§ 23-7: Spørsmål om kontrollutvalgssekretariatet

Svar på spørsmål om sekretariatet kan delta digitalt i fysiske møter i kontrollutvalget

Vi viser til brev 10. september 2020. Dere viser til en situasjon hvor kontrollutvalget møter samlet i et fysisk møte, mens sekretariatet deltar digitalt og spør om et slikt møte har status som et fysisk møte eller fjernmøte?

Som dere skriver, vil et møte i et folkevalgt organ enten måtte holdes som et alminnelig (fysisk) møte eller som et fjernmøte. Vi viser til departementets uttalelse om dette i sak 20/4421. Etter kommuneloven § 8-1 har medlemmer av et kommunalt folkevalgt organ plikt til å delta i organets møter hvis de ikke har gyldig forfall. Det betyr at medlemmene av kontrollutvalget plikter å være til stede fysisk hvis det ikke skal være fjernmøte, men spørsmålet i denne saken er om den samme plikten gjelder for sekretariatet.

Kommuneloven § 23-7 og forskrift om kontrollutvalg og revisjon § 7 regulerer sekretariatets oppgaver. Det følger av disse bestemmelsene at sekretariatet skal forberede sakene for kontrollutvalget og påse at sakene som behandles av utvalget er forsvarlig utredet. Sekretariatet skal også påse at utvalgets vedtak blir iverksatt. Det er hverken i loven eller forskriften tatt inn en eksplisitt plikt for sekretariatet til å delta i kontrollutvalgets møter. De hensyn som taler for at alle medlemmer av et folkevalgt organ fysisk må delta i et alminnelig møte, er ikke særlig fremtredende når det gjelder sekretariatet.

Departementet mener videre at de oppgavene sekretariatet har ansvaret for kan utføres ved at det deltar digitalt under et fysisk møte. Dermed er hensynet til at oppgavene faktisk blir utført, ikke til hinder for slik deltakelse.

Departementet mener etter dette at et kontrollutvalg kan holde et alminnelig (fysisk) møte selv om sekretariatet deltar digitalt.

Med hilsen

Ragnhild Spigseth (e.f.)
avdelingsdirektør

Erland Aamodt
utredningsleder