Informasjon og kommunikasjon i nye Færder kommune

Artikkel | Sist oppdatert: 06.07.2018 | Kommune- og fylkesinndeling

Rådmann i Færder har lært at direkte møter ikke må undervurderes som kommunikasjonstiltak i en sammenslåingsprosess. Tjøme og Nøtterøy har vært forberedt på at behovet for å motta informasjon underveis ville være stort hos både ansatte, innbyggere og folkevalgte. De har derfor startet kommunikasjonsarbeidet tidlig, utformet en kommunikasjonsstrategi, etablert egen kommunikasjonsgruppe og utført flere kommunikasjonstiltak underveis i prosessen.

Kommunikasjonsstrategi

Tjøme og Nøtterøy ble til Færder kommune 01. januar 2018 og har utformet en felles kommunikasjonsstrategi. Denne inneholder beskrivelser av informasjon- og kommunikasjonstiltak som ble utført underveis i sammenslåingsprosessen. Kommunikasjonsplanen ble aktivt tatt i bruk ved gjennomføring av kommunikasjonstiltakene. Den nye rådmannen i Færder var prosjektleder og hadde ansvaret for organisering og tilrettelegging av omstillingsprosessen. For å sikre tid og ressurser til å gjennomføre dette arbeidet ble det dannet en kommunikasjonsgruppe.

Kommunikasjonsgruppe

Med mandat fra rådmennene i de to kommunene ble det etablert en kommunikasjonsgruppe som jobbet med kommunikasjonsarbeidet knyttet til sammenslåingsprosessen. Disse besto av fire medlemmer fra Nøtterøy og Tjøme kommune.
For at dette arbeidet skulle fungere godt, var det viktig at prosjektleder for sammenslåingen holdt kommunikasjonsgruppa informert underveis. Rådmennene i de to kommunene hadde også ansvar for å formidle informasjon ut i organisasjonen. I ettertid har de erfart at det er spesielt viktig å sørge for samtidig og lik informasjon til alle berørte parter i kommunene.

Mål og prinsipper for kommunikasjon

Færder og Nøtterøy hadde som mål å sørge for at alle innbyggere, ansatte og folkevalgte til enhver tid var orientert om prosessen. De har ønsket å fremstå som åpen og bidra til å skape et godt omdømme for den fremtidige kommunen. Kommunikasjonstiltakene skulle skape entusiasme for Færder kommune, utvikling av lokaldemokratiet og en felles kultur hos ansatte. Dette samsvarer med deres kommunikasjonsprinsipper som er åpenhet, medvirkning, samkjørt og tilgjengelig:

Kommunen skal være åpen ved å legge til rette for en åpen og opplyst samfunnsdebatt, sikre innsyn og ha en god dialog med media.
Kommunen skal legge til rette for innbyggernes medvirkning. Elektroniske kanaler og fysiske møteplasser skal gi innbyggerne mulighet for å involvere seg i prosessen.
Kommunen skal være samkjørt ved at alt som kommuniseres om sammenslutningsprosessen publiseres samtidig i de to kommunenes kanaler.
Kommunen skal være tilgjengelig ved at kommunikasjonen gjøres tilgjengelig for alle. Samme budskap publiseres derfor i flere kanaler. Samtidig er det mest prioritert at informasjon kan oppsøkes og hentes for de som er interesserte.

Rådmann i Færder kommune påpeker i ettertid at fokus på full åpenhet i alle prosesser og i alle politiske møter har vært viktig i kommunikasjonsarbeidet.

Viktige direkte møter

I prosessen forut for kommunesammenslåingen har rådmann i nye Færder prioritert å besøke virksomheter for å møte ansatte ansikt til ansikt. Hun har brukt mellom 1 og 1 ½ time på hvert sted og har besøkt rundt 35 virksomheter. Dette ble gjort for å informere om sammenslåingsprosessen og for å snakke om kultur i ny kommune. Rådmann Toril Eeg anser dette som et spesielt vellykket tiltak og påpeker at det ikke er noe bedre kommunikasjonstiltak i en slik prosess enn direkte møter med ansatte.

Kommunikasjonskanaler

For å nå ut til sine målgrupper har Færder valg å gi informasjon via nettportaler, sosiale medier, utsendelser, lokalavis, via arrangementer, møter med ansatte og samlinger.

Media

Media har blitt ansett som en samarbeidspartner og en av målgruppene for kommunikasjonsarbeidet. Det ble lagt til rette for at media enkelt kunne ta del i all tilgjengelig informasjon. Ressurspersoner har vært tilgjengelig for spørsmål og intervjuer etter nærmere avtale. Samtidig er det blitt sendt ut forslag til redaksjonelle saker i media. Kommunene har tatt kontakt med media når de blant annet har ønsket å formidle om viktige milepæler i prosessen, om nytt kommunevåpen eller om Instagram-konkurranse.

Internett og sosiale medier

For å nå nye og muligens yngre grupper i befolkningen, inkluderte kommunen Instagram som kommunikasjonsmiddel. Her inviterte de blant annet til bildekonkurranse og emneknaggen #Færderpærler ble etablert. Beste bidrag fikk en premie i form av overnatting og transport til Færder fyr. Det ble utformet egen kommunikasjonsstrategi for Instagram og informasjonsskriv om tiltaket. I starten av 2018 er det sendt inn 1 547 bilder på Instagram med emneknaggen #Færderpærler. Tiltaket skulle skape felles entusiasme, felles tilhørighet og bidra til at innbyggere ble kjent med hverandres nærområder og oppdaget nye steder. Med mange innsendte bilder kan dette anses å ha blitt en suksess.

I tillegg til Instagram har kommunene valgt å bruke Facebook. Dette har blitt ansett som hensiktsmessig fordi potensialet for deling av informasjon er større enn antallet følgere av kommunens facebookside.

Ikke alle informasjonskanalene fungerte like godt

En felles nettportal skulle likevel fungere som hovedkilde til informasjon om prosessen mot Færder kommune. Målgruppen her var innbyggere, ansatte, folkevalgte og andre interesserte. De kommunale nettportalene for Nøtterøy og Tjøme linket også til fellesportalen for informasjon om arbeidet mot Færder kommune. Portalen var ment å sikre at informasjonen som deltes var entydig og samkjørt, samt ressurssparende for de som jobber med kommunikasjonsarbeidet. Kommunen opplevde imidlertid at denne nettsiden ikke ble mye brukt, hverken av innbyggere eller ansatte og fungerte dermed ikke til ønsket hensikt.

Informasjonsbrosjyre

Kommunene distribuerte en informasjonsbrosjyre til alle husstander i Tjøme og Nøtterøy. Det ble også sendt ut nyhetsbrev til ansatte ca. en gang per måned. Dette nyhetsbrevet ble distribuert både på mail, på fellesportalen og intranettet, og er i ettertid ansett som et vellykket tiltak av kommunen.

Fire gode grep fra Færder kommune:

1) Ha fokus på at man starter opp en NY kommune sammen, og ikke at en slår sammen kommunene.
2) Prioriter å komme i gang med kommunikasjonstiltakene tidlig. Utarbeidelse av ny grafisk profil for en ny kommune og prosjektnettside tar for eksempel mye tid. Prosessen bør starte så tidlig som mulig.
3) Sett av tid til direkte informasjonsmøter med de ansatte.
4) Ha fokus på full åpenhet i alle prosesser og i alle politiske møter.