§ 21-7 og SAK10 §§ 7-1 og 7-2 - Departementet svarer på spørsmål om beregning av saksbehandlingstid

Vi viser til brev av  2. desember 2021 fra Færder kommune (deres ref. 21/59938) og brev av 21. desember 2021 fra Statsforvalteren i Vestfold og Telemark (deres ref. 2021/12756). Kommunen ber departementet klargjøre vurderingstemaene i plan- og bygningsloven (pbl.) § 21-7 jf. byggesaksforskriften §§ 7-1 og 7-2. Statsforvalteren stiller seg bak kommunens ønske om klargjøring og har samtidig gitt kommentarer knyttet til ett av eksempelvedtakene som kommunen har vist til i henvendelsen.

Kommunen ber for det første om ytterligere veiledning  på hva som utgjør henholdsvis «mindre» og «større» feil eller mangler, og  for det andre hvilke konsekvenser det vil ha at kommunen bruker lang tid, også mer enn 12 uker, på å påpeke en større feil eller mangel. Departementet vil besvare spørsmålene fortløpende.

Vi gjør innledningsvis oppmerksom på at departementet ikke tar stilling til konkrete enkeltsaker. Vår uttalelse gis på generelt grunnlag.

Departementets svar

1. Kan departementet gi ytterligere veiledning på hva som utgjør henholdsvis «mindre» og «større» feil eller mangler?

Etter pbl. § 21-7 første ledd må kommunen avgjøre en søknad innen 12 uker etter at fullstendig søknad foreligger. Fristen begynner å løpe når søknaden er «fullstendig», se pbl. § 21-4. Det er tiltakshaver eller ansvarlig søker som har ansvaret for at søknaden inneholder alle nødvendige opplysninger for at kommunen i den konkrete saken skal kunne vurdere om tillatelse kan gis, jf. pbl. § 21-2. Etter departementets oppfatning er ikke søknaden «fullstendig» dersom den har store feil og mangler. Da starter ikke fristen på 12 uker å løpe. Derimot vil fristene løpe fra mottak av søknaden dersom søknaden kun inneholder mindre feil og mangler som ikke er til hinder for at kommunen skal kunne gi tillatelse til tiltaket. I slike tilfeller forlenges tidsfristen med den tiden søker bruker på å komplettere søknaden. Det vil si at den tiden som går fra kommunen sender beskjed til søker om å komplettere søknaden til kommunen mottar de nye opplysningene, skal komme i tillegg til fristen.

Kommunen viser til at det oppfattes som uklart hvilken type mangler som utgjør grunnleggende/større mangler og hvilke som utgjør mindre feil/mangler. Kommunen ber derfor om en nærmere eksemplifisering fra departementet.

Det er vanskelig å trekke en klar grense mellom mindre og større mangler. Dette vil nødvendigvis bero på en konkret vurdering. Departementet har i brev til Sivilombudet av 31. august 2020 (vedlagt) oppstilt noen eksempler på typetilfeller. Vi viser til redegjørelsen der.

I det samme brevet har departementet også redegjort for hvordan reglene skal praktiseres. Kommunens redegjørelse for sin praksis er i samsvar med departementets forståelse.

2. Hva slags konsekvenser skal det ha at kommunen bruker lang tid, også mer enn 12 uker, på å påpeke en «større» feil eller mangel?

Spørsmålet om hvilken betydning kommunens håndtering av søknader som inneholder større feil eller mangler har, er ikke direkte regulert i plan- og bygningslovgivningen. Forarbeidene til bestemmelsen gir begrenset med veiledning med hensyn til å avklare hvilken betydning kommunens håndtering av slike mangelfulle søknader har for beregning av saksbehandlingsfristene. Formelt er det ingen frist i lov eller forskrift for når kommunen skal avgjøre om en søknad er fullstendig eller ikke.

Departementet mener dagens regelverk må forstås slik at fristen på 12 uker ikke starter å løpe før søknader med store feil og mangler er fullstendige. Ordlyden i pbl. § 21-4 støtter dette utgangspunktet.

Departementet har tidligere påpekt at det er viktig at mangelfulle søknader ikke blir liggende i lang tid før kommunen tar stilling til dem. Kommunen har plikt til å informere om mangler. Formålet bak fristbestemmelsene forutsetter en form for mottakskontroll. Departementet har derfor oppfordret kommunene til å foreta en mottakskontroll 1-2 uker etter at saken er mottatt.

Likevel vil ikke alle feil kunne avdekkes ved en mottakskontroll, noe også kommunen påpeker i henvendelsen. Selv om departementet er en av den oppfatning at kommunene, ut fra prinsippene om veiledningsplikt og god forvaltningsskikk, skal tilstrebe å avdekke mangler ved søknaden så raskt som mulig, vil det derfor være uten betydning når kommunen oppdager en «større» feil/eller mangel. Fristen på 12 uker vil ikke starte å løpe før søknaden er «fullstendig».

Konsekvensen av at kommunen bruker lang tid på å påpeke en større feil eller mangel vil derfor kun være at det tar lang tid før saksbehandlingstiden begynner å løpe. Kommunen kan videre ta fullt byggesaksgebyr.

Departementet har i likhet med kommunen forståelse for at dette kan oppleves urimelig for tiltakshaver og ansvarlig søker. Det er likevel slik dagens regelverk er å forstå. Regelverket er under kontinuerlig vurdering for mulige forbedringer. Vi understreker for øvrig at det er ansvarlig søker eller tiltakshaver som har ansvaret for at søknaden ikke inneholder feil eller mangler, jf. pbl. § 21-2.

 

Kopi

Statsforvalteren i Vestfold og Telemark.