§ 21-7 og SAK §§ 7-2 og 7-3 Svar på henvendelse om forholdet mellom fristberegningsreglene i forvaltningslovforskriften og tidsfristreglene i plan- og bygningslovgivningen. Adgangen til fristforlengelse pga mangel på personell

Vi viser til e-post av 15. juli 2016. Slik vi oppfatter e-posten stiller kommunen spørsmål om forholdet mellom bestemmelsene i forvaltningslovforskriften om fristberegning og reglene om tidsfrister i plan- og bygningslovgivningen, herunder om reglene i plan- og bygningslovgivningen er ment å være uttømmende. 

Kommunen viser til at det følger av forvaltningslovforskriften § 39 at dersom saksbehandlingen blir forsinket på grunn av særegne forhold som forvaltningsorganet ikke kan klandres for, så løper ikke saksbehandlingsfristene. Etter § 39 første ledd bokstav e) kan dette gjelde "vesentlige endringer i bemanningen som gjør det uforholdsmessig vanskelig å oppfylle fristen".

For det tilfellet at reglene i plan- og bygningslovgivningen er ment å være uttømmende, ønsker kommunen tilbakemelding på om byggesaksforskriften § 7-3, som åpner for at kommunen kan forlenge fristen i "særlige tilfeller", også kan anvendes ved personelle forhold, så som vesentlige endringer i arbeidsstyrken, langvarig sykmelding o.l., som gjør det uforholdsmessig vanskelig å oppfylle saksbehandlingsfristen.  

Departementets vurdering

Bakgrunnen for innføring av tidsfrister i plan- og bygningsloven

Forvaltningsloven selv og forvaltningslovforskriften oppstiller ikke særskilte frister for behandling av saker. Det er opp til departementene selv å vurdere om det på det enkelte forvaltningsområdet er behov for å innføre frister. Saksbehandlingsfristene som fremgår av plan- og bygningsloven § 21-7 (Tidsfrister med særskilte virkninger) og byggesaksforskriften §§ 7-1 (Tidsfrister for kommunens og klageinstansens saksbehandling) og 7-4 (Tidsfrister ved søknad som kun gjelder dispensasjon), er uttømmende.

Stortinget har i betydelig grad vært opptatt av klarere rammer for kommunenes byggesaksbehandling, hvilket også var foranledningen til forslag om innføring av generell tidsfrist på 12 uker for behandling av ordinære søknader om bygge- og anleggstiltak, se i den forbindelse Ot.prp.nr. 112 (2001-2002) kapittel 2.2.1.

Klare tidsfrister er særlig viktig innen bygge- og anleggsvirksomheten, der man er avhengig av forutsigbarhet og fremdrift i den samfunnsmessige verdiskapningen, se Ot.prp. nr. 112 kapittel 2.2.3:

"De viktigste begrunnelsene for å innføre saksbehandlingsfrister ligger i behovet for en forutsigbar saksbehandling som samtidig ikke må ta for lang tid. Både tiltakshavere og de forskjellige aktørene i byggesaksprosessen har behov for å vite når søknaden blir avgjort, og behov for at saken avgjøres innen rimelig tid. Dersom saksbehandlingstiden blir for lang, forsvinner fordelen med forutsigbarhet selv om den lange saksbehandlingstiden er gjort kjent på forhånd. Bygge- og eiendomsbransjen er konjunkturutsatt, og lang kommunal saksbehandlingstid kan medføre konsekvenser for planlegging og gjennomføring av byggingen." (vår utheving)

Ved innføringen av tidsfrister ble det tatt høyde for at det kunne være enkelte saker der behandlingen kan være særlig vanskelig, enten av politiske årsaker eller fordi tiltaket krever forhandlinger og tilpasninger. Det ble derfor innført adgang for kommunene på visse vilkår til å beslutte ensidig fristforlengelse, jf. byggesaksforskriften § 7-3.

Forvaltningslovforskriften regulerer beregning av tidsfrister

Selve saksbehandlingsfristene som følger av plan- og bygningsloven og byggesaksforskriften er uttømmende. Forvaltningsloven, herunder forvaltningslovforskriften, har derimot regler om beregning av saksbehandlingsfrister. Disse reglene gjelder ved siden av reglene om beregning av tidsfrister etter byggesaksforskriften § 7-2, se rundskriv H-13/04 punkt 4 hvor dette fremgår[1]. 

De aktuelle bestemmelsene som kommunen henviser til i forvaltningslovforskriften er en videreføring av Forskrift av 9. september 2000 nr. 899 om beregning av saksbehandlingsfrister. Justisdepartementet utarbeidet rundskriv til forskriften, rundskriv G-2000-79. Ettersom de aktuelle bestemmelsene er videreført uendret vil rundskrivet fortsatt være relevant.

Som det fremgår av rundskriv G-2000-79 så er forvaltningslovforskriften § 39 (tidligere § 5) ment som en sikkerhetsventil der forsinkelsen skyldes "særegne forhold". Det følger videre at kriteriet er satt strengt for å unngå å utvanne den alminnelige saksbehandlingsfristen. Justisdepartementet påpeker at det dessuten er et  "vilkår at forvaltningsorganet ikke kan klandres for forsinkelsen, f.eks. ved at organet har unnlatt å iverksette rimelige tiltak som ville hindret forsinkelsen. Derimot kreves det ikke at forholdene skal ligge utenfor forvaltningens kontroll. Eksempelvis kan forholdene omhandlet i første ledd bokstav e iallfall delvis ligge innenfor organets kontrollsfære." (vår utheving)

Til bokstav e) om vesentlige endringer i bemanningen, uttaler Justisdepartementet:

"Det kreves ikke at det er umulig å overholde fristen; det må foretas en interesseavveining. Men det må dreie seg om vesentlige forhold for organet. Forsinkelse som skyldes alminnelig ferieavvikling, er i utgangspunktet ikke et særeget forhold som kan gi grunnlag for fristutsettelse. Det samme vil normalt gjelde oppsigelser fra enkeltpersoner, selv om det skulle dreie seg om nøkkelpersonell." (vår utheving)

Ferieavvikling, langvarig sykdom o.l. gir ikke grunnlag for fristforlengelse

Som det følger av rundskriv G-2000-79 er terskelen høy for å kunne påberope seg særegne forhold etter bokstav e). Dersom kommunene ensidig skal kunne forlenge saksbehandlingsfristene som følge av sykdom eller ferieavvikling, vil intensjonen bak reglene om tidsfrister svekkes i betydelig grad.

Det vil være av stor betydning hvorvidt kommunen gjennom organisering av virksomheten kunne unngått situasjonen. Vi peker i den forbindelse på at kommunene har stor frihet til å velge hvordan de vil organisere sin byggesaksbehandling. De må imidlertid ta høyde for å kunne gjennomføre byggesaksbehandling til tross for ferieavvikling, eventuelle sykdomsfravær o.l. Hvordan kommunen velger å organisere sin byggesaksbehandling skal med andre ord ikke få negative konsekvenser for de rettigheter og plikter som følger av plan- og bygningslovgivningen, særlig fordi kommunens organisering er et forhold som aktører innen bygg- og anleggsnæringen ikke har noen mulighet til å påvirke.

Selv om vi har forståelse for at kommuner med få ansatte kan oppleve saksbehandlingsfristene som krevende, særlig ved ferie og sykdom, så kan vi ikke se at de forhold som kommunen peker på i sitt brev kan påberopes som argument for at saksbehandlingsfristene ikke skal gjelde ettersom forholdene ligger innenfor kommunens egen kontrollsfære, jf. også rundskriv G-2000-79.

Avslutningsvis gjør vi oppmerksom på at kommunen har mulighet til å inngå en avtale med tiltakshaver om lengre frist for saksbehandlingen i den enkelte sak, jf. § 21-7 siste ledd.

 

 

[1] For øvrig vises til forskrift fra Justisdepartementet av 8. september 2000 om beregning av saksbehandlingsfrister, som gjelder i tillegg til reglene om beregning av frister i SAK.