1. Innledning

Fornyings- og administrasjonsdepartementet vil med dette rundskrivet orientere departementene om rutineendringer i planlegging og samordning av IKT-investeringer i staten. Målgruppene for rundskrivet er:

• Budsjettseksjoner i departementene
• Etatsstyrere i departementene
• IKT-ansvarlige i departementene
• Aktuelle underliggende virksomheter som har IKT-prosjekter nevnt i pkt 4 i dette rundskrivet.

2. Bakgrunn

Investeringer i informasjons- og kommunikasjonsteknologi i offentlig sektor har noen særskilte utfordringer. IKT-prosjekter er krevende teknisk, organisatorisk og styringsmessig. I de tilfellene der kostnader tilfaller én sektor og gevinstene en annen, blir arbeidet ekstra krevende. Kostnadene ved investeringene kan bli lavere, eller nytten høyere, hvis offentlige virksomheter i planleggings- og prosjekteringsfasen vurderer samarbeid, fellesløsninger og gjenbruk på tvers av virksomheter, sektorer og forvaltningsnivå.

Derfor har regjeringen konkludert med at det skal gjennomføres tiltak for å oppnå bedre styring og samordning av IKT-investeringene i statlig sektor. Målet er å sikre mer helhet og sammenheng i offentlige IKT-løsninger, og å forbedre gjennomføring av IKT-prosjekter.

For statlige IKT-investeringer med antatt kostnadsramme over 500 mill. kroner er det obligatorisk med ekstern kvalitetssikring under rammeavtalen som Finansdepartementet har inngått med et antall utvalgte konsulentmiljøer. Kravet omfatter både KS1 (konseptvalg) og KS2 (styringsunderlag og kostnadsramme). Rammeavtalen gir også anledning til å inngå oppdrag om kvalitetssikring for prosjekter under 500 mill. kroner. Det aktuelle fagdepartement og Finansdepartementet vil være felles oppdragsgivere overfor de eksterne konsulentfirmaer som deltar i kvalitetssikringsregimet. Fagdepartementene bes derfor ta kontakt med Finansdepartementet dersom det er ønske om å få et IKT-prosjekt eksternt kvalitetssikret.
 

3. Nye krav og rutiner til planleggingen av IKT-investeringer i staten

Etter drøftinger i regjeringen har FAD besluttet at ved utvikling av nye IKT-systemer eller ved vesentlig ombygging av eksisterende systemer skal disse utvikles i tråd med noen felles arkitekturprinsipper. Prinsippene er obligatoriske for statlige IKT-investeringer (jf. rundskriv P 3/2009 Fellesføringar i tildelingsbrevet for 2010). Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) er gitt i oppdrag å forvalte og videreutvikle prinsippene.

Det er videre nødvendig å forbedre planlegging og kvalitetssikring av IKT-prosjekter i statlige virksomheter. I tidlig planleggingsfase bør man blant annet vurdere samordning med andre virksomheter og sektorer. For å støtte direktoratene og fagdepartementene i planlegging, styring og gjennomføring av IKT-prosjekter, utarbeider Difi i samarbeid med Senter for statlig økonomistyring (SSØ) nå et internettbasert veiledningsopplegg på det kommende nettstedet www.prosjektveiviseren.no. Planlagt lansering er primo november 2009. Vi anbefaler statlige virksomheter å bruke denne tjenesten. Opplegget skal bidra til bedre kvalitet og metodikk i gjennomføringen av de ulike fasene av offentlige IKT-prosjekter. Veiledningsopplegget vil være prosessbasert og blant annet inneholde ulike metodikkverktøy, maler og sjekklister.

Prosjektveiviseren vil også inneholde et selvdeklareringsskjema til bruk for virksomhetene når de lager IKT-relaterte budsjettforslag. I skjemaet kan virksomheter kort angi hvordan de vil følge opp arkitekturprinsippene og krav til styrket samordning, gevinstrealisering og prosjektgjennomføring. En mal for en slik selvdeklarering vil bli lagt ut på www.difi.no og www.prosjektveiviseren.no primo november 2009. Malen vil fortløpende bli oppdatert på bakgrunn av erfaringer og deretter lagt ut i nye versjoner.

Difi vil på nettsidene sine informere om sentrale IKT-prosjekter under utvikling. I tillegg vil de invitere aktuelle virksomheter til felles samordningsmøter som del av forberedelsen av fremtidige budsjettforslag.
 

4. Mer konkret om kravene og rutinene

 

a. For alle IKT-prosjekter i staten

• Ved utvikling av nye IKT-systemer eller ved vesentlig ombygging av eksisterende systemer skal man legge til grunn arkitekturprinsippene vist til i rundskriv
  P 3/2009 fra FAD.
• Ved utvikling av nye IKT-systemer skal virksomhetene også vurdere bruk av statens felles løsninger for elektronisk ID og Altinn-løsningen for produksjon og tilgjengeliggjøring av elektroniske tjenester, jf. rundskriv P 3/2009.

Virksomhetene kan bruke selvdeklareringsskjemaet fra Difi som verktøy i etterlevelse av arkitekturprinsippene og for å dokumentere dette.

b. For store eller strategisk viktige prosjekter med et vesentlig innslag av IKT

Dette gjelder prosjekter der investeringsrammen er på minst 50 mill. kroner. I tillegg omfatter denne gruppen også prosjekter med funksjonalitet, registre og/eller tjenester av stor betydning på tvers av sektorer, selv om investeringsrammen er lavere enn 50 mill. kroner. Videre omfatter gruppen alle IKT-prosjekter som planlegges fremmet som satsingsforslag.

• Disse prosjektene må - i tillegg til dokumentering av kravene i punkt 4a – også vurdere samordning mot relevante aktører i statlig sektor (også under andre departementer), og eventuell gjenbruk av tidligere IKT-investeringer.

Virksomhetene må i budsjettforslag til overordnet departement kort beskrive hvordan kravene i punkt 4a og 4b er fulgt opp, jf. selvdeklareringsskjemaet.

c. For IKT-prosjekter som fremmes som satsingsforslag

I tillegg til kravene i punkt 4b skal satsingsforslagene behandles etter følgende rutine:

• Fra og med budsjettprosessen for 2011 skal departementene sende kopi av alle satsingsforslag (inkl. selvdeklareringsskjema) for IKT-prosjekter til FAD, samtidig med at forslaget sendes til Finansdepartementet. Dette vil også bli omtalt i rundskriv fra Finansdepartementet.

FAD vil vurdere selvdeklareringen opp mot arkitekturprinsippene og kravene om samordning og gjenbruk. FAD vil deretter sende FIN en oversikt med sine vurderinger. Vurderingen av satsingsforslagene på IKT-området vil inngå som en del av regjeringens budsjettmateriale.

Statlige virksomheter oppfordres til å følge med på oppdatert informasjon på Difis nettsider i utarbeidelse av budsjettforslag på IKT-området, for å sikre at prosjektforslag ivaretar de omtalte kravene.

FAD ber departementene videresende dette rundskrivet til aktuelle underliggende virksomheter.

Med hilsen

 

Lars-Henrik Myrmel-Johansen (e.f.) ekspedisjonssjef

Lars Bjørgan Schrøder avdelingsdirektør