4 Sentrale momenter ved vurderingen av gaver og andre fordeler

4.1 Utgangspunkt

Om en gave er av en slik karakter at den ikke bør mottas, vil bero på en helhetsvurdering. Det kan derfor ikke settes opp en uttømmende liste over relevante momenter. Som et overordnet hensyn må ansatte i statlige virksomheter som forhandler om leveranser mv., utsteder bevillinger og tillatelser eller driver kontroll, revisjon og tilsyn være særlig kritiske til hvem de mottar gaver eller andre fordeler fra og hvilke arrangementer de deltar i.

4.1.1 Ytterpunktene

Uansett hva slags gave, oppmerksomhet eller fordel det er snakk om, er det hensiktsmessig å operere med tre kategorier. Disse tre kategoriene skal gjenspeile de vurderinger man må gjøre i forbindelse med at man blir tilbudt en gave eller fordel:

1. Gaver eller fordeler som uten videre kan mottas.
2. Gaver eller fordeler som ikke bør mottas uten etter en nærmere vurdering.
3. Gaver eller fordeler som ikke under noen omstendigheter skal mottas.

I utgangspunktet vil de fleste skjønne når man krysser grensen fra uskyldige oppmerksomhetsgaver til uakseptable gaver eller fordeler. Rene oppmerksomhetsgaver som blomster eller en rimelig flaske vin etter et foredrag er i orden. Servering av kaffe, te, rundstykker, mineralvann og frukt på møter og lignende er greit, men det burde være klart for de fleste at man for eksempel ikke kan ta imot en feriereise eller andre verdifulle ytelser.

4.1.2 Normer for hva som er akseptabelt endres over tid

Samfunnets holdninger til hva som er etisk akseptabelt har endret seg i de senere årene. Økt oppmerksomhet om korrupsjon og uetiske handlinger og holdninger har generelt sett ført til et skarpere søkelys på etikk i samfunnsdebatten, i media, i forvaltningen og i det private næringsliv. Dette har videre ført til de etiske retningslinjer for statstjenesten, karanteneloven og til lokale etiske retningslinjer og varslingsrutiner. Dette har igjen ført til flere varslingssaker og til avdekking av korrupsjon i offentlig forvaltning. På denne bakgrunn kan vi kanskje hevde at normene for hva som kan aksepteres av gaver og andre fordeler i tjenesten reelt sett er blitt strengere. Den samme utviklingen beskrives bl.a. i en komparativ studie om standarder for profesjonsetikk for innehavere av statlige embeter i EU-landene og EU-institusjonene (se: Regulating Conflicts of Interest for Holders of Public Office in the European Union).

4.1.3 Hvis du er i tvil – spør din arbeidsgiver

”Hvis du er i tvil – ja, så er det ingen tvil” er et godt utgangspunkt, men i noen tilfeller kan man likevel ha behov for en avklaring. Hvis arbeidstaker er i tvil om en gave eller annen oppmerksomhet er av en slik karakter at den uten videre kan mottas, bør spørsmålet tas opp med arbeidsgiver. Dette kan bidra til avklaring av det konkrete tilfellet, og samtidig tjene som nyttig eksempel for andre ansatte i virksomheten.

4.2 I hvilken egenskap mottar man gaven?

Situasjonen man mottar gaven i, hvilken funksjon man har i virksomheten, enten til daglig eller når man mottar gaven, vil være av betydning ved vurderingen.

4.2.1 Mottar man gaven på egne vegne eller på vegne av virksomheten?

Det vil som regel være lettere å akseptere en gave gitt til virksomheten enn gaver til enkeltpersoner. Det må også trekkes en grense for hva som kan regnes som akseptable gaver til virksomheten. Jo større verdi gaven har, jo klarere vil det være at den ikke bør mottas, jf. pkt. 4.1.

4.2.2 Hvilken stilling eller funksjon har den ansatte i virksomheten?

Mottakers stilling eller rolle i virksomheten kan ha betydning for vurderingen av om en gave mv. kan mottas. Dette må sammenholdes med gavens art og omstendighetene ved gaveoverrekkelsen, jf. pkt. 4.1. Invitasjoner til ulike tilstelninger forutsetter som regel et krav om saklig tilknytning til tjenesten, se nærmere punkt 6.4.1.

Leder – Krav om synlighet og tilstedeværelse vil kunne innebære at det stilles større krav til den øverste ledelsen i virksomheten til deltakelse på arrangementer og lignende enn til øvrige ansatte, se nærmere under punkt 6. På den annen side vil en leder, dersom vedkommende har en sentral posisjon i virksomheten, kunne være mer utsatt for forsøk på påvirkning i form av gaver eller andre fordeler. Lederes adferd med hensyn til gaver vil være normsettende for de ansatte i virksomheten. Spesielt gjelder dette virksomhetens øverste ledelse. Dette poenget er understreket i forordet til ”Etiske retningslinjer for statstjenesten”, i avsnittet ”Arbeidsgivere, ledere og ansatte”.

Innkjøpere og bestillere vil normalt ha behov for å holde seg orientert om utviklingene i de markeder innkjøpene/bestillingene skal foretas i, noe som kan tale for at deltakelse på produktlanseringer, seminarer og lignende har saklig sammenheng med tjenesten. Utover deltakelse på rene faglige arrangementer og mottak av ordinært reklamemateriell, må innkjøpere, deres ledere og andre som har påvirkning på valg av produkter og leverandører utvise særlig aktsomhet.

Lov om offentlige anskaffelser § 5 setter noen grunnleggende krav til oppdragsgivers opptreden ved offentlige anskaffelser. God forretningsskikk, høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandlingen og at det ikke finner sted forskjellsbehandling er vesentlig. Hensyn som forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet gjennom hele prosessen blir understreket.

Innkjøpere er i en posisjon hvor de lett kan bli utsatt for forsøk på påvirkning, og dette er derfor et område hvor det må utvises særlig aktsomhet. Arbeidsgiver må være nøye med å gi veiledning, så vel om forholdet til gaver i tjenesten og forsøk på påvirkning, som om det generelle anskaffelsesregelverket. De som bestiller reiser, hotellopphold og kurs for de ansatte i virksomheten kan også bli utsatt for forsøk på påvirkning, som for eksempel suite for den som bestiller hotell eller kurs, tilbud om weekendopphold til reduserte priser mv.

4.2.3 Runde år, jubileer og lignende

Ved forskjellige former for jubileer og lignende er det vanlig at det gis gaver, både til enkeltpersoner og til virksomheten. Rene oppmerksomhetsgaver i forbindelse med personlige jubileer, runde år og lignende vil som regel være uproblematiske. Dersom det kommer kostbare gaver eller andre fordeler til enkeltpersoner, vil dette måtte vurderes på samme måte som i andre situasjoner. Forhold som gavens verdi, avsenders motivasjon, åpenhet mv., vil være viktige momenter i vurderingen.

Gaver eller andre fordeler som vil være problematiske å motta for enkeltpersoner, vil kunne være akseptabelt å motta for virksomheten. Sentralt i vurderingen står likevel forholdet mellom giver og mottakende virksomhet, jf. pkt. 4.1. Enkelte typer gaver vil det uansett være uakseptabelt å motta også som virksomhet, som for eksempel pengegaver eller gaver som lett kan omsettes i penger, se likevel pkt. 5.2.

4.2.4 Anerkjennelse for foredrag eller annen arbeidsprestasjon

Gaver i form av reklamemateriell eller oppmerksomhetsgaver etter et foredrag i form av blomster, konfekt eller en rimelig flaske vin vil som regel være akseptabelt. Ved oppdrag for nåværende eller potensielle leverandører bør en likevel være varsom med å motta gaver eller andre fordeler, selv om de har karakter av oppmerksomhetsgaver.

Statens personalhåndbok pkt. 10.4 har regler om godtgjøring og honorar for frivillig undervisning.

4.3 Er det ønskelig å motta gaven – og i tilfelle hvorfor?

Gaver og andre fordeler som tilbys fra andre enn hoved- eller biarbeidsgiver skal ikke supplere statlige ansattes lønns- og arbeidsvilkår. Som en tommelfingerregel kan man si at dersom det betyr mye for den enkelte å motta gaven eller fordelen, bør man normalt avslå. Når det gjelder såkalte oppmerksomhetsgaver av ubetydelig eller ikke-økonomisk verdi, kan vurderingen bli en annen. Hvem som er giver vil også her ha betydning, jf. pkt. 4.1. I slike situasjoner må man likevel være oppmerksom på den påvirkningseffekten som kan ligge i en gave man gjerne ønsker å motta.

4.4 Hvem er giver?

Hvem giveren er kan ha betydning i vurderingen av om en gave mv. kan mottas. Som hovedregel må tilbud om gaver/fordeler fra nåværende leverandører avslås. Man må også vise særlig varsomhet hvis giveren er en tidligere eller potensiell leverandør eller tilbyder. Det samme vil også være tilfelle overfor andre som har en særlig interesse i å påvirke gavemottakeren i tjenesteutøvelsen. Om giveren isolert sett er i en posisjon der påvirkning er utelukket, kan mottak av gaver mv., likevel være egnet til å svekke tilliten til den enkelte statsansatte eller den virksomhet vedkommende er ansatt i. I slike tilfeller må man også foreta en konkret vurdering av om gaven mv. skal eller bør mottas.

4.5 Hva er giverens motivasjon?

Hvis det er grunn til å tro at formålet med gaven/fordelen er å påvirke mottaker i en bestemt retning, enten det er i en konkret sak eller på generelt grunnlag, skal den ikke mottas. Dette kan for eksempel være aktuelt i forbindelse med forestående anskaffelser eller konsesjonstildelinger. Det kan være svært vanskelig å påvise at giveren har til hensikt å påvirke mottakeren, men man kan ikke utelukke at giveren har en slik hensikt, selv der gaven eller ytelsen isolert sett fremstår som ubetydelig. Det er ikke uakseptabelt i seg selv å bygge relasjoner, men situasjonen omkring slik relasjonsbygging kan gjøre gaver og oppmerksomhet uakseptabelt.

4.6 Omstendighetene ved tilbud om gaver og andre fordeler

4.6.1 Hvilken grad av åpenhet er det rundt gaven?

Graden av åpenhet kan ha betydning i vurderingen av om en gave kan eller bør mottas. Hemmelighold eller forsøk på hemmelighold vil bidra til mistenkeliggjøring, og i seg selv være et moment for at gaven ikke bør mottas. Selv om en gave eller oppmerksomhet ligger godt innenfor det akseptable, kan det uansett være fornuftig å ha en rutine der man orienterer arbeidsgiver om slike gaver.

Selv om gaven eller fordelen gis åpent, må hovedregelen likevel være at man avslår gaver fra leverandører og virksomheter som har søknader til behandling eller lignende, jf. pkt. 4.1.

4.6.2 Tradisjoner for å motta/utveksle gaver - kulturelle forskjeller

Forbudet mot gaver gjelder også for statsansatte på reise eller oppdrag for arbeidsgiver i utlandet. I andre kulturkretser kan utveksling av gaver stå i en annen stilling enn i Norge, og det kan bli oppfattet som støtende og uhøflig å takke nei. Som offisiell representant for virksomheten eller for staten, vil dette kunne by på utfordringer. Gaver som gis ved besøk til eller fra utlandet, og som det ut fra kulturelle eller diplomatiske hensyn ikke vil være naturlig å avslå, kan mottas selv om gaven ville være uakseptabel i Norge. Slike gaver skal imidlertid tilfalle staten. Offisielle gaver som mottas ved besøk i utlandet overlates til den norske utenriksstasjonen på stedet, som vil sørge for hjemsendelse i tråd med de til enhver tid gjeldende rutiner. Mottas gaven i land uten norsk utenriksstasjon, må departementet ved hjemsendelse sørge for å følge de til enhver tid gjeldende regler for tollklarering.

Det må likevel trekkes en grense mot svært verdifulle gaver, og spesielt dersom gaven er ment som en personlig gave. Pengegaver kan under ingen omstendighet aksepteres. Se også pkt. 5.2. Dersom man på mottakstidspunktet ikke forsto verdien av gaven, må gaven returneres hvis det lar seg gjøre, eller overlates til virksomheten når man blir klar over at den ligger over grensen for det man kan motta.

Gaver som bringes inn i landet er underlagt de ordinære tollbestemmelsene og andre grensekontrollbestemmelser, for eksempel gjenstander som det er restriksjoner på innførsel av, eller som det er forbudt å innføre; eksotiske dyr, elfenben, dyreskinn og planter mv.

4.6.3 Hvordan bevisstgjør man egne ansatte?

Virksomhetens ledelse har for det første et veiledningsansvar overfor egne ansatte for å:

• gjøre rettslige grenser kjent
• gjøre etiske grenser kjent
• følge opp egne etiske retningslinjer
• gå foran med gode eksempler
• reagere tydelig og konsistent når retningslinjene brytes

Virksomhetens ledelse bør vurdere å utvikle egne lokale etiske retningslinjer og praksis med hensyn til gaver. Det er hensiktsmessig at dette arbeidet utføres i samråd med de ansatte. Retningslinjene og vedtatt praksis må gjenspeile behovene i den enkelte virksomheten og ta opp særskilte problemstillinger som de ansatte er opptatt av eller har erfaring med. Det er viktig med mest mulig ensartet forståelse og praktisering av reglene.

Kommunikasjon av retningslinjene og ledelsens egen praktisering av disse vil være avgjørende for de øvrige ansattes holdning til og oppfølging av retningslinjene. Virksomhetens retningslinjer for gaver i tjenesten bør være tilgjengelige på virksomhetens hjemmeside.

Den som blir tilbudt en gave eller tjeneste bør bl.a. stille følgende spørsmål:

• Er virksomheten i forhandlinger med giveren?
• Har giveren en søknad eller lignende til behandling i virksomheten?
• Leveres gaven skjult eller åpent – hjemme hos den ansatte eller på jobben?
• Består det et forhold mellom giver og mottaker som gjør at gaven bør avslås?
• Hva er formålet med gaven?
• Hvilken verdi har gaven/ fordelen – betydelig/ubetydelig?
• Er gaven personlig eller til virksomheten?
• Er det en gave til mange eller bare til én?
• Har man mottatt gave fra giveren tidligere og eventuelt hvor ofte?

Virksomheter som har kontakt med utenlandske leverandører bør være spesielt oppmerksomme på bruken av mellommenn. Etter straffelovens bestemmelser vil man kunne ha ansvar for eventuelle korrupte mellommenns handlinger.