Statens konsernkontoordning – informasjon om nye rammeavtaler med banker

1. Rammeavtaler om betalingsformidling

Finansdepartementet viser til vårt brev av 2.7.2003 om resultatet av tilbudskonkurransen på betalingsformidlings- og kontoholdstjenester for statlige virksomheter. Det vises videre til brev av 7.8.2003 om oversendelse av trykte rammeavtaler med bankene.

De nye rammeavtalene med Den norske Bank (DnB), Nordea og Gjensidige NOR Sparebank kan tas i bruk umiddelbart ved at statlige virksomheter inngår avrop (bestilling) med vedkommende bank. Med hensyn til rammeavtale med Citibank om utenlandsbetalinger, vises til det omtale i pkt. 4.

En skjematisk oversikt over de viktigste handlingene som virksomhetene må foreta i forbindelse med overgang til de nye rammeavtalene, finnes i pkt. 2.4.

1.1 Rammeavtalenes omfang

De inngåtte rammeavtalene med vedlegg omfatter statens krav til leveranser av betalingsformidlings- og kontoholdstjenester, og skal dekke statlige virksomheters behov for tilgang til slike tjenester. Løsningene bygger på kravene i økonomiregelverket for staten, jf. omtale i Økonomireglementets § 17 og kapittel 5 i funksjonelle krav til økonomiforvaltningen i staten.

Dersom en virksomhet har behov for betalingstjenester utover de tjenestene som er dekket av rammeavtalene (disse fremgår blant annet av vedlegg 5 – Priser til avtalene), må virksomheten inngå en separat avtale for tilleggstjenestene med en av de bankene Finansdepartementet har inngått rammeavtale med. Dette skyldes at kravet om kobling til konsernkontoordningen i Norges Bank gjelder også for slike betalingstjenester. Statlige virksomheter har ikke adgang til å opprette bankkontoer utenfor statens konsernkontoordning, med mindre det gjelder ikke-statlige midler mv. (jf. omtalen nedenfor), eller det er gitt særskilt godkjennelse fra Finansdepartementet.

I noen utstrekning disponerer statlige virksomheter midler som ikke skal inngå i konsernkontoordningen, for eksempel ikke-statlige midler som beslaglagte midler og midler tilhørende innsatte, pasienter, klienter med mer. Det samme kan gjelde enkelte ordninger der virksomheter videreformidler midler på vegne av andre, uten at disse skal inntektsføres hos virksomheten (som for eksempel en del forskningsmidler). For midler som ikke skal inngå i konsernkontoordningen, og for eventuelle tjenester som ikke medfører kontoholdstjenester (som for eksempel leie av bankboks, nattsafe), kan virksomhetene inngå avtale med annen betalingsformidler enn de det er inngått rammeavtale med. Virksomhetene kan også inngå avtaler med andre leverandører enn bankene det er inngått rammeavtale med, når det gjelder kjøp/leie av betalingsterminaler.

1.2 Rammeavtalenes oppbygging

De nye avtaleverkene har tilnærmet samme oppbygging som rammeavtalene som ble inngått i 1999. Justeringer/endringer som er foretatt i rammeavtalene av 2003 er nærmere omtalt i eget vedlegg til brevet.

Rammeavtalene med DnB, Nordea og Gjensidige NOR Sparebank har identisk inndeling.

Rammeavtalene om betalingsformidlings- og kontoholdstjenester har følgende oppbygging:

(a)
Rammeavtale inngått mellom Finansdepartementet og banken.
Rammeavtalen med vedlegg (5 vedlegg) fastsetter den standard funksjonalitet som skal gjelde for betalingsformidlingen i alle statlige virksomheter.

(b)
I vedleggene til rammeavtalen gis det nærmere spesifikasjoner av kravene knyttet til henholdsvis innbetalinger (vedlegg 1), utbetalinger (vedlegg 2), kontohold (vedlegg 3) og sikkerhet (vedlegg 4). I vedlegg 5 er prisene for den enkelte bank tatt inn. Prisvedlegget må behandles med aktsomhet og er unntatt fra offentlighet.

(c)
Hver enkelt statlig virksomhet skal knytte seg opp til en rammeavtale med vedlegg ved et såkalt avrop (jf. nærmere omtale i punkt 2). Valg av bank og avrop på rammeavtalen med vedkommende bank foretas på virksomhetsnivå. En virksomhet kan bestå av flere regnskapsførende enheter (med egne arbeidskontoer og oppgjørskontoer i Norges Bank).

(d)
Det må i tillegg inngås egne, underliggende avtaler mellom virksomheten og banken som regulerer rene tekniske forhold vedrørende blant annet kontoåpning, bedriftsterminaltilknytning og kommunikasjonsrutiner. Slike avtaler skal ikke berøre eller endre den standard funksjonalitet som gjelder i henhold til rammeavtalen med vedlegg. Hver bank har et standard opplegg for slike avtaler.

1.3 Avtalt funksjonalitet

I de nye rammeavtalene har Finansdepartementet lagt vekt på å ivareta virksomhetenes behov for hensiktsmessige og effektive løsninger. Av videreutvikling og forenklinger som fremkommer i de nye rammeavtalene kan blant annet nevnes:

- Autorisering (ettergodkjenning) av stoppeoppdrag er fjernet.

- Det er åpnet adgang til å on - line stopping av betalingstransaksjoner fra bedriftsterminal.

- Det gis større mulighet for bruk av elektroniske løsninger ved oversendelse av informasjon fra banken til virksomheten dersom virksomheten ønsker det (kontoutskrifter, meldinger om innbetalinger mv).

1.4 Varighet

I punkt 4.4 i rammeavtalene fremgår det at de løper til 31.12.2004. Finansdepartementet har rett til å forlenge dem for ett år av gangen i samlet inntil to år. Hver av partene (Finansdepartementet og den enkelte bank) har rett til når som helst å si opp rammeavtalene med ni måneders varsel. Det vises til punkt 2.3 for omtale av virksomhetenes adgang til å si opp avrop med banken.

1.5 Priser

Prisopplegget fremgår av avtalenes punkt 13. De priser som er avtalt med den enkelte

bank for de ulike inn- og utbetalingstjenestene, er tatt inn i vedlegg 5 til avtalen. Transaksjonsprisene er basert på pris pr. gjennomført transaksjon. Prisene er faste gjennom hele avtaleperioden, med mindre annet er uttrykkelig nevnt. Prisene er basert på volumet av statens totale tjenestekjøp de siste 12 månedene fra den enkelte bank (under konsernkontoordningen og for alle transaksjoner samlet). Priser i forhold til ulike volumer er i prisvedlegget samlet i priskolonner med en priskolonne pr. volumgrense. Når endringer i statens totale kjøp fra en bank gir grunnlag for endring i prisene, vil Finansdepartementet varsle fagdepartementene om hvilken priskolonne som gjelder. I punkt 2.2 er det vist en oversikt over hvilke priskolonne som gjelder pr. august 2003 for de enkelte banker.

Det vises videre til punkt 3 om tidspunkt for tilgang til priser i de nye rammeavtalene.

1.6 Virksomhetenes betaling av tjenester

Betaling for bankens tjenester faktureres etterskuddsvis pr. kalendermåned til den enkelte virksomhet (jf. punkt 14 i avtalene). Virksomheten må kontrollere at banken har benyttet korrekt pris og kontrollere fakturaen mot egne opplysninger om antall gjennomførte transaksjoner. Betalingsfristen er 30 dager fra fakturadato.

2. Valg av bank og avrop på rammeavtale

2.1 Innledning

Alle statlige virksomheter skal være knyttet opp til en av bankene det er inngått rammeavtale med ved å foreta et såkalt avrop, det vil si en bestilling av konkrete tjenesteleveranser fra vedkommende bank innenfor rammeavtalen.

Den enkelte statlige virksomhet vil ha ulik status som utgangspunkt for tilknytning til rammeavtalene inngått i 2003. Virksomhetene kan følgelig deles inn i tre grupper (jf. nærmere omtale i vedlagte dokument om utfylling av mal for avrop og i pkt. 3):

• Gruppe 1 består av virksomheter som skal foreta avrop for første gang.
• Gruppe 2 består av virksomheter som har gjort avrop på en (alternativt flere) av rammeavtalene inngått i 1999, og skal benytte samme bank(er) på rammeavtalen inngått i 2003.
• Gruppe 3 består av virksomheter som ønsker å bytte bank.

Felles for alle departementer og underliggende virksomheter i gruppe 1 og 2 er at de må gå gjennom de nye avtalene og vurdere om virksomheten skal fortsette med samme bank, eventuelt velge å inngå avtale med ny bank. For alle de tre aktuelle bankene har det skjedd endringer i transaksjonspriser fra avtalene av 1999, jf. vedlegg 5 til rammeavtalene. Nyopprettede virksomheter og eventuelle virksomheter som ennå ikke er over på konsernkontoordningen (dvs. gruppe 1), benytter de nye rammeavtalene ved valg av bank.

2.2 Kriterier for valg avbank

Kriteriene for virksomhetenes valg av bank skal baseres på pris, leveringstid, kvalitet og service. Virksomheten må, eventuelt i samråd med overordnet departement, ta stilling til hvilken bank, eventuelt hvilke banker, som dekker egne behov for betalingstjenester best, og foreta valg av bank blant bankene det er inngått rammeavtale med.

Nødvendige opplysninger for å foreta et valg av bank fremgår av rammeavtalene.

Kontaktpersoner for de enkelte bankene er:

Bank	Kontaktperson	Telefon
DnB	Karin Ifwarsson-Hjelseth Reidun Gjerde Gry Syversen Eva Teppdalen Aasmund Hånes	22 94 46 25 22 48 19 63 22 94 93 93 22 94 93 92 22 94 93 39
Nordea	Mette Skoie Arild Lund Anne-Celina Larsen	22 48 66 10 22 48 63 42 22 48 63 34
Gjensidige NOR Sparebank	May Bente Blichfeldt Nina Kornmo	22 31 94 63 22 31 94 61

Det er disse personene som koordinerer bankens aktiviteter mot statlige virksomheter under konsernkontoordningen. Virksomheten må derfor kontakte en av disse personene ved første kontakt mot banken og ikke eventuell lokal avdeling/bankkontor.

Som grunnlag for vurdering av forventet kvalitet i løsninger og leveranser samt service, kan virksomheten eventuelt kontakte andre statlige virksomheter som benytter den aktuelle banken.

Pris bør være et sentralt vurderingskriterium (jf. for øvrig omtale i punkt 1.5). Prisene fremgår av vedlegg 5 til avtalene med den enkelte bank.

Transaksjonsprisene for inn- og utbetalingstjenester vil være avhengig av statens samlede kjøp fra banken de siste 12 måneder. Det er avtalt priser for ulike transaksjonsvolum (volumtrapp).

Tabellen nedenfor gir en oversikt over hvilken priskolonne, jf. vedlegg 5 til rammeavtalen, som skal benyttes for de ulike avtalebankene for volumavhengige priser.

Bank	Gjeldende priskolonne pr. august 2003
Den norske Bank	7
Gjensidige NOR Sparebank	7
Nordea	6

Finansdepartementet gjør oppmerksom på at transaksjonsvolumet for hver enkelt bank avhenger av virksomhetenes valg av bank, og at volumet for den enkelte bank derfor kan endre seg over tid.

2.3 Eventuell oppsigelse av tidligere avrop og avrop på de nye rammeavtalene

De tre rammeavtalene omfatter de samme betalingstjenestene, og virksomheten vil derfor normalt få dekket sitt behov for slike tjenester ved å velge én bank. Det er imidlertid adgang til å gjøre avrop med flere av bankene det er inngått rammeavtale med, jf. avtalens pkt. 2.3. En virksomhet skal imidlertid ikke inngå avrop med bank(er) når det ikke tas sikte på å benytte seg av bankens betalingstjenester. Avropet skal angi de tjenestene virksomheten skal benytte, og i vedlegg til avropet skal det fremgå arbeidskontoene hos banken, oppgjørskontoene i Norges Bank og koblingen mellom disse. Avropet undertegnes av en person i virksomheten som har nødvendige fullmakter.

Vedlagt følger mal, beskrivelse av utforming for virksomhetenes avrop og vedlegg til avrop på rammeavtalen. Mal og beskrivelsen mv. ligger også på Finansdepartementets hjemmeside på internett ( www.dep.no/fin) under ”Statlig økonomistyring”.

Virksomheten og banken har ikke adgang til å avtale andre vilkår for betalingsformidlings- og kontoholdstjenester innenfor avtaleverket enn det som følger av avtaleverkets bestemmelser.

I punkt 4.5 i avtalene fremgår det at en virksomhet har rett til når som helst å si opp tjenesteytelser etter et avrop med fem måneders varsel, og slik at oppsigelsen får virkning ved utløpet av den kalendermåneden som er fem kalendermåneder etter utløpet av den måneden som oppsigelse er gitt i. Videre skal virksomheten i oppsigelsesperioden kunne forberede overgang og foreta oppstart av tjenesteytelser fra en annen bank.

De virksomheter som faller innenfor gruppe 2 (virksomheter som ønsker å fortsette med samme bank(er) fra avtalen av 1999), behøver ikke å si opp avropet etter 1999-avtalen. Finansdepartementet har blitt enig med bankene om at disse virksomhetene flyttes automatisk over til det nye avtalegrunnlaget, dersom virksomheten ikke varsler at den vil si opp avropet. Dette innebærer en endring og forenkling fra opplegget ved overgangen til 1999-avtalene, da alle virksomhetene måtte si opp tidligere avrop og foreta avrop på de nye avtalene. Det vises til punkt 3 nedenfor som omtaler tidspunkt for tilgang til nye priser på 2003-avtalene for disse virksomhetene.

2.4 Oppsummering

Følgende handlinger må utføres av den enkelte virksomhet:

Gruppe	Gjennomgang/ vurdering av de nye rammeavtalene	Oppsigelse av avrop på 1999-avtalen	Avrop på 2003-avtalen	Nye priser gjelder fra (jf.pkt.3 nedenfor)
1. Avrop første gang	Ja	----------------	Ja	Tidspunktet avropet gjelder fra/leveransene starter opp.
2. Benytte samme bank som tidligere	Ja	Ikke nødvendig	Ikke nødvendig med nytt avrop. Virksomhetene flyttes automatisk over til nytt avtalegrunnlag 1.4.2004.	Avhengig av hvilken bank som benyttes, jf. pkt. 3.
3. Bytte bank	Ja	Ja, men banken må varsles, jf. oppsigelsestidstider i pkt. 4.6 i avtalen av 1999.	Ja	Tidspunktet leveranser fra ny bank starter opp.

3. Tidspunkt for tilgang til priser i de nye rammeavtalene

For virksomhetene som velger å fortsette med samme bank(er) som det ble gjort avrop på etter avtalene av 1999, gjelder følgende, jf. gruppe 2;

1. Dersom virksomheten har gjort avrop med Nordea etter rammeavtalen av 1999 og ønsker å fortsette med Nordea etter rammeavtalen av 2003, gjelder de nye prisene fra og med 1.7.2003.
2. Dersom virksomheten har gjort avrop med Gjensidige NOR Sparebank etter rammeavtalen av 1999 og ønsker å fortsette med Gjensidige NOR Sparebank etter rammeavtalen av 2003, gjelder de nye prisene fra og med 1.11.2003.
3. Dersom virksomheten har gjort avrop med DnB etter rammeavtalen av 1999 og ønsker å fortsette med DnB etter rammeavtalen av 2003, gjelder de nye prisene fra og med 1.4.2004.

Alle betalingstjenester vil fra og med det tidspunktet som er omtalt ovenfor automatisk bli fakturert etter prisene som er oppgitt i vedlegg 5 til rammeavtalene av 2003. Det vises til vedlegg som beskriver utforming av avrop mellom virksomheten og banken.

Dersom en virksomhet som benytter Nordea eller Gjensidige NOR Sparebank ønsker at prisene i 1999-avtalen med vedkommende bank skal gjelde utover henholdsvis 1.7.2003 og 1.11.2003 (men maksimalt til 1.4.2004), må vedkommende virksomhet gi skriftlig beskjed om dette til Finansdepartementet så raskt som mulig.

For virksomheter som faller innenfor gruppe 1 og 3 gjelder prisene slik de fremkommer i vedlegg 5 til rammeavtalene av 2003 fra det tidspunktet avropet inngås, og leveransene fra banken starter opp.

4. Rammeavtale med Citibank

Finansdepartementet har som omtalt i brevet av 2.7.2003 gitt positivt tilsagn om å inngå rammeavtale med Citibank om utenlandsbetalinger under forutsetning av videreutvikling av funksjonelle løsninger. Finansdepartementet vil komme tilbake til nærmere informasjon om arbeidet med en eventuell rammeavtale med Citibank.

5. Annet

Det foreliggende brevet erstatter Finansdepartementets rundskriv R-7/1999 av 8.7.1999.

Brevet finnes også på Finansdepartementets hjemmeside ( www.dep.no/fin) under ”Statlig økonomistyring”.

Med hilsen

Torun Reite e.f.
avdelingsdirektør

Nancy Johannessen seniorrådgiver

Vedlegg

Mal for avrop på rammeavtalene

Mal for vedlegg til avrop på rammeavtalene

Om utfylling av avrop og vedlegg til avrop på rammeavtalene

Oversikt over justeringer/endringer som er foretat i rammeavtalene av 2003