§ 7-2: Spørsmål om journalføring av samtykke til å stille til valg

Brevdato: 27. september 2019

Kommunal- og moderniseringsdepartementet viser til e-post 19. september 2019 fra Lillesand kommune med spørsmål om de skriftlige samtykkene etter kommuneloven § 7-2 tredje ledd bokstav c må journalføres.

Kommuneloven § 7-2 tredje ledd stiller krav om at den som skal velges til et av de folkevalgte organene nevnt i første ledd, må ha skriftlig samtykket til å stille til valg. Lovteksten sier ikke hvem som skal innhente samtykkene og gir heller ikke konkrete føringer på hvordan samtykkene skal behandles. Det følger av forarbeidene at det er den som foreslår den aktuelle kandidaten som er pålagt å innhente et slikt samtykke, se Prop. L 46 (2017–2018) side 105 og NOU 2016: 4 Ny kommunelov side 141.

Det betyr at det i utgangspunktet vil være de ulike partiene som fremmer kandidater og utarbeider innstillinger, som er ansvarlige for å innhente og sikre at det foreligger et skriftlig samtykke fra den aktuelle kandidaten. Skriftlig samtykke er et av tre vilkår for at en kandidat er valgbar, og på samme måte som de øvrige kravene, må det være det velgende organet som sørger for at de velger personer som er valgbare. Kommuneloven gir ikke nærmere regler om hvordan dette skal sikres eller dokumenteres, og det vil være f.eks. opp til kommunestyret selv å avgjøre om det er tilstrekkelig at det muntlig orienteres om at samtykkene foreligger eller om de må legges fram i kommunestyremøte.

Det konkrete spørsmålet om kommunens journalføringsplikt av slike samtykker vil derfor avhenge av hvordan de skriftlige samtykkene er behandlet, f.eks. om de er oversendt kommunen eller bare vist frem i et møte og oppbevares utenfor kommuneorganisasjonen.

Et skriftlig samtykke vil være et dokument etter definisjonen i offentlighetsloven § 4 første ledd. Dokumenter som er sendt kommunen skal da journalføres dersom "dei er eller blir saksbehandla og har verdi som dokumentasjon", jf. arkivforskriften § 9 første ledd. Det er adgang til å gi samtykke per e-post og sms, og slike samtykker vil også være omfattet av dokumentbegrepet og kan måtte journalføres.

Etter departementets oppfatning vil samtykkeerklæringer som sendes fra partiene til kommunen, anses som dokument sendt inn til kommunen. Dokumentene blir gjenstand for saksbehandling ettersom de danner grunnlaget for en sak i kommunestyret hvor det velges medlemmer til et folkevalgt organ, og det har en verdi som dokumentasjon at den aktuelle folkevalgte rent faktisk har gitt skriftlig samtykke. I slike tilfeller er vilkårene for journalføring oppfylt, og dokumentene (samtykkene) må journalføres.

Samtykkeerklæringer som foreligger hos kommunen, som kommunen selv oppretter eller innhenter eller som oversendes fra forslagstilleren, må uansett også journalføres dersom de sendes til det folkevalgte organet som saksfremlegg med vedlegg, jf. arkivforskriften § 9 første ledd fjerde punktum bokstav b.

Dersom samtykkene f.eks. omtales eller vises fram i møtet i organet når valget foretas, eller av andre årsaker ikke oversendes fysisk til kommunen, så er det vanskelig å se at det er noen dokumenter som kommunen har opprettet eller som har kommet inn til kommunen som kan journalføres.

Med hilsen

Siri Halvorsen (e.f.)
avdelingsdirektør

Edvard Thorolf Aspelund
seniorrådgiver