§§ 6 og 9 - Offentlig elektronisk postjournal - personnavn og arkivkoder/emner

Offentlig elektronisk postjournal – personnavn og arkivkoder/emner

Vi viser til brev 14. april 2010 om ovennevnte, der det blir bedt om en definisjon av hva som er å regne som ”personnamn” etter offentlegforskrifta § 6 fjerde ledd tredje punktum. Videre ber fagutvalget om at fagområdene ”førerkort”, ”fritt rettsråd/tolker” og fri sakførsel” føyes til listen i offentlegforskrifta § 9 over sakstyper som det kan gis unntak for innsyn i journalføringen for.

Offentlig elektronisk postjournal (OEP) skal etter offentleg¬forskrifta § 6 fjerde ledd tredje punktum innrettes slik at man ved søk ikke får treff på personnavn i innføringer som er eldre enn ett år. I praksis skal dette skje ved at journalinnføringene med personnavn blir markert med en såkalt ”tag” og senere underlagt en bestemt behandling i OEP-databasen.

”Personnamn” er navn på fysiske personer. Navn på selskaper og andre typer sammenslutninger faller utenfor. I de fleste tilfeller vil det være klart hva som er et personnavn. Etter vår vurdering skal et personnavn alltid markeres, uavhengig av om dokumentet knytter seg til vedkommende som privatperson eller som næringsdrivende. Selskapsnavn som inneholder navnet til en fysisk person (for eksempel Hans Hansen AS), skal ikke behandles som personnavn. Enkeltpersonforetak (som alltid inneholder etternavnet til en fysisk person, jf. foretaksnavneloven § 2-2) står på mange måter i en slags mellomstilling mellom fysiske personer og andre typer aktører. Det hensynet til å unngå at det bygges personprofiler som ligger til grunn for den aktuelle delen av offentlegforskrifta § 6, gjør seg ikke så sterkt gjeldende for denne kategorien, som vil være næringsdrivende. I slike tilfeller antar vi at man må ta utgangspunkt i navnets form. F.eks. bør ”Peder Ås” anses som et personnavn selv om Peder Ås driver en kafé som enkeltpersonforetak og dokumentet gjelder kafeen. Den ansvarlige for kafedriften er dessuten den fysiske personen Peder Ås uansett. ”Kafé Peder Ås” vil derimot ikke være et personnavn.

Det følger av offentleglova § 27 første ledd at det bare er på saksområder der det kan eller skal gjøres unntak for innsyn for det alt vesentlige av dokumentene, og det dessuten foreligger særlig tungtveiende grunner for det, at det kan gjøres unntak i forskrift fra innsyn for journaler mv. Innholdet i offentlegforskrifta § 9 femte ledd bygger således på konkrete vurderinger. Vi merker oss det ønsket om unntak for ytterligere tre kategorier og den begrunnelsen for ønsket som fremgår av brevet hit, og tar dette med oss i den videre utviklingen av regelverket.