Bugøynes Opplevelser AS

Vi viser til klage 14. januar 2014, som er oversendt fra Foretaksregisteret til Nærings- og fiskeridepartementet i brev den 17. februar 2014, og til brev til departementet 24. februar 2014. Klagen gjelder vedtak fattet av Foretaksregisteret 13. januar 2014 om å nekte å registrere melding om fravalg av revisjon for Bugøynes Opplevelser AS for regnskapsåret 2013. Nærings- og fiskeridepartementet er kommet til at klagen tas til følge. Den nærmere begrunnelsen og vedtaket følger nedenfor.

1.             Om saken

1.1         Foretaksregisterets vedtak

Bugøynes Opplevelser AS ved daglig leder Elsa Haldorsen sendte 28. oktober 2013 brev til Foretaksregisteret om fravalg av revisjon for Bugøynes Opplevelser AS.  Av brevet fremgår:

”Søknad om unntak fra revisjonsplikten
Vårt styre har i dagens møte, etter fullmakt fra vår generalforsamling, besluttet at selskapets årsregnskap fra og med året 2014 ikke skal revideres etter revisorloven. Selskapet oppfyller de krav som loven stiller når det gjelder driftsinntekter, selskapets balansesum og gjennomsnittlig antall årsverk, jfr revisorloven § 7, første ledd.”

Foretaksregisteret nektet å registrere opplysningen om fravalg av revisjon ved vedtak 13. november 2013. Foretaksregisteret begrunnet  nektingsvedtaket med at meldingen om fravalg av revisjon ikke var skrevet på godkjent blankett, og fordi generalforsamlingsprotokoll og styremøtereferat som viser beslutningen om fravalg av revisjon ikke lå ved meldingen.

I nektingsvedtaket fremgår det at melding om fravalg av revisjon må sendes inn på samordnet registermelding. Videre fremgår det at generalforsamlingsprotokoll og styremøteprotokoll som viser beslutningen om fravalg av revisjon må vedlegges. Nektingsvedtaket gir også opplysninger om kravene i aksjeloven § 7-6 til slike beslutninger. Når det gjelder eventuelle frister for å sende inn ny melding, står følgende i nektingsvedtaket:

”Informasjon om meldefrist
Hvis det i lov er gitt en konkret frist for når slik melding skal være kommet fram til Foretaksregisteret, og Foretaksregisteret av formelle grunner har måttet nekte meldingen, vil det løpe en ny frist for innsendelse av korrigert melding. Fristen løper fra dette vedtakets dato og er like lang som den opprinnelige fristen. Melding mottatt etter at fristen har løpt ut kan ikke registreres.”

Bugøynes Opplevelser AS sendte deretter inn elektronisk melding om fravalg om revisjon til Foretaksregisteret den 9. januar 2014. Vedlagt meldingen var protokoll fra ekstraordinær generalforsamling i selskapet 28. oktober 2013 og referat fra styremøte i selskapet samme dato. Det fremgår av vedleggene at selskapet hadde besluttet fravalg av revisjon fra og med regnskapsåret 2014. Foretaksregisteret opplyser i brevet til departementet 17. februar 2014 at de har vært i kontakt med selskapet og fått avklart at fravalget ønskes gjeldende for årsregnskap som skal leveres i 2014, altså for regnskapsåret for 2013.

Foretaksregisteret nektet å registrere meldingen den 13. januar 2014 fordi de fant at meldingen var innkommet for sent til at den kunne registreres.

1.2         Grunnlaget for klagen

Klager fremholder at hun sendte inn skriftlig søknad om fravalg av revisjon den 28. oktober 2013, men at hun deretter fikk beskjed om å sende den inn elektronisk. Klager skriver at alle nødvendige bilag var sendt inn, og at hun ikke hadde tilgang til PC på det tidspunktet. Klager mener at Foretaksregisteret har fått inn nødvendig informasjon rettidig.

Klager fremholder i brev til departementet 24. februar 2014 at hun har sjekket revisorloven    § 2-1 og aksjeloven § 7-6, og at det ikke er nevnt der at melding om fravalg av revisjon skal sendes inn på godkjent blankett. Klager ber departementet ta hensyn til at hun driver et lite firma, og at det er begrenset hva hun kan klare å finne frem til i det offentlige byråkratiet.

1.3         Merknader til klagen fra Foretaksregisteret

Foretaksregisteret fremholder at det ikke var noen vedlegg til brevet som Bugøynes Opplevelser AS sendte til registeret den 28. oktober 2013. Videre viser Foretaksregisteret til at beslutning om fravalg av revisjon ikke får virkning før den er registrert i Foretaksregisteret. Foretaksregisteret skriver at de ikke kan se å ha mottatt nødvendig informasjon rettidig slik klager hevder.

Departementet har vært i telefonisk kontakt med Elsa Haldorsen 28. februar 2014. Hun opplyste i telefonsamtalen at kopi av generalforsamlingsprotokoll og styremøtereferat ikke lå ved meldingen som ble sendt til Foretaksregisteret 28. oktober 2013, men at disse lå ved meldingen som ble sendt til registeret 9. januar 2014.

2.             Rettslig grunnlag

Foretaksregisteret skal prøve om det som kommer inn til registrering, og grunnlaget for det er i samsvar med lov og er blitt til i samsvar med lov, jf. foretaksregisterloven § 5-1. Grunnlaget for kontrollen er de innsendte dokumenter og andre opplysninger som finnes hos registerføreren, og kan derfor karakteriseres som en formalkontroll. Er meldingen kontrollert og funnet i orden, skal meldingen registreres, jf. foretaksregisterloven § 6-1. Dersom vilkårene ikke er oppfylt, skal registrering nektes, jf. foretaksregisterloven §§ 6-1 og 5-2.

Det følger av lov 13. juni 1997 nr. 44 om aksjeselskaper (aksjeloven) § 7-6 første ledd at generalforsamlingen med flertall som for vedtektsendring kan gi styret fullmakt til å treffe beslutning om at selskapets årsregnskap ikke skal revideres etter revisorloven dersom bestemte vilkår er oppfylt. Etter aksjeloven § 7-6 sjette ledd får beslutning om fravalg av revisjon ikke virkning før den er registrert i Foretaksregisteret. Loven åpner ikke for fristutsettelse. I samsvar med dette ble det i brev fra Finansdepartementet til Den norske Revisorforening 4. november 2011 fastslått at beslutning om fravalg av revisjon måtte være registrert innen 31. desember 2011 dersom den skal ha virkning for årsregnskap for regnskapsåret 2011. Tilsvarende gjelder for hvert regnskapsår fremover. For at fravalg av revisjon skal kunne gjelde for regnskapsåret 2013, må beslutningen være registrert i Foretaksregisteret senest 31. desember 2013.

Etter forskrift 18. desember 1987 nr. 984 om registrering av foretak § 3 skal det ved innmelding av opplysninger til Foretaksregisteret benyttes blankett godkjent av registerføreren. Etter samme bestemmelse kan registerføreren, når han finner det ubetenkelig, godta melding til registeret som ikke er skrevet på godkjent blankett. Den godkjente blanketten er i dag ”Samordnet registermelding”, som enten kan sendes inn elektronisk via Altinn eller til Foretaksregisteret på papir. Vedlagt meldingen skal være protokoller som viser beslutningen som ønskes registrert. Ved innsending av melding av fravalg av revisjon må det derfor vedlegges både protokoll fra generalforsamling og referat fra styremøte.

Lov 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) § 11gir nærmere regler om forvaltningsorganers veiledningsplikt. Etter § 11 første ledd har forvaltningsorganer innenfor sitt saksområde en alminnelig veiledningsplikt. Formålet med veiledningen skal være å gi parter  og andre interesserte adgang til å vareta sitt tarv i bestemte saker på best mulig måte. Omfanget av veiledningen må likevel tilpasses det enkelte forvaltningsorgans situasjon og kapasitet til å påta seg slik virksomhet. Inneholder en henvendelse til et forvaltningsorgan feil, misforståelser, unøyaktigheter eller andre mangler som avsenderen bør rette, skal organet om nødvendig gi beskjed om dette, jf. § 11 fjerde ledd. Etter samme bestemmelse bør organet samtidig gi frist til å rette opp mangelen og eventuelt gi veiledning om hvordan dette kan gjøres.

3.             Vurdering

Problemstillingen i denne saken er om meldingen om fravalg av revisjon for Bugøynes Opplevelser AS kan registreres i Foretaksregisteret.

I denne saken ble opplysningen om fravalg av revisjon først sendt inn til Foretaksregisteret i brevs form 28. oktober 2013, og ikke på samordnet registermelding slik regelverket krever. Protokoller fra generalforsamling og styremøte i selskapet lå ikke ved brevet. Det betyr at Foretaksregisteret ikke hadde dokumentasjon på at generalforsamlingen og styret i Bugøynes Opplevelser AS hadde truffet beslutningen om fravalg av revisjon. Registereret kunne dermed heller ikke kontrollere om beslutningen om fravalg av revisjon var truffet i samsvar med kravene i aksjeloven § 7-6. Departementet er derfor enig med Foretaksregisteret i at meldingen 28. oktober 2013 ikke kunne registreres, og finner at registerets nektingsvedtak av 13. november 2013 er riktig.

Det er på det rene at den elektroniske meldingen 9. januar 2014 om fravalg av revisjon innkom til Foretaksregisteret etter fristen for registrering 31. desember 2013.

Departementet vil understreke at den som driver næringsvirksomhet har et ansvar for å sette seg inn i de reglene som gjelder for virksomheten. Dette gjelder også krav som følger av aksjeloven og foretaksregisterloven. Videre er det selskapets ansvar å sørge for at meldinger til Foretaksregisteret sendes innen gitte frister. Departementet finner imidlertid at det foreligger særlige forhold i denne saken som gjør at klagen må føre frem.

I Foretaksregisterets nektingsvedtak av 13. november 2013 er det opplyst hvilke dokumenter som selskapet må sende inn for å få registrert beslutningen om fravalg av revisjon.  Opplysningene  i nektingsvedtaket om frist for å sende inn ny registermelding er etter departementets vurdering svært vanskelig å forstå. Etter departementets syn gir ikke nektingsvedtaket informasjon om at fristen for å få registrert fravalg av revisjon er 31. desember 2013, og ingen informasjon om når meldingen må være innkommet til Foretaksregisteret for at registeret kan få behandlet og registrert beslutningen innen 31.desember 2013.

Etter departementets syn kan nektingsvedtaket leses slik at det er tilstrekkelig å sende inn samordnet registermelding, generalforsamlingsprotokoll og styremøteprotokoll for å få registrert selskapets beslutning om fravalg av revisjon forutsatt at selskapets beslutninger oppfyller kravene i aksjeloven § 7-6. Det kan ikke utelukkes at klager i dette tilfellet har innrettet seg i tillit til at dette var tilstrekkelig for å rette opp mangelen, siden selskapet allerede den 28. oktober 2013 hadde varslet Foretaksregisteret om at selskapet hadde besluttet fravalg av revisjon.

Etter forvaltningsloven § 11 skal et forvaltningsorgan som mottar en henvendelse som inneholder feil eller mangler om nødvendig gi beskjed om dette til innsenderen. Forvaltningsorganet bør samtidig gi frist for å rette opp mangelen og eventuelt gi veiledning om hvordan dette gjøres. En beslutning om fravalg av revisjon for regnskapsåret 2013 får ikke virkning med mindre den er ferdig registrert i Foretaksregisteret senest 31.desember 2013. Siden det gjelder en absolutt frist ved fravalg av revisjon, mener departementet at Foretaksregisteret burde ha gitt opplysning om frister for innsending og registrering  direkte i nektingsvedtaket, eller ved å henvise til opplysninger om fristene på Brønnøysundregistrenes nettsider, slik at selskapet kunne ha innrettet seg. Departementet legger i denne forbindelse også vekt på at nektet registrering i slike saker vil påføre selskapet ekstra kostnader til revisjon.

Etter departementets vurdering har ikke Foretaksregisteret i nektingsvedtaket 13. oktober 2013 gitt selskapet tilstrekkelig opplysning om hvordan manglene i meldingen 28. oktober 2013 kan rettes. Foretaksregisteret har dermed etter departementets syn ikke oppfylt sin veiledningsplikt etter forvaltningsloven § 11 fjerde ledd slik at klager har kunnet vareta sine interesser på en best mulig måte. Departementet finner at den manglende veiledningen kan ha medvirket til at selskapet sendte inn ny melding til Foretaksregisteret først etter at fristen 31. desember 2013 var løpt ut.

Foretaksregisterets vedtak blir dermed å oppheve og klagen sendes tilbake til Foretaksregisteret for ny behandling. Dette betyr at Foretaksregisteret ved den fornyede behandlingen skal legge til grunn at meldingen om fravalg av revisjon er fremsatt rettidig, men at Foretaksregisteret for øvrig skal prøve om vilkårene i aksjeloven § 7-6 er oppfylt. Siden Foretaksregisteret allerede har avklart med klager at fravalget ønskes gjeldende for årsregnskap som skal leveres i 2014, altså for regnskapsåret for 2013, skal Foretaksregisteret også legge dette til grunn ved den fornyede behandlingen.

4.             Vedtak

I medhold av lov 21. juni 1985 nr. 78 om registrering av foretak § 9-1, jf. lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker § 34, fatter departementet følgende vedtak:

Klagen tas til følge. Nærings- og fiskeridepartementet opphever Foretaksregisterets nektingsvedtak av 13. januar 2014.

Klagen sendes tilbake til Foretaksregisteret til ny behandling, jf. lov

10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) § 34 fjerde ledd.

Vi publiserer rutinemessig alle vedtak på www.nfd.dep.no. Vi ber om at eventuelle synspunkter på dette sendes oss innen 14 dager.