BRL § 7-4, § 7-6, § 7-7 og ESL § 43 Departementet svarer på spørsmål om utsettelse av ordinær generalforsamling innvirker på frist for innlevering av saker til generalforsamlingen

Vi viser til din e-post av 1. mai 2020 med spørsmål knyttet til frist for innlevering av saker til generalforsamling.  

Departementet tar ikke stilling til enkeltsaker. Vi foretar imidlertid generelle fortolkninger av lover som tilhører vårt ansvarsområde, blant annet borettslagsloven. Dine spørsmål vil derfor bli besvart på generelt grunnlag.

Vi forstår henvendelsen slik at du har spørsmål om frist for innlevering av saker til generalforsamling, og om utsettelse av ordinær generalforsamling innvirker på en satt innleveringsfrist.

Frist for innlevering av saker til generalforsamling

Det følger av borettslagsloven § 7-4 første ledd at:

"[l]aget skal halde ordinær generalforsamling innan utgangen av juni kvart år. Styret skal på førehand varsle alle andelseigarar med kjend adresse om dato for møtet og om siste frist for innlevering av saker som nokon ønskjer skal takast opp".

Det fremgår ikke av ordlyden eller forarbeidene hvor langt i forveien av berammet generalforsamling styret kan sette frist for innlevering av saksforslag.

Det påligger styret å kalle inn til generalforsamling, jf. § 7-6 første ledd. Styret skal i innkallingen klart oppgi de sakene som skal behandles, jf. § 7-7 første ledd, og det følger av § 7-8 første ledd at generalforsamlingen i utgangspunktet ikke kan fatte vedtak i andre saker enn de som fremgår av innkallingen.

Av § 7-7 annet ledd følger det at:

"[s]aker som ein andelseigar ønskjer skal takast opp på den ordinære generalforsamlinga, skal nemnast i innkallinga når styret har motteke krav om det før fristen etter § 7-4 første ledd".

Dersom styret setter en frist for innlevering av saker, jf. § 7-4 første ledd, får fristen den rettslige virkning at saker som sendes inn etter fristen ikke behøver å nevnes i innkallingen, og dermed i utgangspunktet ikke kan behandles på generalforsamlingen.

Av forarbeidene (Ot.prp.nr. 30 (2002-2003) s. 289) til. § 7-6 følger det at:

"[f]øresegna er gjord etter mønster av eigarseksjonslova § 34 første til tredje ledd".

Eierseksjonsloven 1997 § 34 er videreført i eierseksjonsloven § 43. Reglene om gjennomføring av generalforsamling i borettslag og årsmøte i eierseksjonssameier er tilnærmet like. Av eierseksjonsloven § 41 annet punktum følger det at styret kan sette frist for innlevering av saker til årsmøte. Det fremgår ikke av ordlyden hvor langt i forveien av berammet årsmøte styret kan sette frist for innlevering av saksforslag. Av forarbeidene (Prop. 39 L (2016-2017) s. 184) følger det at:

"[a]v annet punktum følger det at styret på forhånd skal varsle seksjonseierne om dato for møtet, og om siste frist for å melde inn saker som ønskes behandlet. Nærmere regler om varsel og frist er satt i § 43".

Av esl. § 43 femte ledd følger det at:

"[s]aker som en seksjonseier ønsker behandlet i det ordinære årsmøtet, skal nevnes i innkallingen når styret har mottatt krav om det før fristen etter § 41".

Det er ikke nevnt noe i forarbeidene om sammenhengen mellom frister for innkalling, og frist for innlevering av saker. Paragraf 41 viderefører eierseksjonsloven 1997 § 33 fjerde ledd, jf. Prop. 39 L (2016-2017) s. 184. Av forarbeidene til eierseksjonsloven 1997 § 33 fjerde ledd (Ot.prp. nr. 33 (1995-1996) s. 119) følger det at:

"[n]år det i annet punktum er tatt med en bestemmelse om at styret før det ordinære sameiermøtet skal varsle sameierne om dato for berammelse og om siste frist for innlevering av spørsmål som ønskes behandlet, er dette for at den enkelte sameier skal være sikret å kunne få behandlet de saker han ønsker på sameiermøtet. Bestemmelsen må ses i sammenheng med bestemmelsene i § 34 tredje og fjerde ledd om at en sameier har krav på å få behandlet saker på sameiermøtet, og at innkallingen bestemt skal angi de saker som skal behandles" (vår utheving).

Formålet med regelen i eierseksjonsloven § 41 annet punktum synes med dette å være at seksjonseierne sikres at de sakene de ønsker fremmet, blir behandlet på årsmøtet. Fristen fremstår i denne sammenheng som en pragmatisk løsning som skal sikre at seksjonseierne får levert inn saker, samtidig som styret gis tid til å bearbeide innspill og innta dem i innkallingen til årsmøtet.

Både i forarbeidene til eierseksjonsloven § 41 og eierseksjonsloven 1997 § 6 sjette ledd er det henvist til sammenhengen mellom innleveringsfristen, innkalling til årsmøte og at kun saker som er omtalt i innkallingen kan behandles av årsmøtet. Formålet med innkallingsfristen er at seksjonseierne skal kunne områ seg best mulig på årsmøtet, mens formålet med innleveringsfristen er at den enkelte seksjonseier skal være sikret å få behandlet de sakene han eller hun ønsker. Det samsvarer dårlig med disse hensynene at fristen for å sende inn forslag til årsmøte settes mer enn tre måneder tidligere enn berammet møte. Dette gjelder særlig dersom det er tale om en sak som endrer karakter fra innleveringsfrist til berammet årsmøte som følge av styrets disposisjoner.

De hensynene som kommer til uttrykk i forarbeidene til eierseksjonsloven 1997 og eierseksjonsloven må etter departementets syn også gjelde i borettslag.

Departementet mener derfor at styret ikke bør sette innleveringsfristen, jf. brl. § 7-4 første ledd annet punktum, så lenge før innkalling til generalforsamling at den i realiteten avskjærer andelseierne fra å levere inn saker.

Utsettelse av generalforsamling og frist for innlevering av saker

Som over nevnt følger det av brl. § 7-4 første ledd annet punktum at:

"[s]tyret skal på førehand varsle alle andelseigarar med kjend adresse om dato for møtet og om siste frist for innlevering av saker som nokon ønskjer skal takast opp".

Ordlyden taler for at varsel om møtedato og frist for innlevering av saker skal gis samtidig, og at disse henger sammen. Det fremgår ikke av ordlyden eller forarbeidene om utsettelse av møtedato innvirker på satt frist for innlevering av saker, og loven regulerer ikke omberamming av møtedato.

Slik departementet ser det, taler lovens system for at varsel om ny (utsatt) møtedato utgjør et nytt varsel, jf. § 7-4 første ledd annet punktum, som foranlediger at styret setter en ny frist for innlevering av saker. Dette harmonerer med formålet om at fristen skal settes for at andelseierne skal sikres at saker de ønsker behandlet skal kunne behandles på generalforsamling.