføringsplikta. Gjennom bruk av løysingar basert på Noark-standarden, integrasjon med sakshandsamings- og skjemahandteringssystem og automatisert journalføring, arkivering og fordeling av dokument, er det mogleg å få kontroll over dokumenta i slike saker òg. Ein føresetnad er at arkivfaglege krav og premissar må inn når system, prosessar og rutinar blir planlagde og spesifiserte.

Offentleglova gir påbod om at dokument hos organ som kjem inn under denne lova, som hovudregel skal vere offentleg tilgjengelege. Mellom anna for å ta hand om dette er det gitt påbod om å registrere (journalføre) dokument i samsvar med reglar gitt i arkivlova med forskrifter. Dette er ein føresetnad for at allmenta skal kunne få kjennskap til at eit dokument eksisterer. Men offentleglova seier ikkje noko om kor lenge eit dokument skal bevarast for å kunne gjerast tilgjengeleg på førespurnad. I arkivlova er det derimot slått fast at dokument i offentlege organ ikkje kan kasserast, slettast eller avhendast utan med heimel i arkivlova eller i forskrift til lova, eller etter vedtak gjort av Riksarkivaren. Utgangspunktet og hovudregelen er altså at alt skal bevarast, med unntak av dokument som det tydeleg er lov til å kassere.

Bevaring, kassasjon og sletting

Med kassasjon meiner vi at arkivmateriale som har vore sakshandsama eller hatt verdi som dokumentasjon, blir teke ut av arkivet og sletta eller destruert.

I arkivlova § 9 bokstav c er det gitt reglar om at arkivmateriale ikkje kan kasserast med mindre det skjer med heimel i forskrifter eller etter særskilt samtykke frå Riksarkivaren. Kassasjonsforbodet i arkivlova går føre reglar om kassasjon i eller med heimel i andre lover. Datatilsynet kan likevel gjere vedtak om sletting av personopplysningar med heimel i personopplysningslova § 28. Men slik sletting kan først gjerast etter at det er henta inn ei vurdering frå Riksarkivaren.

Materiale som kjem inn under reglane om bevaring, kan ikkje kasserast utan etter samtykke frå Riksarkivaren. Med bevaring meiner vi at arkivmateriale blir oppbevart for framtida og avlevert til arkivdepot. I arkivforskrifta § 3-20 er det gitt nærare spesifiserte påbod om bevaring.

Kassasjon er ei uoppretteleg handling. Ein må derfor ikkje gjennomføre noka form for sletting eller annan kassasjon utan etter særleg grundig saksarbeid, slik at ein er heilt trygg på at ein ikkje uforvarande kasserer materiale som skulle ha vore bevart.

Generelt vil reglar om at noko kan kasserast/slettast ta utgangspunkt i formålsparagrafen i arkivlova. Alt som ein reknar for å ha liten kultur- eller forskingsverdi, og som heller ikkje inneheld rettsleg informasjon eller viktig forvaltningsinformasjon, tek ein ikkje vare på. Ressursane bruker ein til å ta vare på det som blir sett på som viktig. Men dette hindrar ikkje at det frå tid til anna kan skje at dokument som er kasserte i samsvar med alle reglar, blir etterspurde.

Elektronisk sakshandsaming og arkivering i spesialiserte system for ein avgrensa type sakshandsaming (ofte kalla fagsystem) utgjer i denne samanhengen ei eiga utfordring. I praksis er det slik at det ofte vil vere vanskeleg å følgje hovudregelen i arkivlova om at alt skal bevarast bortsett frå det som eintydig er tillate kassert. Når det gjeld bevaring eller kassasjon/sletting, er det ofte av tekniske grunnar nødvendig å definere kva slags informasjon det er formålstenleg å ta vare på, mens det vil liggje ein del data rundt som det ikkje er ynskjeleg å dra med seg vidare. I praksis fører dette til at bevaringsvedtak frå Riksarkivaren definerer kva ein skal ta vare på, og i kva form, mens resten blir sletta.

Avlevering og deponering

Arkiv som ikkje lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv), og arkiv etter organ som er nedlagde eller har avslutta verksemda si (avslutta arkiv), skal avleverast til arkivdepot.

Avlevering vil seie at eit eldre eller avslutta arkiv, eller delar av eit arkiv, blir overført til eit arkivdepot. Arkivet kan vere på papir eller i digital form. Statlege arkivskaparar avleverer til Arkivverket, mens det i kommunal sektor er slik at kommunane og fylkeskommunane sjølve er ansvarlege for å handtere sine eldre og avslutta arkiv. Ved avlevering av arkiv frå statlege organ er det Riksarkivaren som tek over råderetten over arkiva. Arkivmateriale skal normalt avleverast når det er om lag 25 – 30 år gammalt. For kommunale arkiv ligg ansvaret framleis hos administrasjonssjefen.

Deponering vil seie at det organet som har skapt arkivet, framleis har råderetten over og ansvaret for arkivet. Deponering blir særleg brukt for elektroniske arkiv, men også private arkiv kan deponerast i dei tilfella der arkiveigaren ynskjer å få ha råderetten sjølv.

Arkivverket (Riksarkivet og statsarkiva) er arkivdepot for alle statlege organ.

Kommunar og fylkeskommunar skal innføre eigne ordningar for arkivdepot. Eit alternativ til at kommunen bruker eige arkivdepot, kan vere å ta del i interkommunale depotordningar og la kommunale organ avlevere materialet sitt der.

Når det gjeld råderetten over materialet, er det grunn til å streke under at arkivansvaret i ein kommune inngår i det overordna administrative ansvaret som etter kommunelova er lagt til administrasjonssjefen. Dette omfattar også ansvar for det arkivmaterialet som er avlevert til eit kommunalt arkivdepot. Arkivansvaret kan ikkje endrast ved at ein kommune er med i ei interkommunal depotordning, ansvaret kviler framleis på administrasjonssjefen.

Avlevering skjer til vanleg etter ca. 25 – 30 år, men unntak frå dette kan fastsetjast av kvar kommune. For statleg forvaltning er det Riksarkivaren som fastset eventuelle unntak. Det krevst likevel at unntaka har ei rimeleg grunngiving, og at unntaka ikkje kan gå utover trygginga av arkivmaterialet.

I arkivforskrifta § 5-2 går det fram at Riksarkivaren kan fastsetje at det skal deponerast kopiar av elektronisk arkivmateriale i arkivdepot på eit tidlegare tidspunkt enn etter 25 – 30 år. Tilsvarande vurderingar kan kvar kommune gjere på sjølvstendig grunnlag. Både i stat og kommune har praksisen vore at elektroniske arkiv har vore deponerte i syklusar på om lag fem år, uavhengig av systemtype og innhald. Etter 25 – 30 år, eller når eventuelt tilhøyrande papirarkiv blir avleverte, går deponeringa automatisk over til avlevering.

Deponering av digitalt skapte arkiv har i hovudsak vore teknisk grunngitt, det vil seie grunngitt i at oppbevaring på to stader i større grad sikrar at det elektroniske arkivmaterialet er tilgjengeleg og lesbart. Depotinstitusjonen har berre ansvaret for teknisk vedlikehald i deponeringsperioden. Det er arkivskaparen som har ansvaret for å handtere førespurnader frå brukarar og lovbundne oppgåver knytte til skjerming, nedgradering og avgradering.

Så lenge sjølve arkivdokumenta ligg føre i papirform, er det uproblematisk at deponeringa automatisk går over til avlevering, ettersom eit papirarkiv kan vere berre ein stad. Men det kan sjå ut til at deponeringsreglane i arkivforskrifta § 5-2 ikkje høver like godt for elektroniske arkiv. Arkivdepotets versjon, som har vore til teknisk forvaring i 25 – 30 år, kan vere svært forskjellig frå den versjonen som verksemda har brukt aktivt i same perioden.

Arkivlokale

Etter arkivforskrifta § 4-1 er alle lokale som oppbevarer arkiv over tid, arkivlokale. Eit arkivlokale er staden der arkivmaterialet har sin faste tilhaldsstad. Offentlege arkiv skal oppbevarast slik at dei er sikra som informasjons- og dokumentasjonskjelder både på kort og lang sikt (jf. § 6 i arkivlova). Det medfører at arkiva må oppbevarast i lokale som er høvelege til å lagre arkivmateriale over tid. I arkivforskrifta er det generelle krav som gjeld alle arkivlokala, i tillegg til krav til spesialrom for arkiv, som er strengare.

Først og fremst må arkivmaterialet skjermast mot ytre påverknad som kan føre til reduksjon eller tap av informasjon og dermed av verdien som dokumentasjon. Derfor er det viktig:

• å hindre at arkivmateriale blir skadd gjennom ytre påverknad (vass-skade, brann osv.)

• å redusere den fysiske aldringa og slitasjen mest mogleg (klimatiske tilhøve, fysisk og kjemisk påverknad frå omgivnadene, bruksvilkår osv.)

• å hindre at uvedkommande får høve til å skade eller fjerne arkivmateriale (skadeverk, tjuveri, ureglementert utlån og bruk, tilgrising og uorden osv.)

• å hindre innsyn frå uvedkommande i arkivmateriale som ikkje er offentleg tilgjengeleg

For offentleg sektor var fristen for å ha føreskrivne ordningar for arkivlokale sett til 1. januar 2012. Denne fristen vart fastsett då forskrifta tok til å gjelde i 1999, for å gi kommunane nok tid til å få på plass forskriftsmessige lokale. I 2011 rapporterte berre 73 kommunar at alle arkivlokala var i samsvar med krava i arkivforskrifta.

For langtidsoppbevaring av digitalt skapte arkiv finst det ikkje tilsvarande krav i Noreg. Det finst ein internasjonal standard på området, TRAC (Trustworthy Repositories Audit & Certification), men han er enno ikkje omsett til norsk eller omarbeidd til forskrift for å sikre ivaretakinga av integritet og autentisitet ved langtidslagring av digitalt skapte arkiv.

For å oppnå sertifisering etter krava i TRAC må eit digitalt depot opne for innsyn og evaluering. Depotet må sjølv aktivt kunne dokumentere og demonstreresi evne til å oppfylle krava, medrekna krav som TRAC set til styring og ansvarsevne, langsiktigheit og organisatorisk overlevingsevne, økonomi og finansiell berekraft. I administrasjonen av digitale arkiv må eit depot kunne demonstrere at bevart informasjonsinnhald framleis er i samsvar med det opphavleg mottekne innhaldet.

Privatarkiv

Arkivlova har eigne reglar for privatarkiv. Riksarkivaren har eit overordna nasjonalt ansvar (kapittel III). Han skal halde oversyn over verneverdige privatarkiv, føre register over privatarkiv som er i hende på offentlege og private oppbevaringsinstitusjonar, og han kan registrere visse privatarkiv som særskilt verneverdige. Vidare skal Riksarkivaren gi nærare retningslinjer for arbeidet med privatarkiv i Arkivverket, og han kan fastsetje at desse retningslinjene også skal gjelde for andre offentlege organ som arbeider med å ta vare på privatarkiv, og for private institusjonar som tek imot offentleg stønad til dette arbeidet. Arkivlova gir Riksarkivaren fullmakt til å krevje at også private rettssubjekt skal følgje reglane som gjeld for offentlege arkiv. Dette gjeld mellom anna private rettssubjekt som har fullmakt til å gjere enkeltvedtak og gi forskrifter. Det er likevel slik at ikkje alle rettssubjekt som har journalføringsplikt etter offentleglova, har arkivplikt etter arkivlova.

4.2.3 Andre lover

Rett til innsyn – offentleglova og forvaltningslova

For store delar av arkivmaterialet i offentleg forvaltning gjeld publikumsretten til innsyn, slik det er slått fast gjennom offentleglova. Eventuelle avslag på førespurnader om innsyn skal grunngivast. I gjeldande offentleglov er det ikkje sett noka grense for kor langt attende i tid innsynsretten gjeld. Det følgjer av dette at også arkivdepotinstitusjonane som hovudregel må ha ein heimel i offentleglova, eller i forskrifta til lova, dersom dei avslår å gi innsyn. Eit eventuelt avslag må grunngivast i relevante reglar.

Offentleglova set nokre krav til identifikasjon av kva ein ynskjer innsyn i, før ein har etablert ein klar rett til innsyn etter lova. Praksis både i forvaltninga og i offentlege arkivdepot i dag er at det blir sett lågare krav til identifisering enn det som følgjer av offentleglova, og at det blir lagt ned mykje arbeid i å finne fram til ynskjeleg informasjon også i materiale som er mangelfullt ordna.

Der arkivskaparane har sine offentlege journalar, har depotinstitusjonane sine arkivkatalogar. Ein hovudaktivitet i arkivinstitusjonane er å leggje til rette for at publikum skal kunne identifisere kva dei ynskjer å sjå, for eksempel gjennom gode arkivkatalogar. I dag blir det berre produsert elektroniske katalogar, som i tillegg blir lagde ut på Internett.

Offentleglova har eitt påbod om unntak frå offentlegheit, nemleg for opplysningar der det gjeld teieplikt. Generelle reglar om teieplikt for offentlege tenestemenn er gitt i forvaltningslova. Ei rad særlover inneheld eigne reglar om teieplikt, for eksempel helselovgivinga og politilova. Både forvaltningsorgan og ein del arkivdepot oppbevarer dokument med opplysningar som er graderte etter tryggingslova, og dette medfører både teieplikt og særlege krav til skjerming av opplysningane.

I personopplysningslova er ikkje omgrepet teieplikt brukt, men lova gir påbod om å setje i verk tiltak for å ordne med tilstrekkeleg konfidensialitet. Regelen må sjåast i samanheng med formålet for personopplysningslova: å sikre personvernet. Forvaltningsorgan og arkivdepot må rette seg etter dei krava som følgjer av personopplysningslova med forskrifter. Dette vil somme gonger setje grenser for kva som kan gjerast fritt tilgjengeleg, og somme gonger også for korleis materialet kan formidlast.

Også åndsverklova kan setje grenser for bruk av arkivmateriale. Forskrifta til åndsverklova gir arkiv, bibliotek og museum høve til å vise fram materialet i tråd med det som er formålet deira, trass i at materialet er verna gjennom reglane i åndsverklova. Lova set likevel grenser for kva slags materiale som kan gjerast tilgjengeleg, og for korleis dette i så fall kan skje.

Arkivdepot og forvaltningsorgan må rette seg etter dei mange regelsetta, og dei må halde styr på kva for reglar som gjeld for kva slags materiale. Og dei ulike regelsetta harmonerer ikkje alltid. Det er vanskeleg å gjere vedtak når fleire ulike lovreglar kan gjelde for same materialet, og likeins når avgjerder etter ulike reglar kan føre til forskjellig praksis for opplysningar som kan vere nokså like.

At det er teieplikt for opplysningane, er ikkje alltid det same som at opplysningane ikkje i noko fall kan brukast eller tilgjengeleggjerast. Det kan vere aktuelt med fleire typar innsyn i opplysningar det er teieplikt for, både når materialet er i aktiv bruk hos arkivskaparen, og etter at det er avlevert til depotinstitusjonen.

Som hovudprinsipp kan alle få innsyn i opplysningar om seg sjølv. Det følgjer for eksempel både av personopplysningslova, helselovgivinga og fleire andre lover. Også forvaltningslova gir høve til unntak frå teieplikta i slike tilfelle.

Vidare kan den som er part i ei sak, ha krav på eller kunne få innsyn i opplysningane om andre personar som er part i same saka. Det gjeld nokre avgrensingar i denne innsynsretten, men i slike saker er det likevel viktig å ha ei rett forståing av kven som kan reknast som part i ei sak.

Forvaltningsorgana kan ha behov for opplysningar som det er teieplikt for. Det er derimot ikkje slik at det er fri flyt i forvaltninga av opplysningar som har teieplikt, heller ikkje frå arkivinstitusjonar til andre forvaltningsorgan. Det organet som har skapt og avlevert arkiv, vil som hovudregel få innsyn i det materialet organet sjølv har avlevert. Men elles må det som utgangspunkt vere ein særleg lovheimel for å levere ut dei aktuelle opplysningane, eller det må liggje føre eit samtykke frå den det gjeld.

Då teiepliktsreglane kom inn i forvaltningslova frå 1. januar 1978, var det ein føresetnad at desse reglane ikkje skulle gjere det vanskelegare enn før å drive samfunnsnyttig forsking. Det vart derfor teke inn ein regel i forvaltningslova om at teieplikta ikkje skulle vere til hinder for at eit forvaltningsorgan kunne gi forskarar tilgang til opplysningar det var teieplikt for. Dette skjedde på det vilkåret at forskaren òg skulle ha teieplikt, altså berre kunne bruke slike opplysningar i anonymisert form.

Det var likevel ikkje slik at alle forvaltningsorgana fekk fullmakt til å gjere vedtak om å gi forskarar innsyn i opplysningar det var teieplikt for. I utgangspunktet er det enno slik at det berre er departementa som kan gjere slikt vedtak. Med heimel i lova er departementa i forskrift gitt høve til å delegere denne fullmakta til underordna organ. Riksarkivaren har fått delegert fullmakt frå Kulturdepartementet til å gjere slike vedtak når det gjeld materiale som er avlevert til det statlege Arkivverket. Andre arkivinstitusjonar har ikkje den same retten, og det skaper ein del utfordringar, særleg for kommunal sektor. Ved forskriftsendring av juni 2011 har departementa fått rett til, med samtykke frå Kulturdepartementet, å delegere fullmakta si på dette området når det gjeld kommunale arkiv, til Riksarkivaren. Ettersom denne ordninga er heilt ny, må ein hauste røynsle før ein kan seie noko meir om ordninga.

Tidslengda for teieplikta

Kor lenge teieplikta skal vare, kan vere opphav til uvisse. Hovudregelen etter forvaltningslova er klar nok, teieplikta varer i 60 år (alderen på opplysninga) med mindre det er fastsett noko anna. Men at det ein gong har vore teieplikt for ei opplysning, vil ikkje dermed utan vidare seie at det i alle tilfella er teieplikt for opplysninga til det har gått 60 år. Teieplikta kan reknast å gjelde så lenge vilkåra for teieplikta er til stades. I forvaltningslova vil dette for personopplysningar seie så lenge det er vanleg å halde den aktuelle typen opplysningar for seg sjølv, og for forretningsopplysningar så lenge opplysningane kan vere viktige for forretninga. Særleg når det gjeld forretningsopplysningar, vil behovet for å verne opplysningane kunne ta slutt lenge før det har gått 60 år.

På den andre sida kan 60 år somme gonger opplevast som ei kort tid for teieplikta. Dette prøvde ein å bøte på ved at det i forskrift vart fastsett at teieplikta for opplysningar i barnevernssaker skulle gjelde i 80 år, og seinare at teieplikta for opplysningar i adopsjonssaker skulle gjelde i 100 år. I ny samla forvaltningslovforskrift vart desse to typane opplysningar samla i éi forskrift, der teieplikta er sett til 100 år. I tillegg vart det fastsett at Riksarkivaren kunne forlengje teieplikta utover det som elles gjeld, når det er nødvendig av personverngrunnar. Fullmakta til Riksarkivaren må brukast i kvart enkelt tilfelle, og ho gjeld berre for opplysningar i materiale som er avlevert til det statlege Arkivverket.

Den fullmakta Riksarkivaren har fått for å fylle eit behov som må kunne seiast å vere generelt, dekkjer altså ikkje alle offentlege arkiv. Førekomsten av konkrete personopplysningar med behov for vern kan truleg til dels vere atskilleg større i kommunalt arkivmateriale enn i statleg materiale. Men for dette materialet finst ingen tilsvarande rett for nokon til å forlengje teieplikta.

Tilgjengeleggjering av arkivmateriale

Hovudregelen er at folk flest har rett til innsyn. Framanfor har vi likevel vist til fleire reglar som set grenser for retten til innsyn. Vi har òg vist til reglar som opnar for å gi innsyn når visse vilkår er til stades, jamvel om det i utgangspunktet er avgrensing som gjeld. I alle fall er det ikkje alltid slik at dokument og opplysningar aktivt kan tilgjengeleggjerast, og spesielt ikkje publiserast. Etter offentleglova avgjer eit offentleg organ på eiga hand korleis dei tilgjengeleggjer dokument ved krav om innsyn. Det vil seie at den som krev innsyn, ikkje kan krevje at innsynet blir gjennomført på ein bestemt måte. Som hovudregel kan ein likevel krevje kopi av dokumenta. På den andre sida står heller ikkje organet alltid heilt fritt til å velje innsynsmåte.

Personopplysningslova

Personopplysningslova avgrensar ikkje innsynsretten etter offentleglova. Det er likevel slik at innsynsrett ikkje utan vidare gir rett til innsyn på kva måte som helst. Særleg personopplysningslova set grenser for kva som kan leggjast ut på Internett. Denne lova er ikkje særleg spesifikk, det er ei generell lov som skal regulere eit veldig stort område. Ein reknar det for å vere i samsvar med intensjonen i lova å ikkje leggje ut på Internett arkivmateriale som opnar for å søkje på namn på personar som er i live. Dette er eigentleg uavhengig av kva slags type opplysningar det handlar om, men kravet til aktsemd aukar dess nærare ein kjem opplysningar som av nokon kan oppfattast som særleg personlege.

Åndsverklova

Eit dokument som kjem inn til eit offentleg organ, er etter offentleglova offentleg. Unntak frå offentlegheit krev heimel i offentleglova eller i forskrift til lova. Eit slikt dokument kan likevel ha eit innhald som gjer at det er verna etter åndsverklova. Dette kan gjelde eit vanleg brev, men særleg kan det vere tilfellet med fotografi, der det ikkje finst noko krav til åndsverkhøgd for at vern skal setjast i verk. Åndsverklova hindrar ikkje innsyn på førespurnad, men kan hindre at dokumentet blir digitalisert, eventuelt lagt ut på Internett. Eit dokument sendt til eit offentleg organ må reknast for å vere spreidd utanfor ein privat krins, altså å vere offentleggjort i åndsverklovas meining. Det fører til at arkivinstitusjonen kan kopiere dokumentet til privat bruk.

Dokument som er produserte i offentleg forvaltning som ledd i ordinær verksemd, er i hovudregelen ikkje verna etter åndsverklova, same kva innhald dei har. Slike dokument kan derfor tilgjengeleggjerast fritt utan at lovverket hindrar det.

Særleg om fotografi

Fotografisk materiale er ein type arkivdokument som er ekstra krevjande på fleire måtar. Når det gjeld forholdet til innsyn og innsynsrett i offentlege arkiv, er reglane teknologinøytrale, det vil seie at innsynsretten gjeld uavhengig av i kva form eit dokument ligg føre. Eit fotografi kan i dag eksistere i ulike former. Men uavhengig av teknologi kan det vere slik at også eit fotografi kan røpe opplysningar som det er teieplikt for. Då gjeld dei same avgrensingane for innsynsrett til fotografiet som for opplysningar i andre dokument som det er teieplikt for. I tillegg kjem at reglane i åndsverklova krev særleg påakting ved handtering av fotografi.

Kjelde: Foto: Riksarkivet. Arkivreferanse: S-1540

Eit vilkår for at eit fotografi fritt kan nyttast i formidling av arkiv, er at det anten er så gammalt at det har falle i det fri, eller at rettsspørsmåla er avklarte på ein slik måte at bruk kan skje. I mange tilfelle kan det finnast måtar å få til slik avklaring på, for eksempel gjennom avtalar med rettshavarorganisasjonane. Slik rettsklarering kan somme gonger vise seg vanskeleg å få til. I verste fall kan det føre til at eit bestemt fotomateriale ikkje kan brukast i aktiv formidlingssamanheng.

eForvaltningsforskrifta

Kommunikasjon i elektronisk form er i liten grad drøfta i arkivlova med forskrifter. Men forskrift om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltninga (eForvaltningsforskrifta) inneheld reglar som gir føringar for rutinar og prosedyrar knytte til arkivdanninga. Alle som vender seg til eit forvaltningsorgan kan i prinsippet bruke elektronisk kommunikasjon. Forskrifta regulerer korleis partane skal varslast om enkeltvedtak som er gjennomførte. Den gir retningslinjer for korleis forvaltningsorganet skal handtere meldingar som er krypterte eller signerte med elektronisk signatur. Særleg viktig her er § 26, som gir reglar om arkivering av avansert elektronisk signatur o.a.

Forskrifta gir òg nærare reglar for korleis forvaltningsorgana skal leggje til rette for elektronisk kommunikasjon. Vidare er det reglar for kontroll av elektroniske signaturar. § 26 drøftar også problematikken rundt arkivering av elektroniske signaturar over tid ved konvertering av dokument. Arkivet skal ved mottak verifisere signaturen og deretter på forsvarleg måte stadfeste tilknytinga mellom meldinga, signaturen og relevante opplysningar frå sertifikatet.

Arkivlova og arkivforskrifta vart harmoniserte med dei nye reglane i eForvaltningsforskrifta då forskrifta tok til å gjelde.

4.3 Utdanning, kunnskapsutvikling og forsking

4.3.1 Innleiing

Trass i at arkivvitskap eller arkivkunnskap ikkje er eit gammalt fag i Noreg, er det fleire europeiske land som har lange tradisjonar, for eksempel École de chartes i Paris frå 1821 og Archivschule Marburg ved Universitetet i Marburg frå ca. 1900. Utdanning og utvikling av kunnskap har vore viktig for kompetansehevinga i arkivdannings- og arkivbevaringsinstitusjonane i Noreg dei siste tjue åra. Utdanningstilbod og andre kompetansehevande tiltak vil også i framtida vere viktige verkemiddel for å nå mål i arkivpolitikken.

I fleire typar arkivinstitusjonar har det vore ei utvikling mot aukande spesialisering. Mens den klassiske arkivaren hadde hovudfag i historie og fungerte som ein altmoglegmann eller -kvinne, har arbeidsoppgåvene, kompetansekrava og rekrutteringa til arkivaryrket endra seg dramatisk over tid, særleg dei siste tjue åra. Altmoglegmannen eller -kvinna er i ferd med å vike for meir spesialisert kompetanse som informatikarar, pedagogar og personar med meir samansett fagbakgrunn. Færre av desse nye er tilsette i vitskaplege stillingar, som det framleis er historikarar som dominerer.

Med bakgrunn i overgangen til elektronisk arkivdanning, har behovet for kompetanse i arkivtenestene vorte endra. Ein sentral del av det daglege arkivarbeidet er rettleiing i og kvalitetssikring av den elektroniske arkivdanninga.

Arkivarar med forskingskompetanse har akademisk utdanning av høgare grad. Dei fleste er filologar med historie og fleire andre fag i fagkrinsen. Mange har språkfag: nordisk, engelsk, fransk, tysk, latin eller andre språk. Nokre arkivarar har informatikk, administrasjons- og forvaltningsfag, juridiske fag, statsvitskap, arkivkunnskap, sosiologi, sosialantropologi, folkeminnevitskap, etnologi eller andre fag.

4.3.2 Arkivutdanning

Universitetet i Oslo tilbyr studiar i arkivkunnskap som bygd opp av enkeltemne. Undervisninga omfattar klassisk arkivteori, forsking om arkivas «natur», viktige arkivrutinar i tradisjonell arkivskaping og katalogisering og framstilling med relevans for arkiva i depot. Studiet drøftar innhaldet i og rolla til proveniensprinsippet, og nye tilnærmingsmåtar til bevaringsvurdering av arkivmateriale. I studiet av arkivdanninga veks det fram ei sterkare understreking av arkiv som ein dynamisk og kontinuerleg prosess. Arkivkunnskap har eit tverrvitskapleg preg med innslag av kulturhistorie, administrasjonshistorie, jus og informatikk. Ein stor del av undervisninga er knytt til elektroniske arkiv – særpreget deira, forholdet til papirbaserte arkiv og dei utfordringane dei elektroniske arkiva skaper for bevaring og bruk av arkiv.

Høgskolen i Oslo og Akershus tilbyr studium i arkiv- og dokumenthandtering. Studiet gir teoretisk, metodisk og teknisk innsikt i kvifor og korleis arkiva blir skapte, organiserte, bevarte og brukte i privat og offentleg verksemd. Studiet omfattar kunnskap om kva arkiva har å seie for enkeltmenneske, organisasjonar, verksemder og samfunnet, og om regelverket for offentlegheit og innsyn. Studiet gir kompetanse i digital arkivdanning og elektroniske arkivsystem, og ein lærer korleis arkivfunksjonar i verksemder og organisasjonar kan planleggjast og administrerast på ein forsvarleg og effektiv måte.

Høgskolen i Lillehammer tilbyr studium i arkiv- og informasjonsforvaltning. Studiet er retta mot å handtere elektronisk informasjon. Studiet gir kunnskapar, ferdigheiter og haldningar til arkivrelevante fagområde, lover og forskrifter, informasjon og informasjonsforvaltning, trygging ved elektronisk arkivering og innsikt og kunnskap om prinsipp og metodar for registrering, bevaring, ordning og formidling av digitale arkiv.

Arkivakademiet er ei stifting skipa i 1992 av Norsk Arkivråd og Riksarkivaren. Stiftinga har til formål å drive arkivutdanning på høgskulenivå. Arkivakademiet tilbyr eit studieprogram som er delt i to einingar – ei grunneining og ei spesialeining. Studieprogrammet for Arkivakademiet er godkjent som høgskuleutdanning av Nasjonalt organ for kvalitet i utdanninga. Studiet er først og fremst lagt til rette for tilsette som arbeider på heiltid eller deltid med arkivmateriale innanfor offentleg forvaltning eller i private bedrifter og organisasjonar. Arkivakademiet har vore det arkivutdanningstilbodet som har hatt flest studentar. Sidan etableringa har 1077 studentar fullført grunneininga og 200 spesialeininga. Frå studieåret 2013/2014 blir dette studietilbodet vidareført av Høgskolen i Oslo og Akershus.

I tillegg til Arkivakademiet tilbyr Norsk Arkivråd ein kursserie, først og fremst knytt til arkivskaping. Tilbodet er retta mot tilsette som arbeider med arkiv i arkivskapande institusjonar. Norsk Arkivråds grunnkurs i offentleg arkivdrift er mynta på arkivmedarbeidarar eller andre som jobbar med elektroniske arkiv.

Landslaget for lokal- og privatarkiv (LLP) steller til kurs som gir grunnleggjande innføring i arbeid med historiske arkiv. I tillegg arrangerer LLP kurs for arkivarar på musea eller for tilsette i museum som arbeider med historiske privatarkiv. I kurs for tilsette på bibliotek som arbeider med privat arkivmateriale eller lokalhistoriske samlingar, blir det lagt særleg vekt på ordning og registrering av småskrifter og arkivfragment.

4.3.3 Kunnskapsutvikling og forsking

Arkivverket har det største forskingsmiljøet på arkivområdet i Noreg. Arkivarar i Arkivverket har drive med historie- og arkivforsking lenge, men det var først frå 1995 at dette kom inn i meir formelle rammer. Arkivarar i Arkivverket som er tilsette i full stilling, har avtalefest forskingsrett i ein del av stillinga. Dei kan drive forsking i 30 arbeidsdagar i året etter å ha vore tilsette i to år i Arkivverket, og etter å ha gjennomgått eit obligatorisk lesepensum for arkivarar. Forskingsutvalet for Arkivverket vart skipa i 1995. Det sprang ut av eit ynske om å stimulere til meir produktivitet i forskinga, dreie tyngdepunktet meir i arkivfagleg retning og på sikt etablere eit arkivfagleg forskingsmiljø. Ei sentral godkjenningsordning for sjølvvalde forskingsprosjekt vart etablert. Eit anna tiltak som forskingsutvalet sette i gang, var årlege forskingsseminar der forskinga i Arkivverket vart presentert og diskutert internt i Arkivverket. Rapportane frå forskingsseminara blir publiserte i skriftserien «Riksarkivarens rapporter og retningslinjer».

Riksarkivaren har i tillegg til den sjølvvalde forskinga gitt stønad til fleire etatsprosjekt der medarbeidarar i stuttare eller lengre periodar er kjøpte fri for å gjennomføre prosjekta. Det er mellom anna skrive administrasjonshistorie som dekkjer perioden frå 1660 fram til i dag, og det er gitt ut lærebok i gotisk skrift. Fleire av desse publikasjonane er med på å dekkje behova for lærebøker i arkivutdanninga.

Ein komité som på oppdrag frå Forskingsrådet evaluerte norsk historieforsking i perioden 2001 – 2005, hadde Arkivverket på lista over aktuelle forskingsinstitusjonar – og har også i oppfølginga av evalueringa plassert Arkivverket på linje med høgskular og universitet som har historieforsking på programmet. Dette har vore den tradisjonelle tilnærminga til forsking i Arkivverket, der arkivarane særleg har arbeidd med administrasjonshistoriske problemstillingar. Dei siste åra har problemstillinga som blir vald ut for forsking, gått meir i arkivfagleg retning enn i historisk retning. Eksempel på arkivfaglege prosjekt er eit samarbeidsprosjekt mellom fleire arkivarar om norsk kassasjonspraksis, ein studie i korleis norske historiestudentar bruker arkivkjelder, og ein artikkel om multiproveniens i arkivsystema.

Riksarkivaren gir årleg ut eit varierande tal forskingsbaserte monografiar og kjeldesamlingar anten sjølv eller i samarbeid med forlag. I 2011 vart det gitt ut 5 monografiar og kjeldesamlinger. I tillegg kjem handbøker, rettleiingar og standardar som også er forskingsbaserte. Tilsette i Arkivverket deltar i utgiving og redaksjon av andre vitskaplege publikasjonar og medverkar i artiklar til faglege tidsskrift. Ein reknar at forskingsverksemda fordeler seg ganske jamt på arkivfaglege og historiefaglege spørsmål. Riksarkivet hadde i 2010 – 11 drøgt 55 tilsette som har eller kan ha ansvar for sjølvstendig forskingsverksemd. Forskingsproduksjonen ved Arkivverket har ikkje vore omfatta av same finansieringssystem som universitets- og høgskolesektoren.

Forskinga i Arkivverket har fleire former. Delvis inneheld den sjølvstendige og langsiktige arbeid og prosjekt av arkivfagleg og historieretta art, og delvis inngår forskinga som ein del av Riksarkivarens forvaltning og makt. Det dreier seg mellom anna om forsking for å leggje til rette for og gjennomføre bevarings- og kassasjonsvurderingar, arkivbeskrivingar og arkivformidling.

Arkivverket starta i 2011 en planprosess for mellom anna å strømlinjeforme forskingsverksemda, styrkje forskingskoordineringa og utvikle rapporterings- og målingsfunksjonar for forskingsarbeidet i etaten. Nokre element i dette arbeidet er:

• betre tilknyting til Frascati-manualen

• utvikling av en eigen forskingsprofil for etaten

• meir eksplisitt tilknyting av etatsforskinga til samfunnsoppdraget

• meir finmaska fordeling av verksemda på målområde i verksemdsplanen

• forskingsfelt under dei to hovudområda historieretta og arkivretta forsking.

Ein ventar å avslutte prosessen i 2013.

Ein del av arbeidet i Arkivverket ligg i grenselandet mellom forskings- og utviklingsarbeid. Det gjeld for eksempel arbeidet med utvikling av Noark-standarden og arbeidet med langtidslagring av elektroniske arkiv. Arkivverket har òg vore deltakar i eksterne forskingsprosjekt som det treårige LongRec-prosjektet. Prosjektet var støtta av Forskingsrådet og vart avslutta hausten 2010. Målet er sikker langtidslagring av digital informasjon. Prosjektet såg særleg på semantiske løysingar for attfinning, problemstillingar knytte til autentisitet over tid, utfordringar med kort levetid for lagringsløysingar og søkjefunksjonalitet generelt. Andre partnarar i prosjektet var mellom andre Det norske Veritas, Statoil Hydro, Utanriksdepartementet, Bankenes Betalingssentral og Brønnøysundregistrene.

Fleire kommunale og fylkeskommunale arkivinstitusjonar har dei siste åra byrja å sjå på forsking som ei oppgåve for arkivarane. Bergen byarkiv har nedfelt forsking som eit eige punkt i strategiplanen sin, der forskinga frå arkivarane mellom anna blir vurdert som ein viktig føresetnad for å kunne drive god forskarservice. I Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane og Vestfoldarkivet er forsking og kunnskapsproduksjon eit eige arbeidsområde for arkivfagleg tilsette med forskarkompetanse.

Dei kommunale, fylkeskommunale og interkommunale arkivinstitusjonane (IKA-institusjonar) har for avgrensa ressursar kvar for seg, både når det gjeld personale og økonomi, til å drive arkivfagleg forsking. Det vil vere mogleg å ha større grad av samarbeid om forsking og forskingsprosjekt på tvers av IKA-institusjonar og i samarbeid mellom IKA-institusjonar og Arkivverket, høgskular og universitet. Det kommunale arkivmiljøet er som det statlege miljøet engasjert i fleire utviklingsprosjekt som har ein forskingsdimensjon, for eksempel eit prosjekt om metode for langtidslagring av elektronisk materiale i kommunal sektor.

Ved private arkivinstitusjonar som Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek og stiftinga Aust-Agder kulturhistoriske senter har arbeidet med forsking vore ein del av den daglege verksemda gjennom mange år. Aust-Agder kulturhistoriske senter har ein eigen forskingskoordinator. Prosjektet Minoriteter i offentlige arkiver– en undersøkelse av minoritetskulturers plass i offentlige arkiver vart sett i gang av Landslaget for lokal- og privatarkiv og hadde som målsetjing å studere arkivmaterialet knytt til kvener og samar og møta deira med offentlege institusjonar. Prosjektet har fått internasjonal blest, har vorte presentert på internasjonale konferansar og er publisert i tidsskriftet Archival Science.

Nasjonalbiblioteket er eit forskingsbibliotek og ein viktig bevaringsinstitusjon for privatarkiv. Nasjonalbiblioteket forskar innanfor sine spesialområde og utforma ein forskingsstrategi i 2008. Forskingsprosjektet Archives in motion har ei mediehistorisk og filosofisk-metodisk tilnærming.

Arkivarforeningen er ei fagpolitisk foreining i Forskarforbundet. Arkivarforeningens haustseminar i 2008 var vigd til forsking innanfor arkivsektoren. Her vart det uttrykt behov for eit vidare arbeid med kunnskap om forskingsområdet. I 2009 gjennomførte Arkivarforeningen ei spørjeundersøking blant medlemmene sine om forsking og haldningar til forsking. Trass i at mange av medlemmene i Arkivarforeningen har forskingsrett i stillingane sine, syner undersøkinga at det er det mange som likevel ikkje nyttar denne retten, og av dei som bruker forskingsretten, dominerer historiefagleg arbeid. Arkivarforeningens undersøking viser at det i praksis ikkje blir gjennomført forsking blant medlemmer som er tilsette i kommunale arkivinstitusjonar. Den viktigaste grunnen som blir gitt, er at dei ikkje har fått høve til å forske i stillinga. Undersøkinga viser at dei tilsette oppfattar at arbeidsgivaren har ei positiv innstilling til arkivfagleg forsking generelt.

Medarbeidarar i arkiv, bibliotek og museum driv i ulik grad forsking med utgangspunkt i institusjonssamlingane eller i det emneområdet som er basis for verksemda. Tradisjonelt har denne forskinga ofte vore driven ut frå den faglege praksisen og interesseområdet til kvar enkelt. Både arkiv, bibliotek og museum vil kunne ha nytte av eit forskingssamarbeid med ulike fagmiljø i og utanfor universitets- og høgskulesektoren og instituttsektoren.

Riksantikvaren, dåverande ABM-utvikling og Norsk kulturråd samarbeidde i perioden 2007 – 2009 om prosjektet Kulturarv i fortid, samtid og framtid (KAFF). Prosjektet har sett på kunnskaps- og forskingsbehov på kulturarvsområdet, og har medverka til å klargjere dette behovet. Gjennom dialog med Forskingsrådet og forskingsinstitusjonane var det eit mål for prosjektet å stimulere til forskingsprogram og større forskingsinnsats. Dei samarbeidande institusjonane hadde klare felles interesser og samanfallande kunnskapsbehov innanfor temaområdet. Samstundes har dei forskjellig ansvarsområde og dermed ulike innfallsvinklar til temaet. Målet med KAFF var å få fram eit betre kunnskapsgrunnlag, dels for å skape debatt, men først og fremst for å medverke til fornying av praksis i kulturvernet. Styrking av forsking og forskingsformidling vart rekna som eit middel for å få til dette. Prosjektet hjelpte særleg til med å avdekkje kunnskapsbehov om kulturvernets samfunnsrolle og samfunnsverdi, og om institusjonar og aktørar og praksisen deira på området.

I dei siste 10 – 15 åra har det utvikla seg meir strukturerte og breiare prosessar i forvaltningsområda for å få fram kunnskapsbehova på området. I tillegg til KAFF-samarbeidet har både Riksantikvaren og Kulturrådet arbeidd med å få fram oversyn som fortel noko om kunnskapsbehovet for kulturvern. I samarbeid med dåverande ABM-utvikling gjennomførte Norsk kulturråd prosjektet Museum, arkiv og samfunn. Kunnskapsbehov og utfordringer (Ydse-rapporten). Prosjektet tok for seg rolla til musea og arkiva i lys av samfunnsutviklinga og konkluderte mellom anna med at det er behov for å styrkje forskinga i arkiva og musea. Ydse-rapporten peiker òg på behovet for meir forsking om arkiva og musea. Dette fell godt saman med KAFF-prosjektets konklusjonar omkring kunnskapsbehov. Begge instansane strekar under behovet for å studere kulturverninstitusjonane i lys av endringsprosessar i samfunnet.

4.4 Statlege løyvingar til arkivbevaring

4.4.1 Løyvingar til Arkivverket

Arkivverket blir finansiert med løyvingar over statsbudsjettet, med salsinntekter og oppdragsinntekter. For 2012 utgjer løyvingar til Arkivverket på post 01 Drift og post 45 Større investeringar og vedlikehald 301,7 millionar kroner. Tilsvarande løyvingar til Arkivverket i 2005 var på 183,4 millionar kroner. Desse løyvingane til Arkivverket er auka med 118,3 millionar kroner – 64,6 pst. – frå 2005 til 2012.

Arkivverket har ført rekneskap over utviklinga i utgifter til høvesvis løn, drift av bygningar og anna drift. Rekneskapen viser at dei prosentvise delane av løyvingane som har gått til dei tre hovudområda har vore ganske stabile i perioden 2005 – 2012.

4.4.2 Statlege tilskot til private arkivinstitusjonar

Den største private arkivinstitusjonen er Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek, som blir finansiert med 61 pst. private tilskot og 39 pst. statlege tilskot. Statstilskotet for 2012 er på 6,7 millionar kroner. Over Kulturdepartementets budsjett vart det i tillegg løyvd 1,2 millionar kroner til Misjonsarkivet.

4.4.3 Midlar frå Norsk kulturråd til arkivtiltak

Over Kulturdepartementets budsjett blir det årleg løyvd prosjektmidlar til samordning og utviklingstiltak på museums- og arkivområdet, til sikringstiltak i musea og til støtteordning for privatarkiv. Midlane blir forvalta av Norsk kulturråd. I 2012 er løyvinga til desse tiltaka på 35,4 millionar kroner. Av dette utgjer sikringstiltak i musea 9,7 millionar kroner.

Det er eit mål at arkiv og museum skal vere aktive og aktuelle samfunnsinstitusjonar. Midlar til samarbeids- og utviklingstiltak skal vere med på å nå dette målet. Midlane har gått med til prosjekt initierte av Norsk kulturråd og til å støtte tiltak i regi av andre aktørar. Prosjekta har hatt stor overføringsverdi og medverka til kvalitets- og kompetanseheving for heile arkiv- og museumssektoren. Prosjekt som har fått prioritet, har vore nyskapande, har tematisert samfunnsrolla til institusjonane eller medverka til refleksjon over eigen praksis innanfor innsamling, utstilling, formidling eller andre delar av museal og arkivfagleg verksemd.

Støtteordninga for privatarkiv er grunngitt i behovet for ein meir samla samfunnsdokumentasjon, der ein ser arbeidet med offentlege og private arkiv i samanheng. Målet er å bevare og tilgjengeleggjere arkiv frå privat samfunnssektor.