§ 5 - Innsyn i interne dokumenter

Saksnummer: 2002/2019 EO TME/JO

Dato: 14.03.2002

 

Tolkning av offentlighetsloven § 5 – innsyn i interne dokumenter

Vi viser til brev 22. februar 2002. Saken gjelder krav om innsyn etter offentlighetsloven i Fiskeridepartementets uttalelse til Miljøverndepartementets forslag til kystverneplan for Nordland.

Fiskeridepartementets uttalelse til Miljøverndepartementet er et dokument utarbeidet til Miljøverndepartementets interne saksforberedelse, og kan i utgangspunktet unntas fra offentlighet med hjemmel i § 5 andre ledd bokstav c. Spørsmålet er om brevet må anses som ”innhentet som ledd i den alminnelige høringsbehandling” av kystverneplansaken, og dermed faller inn under unntak fra unntaket i § 5 andre ledd tredje punktum.

Etter forvaltningsloven § 37 skal offentlige og private institusjoner og organisasjoner hvis interesser særlig berøres, bli gitt anledning til å uttale seg før forskrifter blir utferdiget, endret eller opphevet. Det må antas at en høring som er foretatt etter denne bestemmelsen, eller andre bestemmelser som setter krav til offentlig høring, må anses som en ”alminnelig høringsbehandling” etter offentlighetsloven § 5 andre ledd tredje punktum.

Forvaltningsloven § 37 regulerer imidlertid ikke i hvilken grad departementene skal gis anledning til å uttale seg. Nærmere bestemmelser om dette er gitt i utredningsinstruksen pkt. 5.1 hvor det framgår at saken i utgangspunktet skal sendes de berørte departementer samtidig med den alminnelige offentlige høringen. Fagdepartementet kan imidlertid vurdere om standpunktene skal innhentes som et ledd i den alminnelige høringsbehandlingen eller på en annen hensiktsmessig måte. Det foreligger dermed ingen plikt for departementer/direktorater til å sende forslag til forskrifter og lignende på høring til berørte departementer i den alminnelige høringsrunden.

Utkast til kystverneplan for Nordland ble sendt på alminnelig høring på lokalt og sentralt nivå i henholdsvis 1995 og 1997. Dersom utkastet hadde blitt sendt til de berørte departementene i denne forbindelse, ville uttalelsene falt unn under offentlighetsloven § 5 andre ledd tredje punktum, og det ville ikke vært anledning til å unnta uttalelsene fra offentlighet med hjemmel i § 5 andre ledd bokstav c.

Vi forstår det slik at DN utarbeidet et forslag til verneplan etter at den alminnelige høringsbehandlingen var avsluttet, og at dette forslaget ble oversendt til Miljøverndepartementet for avsluttende behandling, herunder forberedelse av en kgl. res. Utkast til kgl. res. blir på vanlig måte forelagt de berørte departementer for uttalelse. Vi finner det klart at denne foreleggelsen ikke kan anses som en del av den alminnelige høringsbehandlingen, og at dokumentet dermed kan unntas fra offentlighet med hjemmel i § 5 andre ledd bokstav c.

Som det framgår av utredningsinstruksen pkt. 5.1 kan departementene utøve et visst skjønn i vurderingen av hvordan andre departementers synspunkter skal innhentes. Vi tilføyer likevel at hvis man i vid utstrekning holder departementene utenfor den alminnelige høringen av generelle saker, vil dette kunne uthule bestemmelsen i offentlighetsloven § 5 andre ledd tredje punktum. Denne fremgangsmåten bør derfor bare brukes der det er et reelt og saklig behov for det.

Det framgår av sakspapirene at det er klaget på departementenes avslag på innsyn. Klagen må behandles i statsråd. Det er bare spørsmål om adgangen til å unnta dokumentet som skal behandles i statsråd, ikke spørsmålet om meroffentlighet, jf. offentlighetsloven § 9 tredje ledd siste punktum.