Digitalisering i kommunal sektor

Digitalisering handler om å tilby nye og bedre tjenester, som er enkle å bruke, effektive og pålitelige. Digitalisering legger til rette for økt verdiskaping og innovasjon, og kan bidra til å øke produktiviteten i både privat og offentlig sektor. Digitalisering er et viktig verktøy for forenkling av kompliserte regelverk, og fornying av gammel og tungvint forvaltningspraksis.

Dette brevet inneholder en kort gjennomgang av de viktigste nye tiltakene med relevans for kommunal sektor i den statlige digitaliseringspolitikken.

1. En ny digital agenda

Regjeringen la i 2016 frem Meld. St. 27 (2015-2016) Digital agenda for Norge. IKT for en enklere hverdag og økt produktivitet. Meldingen presenterer regjeringens overordnede politikk for hvordan vi kan utnytte IKT til samfunnets beste. Departementet vil særlig løfte frem følgende tiltak:

Mer helhetlige løsninger

Mange offentlige tjenester forutsetter et utstrakt samarbeid mellom statlig og kommunal sektor. Når det gjelder oppgaver som løses på tvers av statlig og kommunal sektor, vil regjeringen at de statlige virksomhetene skal ta et større ansvar for at det utvikles helhetlige, digitale løsninger som også kan benyttes av kommunene. I tillegg skal statlige virksomheter ta mer hensyn til kommunene i sitt digitaliseringsarbeid.

Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) har i 2016 kartlagt statlige digitaliseringsprosjekter med konsekvens for kommunene i utvalgte statlige virksomheter. Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) gjennomgår nå Difis funn og forslag til tiltak for bedre samordning. Departementet skal samarbeide med KS om det videre arbeidet.

Digital postkasse til innbyggere

Digital post gjør kommunikasjonen med det offentlige raskere, tryggere og enklere. Digital postkasse til innbyggere er en sikker løsning, og kommunene kan sende både vedtak og andre viktige henvendelser, inkludert sensitive personopplysninger. Med digital post sparer kommunene penger, mens innbyggerne får bedre tjenester. KS SvarUT kan videresende post til Digital postkasse til innbyggere. Kommuner som ikke har tatt i bruk digital postkasse ennå, kan ta kontakt med Difi og få hjelp til å koble seg på.

I 2014 ble forvaltningsloven og eForvaltningsforskriften endret slik at forvaltningen som hovedregel skal kommunisere digitalt med innbyggere og næringsdrivende. Forvaltningsorganet skal sørge for at parten blir varslet om at enkeltvedtak er fattet, og om hvor og hvordan vedkommende kan skaffe seg kunnskap om innholdet. Vedtaket kan for eksempel bli gjort tilgjengelig i mottakers digitale postkasse. Hvis mottaker ikke har skaffet seg tilgang til enkeltvedtaket innen én uke fra det tidspunktet vedtaket ble gjort tilgjengelig, og varsel ble sendt, skal parten varsles digitalt en gang til (per e-post eller sms). Det vil si at det ikke lenger er slik at vedtak og lignende må sendes på papir til mottaker dersom han eller hun ikke har åpnet det digitalt.

ID-porten

ID-porten er en innloggingsløsning som gir innbyggerne sikker tilgang til over 1000 nettjenester i stat og kommune. Difi har etablert en felles tjeneste for å signere dokumenter fra offentlig sektor direkte på nett. Denne tjenesten er tilgjengelig via ID-porten. Signeringstjenesten erstatter håndskreven signatur og gjør det mulig for innbyggere å signere dokumenter fra det offentlige digitalt. Tjenesten bidrar til en brukervennlig, sikker, praktisk og effektiv håndtering av dokumenter som krever signatur fra innbyggere. For mer informasjon se Difis nettsider.

«Én innbygger, én journal»

Helse- og omsorgssektoren er i gang med å realisere "Én innbygger – én journal".Det langsiktige målet er en felles nasjonal løsning som gir en gjennomgående digital journalløsning for hele helsetjenesten. Regjeringen har pekt på programmet "Helseplattformen" i region Midt-Norge som et første steg i den videre utviklingen.Den kommunale helse- og omsorgstjenesten, helseforetakene, spesialisthelsetjenesten og de statlige etatene må delta aktivt i det videre arbeidet med en felles, nasjonal løsning gjennom et tett statlig-kommunalt samarbeid.

Kommunene har en viktig rolle i det nasjonale arbeidet med utvikling av IKT: Kommunene har ansvar for å gjennomføre nødvendige tiltak for å fullføre innføring og realisering av gevinster på de områder hvor det foreligger tekniske løsninger, herunder elektronisk meldingsutveksling. Det er behov for at kommunene vurderer samarbeidsmodeller for bedre koordinering og samordning. Gode samarbeidsmodeller skal bidra til bedre utnyttelse av kompetanse, kapasitet og ressurser i det nasjonale e-helsearbeidet i tråd med vedtatte helsepolitiske mål og tilrådninger i nasjonalt e-helsestyre.

Altinn for kommunene

Altinn er en nasjonal felleskomponent som statlige etater som hovedregel skal bruke ved produksjon av relevante digitale tjenester. Kommunene kan også bruke Altinn, og i januar 2016 ble Brønnøysundregistrene og KS enige om en avtale som gjør det enklere for kommunesektoren å tilby nye, nettbaserte tjenester. Kommuner som ønsker å benytte denne avtalen kan ta kontakt med KS for mer informasjon.

Folkeregisteret er blitt gratis

Fra  1. januar 2016 ble standardtjenester i Folkeregisteret gratis for alle virksomheter. Standardtjenester omfatter blant annet oppslag på nett, vask og vedlikehold av registre og de fleste uttrekk fra databasen. Det betyr at kostnaden for bruk av Folkeregisteret faller bort for kommunene. Gratis tjenester fra Folkeregisteret gir kommunene muligheten til å øke bruken av direkte oppslag i registeret, og på den måten få et bedre og mer oppdatert datagrunnlag.

Tjenester som ikke er standardtjenester er videreført som betalingstjenester.

Bruk IT-standarder

Kommunene skal bruke obligatorisk IT-standarder slik de framgår av standardiseringsforskriften. I tillegg bør kommunene også benytte de anbefalte standardene. Standardene legger til rette for og fremmer elektronisk samhandling med og i forvaltningen. Referansekatalogen gir en oversikt over anbefalte og obligatoriske IT-standarder i offentlig sektor. Spørsmål om bruk av standarder kan rettes til Difi.

Ny løsning for Offentlig Elektronisk Postjournal (OEP)

Difi og Oslo kommune samarbeider i prosjektet eInnsyn for å utvikle en felles innsynsløsning for Offentlig Elektronisk Postjournal (OEP) og Oslo kommunes Søk i politiske saker (SIPS).

Løsningen skal etter planen lanseres ved årsskiftet 2017/2018. Det er lagt til grunn at løsningen skal utvikles slik at den også kan benyttes av andre kommuner og av fylkeskommuner.

Oslo kommune er i dialog med sentrale organer i kommunesektoren og vil invitere til deltakelse i piloter. Kommuner eller fylkeskommuner som ønsker informasjon, som vil prøve ut tjenesten eller som ønsker å publisere i en felles tjeneste som eInnsyn kan ta kontakt med Oslo kommune eller Difi. For mer informasjon se https://einnsyn.difi.no/.

Kommunale veiledningstilbud

KS og KMD undertegnet den 30. juni 2016 en intensjonsavtale om utvikling av et kommunalt veiledningstilbud for økt digital kompetanse. Tilbudet skal bidra til at de som har liten erfaring med digitale løsninger blir mer selvhjulpne i bruk av data og digitale tjenester. Veiledningstilbudet skal ikke være en nyetablering i kommunene, men en videreutvikling og samordning av den innbyggerservice som kommunene allerede tilbyr sine innbyggere. Dette kan f.eks. inngå som en del av folkebibliotekets generelle veiledningstilbud, kommunens servicekontor, eller veiledning fra kommunale fagavdelinger.

Et felles ettårig prosjekt eid av KMD og KS blir igangsatt i januar 2017 og skal blant annet utvikle et konsept til kommunene for etablering og drift av et veiledningstilbud innen digital kompetanse. Konseptet vil inkludere opplæringsressursene som er utviklet under Digidel-programmet. Kommunene bestemmer selv hvordan et slikt veiledningstilbud skal organiseres lokalt.

Kommunestruktur og IKT

KMD anbefaler at berørte kommuner tar høyde for kommende endringer i kommune- og fylkesstruktur ved etablering av nye eller oppgradering av eksisterende fagsystemer eller digitale tjenester. Ved sammenslåing av kommuner og fylker vedtas som hovedregel nye kommune- og fylkesnumre, og det er viktig at systemene er tilstrekkelig fleksible til å håndtere endringer av denne typen.

Som del av kommunereformen har Kartverket fått i rolle fra KMD å koordinere samarbeidet mellom statlige virksomheter og involverte kommuner, og avdekke avhengigheter mellom ulike IT-løsninger. Det er blant annet utarbeidet en sjekkliste for kommuner som skal gjennomføre sammenslåing, med oversikt over oppgaver og tidsfrister. Nyttig informasjon om kommunereform og digitalisering finnes på Kartverkets nettsider.

2. Digitaliseringsrundskrivet for statlige virksomheter

Digitaliseringsrundskrivet (rundskriv H-09/2016) er en sammenstilling av pålegg og anbefalinger vedrørende digitalisering i offentlig sektor, og gir et helhetlig bilde av hvilke føringer som gjelder. Det gjelder for statlige virksomheter, og har blitt sendt ut hvert år siden 2009.

Rundskrivet sendes i år også til kommunene, som et vedlegg til dette brevet. Rundskrivet henviser til en rekke krav som er hjemlet i lov, og som derfor også gjelder kommunene. De øvrige kravene i rundskrivet gjelder ikke for kommunene.

Departementet oppfordrer kommunene til å gjøre seg kjent med kravene som stilles til statlige virksomheter på digitaliseringsområdet, og også til å vurdere om noen av anbefalingene kan være relevante for kommunenes digitaliseringsarbeid.

 

Med hilsen

Jan Hjelle (e.f.) ekspedisjonssjef

Timothy Szlachetko seniorrådgiver

 

 

 

 

1 vedlegg: Digitaliseringsrundskrivet (H-09/16)