6 Spesielt om fordeler i form av tjenester, innbydelser mv.

6.1 Utgangspunkt – fordelen må ha saklig sammenheng med tjenesten

De fleste vil kunne avgjøre hvor grensen går for akseptabel bevertning. Hvis det legges opp til en storslått bevertning, bør man stille spørsmål om hvorfor det skjer. Er man i utgangspunktet i tvil, vil det være naturlig å avklare spørsmålet med ledere og/eller kolleger. Invitasjonen bør være åpen og komme til arbeidsstedet. Kommer invitasjonen til arbeidstakerens private adresse bør den alltid klareres med arbeidsgiver. Der det er klart at man mottar invitasjon til lunsjer og middager i kraft av sitt ansettelsesforhold, skal slike invitasjoner ha en klar, saklig sammenheng med arbeidstakerens oppgaver. En avsluttende lunsj eller middag etter gjennomførte forhandlinger, vil kunne stille seg annerledes enn tilsvarende traktement under forhandlingenes gang, men også da må man kreve at bevertningen ligger innenfor det akseptable.

6.1.1 Er dette bevertning og arrangementer jeg kan si ja takk til?

Her vil det være naturlig å stille de samme spørsmål som ved tilbud om gaver eller andre tjenester, se ovenfor under pkt. 4.1.4, og i tillegg kan vi spørre:

• Har man/har man hatt søknader eller lignende fra giveren til behandling?
• Har man i virksomheten snakket om hvem som skal delta?
• Forventes det en gjenytelse?
• Hvem betaler reise og opphold?
• Er det faglige innholdet av tilstrekkelig kvalitet og relevans?

6.1.2 Bevertning - frokost, lunsj og middag

Arbeidslunsjer eller middager vil være i orden, forutsatt at disse holdes på et akseptabelt nivå. Nøktern bevertning bør kunne aksepteres også i forhandlingsposisjoner. Under forhandlinger som strekker ut i tid, og hvor det er nødvendig med flere måltider, må den statlige virksomheten dekke sin del av måltidsutgiftene, dersom det er praktisk mulig. Under tilsynsbesøk, høringsmøter og befaringer må det kunne aksepteres enkel servering under møtene. De som utfører tilsyn mv. bør selv bekoste eventuell bespisning etter at arbeidet er ferdig.

6.2 Reiser

Utgangspunktet må være at den statlige virksomheten selv skal betale reise- og oppholdsutgifter for statsansatte som sendes ut i tjenesteoppdrag for arbeidsgiver. Unntak kan tenkes ved tjenestereiser som går til steder hvor det ikke er mulig, eller svært upraktisk å komme frem på annen måte enn ved hjelp av transportmidler som disponeres av den man skal besøke. Et aktuelt eksempel er oljeplattformer i Nordsjøen. Fellestransport over kortere avstander, for eksempel ved bedriftsbesøk, bør kunne aksepteres. Unntak kan også tenkes ved åpning av nye hotellkomplekser eller ved introduksjon av cruiseskip eller lignende, hvor statsansatte blir invitert til åpningsarrangement med overnatting eller ”minicruise”. I slike tilfeller vil det ofte ikke være et praktisk alternativ å betale for seg.

Normalt vil det ikke være tjenestelige behov for å delta på slike arrangementer. Hvis man likevel, i et tjenestelig perspektiv, finner det påkrevd å være til stede, må det skje i full åpenhet. Kostbare reiser, betalt av leverandører, vil ikke være akseptabelt. Det samme vil være tilfelle for opphold og reiser hvor arrangementet bare har et begrenset faglig innhold.

6.3 Seminarer, kongresser og lignende arrangementer

Dersom statlige, norske representanter skal delta på seminarer, kongresser og tilsvarende arrangementer organisert av eksisterende eller potensielle leverandører, må det kreves at representantene har en faglig tilknytning til de produkter eller tjenester som tilbys eller leveres.

Det samme må gjelde når hel- eller deleide statsselskaper står som arrangør. Reise- og oppholdskostnader ved slik deltakelse må dekkes av den virksomhet som sender sine representanter. Dekning av reise- eller oppholdsutgifter vil lettere kunne aksepteres for invitasjoner innenfor statlig forvaltning, for eksempel universiteter, fagmiljøer, eller fra et lands politiske myndigheter, under forutsetning av at arrangøren ikke er i en eksisterende eller potensiell leverandør- eller tilbyderposisjon

6.4 Invitasjoner til kultur- og idrettsarrangementer

Invitasjoner til tilstelninger og arrangementer som har et beskjedent faglig innhold eller er av ren sosial eller underholdningsmessig natur, bør som en klar hovedregel avslås. Dette gjelder spesielt tildeling av billetter til kostbare eller på annen måte særlige attraktive forestillinger eller arrangementer.

6.4.1 Er invitasjonen saklig begrunnet i stillingen?

Som et alminnelig utgangspunkt må invitasjoner også her ha en saklig begrunnelse. Invitasjon til jubileumstilstelninger, for eksempel når et stort norsk foretak markerer runde år, vil normalt være akseptabelt dersom deltakelse faller naturlig som en del av vedkommendes tjeneste. Dersom den som inviterer har tatt feil med hensyn til virksomhetens eller den statsansattes oppgaver, bør det gjøres oppmerksom på dette slik at invitasjonen kommer til rett mottaker.

6.4.2 Hvem inviterer og hvorfor?

Ved enhver invitasjon må det rutinemessig vurderes hvem som inviterer og hvorfor. Dette er særlig aktuelt ved invitasjoner fra private firmaer eller institusjoner. Tilsvarende vurderinger må imidlertid også gjøres ved invitasjoner fra offentlig eide selskaper, når disse konkurrerer i markedet. Det vil være mindre grunn til å være tilbakeholden der det er en offentlig kulturinstitusjon selv som inviterer, enn der en privat aktør har kjøpt plasser/billetter til arrangementet.

Den som inviterer kan ha en særlig interesse i å påvirke; for eksempel fordi man står overfor en konsesjonstildeling, tildeling av en stor kontrakt eller andre viktige avgjørelser av betydning for innbyderen.

6.4.3 Hvem blir invitert?

Når en statlig virksomhet blir invitert til tilstelninger eller arrangementer av sosial eller kulturell art, vil som regel virksomhetens øverste ledelse bli invitert. Dersom invitasjonene sendes til ledere og/eller saksbehandlere på lavere nivå, bør man være særlig oppmerksom på om disse er involvert i behandlingen av søknader eller andre typer saker som omhandler det firma som inviterer.

Generelt må statlige virksomheter som utsteder bevillinger og tillatelser, eller driver kontroll, revisjon og tilsyn, være særlig kritiske til hvilke arrangementer de deltar i dersom de ikke har en helt klar, faglig tilknytning.

Hvilken funksjon i virksomheten har den som blir invitert?

Øverste leder av en statlig virksomhet representerer normalt virksomheten i offisielle sammenhenger. I tillegg kan det også være naturlig at enkeltpersoner med særlig ansvar for fagområdet blir invitert. Det samme gjelder for departementene der det, i tillegg til den politiske ledelse, også kan være aktuelt å invitere enkelte personer fra embetsverket.

Kretsen av andre som blir invitert

Ved store arrangementer hvor ”alle” er invitert, for eksempel en konsert i regi av et symfoniorkesters hovedsponsor, idrettsarrangementer eller lignende, vil det være mindre problematisk å delta enn ved arrangementer hvor bare noen få utvalgte er invitert. Det er også et moment hvorvidt den som inviterer får en eksklusiv tilgang til den statsansatte, for eksempel ved bruk av en "lounge” eller tilsvarende.

6.4.4 Den økonomisk verdien av billetter og bevertning mv.

Ved invitasjoner fra norske eller utenlandske offentlige kulturinstitusjoner vil det som regel ikke være problematisk å motta billetter. Dersom det er private kulturinstitusjoner eller private aktører som tilbyr gratis plasser, bør utgangspunktet være at den statsansattes virksomhet dekker billettkostnadene. Vurderingen kan bli annerledes ved store arrangementer hvor "alle” deltar, jf. det som er sagt i punktet ovenfor.

6.4.5 Blir man invitert i privat eller offisiell sammenheng?

Det er vanlig og akseptabelt å representere dersom dette er en naturlig del av tjenesten. Hvis man inviteres i en privat sammenheng, for eksempel i et bryllup eller på private hytter, eventuelt med ektefelle, er det en situasjon som må vurderes ekstra nøye. Det er særlig relevant i hvilken egenskap man blir invitert; som en privat venn eller fordi man innehar en offentlig posisjon. Det at man innehar en offentlig posisjon skal selvsagt ikke hindre at man kan delta i en venns bryllup eller i annet sosialt samvær med venner og familie.

6.4.6 Invitasjoner som også omfatter ledsagere

Invitasjon med ledsager står prinsipielt i samme stilling som mottak av gaver eller andre ytelser, og må derfor som utgangspunkt vurderes på samme måte. Når en statsansatt inviteres med ledsager må utgangspunktet være at vedkommende selv eller ledsager dekker billettprisen i tillegg til eventuelle reise- og oppholdsutgifter. I representasjonssammenheng kan det likevel være slik at ledsagers utgifter kan dekkes av den som inviterer.

6.5 Bruk av privat eiendom (fast eiendom, bil, båt, fly)

Tilbud om å bruke privat eiendom til spesielle anledninger, for eksempel ved statsbesøk utenfor hovedstaden eller markering av runde år, må på samme måte betraktes som en gave eller fordel. Tilbudet må derfor avslås på linje med andre gaver eller tjenester i den grad de er egnet til å påvirke tjenesten.

6.6 Andre tjenester eller fordeler

Tilbud om medlemskap uten kostnader eller reduserte medlemsavgifter i forbund, foreninger, klubber eller lignende må vurderes på samme måte som gaver og øvrige fordeler som er omtalt ovenfor.

Hvis tilbudet kommer fra en tidligere leverandør, vil det kunne stilles spørsmål om det er en takk for tidligere tjenester, og bør avslås. Tilbud fra en nåværende leverandør vil, av samme årsaker, måtte avslås. Et tilbud fra en potensiell leverandør vil føre til at den statsansatte i eventuelle fremtidige forhandlinger vil bli inhabil og bør derfor avslås.

Dersom det ikke er noen faglig eller tjenestlig forbindelse mellom den som tilbyr gratis medlemskap eller redusert medlemsavgift, og den statsansatte selv og/eller den virksomhet som man er ansatt i, vil det i utgangspunktet ikke være noe til hinder for å ta imot et slikt tilbud. Et slikt tilbud som ikke bygger på lengre tids kjennskap eller vennskap bør føre til at den statsansatte rådfører seg med sine nærmeste foresatte.

6.7 Utgiftsdekning

Kan vi ta imot utgiftsdekning fra andre enn egen virksomhet?

Utgiftsdekning må likestilles med rene pengegaver og må som en klar hoved- regel avslås. De ulike momentene i skjemaet nedenfor kommer derfor bare til vurdering dersom verdien av den tilbudte utgiftsdekningen og sammenhengen den tilbys i er akseptabel.

*Utgangspunktet skal være at virksomheten selv dekker oppholds kostnadene dersom dette er praktisk mulig.

Som for gaver og bevertning m.m., vil det være naturlig å stille en del spørsmål i tilknytning til tilbud om utgiftsdekning:

• Har man/har man hatt søknader eller lignende til behandling fra den som tilbyr utgiftsdekning?
• Hva er bakgrunnen for at den statlige virksomheten skal få dekket disse utgiftene?
• Er det et klart forretningsmessig formål og er utgiftene relevante og dokumenterbare?
• Er utgiftsdekningen avtalt med virksomheten eller er det bare med de enkeltpersoner som mottar?
• Er virksomheten i en tilbuds- eller forhandlingssituasjon?
• Er det snakk om en betydelig/ubetydelig verdi?