Covid-19-utbruddet og anskaffelsesregelverket

Anskaffelsesregelverket legger til rette for at innkjøp kan gjennomføres raskt. Anskaffelsesprosesser kan tilpasses den ekstraordinære situasjonen vi nå står overfor.

Som hovedregel følger det av regelverket at oppdragsgiverne skal kunngjøre kontrakter med en estimert verdi som overstiger terskelverdiene for kjøp av varer og tjenester. Oppdragsgivere skal videre følge bestemte prosedyrer for tildeling av kontrakt, og en inngått kontrakt kan bare endres innenfor bestemte rammer.

Det finnes likevel en rekke unntak i anskaffelsesregelverket som kan være aktuelle når det er behov for å gjennomføre en anskaffelse raskt, fravike normale frister eller endre en inngått kontrakt. Mer informasjon om unntakene finnes i Nærings- og fiskeridepartementets veileder om regelverket.

Oppdragsgiver må vurdere konkret i hvert enkelt tilfelle om vilkårene for å benytte slike unntak er til stede.

Hasteanskaffelser

Anskaffelsesregelverket inneholder unntak fra krav til tidsfrister og mulighet for bruk av svært forenklede innkjøpsprosedyrer, som kan anvendes i krisesituasjoner.

I hastetilfeller er det mulig å sette en betydelig kortere tilbudsfrist enn det som gjelder i vanlige anskaffelser. For eksempel kan tilbudsfristen i en åpen anbudskonkurranse forkortes fra 35 til 15 dager. Dette muliggjør raskere gjennomføring av anskaffelsen, samtidig som oppdragsgiverne sikrer en viss åpenhet og konkurranse om kontrakten. Vilkåret for å forkorte tilbudsfristen er at det må være umulig for oppdragsgiver å overholde den normale fristen. Utbruddet av en pandemi er en situasjon som kan gjøre det umulig for oppdragsgiver å overholde de normale fristene.

Se kapittel 31 i departementets veileder for mer informasjon om fastsettelse av frister.

Videre kan oppdragsgiver i enkelte tilfeller bruke prosedyreformen konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring. Det må da foreligge et særlig forhold som oppdragsgiveren ikke selv er skyld i og ikke kunne forutse. Det uforutsette forholdet må i tillegg gjøre det umulig å overholde de forkortede minimumsfristene omtalt ovenfor.

Nærings- og fiskeridepartementets vurdering er at innkjøpsbehov som følge av utbrudd av en pandemi kan gi grunnlag for å bruke prosedyreformen konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring.

Europakommisjonen har gitt nærmere veiledning om mulighetene til å benytte denne hasteprosedyren i forbindelse med utbruddet av covid-19. I denne veiledningen presiserer Kommisjonen at ved bruk av hasteprosedyren kan offentlige oppdragsgivere forhandle direkte med potensielle leverandører. Prosedyren stiller ingen krav til kunngjøring, setter ikke minimumsfrister eller andre prosedyrekrav. Veiledningen fra kommisjonen finnes her.

Kontrakter som inngås ved bruk av denne prosedyren skal bare benyttes til å dekke oppdragsgivers behov i en overgangsperiode. Omfanget og varigheten av kontrakter som inngås etter denne bestemmelsen skal ikke være mer omfattende enn det som er strengt nødvendig. Hvis det er behov for diverse utstyr over en lengre tidsperiode, bør oppdragsgiver innen rimelig tid avholde en konkurranse etter de alminnelige reglene i forskriften.

Dersom det også er umulig å gjennomføre en konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring, så kan oppdragsgiver gjennomføre en anskaffelse uten konkurranse. Unntaket skal tolkes strengt, men det kan brukes for eksempel der det er tvingende nødvendig å anskaffe direkte fra en leverandør fordi enhver forsinkelse kan være til skade for menneskers liv og helse.

I veiledningen fra Kommisjonen omtales også mulighetene for å anskaffe direkte fra én leverandør. Samtidig understreker Kommisjonen at direkte anskaffelser forblir unntaket under direktivet. Muligheten kan bare benyttes såfremt kun én leverandør kan levere innenfor de tekniske og tidsmessige begrensningene som følger av det akutte behovet. Nærings- og fiskeridepartementet mener at den samme fleksibiliteten må innfortolkes i bestemmelsen om anskaffelse uten konkurranse, under alternativet om direkte anskaffelser der det er umulig å gjennomføre en konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring.

Se kapittel 18 i departementets veileder for mer informasjon om prosedyreformen konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring og anskaffelser uten konkurranse.

Endringer i inngått kontrakt

Tiltakene som gjennomføres i tilknytning til covid-19 kan føre til behov for endringer i kontrakt, for eksempel fordi det blir vanskelig for leverandører å levere ytelsen sin. En pandemi som covid-19 kan, etter departementets oppfatning, være en begivenhet som etter en konkret vurdering kan utgjøre grunnlag for endring i kontrakt. Kravene for å gjennomføre endringer avhenger av omfanget av endringene. Større endringer i kontrakten kan bare gjennomføres dersom det er nødvendig som følge av omstendigheter som en aktsom oppdragsgiver ikke kunne forutse. Oppdragsgiveren kan da gjøre endringer som medfører en prisøkning på opptil 50 prosent.

Utbruddet av covid-19 kan også føre til behov for forlengelse av eksisterende kontrakter. Dette innebærer en forlengelse av kontrakten inntil en ny kontrakt kan inngås i tråd med anskaffelsesreglene. Regelverket forutsetter at forlengelsen ikke varer lengre enn nødvendig, og at den bare gjelder de deler av kontrakten som det er nødvendig for oppdragsgiver å anskaffe.

Se kapittel 40 i departementets veileder for nærmere informasjon om endring av kontrakt.

Forlengelse av tilbudsfristen i igangsatte anskaffelsesprosedyrer

Oppdragsgiver har mulighet til å forlenge tilbudsfristen når dette er begrunnet i saklige hensyn. Forlengelsen må ikke være lenger enn nødvendig, og den må ikke føre til forskjellsbehandling av leverandører.

Forhold knyttet til covid-19, som at medarbeidere hos oppdragsgiver er i karantene, kan etter departementets oppfatning utgjøre saklig grunnlag for å forlenge tilbudsfristen. Slike forhold kan for eksempel være at oppdragsgiver får problemer med å gjennomføre anskaffelsesprosedyren. Leverandører kan som følge av covid-19 også få problemer med å levere tilbud innenfor den fastsatte tilbudsfristen. Dersom opprettholdelse av tilbudsfristen vil føre til at det leveres færre tilbud, vil dette svekke konkurransen. Prinsippet om konkurranse tilsier dermed at det kan være grunn til å utvide fristen. Fristutsettelsen skal publiseres gjennom en endringskunngjøring og som en rettelse av konkurransegrunnlaget.

For mer om spørsmålet om forlengelse av tilbudsfrister, se notat fra den danske Konkurrence- og forbrugerstyrelsen om anskaffelsesrettslige problemstillinger vedrørende utbruddet av covid-19.

Departementet understreker at informasjonen over ikke er ment som en uttømmende opplisting av alle unntakene og mulighetene i regelverket som kan komme til anvendelse i en krisesituasjon, men heller som en kortfattet oversikt over de mest aktuelle unntakene og hasteprosedyrene som kan komme til anvendelse i forbindelse med det pågående utbruddet av koronavirus.