§ 77 nr.7: Kontrollutvalgets rett til å være til stede i og eventuelt referere fra møter som holdes for lukkede dører

Sak 09/214

Retten til å være til stede i og eventuelt referere fra møter som holdes for lukkede dører. 

Vi viser til brev av 7. januar 2009, hvor det stilles spørsmål om kontrollutvalgets rett til å være til stede i og eventuelt referere fra møter som holdes for lukkede dører. 

Departementet beklager den lange saksbehandlingstiden.

Kontrollutvalgets rett til å være til stede i lukket møte Kommunelovens hovedregel er at dersom et folkevalgt organ holder møte for lukkede dører, innebærer det at det kreves en særskilt hjemmel for å kunne være til stede. I tillegg til medlemmer og møtende varamedlemmer, vil for eksempel ordfører og administrasjonssjef (eller representanter for disse) ha en slik rett, jf. kommuneloven § 9 nr. 4 og § 23 nr. 3.

Kommuneloven § 77 nr. 7 lyder:
”Kontrollutvalget kan hos kommunen eller fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene.”

Kontrollutvalget har etter denne bestemmelsen en generell informasjons-, innsyns- og undersøkelsesrett som ikke er begrenset av at opplysningene er taushetsbelagte. 

Når det gjelder retten til å foreta undersøkelser, står det lite i forarbeidene om hva som ligger i dette. I Ot.prp. nr. 70 (2002-2003) s. 106 står det at ”kontrollutvalget kan også foreta undersøkelser i kommunens eller fylkeskommunens virksomhet. Det er kontrollutvalget som bestemmer hvilke undersøkelser som er nødvendige”. Hvorvidt kontrollutvalget kan kreve å få være til stede i et lukket møte i et folkevalgt organ, er ikke direkte omhandlet i forarbeidene eller i merknadene til de aktuelle bestemmelsene. Departementet mener imidlertid at kontrollutvalgets funksjoner og hensynet til en forsvarlig utførelse av utvalgets oppgaver tilsier at utvalget bør ha rett til å være til stede i et lukket møte i et folkevalgt organ, dersom kontrollutvalget anser dette for nødvendig. Dersom utvalget skulle nektes å være til stede i et lukket møte, kan dette medføre at utvalget får begrensede muligheter til å utføre sine oppgaver. Departementet finner at reelle hensyn tilsier at kontrollutvalget bør ha adgang til lukkede møter i folkevalgte organer. Bestemmelsens ordlyd åpner også etter vårt syn for en slik tolkning. Departementet antar på denne bakgrunn at kommuneloven § 77 nr. 7 gir kontrollutvalget rett til å være til stede i lukkede møter.

Et spørsmål er om denne møteretten omfatter så vel kommunestyret som underordnede folkevalgte organer. Ordlyden i bestemmelsen ”hos kommunen” taler for at retten til å være til stede gjelder alle organer i kommunen. Det samme gjør etter departementets vurdering formålet med bestemmelsen. På den annen side fører kontrollutvalget tilsyn med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret, jf. kommuneloven § 77 nr. 1. Dette innebærer at kontrollutvalget prinsipielt ikke har et tilsynsansvar overfor kommunestyret selv, ettersom kontrollutvalget er underordnet kommunestyret, jf. merknadene til kontrollutvalgsforskriften § 4. Dette kan tale for at kontrollutvalgets rett etter § 77 nr. 7 ikke gjelder overfor kommunestyret. Opplysninger som fremkommer i kommunestyret kan imidlertid være av betydning for kontrollutvalgets tilsyn med administrasjonen og øvrige folkevalgte organer. De beste grunner taler således etter departementets vurdering for å legge til grunn at kontrollutvalgets undersøkelsesrett mv. etter § 77 nr. 7 også gjelder i forhold til møter i kommunestyret. Departementet antar derfor at bestemmelsen i utgangspunktet gir kontrollutvalget rett til å være til stede på lukkede møter i så vel kommunestyret som underordnede folkevalgte organer.

Forholdet mellom kommunestyret og kontrollutvalget legger imidlertid etter departementets vurdering en begrensing på hvor fritt kontrollutvalget kan operere i forhold til kommunestyret. I merknadene til kontrollutvalgsforskriften § 4, jf. rundskriv H30/05, uttaler departementet følgende:
”Kontrollutvalget er direkte underordnet kommunestyret […], og utøver kontroll og tilsyn på vegne av dette, jf. kommuneloven § 77 nr. 1. I dette ligger at kommunestyret […] kan gi generelle eller spesielle instrukser for kontrollutvalgets virksomhet.”

Etter departementets syn innebærer dette at selv om kontrollutvalget i utgangspunktet kan kreve å være til stede på et møte i kommunestyret som holdes for lukkede dører, så kan kommunestyret likevel instruere kontrollutvalget om å ikke benytte seg av denne retten.

Om det kan refereres fra et lukket møte i kommunestyret
Det er lagt til grunn at det at et møte i kommunestyret eller et annet folkevalgt organ går for lukkede dører, ikke i seg selv medfører at folkevalgte får taushetsplikt om det som fremkommer i møtet, jf. departementets veileder H-2112 Taushetsplikt for folkevalgte punkt 3.3 (vedlagt). Forbud mot å viderebringe opplysninger vil kun gjelde
opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov eller i bestemmelser gitt i medhold av lov.

Som gjort rede for over, antar departementet at kontrollutvalget med hjemmel i kommuneloven § 77 nr. 7 har rett til å overvære et møte som holdes for lukkede dører i så vel kommunestyret som underordnede folkevalgte organer. Denne retten kan kontrollutvalget velge å utøve selv som organ, men kontrollutvalget kan også etter departementets mening la et medlem av kontrollutvalget utøve denne retten på vegne av kontrollutvalget. Dersom kontrollutvalget peker ut et medlem av kontrollutvalget til å være til stede på et slikt møte, vil vedkommende person være til stede på møtet som representant for kontrollutvalget med oppdrag å innhente opplysninger om en sak som behandles i møtet. Dersom vedkommende ikke skulle kunne bringe taushetsbelagte
opplysninger som kom frem i møtet videre til øvrige medlemmer av kontrollutvalget, ville dette sterkt svekke kontrollutvalgets muligheter til å utføre sine lovpålagte oppgaver. Det kan være naturlig å lese inn en forutsetning i denne bestemmelsen om at slike opplysninger kan bringes videre til øvrige medlemmer av kontrollutvalget, i den grad dette er nødvendig for å ivareta kontrolloppgaven.

Departementet antar således at i de tilfeller vedkommende representant i
kontrollutvalget har fått i oppdrag å være til stede i kommunestyret for å innhente opplysninger i en sak med hjemmel i kommuneloven § 77 nr.7, vil vedkommende kunne viderebringe taushetsbelagte opplysninger som er nødvendig for å gjennomføre kontrollutvalgets oppgaver, til øvrige medlemmer av kontrollutvalget.

Forvaltningsloven § 13 b nr. 4 inneholder en bestemmelse om at taushetsplikt etter § 13 ikke er til hinder for at opplysningene brukes i forbindelse med revisjon eller annen kontroll med forvaltningen. I Forvaltningsloven med kommentarer (4. utgave 2009) av Geir Woxholth omtales bestemmelsen slik:

”Bruken av unntaket for kontroll med forvaltningen er heller ikke knyttet til spesielle betingelser. Kontrollens formål er derfor uten interesse så lenge det står i sammenheng med forvaltningens oppgaver og arbeid. Det er også i prinsippet uten betydning hvilket organ som forestår kontrollen, og hvilket organ kontrollen rammer. Hvorvidt kontrollorganet har myndighet til å utøve kontrollen, må undersøkes i forhold til de kompetanse- og pliktregler som gjelder for ordningen.

Unntaket gjelder videre uavhengig av hvordan den enkelte kontroll skjer – ved bruk av inspektører, dokumentkontroll, arkivkontroll mv. Også unntaket for kontrollordninger gjelder både intern og ekstern kontroll. Til internkontrollen hører her både overordnet myndighets kontroll med arbeidet i underordnede organer og kontroll innen det enkelte organ.”

Etter departementets vurdering peker både bestemmelsens ordlyd og den refererte litteraturen i retning av at forvaltningsloven § 13 b nr. 4 åpner for at taushetsbelagte opplysninger som er mottatt i et kommunestyremøte, kan bringes videre til medlemmene av kontrollutvalget. Dette under forutsetning av at opplysningene skal benyttes av kontrollutvalget i deres kontroll med den kommunale forvaltningen.

Vi gjør oppmerksom på at det er Justisdepartementet som har det overordnede forvaltningsansvaret for forvaltningsloven.

Departementet vil avslutningsvis understreke at den enkelte har et selvstendig ansvar for ikke å levere ut opplysninger som er underlagt taushetsplikt, unntatt i tilfeller hvor slik utlevering er hjemlet i lovverket.