§§ 3 og 4 - Innsyn i databasane OEP og EPJ

Saksnr. 201011023 EO KRY/OKL
Dato: 24.01.2011

Innsyn i databasane OEP og EPJ

Vi viser til brev 19. oktober og 22. november 2010 frå Fornyings-, administrasjons- og kyrkjedepartementet (FAD), der det blir bede om ei vurdering om enkelte tilhøve knytte til Offentleg elektronisk postjournal (OEP) og Elektronisk postjournal (EPJ). Det sentrale spørsmålet er om offentleglova gjev heimel for å krevje heile EPJ- eller OEP-databasen utlevert i maskinleseleg form.

Etter offentleglova § 3 er ”saksdokument, journalar og liknande register for organet” opne for innsyn. Databasar som OEP og EPJ utgjer ei samling av dokument, men dokumenta kan ikkje seiast å gjelde ”ansvarsområdet” eller verksemda til FAD eller Difi og kan difor ikkje reknast som ”saksdokument” for desse organa etter offentleglova § 4 andre ledd fyrste punktum. EPJ og OEP inneheld oversende journalar frå mange organ, og journalane har inga tilknyting til FAD eller Difi si verksemd elles. Difi forvaltar databasen og har ei reint administrativ rolle i denne samanhengen. Journalane som er overførde til EPJ og OEP, er heller ikkje ”journalar  […] for organet” Difi eller FAD. Det kan såleis ikkje krevjast innsyn i databasen på grunnlag av hovudregelen om innsyn i offentleglova § 3 jf. § 4.

Sjølv om krava i §§ 3 og 4 hadde vore oppfylte, ville ein uansett ikkje kunne krevje innsyn i heile OEP eller EPJ. Etter offentleglova § 28 andre ledd må innsynskrav gjelde ei bestemt sak eller i rimeleg utstrekning saker av ein bestemt art. Innsynskrav i eit heilt register som OEP eller EPJ vil ikkje gjelde noka bestemt sak, og eit slikt krav kan heller ikkje seiast å gjelde ”saker av ein bestemt art”. Eit innsynskrav som gjeld heile databasen, kan såleis avvisast òg på dette grunnlaget. Sjå nærare om dette i NOU 2003: 30 punkt 8.2.2, på side 81. 

Etter offentleglova § 9 kan det krevjast innsyn i samanstillingar av opplysningar som er elektronisk lagra i ”databasane til organet”, dersom samanstillinga kan gjerast med enkle framgangsmåtar. Dette vil likevel berre gjelde opplysningar i dokument som er omfatta av hovudreglane i offentleglova §§ 3 og 4, jf. Ot.prp. nr. 102 (2004-2005) s. 127 fyrste spalte. Sidan dokumenta i EPJ og OEP korkje er saksdokument eller journalar for Difi eller FAD, kan det heller ikkje krevjast at det skal utarbeidast ei samanstilling av opplysningar frå desse dokumenta. EPJ og OEP kan nok heller ikkje reknast som ”databasane til” Difi eller FAD.

Når det gjeld EPJ-databasen, er det reist eit særleg spørsmål om ein kan krevje at Difi omarbeider heile databasen til maskinleseleg format. Etter det vi har fått opplyst, vil eit slikt arbeid vere både tidkrevjande og kostbart. Sjølv om dei andre vilkåra i § 9 hadde vore oppfylte, ligg dette utanfor det som kan krevjast etter § 9. Det følgjer dessutan av det som er sagt ovanfor, at eit slikt krav er utelukka etter reglane i offentleglova §§ 3, 4 og 28.