Instruks for behandling av polarsaker og for Det interdepartementale polarutvalg (polarutvalgsinstruksen).

Fastsatt ved kgl.res. 18. oktober 2002 med hjemmel i Kongeriget Norges Grundlov av 17. mai 1814 § 12. Fremmet av Justis- og politidepartementet.

I

1. Norsk virksomhet i polarområdene (Arktis med Svalbard og Antarktis) stiller ofte de enkelte administrasjonsgrener overfor problemer som ikke er til stede i fagsaker som gjelder fastlands-Norge. Polarområdene har også en politisk betydning som gjør det nødvendig å se de enkelte fagetaters virksomhet i disse områder i sammenheng og i et bredere perspektiv.

2. Ansvar, oppgaver og saksbehandlingsrutiner i denne instruks er fastsatt på bakgrunn av Stortingets behandling av St.meld.nr.9 (1999-2000) Svalbard hvor Utenrikskomiteen i Innst.S.nr.196 (1999-2000) anmodet om at Polarutvalgets stilling ble styrket for å sikre den nødvendige styring og samordning av sentraladministrasjonens behandling av svalbardsaker og andre polarsaker. Rutinene bygger i det vesentlige på tidligere ordninger, men er endret i tråd med ønsket om å understreke og styrke oppgaver i forhold til samordning av budsjettmidler og koordinering av fagsaker med nærings-, miljø-, ressurs-, polarforsknings-, sikkerhets- eller utenrikspolitisk betydning.

3. Ved kgl.res. av 6. januar 1965 nr. 3451 ble det opprettet et koordinerende og konsultativt organ for sentraladministrasjonen ved behandlingen av svalbardsaker, Det interdepartementale svalbardutvalg. Ved kgl.res. av 6. august 1971 nr. 3434 ble utvalgets virkeområde utvidet til de øvrige polarområder. Samtidig ble utvalgets navn endret til Det interdepartementale polarutvalg (Polarutvalget). I 1979 fastsatte regjeringen detaljerte rutiner for utvalgets arbeid. Disse danner et utgangspunkt for og er delvis innarbeidet i foreliggende retningslinjer.

II

1. Utvalget har følgende sammensetning: Utvalget består av en representant for følgende departementer og institusjoner:
2. • Finansdepartementet
   • Fiskeridepartementet
   • Justis- og politidepartementet
   • Miljøverndepartementet
   • Nærings- og handelsdepartementet
   • Samferdselsdepartementet
   • Utdannings- og forskningsdepartementet
   • Utenriksdepartementet
   • Statsministerens kontor
   • Norsk Polarinstitutt
   • Sysselmannen på Svalbard.

2. Utvalget ledes av justisministeren. Justisdepartementets polaravdeling oppnevner utvalgets representanter og vararepresentanter etter forslag fra de ulike instanser. Ved oppnevningen skal det vektlegges at vedkommende er på et høyt nivå og/eller har særlig innsikt i polarsaker. Statssekretærene i de departementer som er medlem i utvalget, skal jevnlig delta i utvalgets møter.

3. Når utvalget behandler en sak som hører under et departement, etat eller annen instans som ikke er representert i utvalget, kan Justisdepartementets polaravdeling innkalle representanter herfra. Også andre embets- eller tjenestemenn tilkalles til utvalgets møter når det er nødvendig eller ønskelig.

III

1. Polarutvalgets sekretariat er lagt til Justisdepartementets polaravdeling, som ved siden av sine fagsaker i polarområdene (blant annet sysselmannsbestillingen og Svalbardbudsjettet) har et særlig ansvar for koordineringen av sentraladministrasjonens behandling av polarsaker.

2. Polarutvalget og Polaravdelingen i Justisdepartementet har følgende oppgaver i forhold til andre departementer i saker som gjelder polarområdene:
3. 1. koordinering av sentraladministrasjonens saksbehandling og avgjørelser, herunder samordning av budsjettsaker. Finansdepartementets arbeid, rolle og ansvar knyttet til budsjettsaker skal ikke påvirkes;
   2. langtidsplanlegging og langtidsbudsjettering;
   3. rådgiving overfor andre departementer med underliggende etater;
   4. å ta initiativ overfor andre departementer til behandling og utredning av konkrete og/eller generelle spørsmål;
   5. drøfte forhold som angår forvaltningen av statens eierinteresser på Svalbard, med sikte på vurdering opp mot andre viktige hensyn i norsk svalbardpolitikk før avgjørelse treffes i vedkommende fagdepartement.

3. I saker som gjelder polarområdene, skal departementene med underliggende etater underrette Justisdepartementets polaravdeling om alle saker som ikke er av rent ekspedisjonsmessig og rutinemessig karakter på et så tidlig tidspunkt som mulig under saksbehandlingen. Spesielt fremheves at det skal gis underretning om planlagte disponeringer av budsjettmidler til tiltak og virksomhet i polarområdene. På tidspunkter nærmere fastsatt av Polarutvalget skal de ulike departementer orientere om arbeidet med det årlige budsjettfremlegg.

4. I saker som gjelder polarområdene, skal departementene med underliggende etater forelegge for Justisdepartementets polaravdeling:
5. • alle forslag om nye lover eller forskrifter for Svalbard, Jan Mayen eller de norske biland i Antarktis før de sendes ut på høring. Det samme gjelder forslag om å utvide eller endre gjeldende lover og bestemmelser til disse områdene.
   • saker som gjelder betydelige verdier eller interesser og saker som kan ha politiske sider og derfor bør ses i et helhetlig perspektiv før avgjørelse treffes. Dette gjelder særlig i tilfeller hvor det er av utenriks-, miljø-, nærings-, ressurs-, forsknings- eller sikkerhetspolitisk betydning at saken koordineres mellom de ulike departementer og etater før avgjørelse treffes. Spesielt nevnes at saker vedrørende statlig eierskap som kan ha slik betydning, skal forelegges Justisdepartementets polaravdeling.
   • andre viktige saker som volder begrunnet tvil med hensyn til faktiske forhold, rettsspørsmål eller andre vurderinger som må foretas.

5. Justisdepartementets polaravdeling underretter og forelegger saken for Polarutvalget.

6. At polarsaker forelegges for Polarutvalget, endrer ikke vedkommende fagdepartements avgjørelsesmyndighet og vedkommende fagstatsråds konstitusjonelle ansvar for avgjørelsen. Formålet med slik foreleggelse er å sikre at utvalget får nødvendig informasjon og kan drøfte sakene før avgjørelse treffes i vedkommende fagdepartement. Men hvis et fagdepartement vil avgjøre saken i strid med Justisdepartementets eller Polarutvalgets uttalelse, skal saken forelegges regjeringen. Dersom Polarutvalget finner det hensiktsmessig, kan det avgi en skriftlig uttalelse til vedkommende fagdepartement.

7. Det er overlatt til Justisdepartementet å gi eventuelle ytterligere retningslinjer for det praktiske opplegg av koordineringsvirksomheten.

IV

Instruksen trer i kraft straks.

---

Merknader til instruksen

Til I

1. Dette punktet er oppdatert i forhold til beslutninger og dokumenter som danner bakgrunnen for de endringer som nå gjøres.

Til II

2. Justisministeren er leder av Polarutvalget, jf instruksens pkt II nr 2 første punktum. Medlemskretsen til polarutvalget fremgår av pkt II nr 1. Siden 1979 har Polarutvalget vært sammensatt av representanter fra Justisdepartementet, Utenriksdepartementet, Miljøverndepartementet, Nærings- og handelsdepartementet (tidl. Industridepartementet), Finansdepartementet, Norsk Polarinstitutt og Samferdselsdepartementet.
   
   Forskning og utdanning står i dag sentralt i polarområdene. Fiskerispørsmål har også stor betydning. For å reflektere dette er Utdannings- og forskningsdepartementet og Fiskeridepartementet nå medlemmer av utvalget. Norges forskningsråd, og andre instanser som ikke er representert i utvalget, vil som tidligere kunne innkalles ved behov, jf pkt II nr 3.
   
   For å styrke koordineringsfunksjonen og for å bidra til at polarsaker ses i et bredere politisk perspektiv er Statsministerens kontor nå representert i utvalget. Det samme gjelder Sysselmannen på Svalbard, noe som også må ses på bakgrunn av at stadig flere private og statlige aktører er aktive på Svalbard, slik at sysselmannens koordineringsrolle blir stadig viktigere.
3. For å få et utvalg med tilstrekkelig autoritet som i større grad kan befatte seg men prinsipielle spørsmål, er det bestemt at departementenes deltakelse i utvalget skal være
   på et høyt nivå, eventuelt at medlemmene skal ha særlig innsikt i polarspørsmål, jf pkt II nr 2 tredje punktum.
   
   For å sikre at denne bestemmelsen blir praktisert på ønsket måte er det bestemt at Justisdepartementets polaravdeling skal oppnevne representanter etter forslag fra de ulike instanser, se pkt II nr 2 annet punktum. Dette gjelder også for vararepresentantene. Det følger av pkt III nr 1 at utvalgets sekretariat ligger i Justisdepartementets polaravdeling.
   
   For å sikre politisk styring med polarsaker må det gis nødvendige styringssignaler til medlemmene i utvalget. Det er derfor foreslått at de ulike departementers statssekretærer deltar regelmessig på utvalgets møter, jf pkt II nr 2 tredje punktum. Det tas i tillegg sikte på at Justisministeren i enkelte tilfeller deltar i utvalgets møter. Sysselmannen på Svalbard og Norsk Polarinstitutt vil også delta på disse møtene.

Til III

4. Fagsaker i polarområdene må ses i sammenheng og i et bredt politisk perspektiv. Det er på denne bakgrunn Polarutvalget skal koordinere, samordne og gi råd. Utvalgets oppgaver i så måte følger av pkt III nr 2.
   
   Andre departementers/underliggende etaters plikter i forhold til Justisdepartementets polaravdeling og Polarutvalget fremgår av pkt III nr 3 og nr 4. Det skilles her mellom underrettelses- og foreleggelsesplikt av saker for Justisdepartementets polaravdeling. I begge tilfeller er det Justisdepartementets polaravdeling som har ansvaret for å underrette og forelegge saken videre for Polarutvalget, se pkt III nr 5.
   
   Resultatet av en behandling i Polarutvalget vil fremgå av protokollene fra de enkelte møter. Polarutvalget kan også beslutte å gi en skriftlig uttalelse til vedkommende fagdepartement, jf pkt III nr 6 siste punktum. Dersom et fagdepartement vil avgjøre en sak i strid med Polarutvalgets uttalelse, skal saken forelegges regjeringen, se pkt III nr 6 tredje punktum.
5. Underrettelsesplikten gjelder alle saker av betydning for polarområdene og skal skje på et så tidlig tidspunkt som mulig under saksbehandlingen, jf pkt III nr 3. Dette gjelder ikke for saker av rent ekspedisjonsmessig eller rutinemessig karakter. Spesielt fremhevet i denne bestemmelsen er departementenes plikt til å underrette utvalget om sitt budsjettarbeid på bestemte tidspunkter fastsatt av Polarutvalget, knyttet opp mot budsjettprosessen, jf instruksen pkt III nr 3 annet og tredje punktum.
   
   Denne bestemmelsen må ses på bakgrunn av at det tidligere har vist seg vanskelig å oppfylle oppgaver når det gjelder samordning av budsjettprosesser, langtidsbudsjettering og langtidsplanlegging (se også pkt III nr 2 a) og b)). Finansdepartementets arbeid, rolle og ansvar knyttet til budsjettsaker skal imidlertid ikke påvirkes av dette, jf pkt III nr 2 a) siste punktum.
6. Plikten til å forelegge saker for Justisdepartementets polaravdeling fremgår av pkt III nr 4. Av bokstav a) i denne bestemmelsen fremgår det at alle lover og forskrifter med virkning for Svalbard, Jan Mayen og de norske biland, jf a), skal forelegges Justisdepartementets polaravdeling før de sendes på høring. Det samme gjelder forslag om å utvide gjeldende lovgivning til disse områdene.
   
   Ellers omfatter foreleggelsesplikten alle saker som gjelder betydelige verdier eller interesser og saker som kan ha politisk betydning og derfor bør ses i et helhetsperspektiv før avgjørelses treffes, jf pkt III nr 4 b) første punktum. Av pkt III nr 4 b) annet punktum følger at dette særlig vil gjelde saker med utenriks-, miljø-, nærings-, ressurs-, forsknings- eller sikkerhetspolitiske implikasjoner. Tidligere var det bare saker med utenrikspolitiske sider som var uthevet i denne bestemmelsen.
   
   I pkt III nr 4 b) tredje punktum nevnes spesielt at foreleggelsesplikten gjelder saker vedrørende statlig eierskap som kan ha slike implikasjoner. Av pkt II nr 6 følger at dette ikke endrer vedkommende fagstatsråds avgjørelsesmyndighet og konstitusjonelle ansvar for avgjørelser vedrørende statsselskapene. Det er heller ikke meningen at Polarutvalget skal behandle rent forretningsmessige spørsmål uten betydning for norsk svalbardpolitikk. Hensikten er å sikre at utvalget får en sentral rolle i forhold til prinsipielle beslutninger for slike selskapers virksomhet på Svalbard.
   
   Statlig eierskap på Svalbard er begrunnet i de særlige forhold som gjør seg gjeldende på øygruppen. Det er derfor viktig å sikre en utvikling hvor disse selskapene også styres etter andre hensyn enn aksjelovens regler. Antallet slike aktører er økende slik at beslutningene i statsselskapene vil være av stor betydning for utviklingen her.