Behandlingen av masseinnsynskrav

Brevdato 18.09.2017

Behandlingen av masseinnsynskrav

1. Vi viser samtale med ekspedisjonssjef Jan Hjelle i Kommunal- og moderniserings­departementet (KMD) 8. september 2017, der vi forespeilte KMD en uttalelse om visse sider av behandlingen av omfattende innsynskrav. I den senere tid har det vært en meget kraftig økning i mengden innsynskrav fremsatt gjennom Offentlig elektronisk postjournal (OEP).

2. Formålet med innsynsretten etter offentleglova er angitt i loven § 1, som lyder:

§ 1 Formål

            Formålet med lova er å leggje til rette for at offentleg verksemd er open og gjennomsiktig, for slik å styrkje informasjons- og ytringsfridommen, den demokratiske deltakinga, rettstrygg­leiken for den enkelte, tilliten til det offentlege og kontrollen frå ålmenta. Lova skal òg leggje til rette for vidarebruk av offentleg informasjon.

Formålsbestemmelsen viser at det er innsyn i den informasjonen som finnes i dokumentene, som er det sentrale. Etter vår mening kan forvaltningen avslå innsynskrav som er fremsatt uten at vedkommende er interessert i dokumentenes innhold, i vid forstand. F.eks. kan en avslå innsynskrav i tilfeller der vedkommende ønsker å utfordre OEP-systemets eller forvaltningsorganets kapasitet eller å «sysselsette» organet uten å være interessert i dokumentene. Vi minner om at informasjonen «kan brukast til eitkvart formål dersom ikkje anna lovgiving … er til hinder for det», jf. offentleglova § 7 første ledd.

3. Etter offentleglova § 29 første ledd skal innsynskrav behandles «utan ugrunna opphold». Loven oppstiller ingen nærmere tidsfrist. I Rettleiar til offentleglova, Justis- og politidepartementet 2009, side 164 heter det om behandlingstiden:

«Kva som skal reknast som grunna opphald, må vurderast konkret ut frå om innsynskravet reiser vanskelege spørsmål, kva omfang kravet har og kva for arbeidsmengde organet har elles.

Dette inneber at innsynskravet skal avgjerast så snart som det er praktisk mogleg. Vanlege krav bør avgjerast same dag som dei er mottekne, eller i alle fall innan éin til tre verkedagar.»

I perioder der et forvaltningsorgan mottar en unormalt stor mengde innsynskrav på kort tid, vil behandlingen av innsynskravene ofte måtte ta lengre tid enn vanlig. Hvor store ressurser organet kan bruke på innsynskrav, må balanseres mot organets andre oppgaver. I slike situasjoner vil opphold utover det vanlige være «grunnet».

Vi nevner at ved stor pågang vil det for så vidt være anledning til å behandle innsynskravene etter andre saklige prioriteringskriterier enn ren tidsprioritet. En annen sak er om systemene er innrettet slik at dette kan gjøres på en effektiv måte. Vi nevner videre at der det er en unormalt stor mengde innsynskrav, og ikke særlige forhold knyttet til det enkelte krav, som medfører «grunnet» opphold, synes «foreløpig svar» knyttet til det enkelte dokument eller den enkelte forespørsel å være en lite egnet måte for å orientere om behandlingstiden. Det bør heller legges ut en forklaring på OEP, organets hjemmeside eller annet egnet sted.

4. Adgangen til å kreve innsyn gjennom OEP er ikke lov- eller forskriftsfestet. Så lenge en overholder forbudet i offentleglova § 6 mot usaklig forskjellsbehandling, kan en i OEP legge inn f.eks. restriksjoner på hvor mange dokumenter det kan kreves innsyn i, og tiltak mot maskingenererte innsynskrav.