Rundskriv H-1/23 Fellesføringar i tildelingsbreva for 2023

Rundskrivet er oppdatert med en mindre språklig endring 28. februar. 2023. 

Grunnlaget for fellesføringar som verkemiddel er gjort greie for i rundskriv P 2/2009 av 14. mai.

1. Knytte til seg lærlingar kor talet på lærlingar skal stå i eit rimeleg høve til storleiken på verksemda.

Statlege verksemder skal ha lærlingar knytte til seg kor talet på lærlingar skal stå i eit rimeleg høve til storleiken på verksemda. Verksemder med meir enn 75 tilsette skal til kvar tid ha minst ein lærling, og større verksemder bør ha ambisjon om fleire enn ein lærling. <Verksemda> skal også kvart år vurdere om det er mogleg å tilby opplæring i nye lærefag og om ein kan auke talet på lærlingar. Alle statlege verksemder skal knyte seg til opplæringskontoret OK stat eller eit anna opplæringskontor.  I tillegg ber vi om at <verksemda> arbeider for å ta imot studentar i praksis i tråd med intensjonane i arbeidslivsrelevansmeldinga.

I årsrapporten for 2023 skal <verksemda> rapportere om  følgande:

Talet på lærlingar, om det er vurdert å auke talet på lærlingar og eventuelt innafor kva for fag saman med kva for opplæringskontor verksemda er knytt til. <Verksemda> skal også rapportere på arbeidet med å ta imot studentar i praksis. Verksemder som ikkje har oppfylt krava, må gjere greie for årsaka til dette og kva dei har gjort for å oppfylle krava.

1. Regjeringa sitt mål med fellesføringa

Satsinga på å auke talet på læreplassar i staten er forankra i Hurdalsplattformen. Regjeringa vil sikre læreplass for alle ungdommar som er kvalifiserte etter Vg2 i samarbeid med fylkeskommunane og arbeidslivet. Etter at det administrative styringskravet om minst éin lærling i statlege verksemder med over 100 tilsette kom i 2015, auka talet på lærlingar i 2016, for så å flate ut. Blant 130 statlege verksemder med over 100 tilsette har rundt 65 prosent teke inn minst éin lærling (NIFU-rapport 2020:11). I 2020 var det 7000 søkjarar som stod utan læreplass som dei trong for å fullføre utdanninga si. Arbeidet med å skaffe fleire læreplassar er difor høgt prioritert for denne regjeringa. Staten må gå føre og ta eit medansvar for dette. Målet er at fellesføringa kan bidra til at fleire ungdommar får læreplass slik at dei får fullført utdanninga si. 

Ambisjonane om at fleire studentar skal ha praksis i løpet av studietida er langsiktig. Det handlar m.a. om at studentar skal vere betre rusta for det arbeidslivet dei faktisk vil møta. Det er i tråd med Hurdalsplattforma å styrkje samarbeidet mellom utdanningsinstitusjonar og arbeidslivet. Det vil også vere viktig å marknadsføre staten som attraktiv arbeidsgivar overfor nyutdanna.

2. Korleis arbeide med fellesføringa

Arbeidet med fellesføringa vil inngå som ein del av styringsdialogen mellom departement og den einskilde verksemda. Departementa skal ta fellesføringa inn i tildelingsbreva sine, vise til rundskrivet og følge opp korleis verksemdene gjennomfører fellesføringa.

Det er viktig at ein sikrar at informasjon om lærlingsatsinga når ut til alle ledda i verksemda (avdelingar, regionale einingar). Departementa bør leggje til rette for rettleiing til verksemdene innanfor sitt departementsområde om lærlingordninga og vere pådrivar for erfaringsutveksling og etablering av nettverk mellom verksemder. Kompetansekartlegging i ei verksemd med tanke på nye lærefag er eit godt hjelpemiddel i arbeidet med å få fleire lærlingar. Fleire verksemder har også god røynsle med såkalla opplæringsringar. Det inneber at fleire verksemder samarbeider slik at lærlingen kan oppnå kompetansemåla i læreplanen.

Rettleiar for praktisk gjennomføring av praksisopphald for studentar er publisert på Arbeidsgiverportalen.

3. Ytterlegare informasjon og rettleiing

Verksemdene kan kontakte Direktorat for forvaltning og økonomistyring (DFØ) for nærare råd og rettleiing. På Arbeidsgiverportalen er det generell informasjon og rettleiing.

 

1. Redusere konsulentbruken

Arbeidet med effektivisering utgjer ein integrert del av den ordinære styringsdialogen mellom departement og verksemd og fylgjer dei allmenne prinsippa for styring i staten. <Verksemda> skal arbeide for å redusere konsulentbruken på område der det ligg til rette for å nytte interne ressursar og kompetanse. Utover informasjons- og haldningskampanjar skal tenester frå kommunikasjonsbransjen som hovudregel ikkje nyttast.

<Verksemda> skal i årsrapporten for 2023 rapportere om konsulentbruken, under dette om iverksette tiltak og konkrete resultat i arbeidet med å fylgje opp fellesføringa. Dersom det er fagområde og/eller kompetanseområde i verksemda der ein nyttar konsulentar i særleg grad, skal bakgrunnen for dette omtalast nærare. Verksemda skal som ein del av rapporteringa også gje ein overordna omtale av ev. kjøp av konsulenttenester frå kommunikasjonsbransjen (alle typar kommunikasjonstenester) i 2023 og opplyse om totalbeløp for kjøp av slike tenester.

Vi viser til KDDs brev av 1.12.2022 «Rapportering på fellesføring om konsulenttjeneter  2022.» Rapporteringa på fellesføringa om konsulentbruken vil med det vere lik for 2023 som for 2022.

 

1. Verksemdene skal vurdere moglegheitene for desentralisert arbeid og leggje til rette for dette der det er føremålstenleg.

<Verksemda> skal vurdere kva mogelegheit ho har for auka bruk av desentralisert arbeid, med det formål å oppnå meir desentralisering av statlege arbeidsplassar og styrkje lokale fagmiljø, som kan gje distriktspolitisk vinst. Dette vil vere særskilt aktuelt i samband med utlysing av stillingar, men kan også vere aktuelt for allereie tilsette som ynskjer dette. Slikt desentralisert arbeid bør fortrinnsvis kombinerast med høve til å tilhøyra eit lokalt kontorfellesskap der det er tilgjengeleg. Dersom auka bruk av desentralisert arbeid ikkje let seg gjennomføre i verksemda, skal dette grunngjevast særskilt. Døme på dette vil vere dersom det medfører at verksemda ikkje kan levere godt på sine hovudoppgåver. <Verksemdas> leiing har ansvar for å leggje rammene rundt korleis auka bruk av desentralisert arbeid skal gjennomførast i si verksemd etter drøfting med tilsette og deira organisasjonar. Dette må gjerast ut frå juridisk rammeverk, arbeidsfelt, oppgåver og kompetansebehov.

<Verksemda> skal i årsrapporten gjere greie for si vurdering av mogelegheitene for desentralisert arbeid, omfang og bruk av desentralisert arbeid i verksemda og erfaringane med dette. Dersom verksemda ikkje har hatt auke i desentralisert arbeid eller dersom bruken har gått ned, skal det særskilt gjerast greie for årsakene til dette. Departementa skal samanfatte rapportane frå sine verksemder. Kommunal- og distriktsdepartementet skal på grunnlag av desse gjere ei samla vurdering av erfaringar med slikt desentralisert arbeid i statlege verksemder.

Kva ligg i «desentralisert arbeid»?

Regjeringa har mål om å auke bruk av desentralisert arbeid i statlege verksemder. Tilrettelegging for at statlege arbeidsoppgåver kan bli utført staduavhengig, vil kunne bidra til at ein held på og styrkar fagkompetanse i distrikta, og til å skape større fleksibilitet i det statlege arbeidslivet. Det kan betre rekruttering av etterspurt kompetanse, gje høve til å halda på kritisk arbeidskraft dersom arbeidstakarar flyttar og det gir fleire tilgang til kompetansearbeidsplassar i staten utan at det krev endra lokalisering av statleg verksemd.

Desentralisert arbeid er ordningar der arbeidstakar arbeider frå kontorfellesskap med høve for fjernarbeid, frå ein annan kontorstad innanfor verksemda sin kontorstruktur og/eller frå heimen, og der arbeidstakar er busett så langt frå den ordinære kontorstaden at dagpendling ikkje er realistisk. For verksemder som er lokaliserte i mindre sentrale område, kan det også innebere å arbeide frå stader med tilsvarande eller lågare sentralitet. Desentralisert arbeid omfattar ikkje arbeid frå heimekontor ein eller fleire dagar i veka som følgje av verksemda sitt ordinære høve for bruk av heimekontor. Arbeid frå kontorfellesskap inneber at arbeidstakarar arbeider frå eit kontorfellesskap som er geografisk lokalisert ein annan stad enn verksemda.

Tilrettelegging for desentralisert arbeid skal auke tilgangen til statlege kompetansearbeidsplassar i heile landet. Det vil seie at statlege arbeidsplassar som i dag er lokaliserte i dei største byane/dei mest sentrale områda av landet i større grad kan gjerast tilgjengelege for arbeidstakarar i mindre sentrale område.

Tilknyting til kontorfellesskap

Ein stiller ikkje eit krav om at arbeidstakarar som arbeider desentralisert, er tilknytt eit kontorfellesskap. Val av kontorløysing for arbeidstakarar som arbeider desentralisert, må vurderast i kvart einskilde tilfelle.

 

Instruks om håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor dannar rammeverket for å skaffe lokale i staten. Tilrettelegging for desentralisert arbeid frå desentrale einingar og kontorstader i eiga verksemd bør vurderast. Før det blir snakk om ei lokal anskaffing, bør verksemda òg undersøke om det er ledige statlege lokale som kan nyttast, t.d. eit ledig kontor hos ei statleg verksemd. Databasen Statens lokaler^[1] kan vere eit nyttig verktøy for å identifisere arbeidsplassar for arbeidstakarar som jobbar desentralisert. Databasen inneheld ei oversikt over lokale som staten eig og leiger, inkludert ei oversikt over ledige statlege lokale. For at databasen skal ha denne funksjonen, bør verksemdene halde oversikta over ledig lokale oppdatert. Dette gjeld også dersom dei ledige areala er avgrensa til nokre kontorplassar som til dømes kan nyttast til desentralisert arbeid.

Dersom verksemder skal leige arbeidsplassar, skal det hentast inn fleire tilbod i arbeidet med å skaffe lokale, jf. pkt. 3.2 i instruksen. Departementa er ansvarlege for at lokale disponerte av underliggande verksemder er rasjonelt utnytta og at relevante forhold er tilstrekkeleg utgreidde før verksemda anskaffar lokale, jf. pkt. 2.1 i instruksen.

Korleis arbeide med fellesføringa

Arbeidet med fellesføringa skal inngå som ein del av styringsdialogen mellom departement og den einskilde verksemda. Departementa bør også legge til rette for erfaringsutveksling mellom sine underliggande verksemder, mellom anna ved å vidareformidle gode døme.

Det blir utarbeidd ein arbeidsrettsleg rettleiar om bruk av desentralisert arbeid i staten. Rettleiaren blir eit praktisk verktøy for statlege arbeidsgivarar som har arbeidstakarar som skal arbeide desentralisert.

 

Med helsing

Jan Hjelle (e.f.) ekspedisjonssjef

Asgeir Fløtre avdelingsdirektør

 

Dokumentet er signert elektronisk og har ikkje handskrivne signaturar

Kopi:

Statsministerens kontor

Riksrevisjonen

 

[1]Databasen er tilgjengeleg på statenslokaler.no.