§ 30 - Hvordan det skal gis innsyn i en lydfil - offentleglova § 30 første ledd

Brevdato 23.09.2016

Hvordan det skal gis innsyn i en lydfil – offentleglova § 30 første ledd  

Vi viser til brev 4. juli 2016 fra Helse- og omsorgsdepartementet (HOD), hvor det bes om en tolkning av offentleglova § 30 første ledd. Spørsmål er hvordan et organ kan eller skal gi innsyn i en lydfil.

Bakgrunnen for henvendelsen er at HOD, som klageorgan for helseforetakene i innsynssaker etter offentleglova, jevnlig behandler klagesaker om innsyn i lydlogger, blant annet lydloggen til AMK-sentraler. Spørsmålet i klagesakene er normalt om det skal gis helt eller delvis innsyn i bestemte lydfiler som inngår i lydloggen.

HOD ønsker å få avklart om helseforetakene plikter å utlevere en kopi av lydfilen til den som har bedt om innsyn, eller om helseforetakene selv kan bestemme hvordan innsyn skal gis.

Offentleglova § 3 gir rett til innsyn i «[s]aksdokument, journalar og liknande register for organet» dersom ikke annet følger av lov eller forskrift med hjemmel i lov. Det er ikke omstridt at en lydfil som inngår i en lydlogg fra AMK-sentraler, er å regne som et «saksdokument for organet» i offentleglovas forstand, jf. offentleglova § 4 første og andre ledd. Vi viser her til vårt brev 20. august 2012 til Skien kommune (JDLOV-2011-8508), der det ble lagt til grunn at lydfiler fra lydloggen til en 110-nødalarmsentral var å regne som «saksdokument for organet», og følgelig omfattet av innsynsretten. Tilsvarende vil gjelde for lydfiler fra AMK-sentraler.

Det følger av offentleglova § 30 første ledd første punktum at «organet fastset ut frå omsynet til forsvarleg saksbehandling korleis eit dokument skal gjerast kjent». Imidlertid er dette bare et utgangspunkt for vurderingen av hvordan det skal gis innsyn.

Offentleglova § 30 første ledd andre punktum slår fast at «det kan krevjast papirkopi eller elektronisk kopi av dokumentet». Et forvaltningsorgan plikter således å utlevere kopi dersom den som har krav på innsyn, ber om dette. Dette følger også av lovens forarbeider, jf. Ot.prp. nr. 102 (2004-2005) side 51, hvor det heter at «den som har bedt om innsyn, likevel som hovudregel [har] krav på papirkopi eller elektronisk kopi av dokumentet». Utgangspunktet i § 30 første ledd første punktum om at forvaltningsorganet selv avgjør hvordan innsyn skal gis, får dermed, med sikte på retten til kopi, bare praktisk betydning der det gjelder unntak fra retten til kopi, det er krevd innsyn på en annen måte enn i form av kopi, eller det ikke er praktisk mulig å kopiere dokumentet. Se nærmere om dette i Rettleiar til offentleglova punkt 9.4.1 og 9.4.2 og Ot.prp. nr. 102 (2004-2005) side 151.

Dersom det foreligger rett til innsyn i en lydfil, gir offentleglova § 30 første ledd andre punktum således i utgangspunktet rett til også å få en kopi av filen. Helseforetakene må således utlevere en kopi av en lydfil fra en AMK-sentral til den som har krav på innsyn, dersom det ikke foreligger noen hjemmel for unntak. 

Det finnes enkelte unntak fra retten til kopi, men unntakene i offentleglova § 30 første ledd fjerde punktum og offentlegforskrifta § 5 er ikke aktuelle her. For en omtale av disse reglene viser vi til Rettleiar til offentleglova punkt 9.4.2.

HOD har påpekt at lydfiler fra AMK-sentraler er av en annen karakter enn alminnelige dokumenter fra forvaltningen. Dialogen kan blant annet være preget av akutte og vanskelige situasjoner, med flere involverte aktører. Det er også vist til situasjoner der innsynskravet bygger på et samtykke fra den som har krav på taushet, men dette samtykket gjelder bare overfor en eller flere bestemte personer.

Vi ser at en avspilling av lydfilen for den som har bedt om innsyn, kan være et hensiktsmessig alternativ i slike situasjoner. Dersom den som har krav på innsyn, krever en kopi av den aktuelle lydfilen, vil det imidlertid i utgangspunktet være i strid med offentleglova § 30 første ledd andre punktum å kun tilby en avspilling av lydfilen. I de tilfellene det foreligger et samtykke til innsyn, men bare overfor bestemte personer, vil innholdet i det konkrete samtykket være avgjørende. Et generelt samtykke til at A kan få innsyn i lydfilen vil i utgangspunktet ikke avgrense retten A da har til å få kopi av lydfilen. Dersom det går fram at samtykket bare omfatter retten til å få høre opptaket, eller til å få innsyn på en annen bestemt måte enn å få kopi, vil dette være avgjørende for hvordan det kan gis innsyn, og det kan da ikke gis kopi.  

Vi har, i tråd med spørsmålet fra HOD, tatt utgangspunkt i at det foreligger grunnlag for fullt innsyn i lydfilen og en transskribert versjon av den. Vi nevner likevel at det på vanlig måte må avgjøres ut fra det konkrete innholdet i lydfilen om det er aktuelt med unntak fra innsyn. Unntakene i offentleglova §§ 13 til 26 og offentlegforskrifta § 9 vil gjelde på vanlig måte. Det vil for eksempel kunne gjelde taushetsplikt etter forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 1 for helseopplysninger som går fram av en slik lydfil. Innsyn i slike opplysninger er da i utgangspunktet utelukket, jf. offentleglova § 13 første ledd.

Ellers utelukker vi ikke at det kan gjøres unntak fra innsynsretten for bestemte versjoner av en lydfil. Det kan for eksempel tenkes at en kopi eller avspilling av lydfilen vil røpe taushetsbelagte opplysninger på grunn av måten en person uttrykker seg på, mens dette ikke vil gjelde for en utskrift av innholdet på lydfilen.