Midlertidig forskrift om gjennomføring av fjernmøter i kommuner og fylkeskommuner for å begrense spredning av Covid-19

Kommunal- og moderniseringsdepartementet har på bakgrunn av situasjonen og vedtatte tiltak for å hindre spredning av Covid-19, i dag fastsatt midlertidig forskrift som skal lette gjennomføringen av fjernmøter i kommuner og fylkeskommuner.

Som følge av situasjonen med utbrudd av koronasmitte har helsemyndighetene iverksatt en rekke tiltak med hjemmel i smittevernloven for å redusere smitten fra person til person i samfunnet, og dermed beskytte de sårbare gruppene. Blant de tiltakene som iverksettes er å stenge eller begrense møter og ansamlinger der mange mennesker møtes.

Gjeldende rett om bruk av fjernmøter
Kommuneloven har regler om møter i folkevalgte organer og andre kommunale organer. Møtene holdes som hovedregel ved fysisk oppmøte og de folkevalgte har møteplikt. I tillegg har allmennheten rett til å være til stede i møter i folkevalgte organer.

Kommuneloven § 11-7 åpner for at møter kan avholdes som fjernmøter. Det er en forutsetning for å avholde fjernmøte at kommunestyret eller fylkestinget selv har besluttet at (andre) folkevalgte organer i kommunen eller fylkeskommunen skal ha adgang til å avholde fjernmøte. Videre skal alle deltakerne se, høre og kommunisere med hverandre. Det er ikke adgang til å avholde møter som lukkes på grunn av taushetsplikt etter § 11-5 andre ledd som et fjernmøte. Møter som er lukket etter § 11-5 tredje ledd (kan-bestemmelsene) kan imidlertid avholdes som fjernmøter.
Når det gjelder kommunestyrets adgang til selv å avholde fjernmøter, krever ikke loven at kommunestyret har vedtatt slik adgang på forhånd i et alminnelig møte. Kommunestyret selv, i et fjernmøte må kunne bestemme at møtet avholdes i slik form.

Midlertidig forskrift – utvidet adgang til å avholde fjernmøter

Den midlertidige forskriften åpner for at folkevalgte organer kan avholde sine møter som fjernmøter, selv om kommunestyret ikke har gitt dem adgang til det etter § 11-7 første ledd. Forskriften gir videre unntak fra regelen om at møtedeltakerne må kunne se hverandre. Det betyr at møter i utgangspunktet kan avholdes som rene telefonmøter uten bruk av kamera. Så lenge kommunen har tekniske løsninger, skal allmennheten ha rett til å følge forhandlingene i slike telefonmøter, men her kan unntaket i forskriftens § 3 komme til anvendelse. Det vil også være adgang til å behandle saker som inneholder taushetsbelagte opplysninger eller saker om en arbeidstakers tjenstlige forhold i lukkede fjernmøter, noe som i utgangspunktet ikke er tillatt etter § 11-7 tredje ledd. Av pedagogiske hensyn presiserer vi at også lukkede møter etter § 11-5 tredje kan behandles i fjernmøter.

Fjernmøter i folkevalgte organer skal være offentlige, og alle skal som nevnt kunne følge forhandlingene selv om det er fjernmøter. I forskriften gjør departementet unntak for prinsippet om åpne møter, ved at folkevalgte organer kan avholde møter som fjernmøte i de tilfellene kommunen faktisk ikke har det tekniske utstyret på plass for at allmennheten kan følge forhandlingene i møtet. Bakgrunnen for denne bestemmelsen i forskriften er at også kommuner som ikke har de nødvendige tekniske løsninger skal kunne ha fjernmøter for å unngå fysiske møter og dermed redusere mulighetene for smitte.
Den midlertidige forskriften er fastsatt som en hasteforskrift. Kommunal- og moderniseringsministeren har besluttet at det gjøres unntak fra kravet om høring, fordi det ikke er praktisk gjennomførlig jf. forvaltningsloven § 37 fjerde ledd bokstav a og utredningsinstruksen. Forskriften trer i kraft straks og gjelder fram til 1. august 2020. Forskriften blir kunngjort i Norsk Lovtidend og publisert på Lovdata i dag.

Møteoffentlighet og demokratisk innsyn

Møteoffentligheten og allmennhetens adgang til møter i folkevalgte organer er grunnleggende for lokaldemokratiet. Forskriftshjemmelen til å ha fjernmøte uten innsyn fra allmennheten bør brukes med varsomhet. Kommunene oppfordres til å gjøre lydfiler eller video fra møtene tilgjengelig for allmennheten der det ikke finnes tekniske løsninger til for eksempel strømming.

Kommunelovens regler om hastesaker
Departementet har de siste dagene fått flere henvendelser om kommuneloven § 11-8 (hastesaker). Vi vil derfor gjøre kommunene oppmerksomme på enkelte forhold ved denne bestemmelsen.
Departementet legger til grunn at hasteparagrafen bare kan brukes når kommunestyret selv har delegert myndighet til de organer eller personer som er nevnt i bestemmelsen. Bestemmelsen åpner for at saker kan delegeres til folkevalgte organer og ordføreren, og ordføreren kan også få hastekompetanse til å behandle saker av prinsipiell betydning. Sammen med de vanlige reglene om delegering i f.eks. § 5-6 fjerde ledd og § 5-7 fjerde ledd, gir hastefullmakter etter § 11-8 kommunene et stort handlingsrom til å organisere seg slik at det er mulig å treffe nødvendige vedtak for håndtere utbruddet av Covid-19.

Vi vil også minne om at hasteparagrafen inneholder regler om skriftlig saksbehandling, se bestemmelsens andre og fjerde ledd. Dette er en saksbehandlingsform som kan være et alternativ til hastefjernmøter. Særlig vil skriftlig saksbehandling være egnet hvis det er grunn til å tro at samtlige medlemmer av det folkevalgte organet slutter seg til forslaget, og det ikke vil være særlig behov for en verbal meningsutveksling blant organets medlemmer.

Det kan være tilfeller hvor kommunestyret pr. nå ikke har vedtatt delegering i samsvar med § 11-8 første ledd, og det kan være et presserende behov for å vedta slik delegering. I et slikt tilfelle kan kommunen ved ordfører vurdere om et slikt delegeringsvedtak kan treffes i form av skriftlig saksbehandling, noe som bør kunne gjøres raskt.

Med hilsen
Sølve Monica Steffensen (e.f.)
ekspedisjonssjef

Siri Halvorsen
avdelingsdirektør

Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer

Vedlegg: Midlertidig forskrift om gjennomføring av fjernmøter i kommuner og fylkeskommuner for å begrense spredning av Covid-19

Kopi
KS
Alle fylkesmannsembeter