[ Rundskrivet kan også lastes ned i pdf-format ved å klikke her:F-015-06]

Presisering av dokumentasjonskrav for folkehøyskolene

Kunnskapsdepartementet vil med dette rundskrivet presisere noen av de dokumentasjonskrav som følger av forskrift til lov 6. desember 2002 nr. 72 om folkehøyskoler folkehøyskoleloven), jf. § 12.

Det understrekes at rundskrivet ikke gir en utfyllende redegjørelse for alle de dokumentasjonskrav som ligger i forskriften. Rundskrivet regulerer dokumentasjonskrav for elever på langkurs som rapporteres som dobbelttellende, jf. § 8, og skolenes kortkursvirksomhet, jf. §§ 2, 4 og 12.

Skoler som ikke kan framlegge tilfredsstillende dokumentasjon for rapportert aktivitet, må være forberedt på at rapporteringer kan bli underkjent, at tilskuddsgrunnlaget kan bli redusert, og at for mye utbetalt tilskudd kan bli krevd tilbakebetalt, jf. forskriftens § 17.

1. ELEVER SOM TELLER DOBBELT VED BEREGNING AV TILSKUDD

Forskriftens § 8 lyder:

”Elev som på grunn av redusert funksjonsevne er avhengig av støtte og hjelp i den totale pedagogiske situasjonen, regnes som to elever. Skolen skal før innrapportering ha dokumentasjon for at eleven har en redusert funksjonsevne som utløser et særskilt tilretteleggingsbehov ved folkehøyskolen. Skolen vurderer i samarbeid med søker og pedagogisk/sosial/medisinsk instans utenfor skolen et tilrettelagt opplegg.

Dokumentasjonen skal være tilgjengelig for kontroll. De økte ressursene skal brukes til ulike tiltak for den det gjelder, og det skal foreligge dokumentasjon for bruken.

For enkeltelever som tas opp på spesielle vilkår gjennom avtaler med kommuner eller trygdeetat, må en eventuell dobbelttelling oppgis til kommune eller trygdeetat som en del av finansieringsgrunnlaget. Skolen skal ha dokumentasjon for at dette er ivaretatt.”

Av forskriftsbestemmelsen framgår det at redusert funksjonsevne i seg selv ikke utløser dobbelttelling. Eleven må i tillegg ha behov for ekstra oppfølging fra skolens side for at eleven skal regnes som to elever i skolens rapportering.

Dette innebærer at skolene må innhente dokumentasjon som gir informasjon om at eleven har redusert funksjonsevne som gjør at eleven har et særskilt tilretteleggingsbehov som elev på folkehøyskole. Skolen vurderer i samarbeid med søker og pedagogisk/ sosial/medisinsk instans utenfor skolen et tilrettelagt opplegg.

For enkeltelever som tas opp på spesielle vilkår gjennom avtaler med kommuner eller trygdeetat, jf. § 8 siste ledd, forutsetter departementet at skolen har skriftlig dokumentasjon på at bestemmelsen er ivaretatt. Med ”skriftlig dokumentasjon” menes her fortrinnsvis kopi av brev til kommune eller trygdeetat.

2. SYSTEM FOR REGISTRERING AV KORTKURS

Forskriftens § 12 lyder:

”Skolen er ansvarlig for at offentlig tilskudd brukes i samsvar med folkehøyskolen, forskrift og vilkår for tilskudd. Alle forhold som danner grunnlag for eller påvirker skolens tilskudd, skal dokumenteres.

Skolen er ansvarlig for at det finnes tilfredsstillende system for registrering av kurs, og at alle kurs er i samsvar med rammer for kursordning, jf. § 4. Skolene plikter å ha et tilfredsstillende administrativt system for registrering av elevenes frammøte og fravær, og å holde registreringen à jour.

På langkurs skal fravær registreres i dager og enkelttimer. For deltidselever registreres fravær kun i timer. Frammøte skal attesteres av ansvarlig undervisningspersonale (faglærer) og rektor.

Kortkurs skal dokumenteres. Dokumentasjonen skal inneholde frammøtelister som er underskrevet av kursleder eller lærer, og for hvert kurs skal det foreligge dokumentasjon på kunngjøring av kurset, kursplan, kursdatoer, kurstimer, kursdeltakeres frammøte og fravær, navn, fødselsdato, adresse og oversikt over skolens rapportering til departementet.

Dokumentasjon skal være tilgjengelig for skolens revisor, departementet og Riksrevisjonen, og oppbevares på skolen i minst 10 år.”

Forskriften regulerer både kortkursvirksomheten og langkursvirksomheten. Departementet vil her presisere de krav som stilles til skolenes dokumentasjonssystem for kortkursvirksomheten.

Skolenes systemer for dokumentasjon for kortkurs skal være av en slik art at det enkelt kan underlegges kontroll. Skolenes system skal i tillegg til kravene i § 12 inneholde dokumentasjon på kunngjøring av kursene og kursplan, jf. forskriftens § 2, samt oversikt over skolens rapportering til SSB, jf. § 7.

Med hilsen