Oppgavene til administrasjonen

Det betyr at omfanget og innholdet av sekretariatshjelpen må være tilstrekkelig til at rådet kan utføre sine oppgaver som eldreråd på en god måte. Omfanget av hjelpen vil kunne variere på grunn av f.eks. antallet saker rådet behandler. I den første tiden etter at rådet er valgt, vil rådet i mange tilfeller kunne ha behov for mer bistand enn etter noe tid, når rådet har blitt mer kjent med sine oppgaver.

Kommunestyret eller fylkestinget avgjør hvordan sekretariatshjelpen til rådet skal organiseres. Kommunen kan for eksempel ansette en eller flere sekretærer som bistår rådet. Det vil kunne være behov for hjelp til en rekke ulike oppgaver, for eksempel møteinnkalling, utforming av sakslister, bestilling av møterom, føring av møtereferat, utsending av rådenes uttalelser og andre oppgaver. Det vil også kunne være behov for sekretariatshjelp til eventuelle arbeidsutvalg som rådet har opprettet.

I mange tilfeller vil sekretæren være bindeleddet mellom rådet og kommunen. Kommunen har plikt til å sikre at den har rutiner som gjør at rådet mottar saker på et så tidlig tidspunkt at rådets uttalelser har mulighet til å påvirke utfallet av saken. Kommunen kan dermed velge å opprette rutiner som gjør at sakene blir sendt til rådets sekretær som deretter har kontakt med rådet.

Sekretæren er ansatt i kommunens administrasjon. Det varierer hvilken avdeling sekretæren tilhører, men i mange kommuner er det vanlig at stillingen ligger i et politisk sekretariat eller i rådmannsavdelingen. I flere kommuner brukes stillingsbetegnelsen sekretær, i andre kommuner brukes andre stillingsbetegnelser. I denne veilederen brukes begrepet sekretær om den eller de som er ansatte i kommunens administrasjon og arbeider med å gi rådet sekretariatshjelp.

• § 3.Sammensetning og organisering (Lovdata)

Oppgaver

Rollen som sekretær for rådet er mangfoldig. Først og fremst handler det om å tilrettelegge for at rådet kan gjøre jobben sin på en god måte. Det handler både om den praktiske tilretteleggingen og om oppfølging av rådet og rådets medlemmer. Rådet vil kunne ha behov for hjelp og bistand til en rekke ulike oppgaver, for eksempel møteinnkalling, utforming av sakslister, bestilling av møterom, føring av møtebok, utsending av rådenes uttalelser og andre oppgaver. I mange tilfeller vil sekretæren være bindeleddet mellom rådet og øvrige deler av kommunen.

Eldrerådet skal gis tilstrekkelig sekretariatshjelp. Oppgavene til sekretæren er imidlertid ikke detaljregulert i kommuneloven eller forskriften. Den enkelte kommune og fylkeskommune må konkret avklare hva som skal være sekretærens rolle og oppgaver. Under følger en oversikt over eksempler på oppgaver som det kan være hensiktsmessig at sekretæren for rådet får ansvar for, siden det vil kunne sikre at rådet gis tilstrekkelig sekretarietshjelp.

• § 3.Sammensetning og organisering (Lovdata)

Oversikt over saker

Det er viktig at eldrerådets sekretær har oversikt over og kjennskap til sakene i kommunen som gjelder eldre og kan holde lederen av rådet oppdatert om saker som kan være relevante for rådet. I tillegg til å forberede og følge opp eldrerådets møter, bør også sekretæren være oppdatert på tiltak og politikk lokalt og nasjonalt som gjelder eldre.
Kommunestyret og fylkestinget skal etablere rutiner som sikrer at rådene mottar sakene på et så tidlig tidspunkt i saksbehandlingen, at uttalelsene fra eldrerådene har mulighet til å påvirke utfallet av saken. Det kan innebære at sekretæren må følge med på kommunens saksbehandling og begynne saksforberedelsene på et tidlig nok stadium til at rådets behandling kan påvirke utfallet av saken.

Sekretæren kan hjelpe rådet med spørsmål og bidra til at rådet gjøres kjent med sine rettigheter og plikter.

Møter i eldrerådet

Lederen av rådet har det formelle ansvaret for å sette opp sakslister til rådsmøtene. Sekretæren kan bistå lederen i arbeidet med å utforme saksliste og saksdokumenter, og sende saksdokumentene til medlemmene i rådet i god tid før møtet finner sted og reservere møterom.
Sekretæren har kontakt med den avdelingen i kommunen eller fylkeskommunen som saken gjelder. I omfattende saker kan det være behov for at sekretæren oppsummerer saker for rådet. Framstillingen av en sak kan inneholde en redegjørelse for hva som er de vesentligste momentene i saken, en kort begrunnelse for hvorfor saken legges fram for rådet og en redegjørelse for hvordan saken kan tenkes å påvirke situasjonen for eldre. Det er viktig å bruke et klart og tydelig språk i saksframstillingen.

Etter møtet kan sekretæren bistå med å skrive rådets uttalelse basert på rådets drøftelser og vedtak. Sekretæren kan også ha i oppgave å sende rådets uttalelser til det eller de organene som skal behandle saken videre, slik at rådets uttalelse følger saken frem til det organet som endelig avgjør saken. En annen oppgave sekretæren kan ha, er å følge med på videre behandling av saken og informere rådet om resultatet. Kommunestyret, fylkestinget, eller et annet folkevalgt organ kan velge å gi en tilbakemelding til rådet om resultatet av saksbehandlingen. Det vil bidra til å styrke dialogen og kontakten mellom rådet og kommunen eller fylkeskommunen. Dette er imidlertid ikke et krav i kommuneloven.

Føre møtebok

Det skal føres møtebok for eldrerådets møter, samme krav gjelder for folkevalgte organer i kommunen. Møteboken gir en oversikt over møtene til eldrerådet. Å føre møtebok vil kunne være en oppgave som er lagt til sekretæren.

Det skal føres møtebok for alle møtene i rådet.

Møteboken skal være tilgjengelig for offentlighet, med unntak av deler som er unntatt offentligheten. Hvis det blir vedtatt at et møte skal lukkes, skal hjemmelen for vedtaket tas inn i møteboken. Det samme gjelder for vedtak om at et medlem av organet er inhabil eller dersom vedkommende får fritak av personlige grunner.

§ 11-4.Møtebok (Lovdata) 

Kunngjøring av møter

Eldrerådets møter er åpne og det må derfor legges ut informasjon om hvor og når møtene skal holdes. Møtene skal kunngjøres på en hensiktsmessig måte. Det må dermed legges ut informasjon om hvor og når møtet skal være, f.eks. på kommunens nettside. Sakslisten til møtet og andre dokumenter som ikke er unntatt offentlighet, skal også være tilgjengelige for enhver. Dette er oppgaver som sekretæren vil kunne bistå rådet med.

• § 11-3.Innkalling og saksliste (Lovdata) 

Andre oppgaver

En annen oppgave som kan bli lagt til sekretæren er å organisere opplæring og informasjon til rådet. Sekretæren kan selv stå for opplæringen eller innhente andre aktører. Sekretæren kan også få andre oppgaver, f.eks. oppgaven med å bistå rådet med planlegging og gjennomføring av arrangementer.