Orientering om oppstart av arbeid med digitalisering av gravplassektorens del av livshendelsen dødsfall og arv

Vi vil med dette informere om at departementet har satt i gang et arbeid med å realisere del av regjeringens digitaliseringsstrategi i gravplassektoren. Arbeidet skjer i samarbeid med Digitaliseringsdirektoratet og knyttes til livshendelsen dødsfall og arv (DOA). Vi har engasjert Ola Asp i 40 prosent stilling ut året til å starte opp arbeidet.

Situasjonsbeskrivelse

Etter et dødsfall skal gravlegging eller kremasjon skje innen 10 virkedager. Fristen krever at det raskt skal gå informasjon mellom etterlatte, gravferdsbyrå og lokal gravplassmyndighet. Skal avdøde kremeres, skal det også gå melding til politiet for å hindre ev. bevisforspillelse.

Saksbehandlingen og informasjonsflyten rundt gravferd og gravlegging er i dag papirbasert med utgangspunkt i et skjema (V-0916) departementet har fastsatt. Den papirbaserte informasjonsflyten er tidkrevende og skjemaet ivaretar ikke personvernet i tilstrekkelig grad. For det første vil et utfylt skjema spre personopplysninger ikke alle mottakere har behov for, som opplysninger om valg av seremoni, jf. personvernforordningen art. 9. For det andre benyttes ikke sikker elektronisk post av gravferdsbyråene og gravplassmyndighetene.

SSBs befolkningsframskrivinger viser økte dødstall de kommende tiårene, fra dagens om lag 40 000 per år til om lag 60 000 på 2060-tallet. Digitalisering nå vil gi økte gevinster over tid.

Oppdraget

Målet er mer ressurseffektiv saksbehandling og informasjonsflyt, bedre skjerming av personopplysninger, en mer helhetlig opplevelse av tjenesten for de involverte og, om mulig, myndiggjøring av innbyggerne ved at de kan tilkjennegi preferanser mens de lever.

Oppdraget innebærer å utrede hvordan en kan erstatte dagens papirbaserte begjæringsskjema med en digital plattform som etterlatte, gravferdsbyråer og myndigheter kan benytte. Det skal tas utgangspunkt i etablerte nasjonale fellesløsninger (Folkeregisteret, Altinn, ID-porten) og i Digdirs arbeid med digitaliseringen av livshendelsen Dødsfall og arv. Brukeren skal settes i sentrum for tjenesteutviklingen. (Elementer i dette kan være å gjøre det enklere for etterlatte å få avklart hvem som skal være ansvarlig for gravferden; skille mellom ulike myndigheter og roller som berører gravferden; forstå sin rolle og sitt ansvar i prosessen; se de ulike valgmulighetene de har, hvilke valg de må ta og til hvilken tid.)

Digitalisering medfører at (person)opplysningene kan hentes ut av de som har behov for dem og ikke sendes. Nære etterlatte vil kunne ha tilgang til å se det som registreres, men bare den som sørger for gravferden og de denne gir fullmakt til, kan endre opplysningene.

Digital informasjonsflyt gir mulighet for direkte overføring av relevante opplysninger til eksterne fagsystemer. Politiet kan få informasjon om ønsket kremasjon umiddelbart med sikte på å vurdere bevisforspillelse. For Den norske kirke som gravlegger om lag 85 prosent av alle døde, og har en stor logistikk av personell og lokaler, vil digital informasjonsflyt til kirkens fagsystemer være mer effektivt, blant annet fordi opplysninger kan overføres til Dnks fagsystemer. Krematorium og gravferdsbyrå kan også planlegge tidligere. Det bør også undersøkes om kommunenes vedtak etter gravplassloven § 9 kan overføres digitalt slik at gravplassmyndigheten kan legge det til grunn. Det bør også undersøkes om statsforvalterens tillatelser til askespredning kan overføres digitalt slik at gravplassmyndigheten og krematoriene kan legge disse til grunn. Mulighetene for en fulldigital søknadsprosess for askespredning, kan belyses, men vil antakelig måtte detaljeres i en senere prosess.

Fordeler og ulemper skal belyses, jf. utredningsinstruksen, bl.a. utviklings- og implementeringskostnader, ressurs- og tidsbruk (effektiviseringsgevinster), personvern, informasjonssikkerhet og merverdi for innbyggerne.

Foreløpig tidsplan

• Juni: styringsgruppe etablert og kontakt etablert med eksterne aktører unntatt brukergruppa.
• August: Tegning av dagens og morgendagens (digitale) informasjonsflyt drøftes i styringsgruppa. Morgendagens informasjonsflyt testes på brukergruppa.
• September: Utviklingsløp i alle tilknyttede ikt-systemer er kartlagt og vurdert i sammenheng med DOA. Endringsbehov hos fagsystemleverandørene kartlagt.
• Oktober: Framdrift vurderes og behov for videre arbeid i 2022. Dummy-versjon av ev. portal drøftes i styringsgruppa.
• Desember: styringsgruppa gir råd til BFD om prioritering i det videre arbeidet.

Involvering

Primære samspillsaktører i arbeidet er:

• Digdir ved Bredo Swanberg
• Styringsgruppe BFD som nedsettes med deltakere fra Digdir, SFVT, KA, en kirkeverge, Gravferdsetaten i Oslo og Virke gravferd

Det etableres tett dialog med:

• Leverandørene av fagsystemer
• Eierne av tilknyttede ikt-systemer: Folkeregisteret, Altinn, Helsesektoren (e-helse mv.)
• Berørte offentlige myndigheter: Politiet, Brønnøysundregistrene, Domstolene, SSB.
• Brukergruppa BFD nedsetter etter oppstart av arbeidet med bl.a. kommunale og kirkelige gravplassmyndigheter

Det etableres dialog med:

• KS
• Norsk forening for gravplasskultur
• Kirkerådets digitaliseringsarbeid

 

Med hilsen

Ellen Ur (e.f.) avdelingsdirektør

Martin Hill Oppegaard utredningsleder

Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer.

PDF-versjon av brevet.