Organisering av arbeidet med regjeringen.no

1 INNLEDNING

Regjeringen.no er hovedkilden for informasjon fra regjeringen til befolkningen. Nettstedet skal gi befolkningen innsikt i regjeringens og departementenes arbeid, og skal skape engasjement i demokratiske prosesser.

Arbeidet med regjeringen.no må sees sammen med regjeringen og departementene sitt digitale kommunikasjonsarbeid i andre kanaler. Det bør derfor organiseres slik at de ulike digitale tjenestene styrker hverandre – både kommunikasjonsfaglig og ressursmessig.

Statsministerens kontor (SMK) og alle departementene har egne redaksjoner med et selvstendig ansvar for sine sider på regjeringen.no. Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS) har koordinerende ansvar for drift og utvikling av nettstedet.

2 STYRING OG ORGANISERING AV ARBEIDET

Digitaliserings- og forvaltningsdepartementet (DFD) ved Statsforvaltningsavdelingen er etatsstyrer for DSS. DSS skal sikre at DFD er godt orientert om DSS sitt arbeid med regjeringen.no.

God kommunikasjon og godt samarbeid mellom departementene, SMK og DSS er en forutsetning for at regjeringen.no og andre digitale medier skal være en vellykket satsing. Departementene og SMK skal delta aktivt i utviklingen av tjenestene. Dette sikrer at arbeidet med regjeringen.no og andre digitale kommunikasjonstjenester blir forankret og prioritert både i SMK og i departementene.

Samarbeidet og samspill skal gjennomføres effektivt for departementene, SMK og DSS.

Kurs, opplæring og åpne hus arrangeres av DSS og servicenivået defineres i tjenestebeskrivelsen.

2.1 Kundeforum

Kundeforum er satt sammen av nettredaktører og kommunikasjonssjefer fra alle departementer og SMK. Funksjonen ivaretas innenfor rammene av kommunikasjonssjefsmøtene, og SMK innkaller til møter. Kontoret for webtjenester i DSS rapporterer til Kundeforum minimum 2 ganger i året om status for utvikling og drift av tjenesten.

Kundeforum har følgende oppgaver:

• Påse at gjeldende strategi for regjeringen.no følges, og foreslå endringer eller tilføyelser
• Ta opp og diskutere informasjonsfaglige problemstillinger i regjeringen.no relatert til statlig/departemental kommunikasjonspolitikk
• Diskutere og ta stilling til ad hoc-utviklingsforslag dersom det er nødvendig med prioritering
• Avklare saker hvor det er uenighet mellom departementene og/eller DSS
• Diskutere og ta stilling til årlige planer for utvikling
• Foreslå tiltak basert på evalueringer av tjenesten

2.2 Fagforum for digitale medier

Fagforum er et faglig samlingspunkt for de i departementene/SMK som arbeider med digital kommunikasjon. Nettredaktører og kommunikasjonsenhetene er naturlige deltakere. Andre deltakere kan inviteres.

Fagforumet er et forum for diskusjon, samarbeid og kompetansebygging mellom departementene/SMK og DSS. Fagforumet skal ta opp saker knyttet til regjeringen.no, andre relaterte nettjenester og arbeidet med sosiale medier. Forumet planlegges, innkalles og ledes av portalredaktøren i DSS eller hans stedfortreder. Dagsorden utarbeides av DSS i samarbeid med departementene.

Fagforum har følgende formål:

• Formidle informasjon og legge opp til diskusjon om utviklingen av regjeringen.no og relaterte tjenester
• Være arena for kompetanseutvikling
• Drøfte aktuelle temaer og saker som angår tjenestene
• Foreslå aktiviteter og satsinger for kundeforum og webseksjonene i DSS
• Gi innspill til budsjetter og prioriteringer
• Opprette arbeidsgrupper og utnevne deltagere til disse

Fagforum arrangeres en gang i måneden.

2.3 Referansegruppen

Referansegruppen skal bidra til at utviklingen av tjenesten skjer i tråd med departementenes behov og brukernes ønsker. Referansegruppen kalles sammen av DSS ca en gang i måneden. Redaktører fra SMK og DFD er faste representanter i gruppen. Tre nettredaktører fra departementene utnevnes av Fagforum for digitale medier og rullerer hvert år. Andre innkalles etter behov.

Referansegruppen skal:

• Gi faglige råd, diskutere, drøfte og gi anbefalinger til DSS.
• Bidra i spesifisering av kvalitetskrav og kvalitetskontroll.
• Ivareta departementenes/SMKs behov, og bidra til å kommunisere effektmål, nyttebetraktninger og gevinstrealisering.

3 REDAKSJONER OG REDAKTØRANSVAR

Det forutsettes at departementene setter av nødvendige ressurser til redaksjonelle oppdateringer, kvalitetssikring av innhold og kompetanseutvikling i tråd med strategien for regjeringen.no og andre strategiske og operative beslutninger som tas.

3.1 Portalredaktør i DSS

Portalredaktøren arbeider for at regjeringen.no skal være funksjonell og ha et godt interaksjonsdesign som bidrar til en helhetlig brukeropplevelse. Det vil si at portalredaktøren arbeider for at portalens sider utvikles i tråd med gjeldende strategiske prinsipper. Dette arbeidet foregår i tett samarbeid med redaktøren for regjeringens nettsider og nettredaktørene i departementene.

Portalredaktør skal arbeide for å sikre portalens helhetlige informasjonsprofil. Dette omfatter blant annet temainndelingen, fellesfunksjonalitet og fellesinformasjon på tvers av departementene.

3.2 SMKs redaksjon

SMK har en koordinerende rolle og ansvar for en samlet presentasjon av regjeringen – regjeringens sider – samt for utvelgelse av nyheter til portalforsidene.

SMKs redaksjon har ansvar for:

• Oppdatering og kvalitetssikring av SMKs sider
• Oppdatering av forsiden til SMK i tråd med aktivitetene i regjeringen
• Utvikling av sidene i tråd med de beslutninger som tas for regjeringen.no
• Aktiv deltakelse i Fagforum, Redaksjonsgruppen, referansegruppen og i arbeidsgrupper

3.3 Departementenes redaksjoner 

Redaksjonen i hvert departement har ansvar for:

• Publisering, oppdatering og kvalitetssikring av departementets sider 
• Oppdatering av departementsforsidene slik at den er aktuell og i tråd med gjeldende prinsipper
• Utvikling av innhold i tråd med de beslutninger som tas vedrørende regjeringen.no 
• Aktiv deltakelse i Fagforum og arbeidsgrupper

3.4 Ansvarlig redaktør og nettredaktør

Hvert departement og SMK har en kommunikasjonssjef og en nettredaktør. Kommunikasjonssjefen i det enkelte departement og ved SMK er ansvarlig redaktør for innhold publisert av sitt departement på regjeringen.no. Nettredaktørens oppgaver er beskrevet i Innholdsstrategi for regjeringen.no.

3.5 Arbeidsgrupper

De ulike foraene for regjeringen.no og andre digitale tjenester kan ved behov opprette ad hoc-arbeidsgrupper og utnevne deltakere til disse. Andre ressurser fra departementenes kommunikasjonsenheter inviteres når dette er naturlig eller nødvendig.

4 ANSVAR FOR KONSEPT, UTVIKLING, FORVALTNING OG DRIFT

DSS har det løpende ansvaret for konseptuell og teknisk utvikling og drift av regjeringen.no. Den konseptuelle og tekniske utviklingen gjøres av DSS i nært samarbeid med departementene. DSS legger til rette for at utviklingen foregår i åpne og inkluderende prosesser og med utgangspunkt i brukerbehov/atferd og tekniske muligheter.

DSS skal dessuten være en webfaglig ressurs for departementenes redaksjoner ved å inneha oppdatert og høy kompetanse på nett-teknologi og nettkommunikasjon og analyse.

DSS har ansvar for fellesløsningene i portalen:

• Konseptuell og teknisk utvikling
• Daglig drift
• Helhet
• Kompetanseutvikling
• Temainndeling og innhold på portalnivå
• Samarbeid med andre nettjenester (for eksempel norge.no og stortinget.no).

Drift, vedlikehold og utvikling finansieres over budsjettet til DSS. Ved spesielle behov kan arbeidet finansieres på en annen måte. Annen form for finansiering kan også avtales direkte mellom webseksjonen og enkeltdepartementer.

Tjenestene fra webseksjonene i DSS beskrives årlig i en egen tjenestebeskrivelse som forelegges departementene/SMK, og som inngår som en del av DSS sine tjenesteavtaler med departementene.

5 KRISEHÅNDTERING OG ANSVAR

5.1 Regjeringen.no som informasjonskanal

Regjeringen ønsker å framstå helhetlig i sin informasjonsformidling også under ulike krisehendelser. En god informasjonsberedskap er dessuten avhengig av pålitelige og felles informasjonsverktøy. Ansvarsforhold og rutiner for publisering på regjeringen.no under kriser er beskrevet i eget dokument.

5.2 Angrep på regjeringen.no

Ved eventuelle angrep på regjeringen.no, kan DSS beslutte å stenge tjenesten av sikkerhetsmessige årsaker. Dette kan for eksempel gjøres for å forhindre at publisert innhold blir manipulert, innhold publiseres av andre eller fordi det er fare for at innhold kan bli tilgjengelig for uvedkommende tidligere enn det publiseringstidspunkt er satt til.

Departementene/SMK skal ved slike hendelser umiddelbart informeres ved ansvarlig redaktør (kommunikasjonssjef), nettredaktør og avdelingsdirektør i DFD.

5.3 Kriseløsning

Dersom et eventuelt angrep på regjeringen.no ansees som såpass alvorlig og/eller langvarig at det er behov for å sette opp en nettløsning i et annet driftsmiljø for å publisere nødvendig informasjon, kan en kriseløsning etableres. DSS er ansvarlig for en slik etablering i dialog med SMK og DFD.