Det interdepartementale polarutvalg (Polarutvalget) er et koordinerende og konsultativt organ for sentraladministrasjonens behandling av polarsaker og ble opprettet allerede i 1965. Utvalget skal tjene regjeringens behov for direkte styring med polarsakene, og skal være et særlig rådgivende organ for regjeringen i slike saker.

Den nye instruksen må ses på bakgrunn av Stortingets behandling av St. meld. nr. 9 (1999-2000) Svalbard, hvor Utenrikskomiteen i Innst. S. nr. 196 (1999-2000) pekte på at utviklingen på Svalbard de senere år har skapt et behov for å styrke koordineringen av svalbardpolitikken. Det er flere årsaker til at politiske myndigheter totalt sett har fått redusert sin mulighet til å drive helhetlig styring. Av Utenrikskomiteen ble det særlig pekt på at man de senere år har hatt en økende grad av desentralisering av ansvar og myndighet innen sektorer med forvaltningsansvar på Svalbard, samt på den betydelige veksten i privat virksomhet man har hatt her i løpet av 1990-tallet.

På denne bakgrunn ble Justisdepartementet bedt om å vurdere hvordan Polarutvalgets stilling kunne styrkes, om nødvendig gjennom omorganisering og ved en sterkere politisk deltakelse fra de ulike departementene. Justisdepartementet ble også bedt om å vurdere hvordan utvalget kan få et større budsjettansvar for den totale offentlige virksomheten på Svalbard, og det ble gitt uttrykk for at det burde være mulig å revurdere eller lette noe på prinsippet om fagdepartementenes sektoransvar, uten at fagstatsrådenes konstitusjonelle ansvar blir svekket.

Ny instruks bygger i det vesentlige på tidligere ordninger, men er endret i tråd med behovet for å understreke og styrke Polarutvalgets oppgaver i forhold til samordning av budsjettmidler og koordinering av fagsaker med nærings-, miljø-, ressurs-, polarforsknings-, sikkerhets- eller utenrikspolitisk betydning. Instruksen erstatter tidligere retningslinjer for Polarutvalget inntatt i rundskriv av 7. mai 1979 nr 3385 Om koordinering av sentraladministrasjonens polarsaker, det interdepartementale polarutvalg og polaravdelingen i Justisdepartementet.

Polarutvalgets sekretariat er lagt til Justisdepartementets polaravdeling, som ved siden av sine fagsaker i polarområdene (blant annet sysselmannsbestillingen og svalbardbudsjettet) har et særlig ansvar for koordineringen av sentraladministrasjonens behandling av polarsaker. Det er et siktemål å gjennomføre om lag 10 møter i Polarutvalget pr år. Nærmere opplysninger om hvem som er oppnevnt som representanter i utvalget, møtetidspunkter, dagsorden m.m. fås ved henvendelse til Justisdepartementets polaravdeling.

Departementenes plikter i forhold til Polarutvalget fremgår nærmere av instruksens pkt III og forventes i stor grad ivaretatt gjennom deres representanter i utvalget.

Bestemmelsen i pkt III nr 4 a) om at alle forslag om nye lover eller forskrifter for Svalbard, Jan Mayen eller de norske biland i Antarktis skal forelegges for Justisdepartementets polaravdeling før de sendes på høring, nevnes likevel spesielt. Dette gjelder også forslag om å utvide gjeldende lover eller forskrifter til disse områdene. Justisdepartementets polaravdeling vil sørge for å underrette og forelegge forslagene for Polarutvalget. Plikten til å forelegge slike saker for Justisdepartementets polaravdeling følger også av Utredningsinstruksens pkt 7.2.

Det understrekes at bestemmelsene i den nye instruksen ikke endrer vedkommende fagdepartements avgjørelsesmyndighet og vedkommende fagstatsråds konstitusjonelle ansvar for saker som behandles av utvalget.

Vedlagt følger instruks fastsatt ved kgl. res. 18. oktober 2002. Vedlagt følger også merknader til de enkelte bestemmelsene i instruksen.

Med hilsen