Reglement for personalforvaltningen i departementene

Del 1. GENERELT

§ 1 Virkeområde

(1) Reglementet gjelder for embetsmenn og statsansatte i departementene. Reglementet gjelder tilsvarende for Statsministerens kontor.

(2) Reglene i §§ 4-7 og § 8 første og annet ledd gjelder ikke for konstitusjoner eller ansettelser inntil 6 måneder, jf. statsansatteloven § 7 første ledd.

(3) Reglementet suppleres av bestemmelsene i Personalreglement for departementene. For Utenriksdepartementet gjelder at reglementet suppleres av Personalreglement for utenrikstjenesten.

§ 2 Definisjoner mv.

(1) Følgende definisjoner gjelder:

1. «embetsmann» er den som er utnevnt av Kongen og gitt bestalling som embetsmann, eller den som er konstituert av Kongen i et embete
2. «statsansatt» er enhver ansatt som ikke er embetsmann
3. «embete» er stilling som underdirektør, lovrådgiver, avdelingsdirektør, ekspedisjonssjef, assisterende departementsråd og departementsråd. Det departementet som sentralt forvalter statens lønns- og personalforhold kan bestemme at også andre departementsstillinger skal være embeter.
4. «stilling» er både embete og stilling for statsansatt om ikke annet fremgår av sammenhengen

(2) Embetsmann som søker og blir utnevnt i et nytt embete eller som blir ansatt i en ny stilling som statsansatt, anses for samtidig å ha søkt avskjed fra sitt tidligere embete.

Del 2. UTLYSNING

§ 3 Utlysning av stillinger

(1) Ledige stillinger skal utlyses offentlig og besettes etter alminnelig konkurranse, med de unntak som fremgår av § 1 annet ledd og av Personalreglement for departementene § 2. For Utenriksdepartementet gjelder unntakene i Personalreglement for utenrikstjenesten § 2.

(2) Stillinger som utlyses offentlig skal også utlyses internt. Alle som er ansatt i departementet, fast eller midlertidig, og innleide arbeidstakere, kan søke stillinger som bare er utlyst internt. Fraværende ansatte skal ha enkel tilgang til informasjon om ledige stillinger i departementet. Se også arbeidsmiljøloven § 14-1. Det departementet som sentralt forvalter statens lønns- og personalforhold kan gi nærmere regler om utlysningsmåten og om en sentral utlysningsordning.

§ 4 Søknadsfrist

Søknadsfristen må ikke være kortere enn to uker fra utlysning. Det skal alltid stå hvem som kan gi nærmere opplysninger om stillingen.

§ 5 Ny utlysning

(1) Dersom det ikke har meldt seg et tilstrekkelig antall kvalifiserte søkere, kan det ikke ansettes i stillingen, med mindre stillingen lyses ut på nytt.

(2) Dersom innstillingsrådet eller statsråden ønsker å fravike kvalifikasjonskravene i utlysningen, skal stillingen utlyses på nytt. Det samme gjelder om det har gått uforholdsmessig lang tid siden utlysningen, eller om forholdene har endret seg vesentlig.

Del 3. BEHANDLING AV SØKNADER

§ 6 Saksgangen i innstillingsråd

(1) Før saken behandles av de øvrige medlemmer av innstillingsrådet, skal stillingens nærmeste leder utarbeide et skriftlig forslag til innstilling. Forslaget skal angi i hvilken rekkefølge søkerne bør komme i betraktning og omfatte minst 3 søkere dersom de anses kvalifiserte.

(2) Innstillingsrådets leder gir til kjenne sitt syn etter at rådets øvrige medlemmer har gjort dette. Hvis det er uenighet om innstillingen eller noen av medlemmene krever det, trer de som har deltatt i behandlingen eller deres stedfortredere sammen til møte. 

(3) Den endelige innstillingen, med mulige dissenser, tas inn i innstillingsprotokollen. Protokollen underskrives eller godkjennes digitalt av alle, og medlemmene av rådet har rett til å begrunne sitt standpunkt.

§ 7 Uttalelser ved besettelse av embeter

(1) Ved besettelse av embete som leder av en avdeling (normalt ekspedisjonssjef) gis først uttalelse av de øvrige ledere av avdeling etter rekkefølge fastsatt av statsråden, og deretter gis uttalelse av departementsråden. Ved besettelse av lavere embete enn leder av en avdeling gir først leder av avdelingen sin uttalelse. Deretter går saken til de øvrige ledere av avdeling og til slutt til departementsråden.

(2) Statsråden kan bestemme at antallet ledere av avdeling som skal uttale seg, skal reduseres. Leder av avdelingen som behandler departementets personalsaker og leder av avdelingen som embetet eventuelt sorterer under, jf. første ledd annet punktum, bør likevel alltid gi uttalelse. 

(3) Statsråden kan dessuten bestemme at også andre skal uttale seg.

Del 4. ANSETTELSE

§ 8 Ansettelsesorgan og prøvetid for statsansatte

(1) Statsråden ansetter de statsansatte etter innstilling fra et innstillingsråd.

(2) Statsråden kan gi departementsråden fullmakt til å ansette dem som er innstilt av et enstemmig innstillingsråd, se også unntak i § 1 annet ledd og Personalreglement for departementene § 1 annet og tredje ledd. For Utenriksdepartementet gjelder unntakene i Personalreglement for utenrikstjenesten § 1.

(3) Ansettelsesorganet kan fastsette at prøvetid ikke skal gjelde, jf. statsansatteloven § 15 første ledd.

§ 9 Melding om utnevning eller konstitusjon av embetsmann

Ved utnevning eller konstitusjon av embetsmann skal embetsmannen gis skriftlig underretning med opplysning om eventuelle særvilkår.

Del 5. ORDENSSTRAFF, OPPSIGELSE, SUSPENSJON, AVSKJED OG KLAGE

§ 10 Ordensstraff

(1) Statsråden treffer vedtak om ordensstraff til embetsmann eller statsansatt.

(2) Før en statsansatt gis ordensstraff, bør det normalt innhentes uttalelse fra innstillingsrådet for den gruppe av ansatte vedkommende tilhører.

§ 11 Oppsigelse, suspensjon og avskjed

(1) Kongen i statsråd treffer vedtak om suspensjon og avskjed av embetsmann. Avskjed ved oppnådd aldersgrense eller etter søknad gis av statsråden. I slike tilfeller bør embetsmannen gis et avskjedsdokument, undertegnet av statsråden. Avskjed gis ikke ved overgang til annet embete.

(2) Statsråden treffer vedtak om oppsigelse, suspensjon og avskjed av statsansatt. Før det treffes vedtak om oppsigelse eller avskjed, bør statsråden normalt innhente uttalelse fra innstillingsrådet for den gruppe av ansatte som vedkommende tilhører. 

(3) Embetsmann og statsansatt kan i stedet for suspensjon midlertidig overføres til en annen, mindre betrodd tjeneste, jf. statsansatteloven § 29 fjerde ledd. Slikt vedtak treffes av Kongen i statsråd for embetsmann og av statsråden for statsansatt.

§ 12 Klage over oppsigelse, ordensstraff, suspensjon og avskjed 

Dersom en statsansatt ønsker å klage over vedtak om oppsigelse, ordensstraff, suspensjon eller avskjed, skal klagen fremsettes skriftlig for departementet. Det samme gjelder om en embetsmann klager over vedtak om ordensstraff. Dersom departementet selv ikke tar klagen til følge, sender det saken med sin uttalelse til det departementet som sentralt forvalter statens lønns- og personalforhold, som legger den frem for Kongen i statsråd. Hvis klageren er ansatt i dette departementet, sendes klagen Justis- og beredskapsdepartementet, som legger den frem for Kongen i statsråd.

Del 6. ANDRE BESTEMMELSER

§ 13 Arbeidstid, spisepause

Alle embetsmenn og statsansatte har rett til 20 minutters spisepause i arbeidstiden.

§ 14 Ikrafttredelse

Reglementet trer i kraft fra 1. juli 2019.