5 Fjernmøter mv. i UNE

5.1 Gjeldende rett

UNE kan etter de midlertidige saksbehandlingsreglene i utlendingsloven kapittel 10 a gjennomføre nemndmøter som fjernmøter. Det heter i utlendingsloven § 79 b første ledd første punktum:

«Nemndleder kan beslutte at nemndmøter helt eller delvis skal holdes som fjernmøter».

Et fjernmøte innebærer at deltakerne ikke er fysisk samme sted, men at møtet gjennomføres ved hjelp av fjernmøteteknologi, som f.eks. video- eller telefonkonferanse.

Bestemmelsen åpner også for at utelukkende nemndmedlemmer fra Oslo-området deltar i et nemndmøte. Det heter i § 79 b første ledd andre punktum:

«Det kan videre besluttes at bare nemndmedlemmer fra Oslo-området skal delta i nemndmøter».

Videre innebærer gjeldende regler at klagerens muntlige forklaring i nemndmøtet kan begrenses, slik at deler av saken avgjøres på bakgrunn av de skriftlige saksdokumentene. Utlendingsloven § 79 c første ledd lyder:

«Nemndleder kan beslutte at nemndas møte skal begrenses i omfang. Vedtak kan treffes på grunnlag av en kombinasjon av muntlig behandling i møte og sakens dokumenter».

Før det besluttes at et nemndmøte der utlendingen skal møte, skal gjennomføres som fjernmøte eller at den muntlige delen av nemndmøtet skal begrenses, skal utlendingen gis rett til å uttale seg, jf. §§ 79 b annet ledd og 79 c annet ledd.

Det følger av § 79 d at bestemmelsene i §§ 79 b og 79 c gjelder tilsvarende for saker som skal behandles i stornemnd.

5.2 UNEs erfaringer med gjeldende rett

UNE har hittil begrenset erfaring med bruk av ordningene regelverket åpner for. Så langt har det kun vært planlagt for gjennomføring av fjernmøte i én sak, jf. § 79 b, og ett nemndmøte er blitt begrenset med henvisning til § 79 c. UNE legger nå opp til at det som hovedregel bare skal innkalles nemndmedlemmer fra Oslo-området.

5.3 Forslaget i høringsnotatet

Departementet foreslo i høringen å forlenge de særskilte saksbehandlingsreglene i utlendingsloven kapittel 10 a frem til 1. juni 2021. Departementet viste til at helsemyndighetene fortsatt anbefaler å holde minst én meter avstand, og at helsemyndighetene mener det er en økt smitterisiko ved bruk av offentlige transportmidler. Departementet foreslo ingen innholdsmessige endringer i de særskilte saksbehandlingsreglene, og det ble presisert at hovedregelen fortsatt er at nemndmøter gjennomføres på ordinær måte.

5.4 Høringsinstansenes syn

Høringsinstansene har generelt ikkeinnvendinger mot å forlenge muligheten til å avholde fjernmøter. UNE er positiv til forslaget, og viser til at de må ta høyde for lokale smitteutbrudd, og at det kan føre til utsatte møter, merarbeid og økt saksbehandlingstid. Bruk av fjernmøteteknologi vil gjøre det mulig å ha nemndmøter selv om noen av aktørene i nemndmøtet skulle ha forkjølelsessymptomer, eller vegre seg for å reise eller delta i møtet.

Jussbuss og NOAS fremhever at hovedregelen må være at nemndmøter avholdes fysisk, og at terskelen for å anvende fjernmøteteknologi bør være svært høy når klageren ønsker å møte fysisk. Norske Kvinners Sanitetsforening uttrykker bekymring for at særlig sårbare grupper kan oppleve at kommunikasjonsformen blir vanskeligere og situasjonen mer utrygg når fjernmøteteknologi brukes.

Jussbuss mener det må være adgang til å klage inn en beslutning om å avholde fjernmøte for et uavhengig organ.

5.5 Departementets vurdering

5.5.1 Generelt om forslaget

Justis- og beredskapsdepartementet fastholder forslaget i høringsnotatet om å forlenge varigheten av utlendingsloven kapittel 10 a, som bl.a. åpner for at UNE kan gjennomføre nemndmøter som fjernmøte, og avgrense omfanget av klagerens muntlige forklaring og deltakelse i møtet. Formålet er å legge til rette for at nemndmøter som ellers kunne blitt utsatt som følge av smittesituasjonen, skal kunne gjennomføres når det er nødvendig og ubetenkelig for klageren, jf. § 79 a annet ledd. Departementet fastholder at forlengelsen bør vare frem til 1. juni 2021.

5.5.2 Fjernmøter

Departementet foreslår for det første å forlenge hjemmelen for å gjennomføre nemndmøter som fjernmøte. Det betyr at møtet gjennomføres uten at klageren, advokat mv. er fysisk til stede, men deltar i møtet via telefon- eller videokonferanse.

Det er innført smitteverntiltak i UNE som nå gjør det mulig å gjennomføre ordinære nemndmøter med fysisk tilstedeværelse. Tiltakene kan imidlertid føre til økt tidsbruk og redusert nemndmøtekapasitet, og dermed lengre ventetid for klagerne og økte restanser av ubehandlede saker i UNE. I tillegg kan lokale smitteutbrudd og forkjølelsessymptomer forhindre nemndmøtedeltakere fra å reise og møte fysisk i UNE, noe som vil føre til utsettelse av planlagte møter. Selv om det så langt ikke er gjennomført fjernmøter, mener departementet det er viktig at UNE fortsatt har mulighet til å benytte fjernmøteteknologi når det er nødvendig av hensyn til smittevern og ubetenkelig av hensyn til klagerens rettssikkerhet, jf. utlendingsloven § 79 a annet ledd.

Det må vurderes konkret i hver sak om nemndmøtet må gjennomføres på ordinær måte, eller om det kan gjennomføres som fjernmøte. I vurderingen må det bl.a. legges vekt på hva som er den tilgjengelige teknologiske løsningen i den konkrete saken, fjernmøteutstyret, sakens karakter, klagerens situasjon, herunder om vedkommende er særlig sårbar, om det skal føres ytterligere bevis, ulempene ved fysisk oppmøte, om utlendingen har mulighet for å sitte sammen med advokat, tolk osv. I tillegg skal klagerens syn tillegges vekt i vurderingen. Loven stiller vilkår om at klageren skal gis rett til å uttale seg dersom det besluttes at nemndmøtet skal gjennomføres som fjernmøte.

Departementet har merket seg at flere høringsinstanser mener det må være en svært høy terskel for å benytte fjernmøteteknologi når klageren selv ønsker å møte fysisk, og at Jussbuss mener en beslutning om fjernmøte må kunne påklages.

Departementet viser til at UNEs innførte smitteverntiltak så langt har gjort det mulig å gjennomføre nemndmøter på ordinær måte. Det presiseres også at hovedregelen etter de aktuelle bestemmelsene er at nemndmøter skal gjennomføres på ordinær måte. Dersom fysisk fremmøte fremstår som særlig betydningsfullt for saken, vil nemndmøtet måtte utsettes. Det vises til § 79 a annet ledd om at reglene i kapittel 10 a bare skal benyttes når det er ubetenkelig.

Departementet fastholder for øvrig at beslutninger om å avholde fjernmøte, i likhet med andre beslutninger om avgjørelsesformen, ikke skal kunne påklages.

5.5.3 Begrenset muntlig deltakelse for klageren

Departementet foreslår videre å forlenge hjemmelen for å avgrense omfanget av klagerens muntlige forklaring og deltakelse i nemndmøtet. Formålet er at klagerens forklaring konsentreres om de sentrale spørsmålene i saken, og at nemndmøtet dermed blir mer effektivt. Det vil bidra til at klageren og en eventuell advokat vil være fysisk til stede i nemndmøtet i et kortere tidsrom. Videre kan det bidra til å redusere smitterisikoen og også gjøre det enklere for UNE å gjennomføre de fysiske nemndmøtene.

I tilfeller hvor et nemndmøte gjennomføres som fjernmøte, vil nemndleder og nemndmedlemmene sitte samlet i UNEs lokaler, mens klageren og en eventuell advokat vil være oppkoblet ved hjelp av fjernmøteteknologi. Dersom det er besluttet å avgrense omfanget av klagerens muntlige forklaring, vil tidsrommet hvor det er behov for oppkobling være kortere, noe som kan forenkle gjennomføringen av møtet.

De mindre sentrale delene av saken, som klageren eventuelt ikke skal avgi muntlig forklaring om, vil etter utlendingsloven § 79 c bli behandlet i nemndmøtet på bakgrunn av det skriftlige materialet i saken.

Det understrekes at det i enhver sak må vurderes konkret om en avgrensing av klagerens muntlige forklaring er nødvendig smittevernmessig, og om det er ubetenkelig av hensyn til klagerens rettssikkerhet. Klagerens syn skal også tillegges vekt i vurderingen.

5.5.4 Nemndmedlemmer fra Oslo-området

Departementet fastholder forslaget om at UNE utelukkende skal kunne innkalle nemndmedlemmer som er bosatt i Oslo-området. Som nevnt ovenfor, legger UNE nå opp til at dette skal være den praktiske hovedregelen.

Formålet er å bidra til å begrense antall reisende med offentlige transportmidler over lange strekninger, og i tillegg forhindre at det enkelte nemndmedlem blir unødig utsatt for smitte.

5.6 Økonomiske og administrative konsekvenser

I den grad det faktisk gjennomføres nemndmøter hvor nemndmedlemmene bare innkalles fra Oslo-området, vil det redusere utgifter til reise, kost og losji. Videre vil eventuelle saker med avgrenset muntlig forklaring fra klageren føre til noe redusert tidsbruk i møtet.

Smitteverntiltak knyttet til mer renhold og vakthold i lokalene fører samtidig til noe økt tidsbruk.

Eventuelle merkostnader som følge av at de aktuelle reglene forlenges frem til 1. juni 2021, dekkes innenfor gjeldende budsjettrammer.