Digitalisering i kommunal sektor

Dette brevet inneholder en kort presentasjon av de viktigste tiltakene i den statlige digitaliseringspolitikken med relevans for kommunal sektor.

Teksten nedenfor inneholder de temaene og tiltakene som departementet finner særlig relevant for kommuner og fylkeskommuner.

Digital agenda for Norge

Arbeidet med digitalisering av offentlige tjenester skal fortsette i tråd med føringene i Meld. St. 27 (2015–2016) Digital agenda for Norge – IKT for en enklere hverdag og økt produktivitet. Jeløya-plattformen markerer en styrking av digitalisering i alle sektorer.

Helhetlige løsninger

Offentlige tjenester skal oppleves som sammenhengende og helhetlige for brukerne, uavhengig av hvilke offentlige virksomheter som tilbyr dem. Derfor er det nødvendig med et utstrakt samarbeid mellom statlig og kommunal sektor. Når det gjelder oppgaver som løses på tvers av statlig og kommunal sektor, vil regjeringen at de statlige virksomhetene skal ta et større ansvar for at det utvikles helhetlige, digitale løsninger som også kan benyttes av kommuner og fylkeskommuner, og som dekker behovene i kommunal sektor. I tillegg skal statlige virksomheter ta mer hensyn til kommuner og fylkeskommuner i sitt digitaliseringsarbeid.

Finansieringsordning for digitaliseringsprosjekter i kommunal sektor – DigiFin

Departementet har bevilget 125 millioner kroner til en KS-administrert ordning for finansiering av kommunale digitaliseringsprosjekter – DigiFin. DigiFin-ordningen skal gi støtte til IKT-prosjekter av nasjonal betydning som kan komme hele kommunal sektor til gode.

Kommuner og fylkeskommuner som ønsker å bli en del av ordningen må betale inn et engangsbeløp. Det er fortsatt mulig å bli med i ordningen. For mer informasjon se www.ks.no/digifin.

Digital postkasse til innbyggere

Digital post gjør innbyggerens kommunikasjon med det offentlige raskere, tryggere og enklere. Digital postkasse til innbyggere er en sikker løsning, og kommuner og fylkeskommuner kan sende både vedtak og andre viktige henvendelser, inkludert sensitive personopplysninger. Med digital post sparer kommunal sektor penger, mens innbyggerne får bedre tjenester. KS SvarUT formidler post til innbyggernes digitale postkasse. Alle fylkeskommuner og 405 kommuner har tatt i bruk KS SvarUT, og i 2018 er det 7,5 millioner forsendelser gjennom KS SvarUT. Kommuner som ikke videresender post til de digitale postkassene, kan ta kontakt med KS (SvarUt@ks.no) og få hjelp til å koble seg på.

ID-porten

ID-porten er en innloggingsløsning som gir innbyggerne sikker tilgang til over 1800 nettjenester fra ca. 700 statlige og kommunale virksomheter. Per september 2018 har det vært mer enn hundre millioner innlogginger gjennom ID-porten. For mer informasjon se https://www.difi.no/fagomrader-og-tjenester/digitale-felleslosninger/id-porten.

eSignering

Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) har etablert en felles tjeneste for elektronisk signering. Signeringstjenesten er en frittstående tjeneste som er tilgjengelig for offentlige virksomheter. Tjenesten gjør det mulig for innbyggere å påføre digital signatur (eSignatur) på dokument fra det offentlige. Tjenesten forvaltes av Difi og leveres av Posten Norge AS. Signeringstjenesten kan brukes både ved integrasjon mot KS SvarUT og kommunens egne fagsystemer, eller som en frittstående tjeneste fra Difi. For mer informasjon se https://www.difi.no/fagomrader-og-tjenester/digitale-felleslosninger/esignering.

Altinn for kommunal sektor

Altinn er en internettportal for digital dialog mellom næringslivet, privatpersoner og offentlige etater. Altinn er også en teknisk plattform, som offentlige virksomheter kan benytte for å lage digitale tjenester.

KS og Altinn har en samarbeidsavtale om  bruk av Altinns meldingsboks for KS SvarUT.

Nytt folkeregister – nye muligheter for kommunene

Skatteetaten arbeider med å modernisere Folkeregisteret. Nytt folkeregister legger til rette for at kommuner og fylkeskommuner kan få tilgang til opplysninger i sanntid og benytte opplysningene til å effektivisere egne forretningsprosesser. I tillegg kan bruk av det moderniserte folkeregisteret bidra til bedre datakvalitet, flere informasjonselementer og nye tekniske grensesnitt slik at det kan utvikles nye innbyggertjenester.

I forlengelse av moderniseringen vil Skatteetaten avvikle dagens folkeregister. Skatteetaten samarbeider med KS om kommunal sektors behov for tilgang til opplysninger i et modernisert Folkeregister. I tillegg vurderes muligheten for at kommunal sektor skal kunne sende opplysninger til Folkeregisteret digitalt. KS har egne aktiviteter for å ivareta kommunal sektors behov opp mot modernisert Folkeregister. For at kommuner og fylkeskommuner skal kunne hente ut gevinster ved et modernisert folkeregister, bør den enkelte kommune og fylkeskommune selv kartlegge endringsbehovet og vurdere konsekvensene som følger av et modernisert register. Informasjon fra KS om nytt folkeregister kan leses her http://www.ks.no/fagomrader/utvikling/digitalisering/modernisert-folkeregister/.

Bruk av IT-standarder

Kommunal sektor skal bruke obligatoriske IT-standarder slik de fremgår av standardiseringsforskriften. I tillegg bør kommuner og fylkeskommuner også benytte de anbefalte standardene. Standardene legger til rette for og fremmer elektronisk samhandling med og i forvaltningen. Referansekatalogen gir en oversikt over anbefalte og obligatoriske IT-standarder i offentlig sektor. Spørsmål om bruk av standarder kan rettes til Difi (standard@difi.no).

Ny løsning for Offentlig elektronisk postjournal (OEP) – eInnsyn

eInnsyn ble lansert 5. februar 2018. Denne tjenesten er et samarbeid mellom Difi og Oslo kommune for å utvikle en felles innsynsløsning for hele det offentlige Norge. En del av løsningen er søk i politiske saker (SIPS) i Oslo kommune.

Løsningen er utviklet med sikte på å kunne benyttes av kommuner og fylkeskommuner, og Difi vil foreta en kartlegging for å få bedre oversikt over status og behov i kommunene på dette området

Kommuner og fylkeskommuner som ønsker informasjon, som vil prøve ut tjenesten eller ønsker å publisere i en felles tjeneste som eInnsyn kan ta kontakt med Oslo kommune eller Difi. For mer informasjon se https://einnsyn.difi.no/.

Kommunalt veiledningstilbud i digital kompetanse – Digihjelpen

KS, Kompetanse Norge og Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) samarbeider om å hjelpe kommunal sektor til å kunne etablere et lavterskeltilbud for innbyggere i grunnleggende digital kompetanse –  et såkalt Digihjelpen-tilbud. Målet er at alle kommuner skal tilby innbyggere med svake digitale ferdigheter hjelp til å komme i gang med bruk av digitale verktøy, slik at de kan ta i bruk digitale innbyggertjenester fra det offentlige.

Kommunene bestemmer selv hvordan de ønsker å gi innbyggerne denne grunnleggende opplæringen. For å gjøre jobben enklere for kommunal sektor, er det laget en netthåndbok med tips og råd til hvordan kommunene og fylkeskommunene kan komme i gang. På www.digihjelpen.no er det også gode eksempler fra kommuner som allerede har etablert et veiledningstilbud for sine innbyggere.

Kompetanse Norge har ansvaret for å utvikle og tilby ulike digitale opplæringsressurser og kurspakker som kan brukes i kommunene. Opplæringsressursene er fritt tilgjengelige for alle på www.digidel.no. Det er mulig å komme med ønsker om nye ressurser som bør utvikles, eller forslag til hvordan ressursene som allerede eksisterer bør videreutvikles.

Digitalisering i kommunal helse- og omsorgstjeneste

Samarbeidet mellom kommunesektoren og staten er styrket på digitaliseringsområdet de siste årene, blant annet gjennom samstyringsorganene Nasjonalt e-helsestyre, NUIT (Prioriteringsutvalget) og NUFA (Fagutvalget). Erfaringer viser at det fortsatt er nødvendig med mer og bedre samordning mellom statlig og kommunal sektor. I arbeidet med digitalisering i helse- og omsorgssektoren er det viktig med helhet og sammenheng, og nasjonale e-helseløsninger har best effekt når de brukes av flest mulig.

Flere store prosjekter i den nasjonale e-helseporteføljen krever innføringsaktiviteter i kommunene de nærmeste årene for å ta ut planlagte gevinster. En del av prosjektene vil innebære utvikling av  funksjonaliteten i de elektroniske pasientjournalsystemene,  og kan i tillegg kreve organisatorisk og kulturelle endringer i kommunene. 

De nasjonale e-helseløsningene, som e-resept, kjernejournal og etter hvert pasientens legemiddelliste, vil gradvis være klare for bruk i kommunal helse- og omsorgstjeneste. To kommuner og noen sykehus har i 2018 prøvd ut ny digital melding om dødsfall og dødsårsak. Det planlegges med videre innføring av løsningen hos nye aktører i 2019.

I region Midt-Norge arbeides det med anskaffelse av felles løsning for pasientjournal og -administrasjon for både kommuner og sykehus. Kommunene i Trøndelag og Møre og Romsdal bør legge en plan for når de vil ta i bruk løsningen, i samarbeid med Trondheim kommune og Helse Midt-Norge RHF. For kommunal helse- og omsorgstjeneste utenfor region Midt-Norge har Direktoratet for e-helse utredet ulike løsningskonsepter for klinisk dokumentasjon og pasientadministrasjon, og for helhetlig samhandling i helsetjenesten og med øvrige tjenesteområder og innbygger. Helse- og omsorgsdepartementet har iverksatt en ekstern kvalitetssikring av utredningen før en eventuell beslutning om endelig konsept tas. Innføring av løsning for felles kommunal journal og helhetlig samhandling vil kreve tiltak for samordning spesielt blant kommunene, for sentrale spørsmål som styring og organisering. 

For å ta i bruk de ulike nasjonale løsningene er det nødvendig at kommunene etablerer tilstrekkelig sikkerhetsinfrastruktur som eID og HelseID. De nasjonale e-helseløsningene forventes å gi bedre pasientsikkerhet, kvalitet og effektivitet i hele helse- og omsorgstjenesten. Direktoratet for e-helse og Norsk Helsenett SF vil bistå kommunene med råd, støtte og veiledning i arbeidet med å innføre de nasjonale e-helseløsningene.

Kommune- og regionreform og IKT

Sammenslåing av kommuner og fylkeskommuner foregår i en digital kontekst. Håndtering av IKT – systemer og infrastruktur – ved kommune- og fylkessammenslåing er en kritisk suksessfaktor for å hente ut gevinster og synergier i den nye kommunen/fylkeskommunen.

Ved sammenslåing av kommuner eller fylkeskommuner vedtas som hovedregel nye kommune- og fylkesnumre, og det er viktig at systemene er tilstrekkelig fleksible til å håndtere endringer av denne typen.

Som del av kommunereformen og regionreformen har Kartverket fått i oppdrag fra departementet å være teknisk koordinator av statlige etater i IKT-spørsmål. Kartverket skal også gi faglig støtte til kommunene i forbindelse med endringer av kommunenummer og adressering som følge av kommune- og fylkessammenslåingene. Dette innebærer blant annet å koordinere samarbeidet mellom statlige virksomheter og berørte kommuner, og avdekke avhengigheter mellom ulike IT-løsninger.

Kartverket har gjennomført en spørreundersøkelse for å kartlegge status på IKT-arbeidet i kommuner som skal slå seg sammen, og kommuner i fylker som skal slå seg sammen. Undersøkelsen viser at kommunene stort sett er godt i gang, men fremdeles gjenstår det mye arbeid som må gjennomføres før 2020. 

Kartverket erfarer at det er press på det private leverandørmarkedet, og anbefaler derfor at kommuner som vil trenge bistand frem mot 2020 allerede nå kontakter sine leverandører.

Det er blant annet utarbeidet en sjekkliste for kommuner som skal gjennomføre sammenslåing, med oversikt over oppgaver og tidsfrister. Nyttig informasjon om kommune- og regionreform og digitalisering finnes her https://www.kartverket.no/kommunereform/.

Tilrettelegging for sikker og fremtidsrettet bredbåndsinfrastruktur

Tilrettelegging for sikre og fremtidsrettede bredbåndsnett er et felles ansvar der både stat og kommune bidrar.

Kommunene har et viktig ansvar for å legge til rette både for bredbåndutbygging og et sikkert og robust ekomnett lokalt. Alle kommuner bør utarbeide en kommunal bredbåndstrategi eller bredbåndsplan, som legger til rette for kostnadseffektiv utbygging av bredbånd i prioriterte områder. Kommuner kan søke om statlig støtte til bredbånd i områder uten et kommersielt grunnlag for utbygging. Støtten gis gjennom fylkeskommunen.

Kommunene bør også gå i dialog med tilbydere av bredbånd for å identifisere sårbarheter lokalt og foreslå forbedringer. Nasjonal kommunikasjonsmyndighet bidrar til styrking av mobilnettet i spesielt utsatte kommuner gjennom programmet forsterket ekom.

Kommuner kan skape fremdrift i utbyggingen av bredbånd gjennom å gi tilgang til kommunal infrastruktur (for eksempel tomter, bygninger, master) til bredbåndstilbyderne.

Kommuner må følge den nasjonale ledningsforskriften. Ifølge en undersøkelse av IKT Norge er det bare 13 prosent av kommunene følger ledningsforskriften. Det er ikke frivillig for kommunene å følge forskriften.

 

Digitaliseringsrundskrivet for statlige virksomheter

Digitaliseringsrundskrivet gjelder for statlig sektor, og er en helhetlig sammenstilling av pålegg, føringer og anbefalinger for staten.

Siden rundskrivet viser til en rekke krav som er hjemlet i lover som også gjelder for kommunal sektor, kan deler av rundskrivet være relevant for kommuner og fylkeskommuner. Rundskrivet er vedlagt.

Departementet oppfordrer kommuner og fylkeskommuner til å gjøre seg kjent med kravene som stilles til statlige virksomheter på digitaliseringsområdet, og vurdere om noen av anbefalingene kan være relevante for digitaliseringsarbeidet i kommunal sektor.

 

Med hilsen

Jan Hjelle (e.f.) ekspedisjonssjef

Timothy Szlachetko utredningsleder