Indre Fosen: Felles kommunikasjonsplan bidro til samarbeid og involvering av innbyggerne

I prosessen med kommunesammenslåing utarbeidet Leksvik og Rissa en felles kommunikasjonsplan for å bedre kommunikasjonen internt og med sine innbyggere.

Ved å velge felles rutiner og verdier for kommunikasjonen i prosjektet, ønsket kommunene å forebygge noen av de utfordringene som kan oppstå underveis i utviklingen av en ny kommune.
Hensikten var å utvikle anvendelige verktøy, åpenhet og involvering av innbyggerne.

Den gode og konstruktive samarbeidsånden som ble utviklet mellom Leksvik og Rissa kommuner i oppstartsfasen var viktig og betydningsfull for arbeidet som Indre Fosen kommune har startet på.

Utfordringer tidlig i prosessen

Kommunene Rissa og Leksvik sendte søknad om kommunesammenslåing i desember 2015. De ble til Indre Fosen 01.01.2018.

Før sammenslåingen satte begge kommunene i verk ulike tiltak for å informere og komme i dialog med innbyggerne, som bor spredt i flere bygder.

Tidlig i sammenslåingsprosessen opplevde kommunene at dialogen med innbyggerne var uoversiktlig, med manglende felles rutiner og produkter. De anvendte ulike kanaler for å informere innbyggere og ansatte, og hadde ingen felles strategi. Den påbegynte prosessen skjedde internt på kommunehuset, og var ukjent for mange av innbyggerne. Kommuneledelsen ble tidlig bevisst utfordringene, og satte i gang prosessen med å forbedre og synliggjøre kommunikasjonen med innbyggerne.

Godt samarbeid

Kommunikasjonsrådgivere fra begge kommunene ledet informasjonsarbeidet i sammenslåingsprosessen. Rådgiverne fremhever at de har hatt en åpen og god dialog hele veien, noe som har vært positivt for utarbeidelsen av en felles kommunikasjonsstrategi. Arbeidet ble politisk forankret, og det gode samspillet mellom politikere, administrasjon og tillitsvalgte var viktig for å få til en god prosess.

Kommunikasjonsrådgiver Kari Klepp opplever at kommunesammenslåingen har bidratt til et svært godt samarbeid i personal- og kommunikasjonsavdelingen. De ansatte har fått flere å spille på faglig, og at de har fått utnyttet evnene til hver enkelt medarbeider. De har arrangert videomøter, samlinger og workshops for å modernisere den nye kommuneorganisasjonen, deriblant digitalisering og arbeid med klart språk. De involverte erfarer at prosessen internt har bidratt til større bevissthet rundt arbeidet med informasjon og kommunikasjon mellom de ansatte og innbyggerne i Indre Fosen.

Felles kommunikasjonsplan som aktivt arbeidsverktøy

Rissa og Leksvik utarbeidet en kommunikasjonsstrategi der en felles kommunikasjonsplan (link) ble av stor betydning for det videre arbeidet.
Mål for arbeidet og tiltak for å nå målene ble beskrevet i planen og fulgt opp av kommunikasjonsrådgiverne.

Målet med en felles kommunikasjonsplan var å gjøre prosessen med å etablere en ny kommune mest mulig forutsigbar og oversiktlig, både for innbyggere, ansatte og samarbeidspartnere. Dette i form av åpen, synlig og lett tilgjengelig informasjon.
Kommunene ønsket dessuten å bruke kommunikasjon og god dialog for å involvere og engasjere befolkningen i utformingen av en felles kommuneidentitet for Indre Fosen.

Med begrenset tid og ressurser til kommunikasjonsarbeidet, ble det definert tre tiltakskategorier som de vurderte å ha best effekt ut ifra målene i kommunikasjonsplanen:

• Dokumentasjon av lovpålagt informasjon og annen dokumentasjon som skal offentliggjøres. Informasjon skulle være lett tilgjengelig for innbyggerne som ønsket å finne den.
• Viktig informasjon og nyheter
  Dette i form av vedtak, hendelser og endringer som berørte ulike målgrupper. I tillegg til nettsiden ble det besluttet å bruke mer aktive virkemidler for å informere målgruppene på en lettfattelig måte. Deriblant film, animasjon og andre virkemidler for å få oppmerksomhet rundt nyhetene.
• Relasjons- og identitetsbygging
  Et sentralt mål i kommunikasjonsplanen var å tilrettelegge for tett innbyggerdialog og involvering gjennom ulike kommunikasjonskanaler. Kommunene ønsket å være pådrivere for å skape entusiasme, tilhørighet og stolthet rundt Indre Fosen.

Bruk av sosiale medier

Kommunene gikk tidlig i gang med å slå sammen sosiale mediekanaler.
De utarbeidet ei ny, felles nettside for den nye kommunen, som i dag er kommunens nye tjenesteportal. Den nye nettsiden bidro til at relevant informasjon ble samlet på ett sted. De erfarte dette som mer effektivt, hensiktsmessig og ryddig.

Det ble dessuten opprettet en egen prosjektside med lett tilgang til informasjon om sammenslåingsprosessen. Dette for å sikre samme informasjon i begge kommunene. Innbyggerne kunne blant annet finne en informativ film om intensjonsavtalen, ei tidslinje med nyheter, viktig informasjon og datoer tilknyttet sammenslåingen.
Det ble lagt ut referater og live nett-TV fra alle møtene i fellesnemnda.

Ny politisk organisering var på plass og i drift ett år før sammenslåingen. Dette inkluderte en egen nettbasert innsynsløsning for møteinnkalling og protokoller.

Kommunene opprettet felles kontoer på Facebook og Instagram. Disse har blitt flittig brukt i arbeidet med å bygge en felles identitet på tvers av kommunene.

Lokalavisa Fosna-Folket spilte en sentral rolle i arbeidet med å engasjere og nå ut med informasjon til innbyggerne. Et par ganger i måneden publiserte kommunene en fellesannonse i papirutgaven av lokalavisa med informasjon om aktiviteter, reguleringsplaner, ledige stillinger og kommunesammenslåingen.

Bevisst og hyppig bruk av felles sosiale medier har bidratt til lettere tilgjengelig informasjon, større åpenhet og innsyn for innbyggerne i prosessen mot sammenslåing.

Intern informasjon

Informasjonsdeling mellom ansatte har betydning for informasjon som blir gitt videre til innbyggerne. Det ble derfor opprettet ei Facebook-gruppe for ansatte, nyhetsbrev og ei veggavis. I en del tilfeller hengte de opp oppslag på toalettene.

Ansatte innen personal og kommunikasjon samarbeidet godt, blant annet om mest mulig lik informasjon på sosiale medier i begge kommuner.

En kommunikasjonspris i form av en ballong ble delt ut til månedens kommunikator. Organisasjonen ønsket på denne måten å fremheve gode eksempler på intern kommunikasjon.

I ettertid ser kommunen at de burde ha startet kommunikasjonsprosessen med å etablere et intranett som sørget for nødvendig kommunikasjonsflyt innad i organisasjonen.
Kommunikasjonen ble utført på ulikt vis, både mellom ledere og ansatte og i avdelingene. Dette kan igjen påvirke kommunikasjonen mellom kommunen og innbyggerne.

Satsing på klart språk

Ansatte møter innbyggerne blant annet gjennom skriftlig informasjon. Derfor er det viktig at informasjonen er lett forståelige. Klarspråk sikrer demokratiet, øker servicen og bidrar til effektive tjenester og god ressursbruk (ks.no).
Indre Fosen har satset på klart språk i hele prosessen. De har utviklet en egen språkprofil for kommunen som illustrerer hvordan de skal skrive tekster. Ansatte følger kurs gjennom KS, der de lærer hva klarspråk er, hvordan det skal praktiseres, og hva som skal til for å komme i gang med klarspråk. Dette har bidratt til gjennomgang og finpussing av maler, nettside, andre tekster og informasjon som innbyggerne skal lese.
Den nye kommunen har utarbeidet en ny grafisk profil. Innbyggere ble involvert i utarbeidelsen. Arbeidet med klart språk har bidratt til en mer folkelig profil, både muntlig og skriftlig.

Utforming av felles kommuneidentitet

Når to kommuner skal slå seg sammen, er det ikke bare organisasjoner som skal endres. Det er også nye relasjoner og en ny, felles identitet som skal bygges på tvers av dagens kommunegrense. Dette er arbeid som tar tid. Leksvik og Rissa kommuner ønsket å tilrettelegge for identitetsbygging, dialog og involvering gjennom flere kommunikasjonskanaler.

Et av målene i kommunikasjonsplanen var å involvere og engasjere befolkningen i utformingen av en felles kommuneidentitet for Indre Fosen. Befolkningen fikk mulighet til å bidra til kulturbygging gjennom flere kommunikasjonskanaler, deriblant Facebook, Instagram, folkemøter og postutsendelser.

Politikerne vedtok at det skulle satses på ekstern kulturbygging på tvers av kommunegrensene, og ønsket å engasjere frivillige lag og foreninger i arbeidet.

Politikerne satte av midler slik at frivillige kunne søke om støtte til ulike tiltak. Satsingen førte til at det ble gjennomført både store og små arrangementer på ulike steder. Hver bygd fikk presentert seg, blant annet gjennom #bygdestafetten på Instagram. Kommunikasjonsgruppa pekte ut en ambassadør for hver bygd i Leksvik og Rissa som fikk profilere bygda si via Instagram-kontoen. På denne måten har innbyggere og ansatte blitt kjent med bygdene i Indre Fosen.

Både kulturavdelingene og teaterlagene slo seg sammen tidlig i prosessen. Dette bidro til et godt samarbeid og felles mobilisering for å synliggjøre kommunene. Sammenslåingen har blant annet samlet ungdommer fra begge kommuner. De har samarbeidet godt og etablert gode relasjoner.
Kommunikasjonsgruppa har samlet sammen bilder, tekster og intervjuer fra folk i de to kommunene. Dette skal bli ei bok som bidrar til å synliggjøre bygdene og folk derfra.

Tiltakene har bidratt til å gjøre Indre Fosen mer synlig, både for innbyggerne og utenfor kommunegrensene. God kommunikasjon med innbyggerne har skapt entusiasme og engasjement. Dette har vært et viktig bidrag i arbeidet med å skape en felles identitet i den nye kommunen.

Gode grep som Indre Fosen har hatt god nytte av:

• Utarbeide en felles kommunikasjonsplan tidlig i prosessen. Denne bør implementeres i hver enhet og hos hver enkelt leder.
• Egen hjemmeside for sammenslåingen for å sikre lik informasjon i kommunene.
• Satsning på kulturbygging som involverer frivillige lag og organisasjoner for å skape tilhørighet, engasjement og oppmerksomhet om sammenslåingen.
• God kommunikasjon internt i organisasjonen bidrar til tydeligere dialog mellom kommunen og innbyggerne

 

 

← Forrige                                                                                 Neste →

Til start

Til Del A

Til Del B

Til Del C