§ 11 - Spørsmål om forvaltningsorganenes veiledningsplikt

Saksnummer: 1998/4283 E AS/VIL

Dato: 11.09.1998

 

Spørsmål om forvaltningsorganenes veiledningsplikt

Vi viser til Kulturdepartementets brev 13 juli 1998.

Utvalget for statens stipend og garantiinntekter ønsker å innføre en prak­sis som går ut på at søknader om stipend eller garantiinntekt hvor søkeren ikke har krysset av for eller gitt opplysninger om ettersendelse av lign­ingsattest eller annen offisiell bekreftelse på fødselsnummer, avvises straks uten nærmere kontakt med søkeren. I søknadsskjemaet skal det gis klar beskjed om dette. Det første spørsmålet Kulturdepartementet stiller er om slik opplysning i søknadsskjemaet oppfyller veiledningsplikten etter forvaltningsloven § 11 og forskrift om forvaltningsorganenes veilednings­plikt § 7.

Videre ønsker utvalget å innføre en praksis som går ut på at hvor søkeren har krysset av for at ligningsattest eller annen offisiell bekreftelse på fødselsnummer er vedlagt, men hvor denne dokumentasjonen likevel mangler, skal søkeren kontaktes og gis en kort frist for ettersending. Det samme skal gjøres i tilfeller der det står i søknaden at denne dokumenta­sjonen ettersendes, men dette ikke blir gjort innen rimelig tid. Spørsmålet er om utvalget kan avvise søknader hvor søkeren ikke har sendt inn dokumentasjon innen den gitte frist.

Lovavdelingen er enig med Kulturdepartementet i at det ikke kan være adgang til straks å avvise en søknad uten nærmere kontakt med søkeren i de tilfellene der det er sendt inn en mangelfull søknad.

Forvaltningsloven § 11 fjerde ledd annet punktum og forskriften § 7 bestemmer at dersom en henvendelse til et forvaltningsorgan inneholder mangler som avsenderen bør rette, skal organet om nødvendig gi beskjed om dette. Organet bør samtidig gi frist til å rett opp mangelen og eventuelt gi veiledning om hvordan dette kan gjøres.

I rundskriv G-150/78 om forvaltningsorganenes vegledningsplikt står det på s 10 om veiledningsforskriften § 7:

«En henvendelse vil kunne inneholde feil som avsenderen bør gis høve til å rette. Det kan dreie seg om misforståelser, unøyaktigheter, mangelfull dokumentasjon eller andre mangler. Forvaltningsorganet skal i slike tilfeller gi beskjed om dette dersom retting er nødvendig. Reservasjonen tar særlig sikte på de tilfeller hvor henvendelsen likevel vil bli satt inn i den riktige sammenheng og forstått slik avgiveren har ment, eller hvor mangelen av andre grunner ikke vil få noen betydning for den aktuelle sak. Her vil en underretning være overflødig.»

I et tilfelle hvor det ikke er krysset av for, eller gitt opplysning om etter­sendelse av ligningsattest mv, vil det ikke være overflødig å gi søkeren underretning om dette og frist til å rette opp feilen. Når feilen kan med­føre at søknaden avvises, vil underretning om feilen uten tvil måtte anses «nødvendig» i lovens forstand. Lovavdelingen antar at det ikke kan være anledning til å unnlate å ta kontakt med søkeren i slike tilfelle selv om det står i søknadsskjemaet at mangelen kan medføre avvisning.

Også dersom det står i søknaden at den nødvendige dokumentasjon ettersendes, men dette ikke gjøres innen rimelig tid, antar Lovavdelingen at utvalget må ta kontakt med søkeren og gjøre oppmerksom på mangelen, og gi en endelig frist for ettersending.

Det neste spørsmålet er om en søknad kan avvises dersom utvalget har kontaktet søkeren og gitt en kort frist for ettersending av den nødvendige dokumentasjon.

I rundskriv G-150/78 står det om dette på s 10: 

«Dersom det gis underretning til avsenderen, bør underretningen samtidig inneholde en frist til å rette opp mangelen. Hvilken virkning en fristoversitting skal få, om eventuelt en ny frist skal gis etc, avgjøres av forvaltningsorganet selv. Bestemmelsen forutsetter imidlertid ikke at den fastsatte frist skal håndheves strengt. Man må under enhver omstendighet ikke håndheve fristen på en slik måte at den kommer i strid med den utredningsplikten som forvaltningsorganet har etter forvaltningsloven § 17 første ledd. Underretningen bør også inneholde vegledning om hvordan mangelen best kan rettes opp - særlig hvor dette kan skje forholdsvis lett.»

Det må etter Lovavdelingens syn være anledning for utvalget til å avvise en søknad dersom den nødvendige dokumentasjon ikke er fremskaffet innen den fristen utvalget har satt. Dersom søkeren i dette tilfellet sender inn dokumentasjon som ikke er tilstrekkelig, antar Lovavdelingen at det vil være anledning til å avvise søknaden, forutsatt at søkeren har fått opplysning om hvordan dokumentasjonen skulle være.