Besøk til EU-delegasjonen

Innholdsoversikt

• Møter med én spesialutsending
• Besøkende grupper eller møter med flere utsendinger
  • Spesielt for skoleklasser
• Lån av lokaler
• Grønne retningslinjer
• Andre institusjoner å besøke
• Kontaktinformasjon

Les også: informasjon om transport til og fra Norway House

Møter med én spesialutsending

Dersom dere ønsker et møte om tematikk som dekkes av én enkelt spesialutsending ved delegasjonen, kan detaljene rundt besøket avtales direkte med den enkelte. Se listen over våre ansatte og deres ansvarsområder.

Besøkende grupper eller møter med flere utsendinger

I løpet av året tar Norges delegasjon til EU imot besøk fra mange ulike grupper. Ofte holder vi i den forbindelse generelle foredrag om EØS-avtalen og Norges forhold til EU. I tillegg kan vi for enkelte grupper tilby et mer skreddersydd program med våre spesialutsendinger.

Fremgangsmåten under gjelder både (1) besøk med ønske om foredrag og (2) forespørsler om møter med flere spesialutsendinger. Begge deler bør helst finne sted innenfor delegasjonens åpningstid, mellom 09.00 og 16.30.

Ettersom vi til tider opplever stor pågang anbefaler vi å sende forespørsler til info.eudel@mfa.no i god tid, helst minimum to måneder i forveien. Her ber vi dere oppgi:

• evt. ønsket tema/spesialutsendinger,
• hvor mange dere er,
• hvem som er kontaktperson og
• aktuelle datoer.

Med utgangspunkt i dette avklarer vi tidspunkt og program et eventuelt besøk nærmere.

Alle besøkende grupper må sende oss en fullstendig deltakerliste senest én uke før besøket. Det er ikke mulig å disponere rom ut over den tiden som er avtalt for selve besøket. EU-delegasjon kan også velge å ta bilder under besøket for bruk på nettsidene og våre informasjonskanaler, om ikke annet avtales.

OBS: EU-delegasjonen får ofte politiske besøk som avtales på kort varsel. Vi må derfor ta forbehold om at det kan være nødvendig å gjøre endringer i tid og sted for besøkende grupper, og ber om forståelse for dette.

For lån av møterommet på Norges Hus: se her.

Spesielt for skoleklasser

Muligheten for besøk til Norges delegasjon til EU på Norges hus gjelder også for skoleklasser. For de fleste skoleklasser vil det kun være aktuelt med et generelt foredrag om EØS-avtalen og Norges forhold til EU. Delegasjonen fremhever at elevene bør søke informasjon om tema på forhånd og forberede faglige spørsmål til foredraget.

Vi ber alle skoleklasser om å ta kontakt etter fremgangsmåten ovenfor.

Lån av lokaler

For norske aktører er det mulig å låne møterommet på grunnplanet i Norges Hus gratis. Forespørsel om lån av møterommet gjøres direkte på e-post til info.eudel@mfa.no med ønsket dato og tidspunkt.

Norske aktører kan booke på vegne av andre i egen organisasjon, men som hovedregel ikke på vegne av andre aktører. Alle bes ta direkte kontakt med eposten over.

Dersom bookingen uten delegasjonens viten misbrukes av en tredjepart forbeholder delegasjonen seg retten til å kansellere utlånet og avslå fremtidige søknader fra aktøren som opprinnelig booket salen.

Møterommets spesifikasjoner

• Tilgjengelighet: 09:00-19:30 på hverdager.
• Kapasitet: 100 personer.
• Lyd og lys: Lydsystem med 4 trådløse håndholdte mikrofoner, 1 podiummikrofon og 6 trådløse hodemikrofoner; prosjektorsystem med mulighet for å bruke én hovedskjerm eller tre skjermer; HDMI-inngang til prosjektorer fra talerstolen eller to ulike tilkoblinger i salen; spotlight-lys på både scenen og talerstolen.
• Øvrig teknikk: 16 ordinære stikkontakter (230V) fordelt langs veggene; 1 tilkobling for internett via kabel (ethernet).
• Areal: Sal på ca. 150 m2 med opphøyd scene og talerstol; to adskilte, mindre utearealer på hver side som er tilknyttet salen via skyvedører; et mindre kjøkken; toaletter og garderobeskap i gangen utenfor salen.
• Møbler: Om lag 100 ordinære stoler, 14 mobile bord i vanlig høyde med bordplate på 70 x 180 cm og 16 høye ståbord.

Merk at det ikke er mulig å henge opp plakater eller annet på veggene.

Grønne retningslinjer

EU-delegasjonen har utarbeidet en grønn guide med retningslinjer til bruk i forbindelse med besøksgrupper og utlån av lokalene våre.

Om digitale og hybride møter

Møterommet har ikke det tekniske utstyret som behøves til videokonferanser eller hybride møter.

Aktører som ønsker å bruke salen til dette formålet må selv medbringe eller hyre inn og sette opp nødvendig utstyr, eventuelt leie inn profesjonelle selskaper til å gjøre dette for dem.

Informasjon og vilkår for utlån

Etter at reservasjonen er bekreftet må informasjonen under sendes til EU-delegasjonens besøksansvarlig pia.ladefoged@mfa.no med kopi til info.eudel@mfa.no, senest to uker før arrangementet avholdes:

• Kontaktpunkt: Navn og telefonnummer på ansvarlig person under arrangementet. Vedkommende skal også sørge for dørvakt og registrering av deltakere.
• Program for arrangementet
• Fullstendig deltakerliste
• Ønsket oppsett i salen: Antall stoler, oppsett, behov for teknisk utstyr etc. Arrangør er selv ansvarlig for bruk av det tekniske utstyret under arrangementet. For teknisk bistand kan delegasjonen formidle kontakt til leverandører.

Servering: Arrangør er ansvarlig for tilrettelegging og betaling for all catering/servering. Delegasjonen har cateringleverandører som vi samarbeider med, og deler gjerne deres kontaktinformasjon.

Ved bruk av kjøkkenet tilknyttet møterommet må arrangør selv sørge for opprydding umiddelbart etter arrangementet. Det finnes to doble, ordinære kaffemaskiner på kjøkkenet som er tilgjengelige for bruk. Arrangør må selv kjøpe filter og kaffe, og eventuelt erstatte maskinene ved skade.

Rydding: Arrangør er ansvarlig for å forlate møterommet i akseptabel tilstand. Søppel kastes i søppelbøtter, brukt bestikk, tallerkener og lignende samles på bordene, lyset skrus av og dørene til utearealene lukkes og låses.

Utvidet vakthold: Alle arrangementer skal være avsluttet, alle deltakere ute av huset og rommet fullstendig ryddet innen kl. 19:30, med mindre annet er avtalt (kostnader for utvidet vakthold vil påløpe).

OBS: EU-delegasjonen forbeholder seg retten til å kansellere en reservasjon inntil seks uker i forkant av arrangementet, dersom delegasjonen selv har behov for møterommet på aktuelle dato(er).

Velkommen!

Andre institusjoner å besøke

EFTA-sekretariatet i Brussel

EFTAs overvåkingsorgan ESA

Europaparlamentets besøkstilbud i Brussel

Europakommisjonens besøkssenter

Besøk til Rådet for den europeiske union

Kontaktinformasjon

EU-delegasjonens sentralbord: +32 (0) 2 238 74 00
E-post til kommunikasjonsteamet: info.eudel@mfa.no
Oversikt over ansatte på EU-delegasjonen

Se også: Her finner du oss