Digitaliseringsrundskrivet

Rundskrivet skiller på alle punkt tydeligere mellom krav, anbefalinger og veiledning. Der veiledningsmateriell eksisterer eksternt blir det vist til med lenke.

Vesentlige endringer fra fjorårets rundskriv

De viktigste endringene fra rundskriv H-7/17 er:

• Alle punktene er delt inn i krav, anbefalinger og veiledning.
• Omtale av GDPR er tatt inn, jf. punkt 1.5.
• Kravet om bruk av digital postkasse når det gjelder skattedialogen er endret, jf. punkt 1.7.
• Omtale av KMDs vurdering av IT-relaterte satsningsforslag er tatt inn, jf. punkt 3.1.

Bakgrunn

Digitalisering handler om å bruke teknologi til å fornye, forenkle og forbedre. Det handler om å tilby tjenester som er enkle å bruke, effektive og pålitelige. Digitalisering legger til rette for økt verdiskaping og innovasjon, og kan bidra til å øke produktiviteten i både privat og offentlig sektor.

Regjeringen la i 2016 frem Meld. St. 27 (2015-2016) Digital agenda for Norge - IKT for en enklere hverdag og økt produktivitet.[1] Meldingen presenterer regjeringens overordnede politikk for hvordan vi kan utnytte IKT til samfunnets beste.

1. Hvordan skal virksomheten digitalisere?

1.1 Sett brukeren i sentrum

Krav

Virksomheten skal sette brukerens behov i sentrum. Brukere kan være innbyggere, næringsdrivende, egne ansatte, andre offentlige og private virksomheter, etc.

Brukere skal få hjelp og veiledning til å benytte virksomhetens digitale tjenester, for eksempel gjennom veiledning på nett, digital dialog, direkte kontakt eller betjening ved personlig fremmøte.

Det legges til grunn at virksomheten bruker et klart og godt språk i all tjenesteutvikling, brukerrettet informasjon og kommunikasjon.

Altinn skal benyttes som hovedkanal for overordnet informasjon om rettigheter og plikter for etablerere og næringsdrivende.

Anbefalinger

Virksomhetene anbefales å bruke tjenestedesign og andre metoder for brukerinvolvering og brukertesting for å sikre at tjenestene oppfyller brukernes behov. Virksomheter som har delte ansvarsområder bør samarbeide, og gi brukerne et hensiktsmessig og helhetlig tilbud, uavhengig av måten forvaltningen er organisert på.

Norge.no er en veiviser til offentlige digitale tjenester til innbyggerne på tvers av sektorer og nivåer. Tjenestene er blant annet organisert etter livshendelser. Statlige virksomheter bør fortløpende registrere sine tjenester her, for å sikre en helhetlig fremstilling av forvaltningens digitale tjenester til innbyggerne

Veiledning

Et klart og brukertilpasset språk er en viktig forutsetning for at digitale tjenester blir tatt i bruk og for at forvaltningens brukere forstår sine rettigheter og plikter. Difi kan være en støtte i dette arbeidet, og gode språkråd finnes på www.klarspråk.no.

Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) og KS har i fellesskap forpliktet seg til å legge forholdene til rette slik at landets kommuner kan ha et veiledningstilbud i grunnleggende digital kompetanse for innbyggere som trenger hjelp til å komme seg på nett, og bruke digitale tjenester. Et konsept for etablering av slike veiledningstjenester er utviklet i samarbeid mellom KMD og KS. Konseptet inkluderer hvordan statlige etater med digitale tjenester, som er rettet mot innbyggerne, kan bidra med opplæringsmateriell og -ressurser for å styrke de kommunale veiledningstilbudene. Se nærmere omtale på nettsidene til KS.

1.2 Gjennomfør digitalt førstevalg

Krav

Forvaltningens kommunikasjon med innbyggere og næringsliv skal normalt skje gjennom digitale, nettbaserte tjenester. Disse tjenestene skal være trygge, helhetlige, brukervennlige og universelt utformet.

Departementene skulle innen utgangen av 2017 ha kartlagt potensialet for digitalisering av tjenester og arbeidsprosesser, og utarbeidet planer for hvordan alle egnede tjenester skal gjøres tilgjengelig digitalt. Arbeidet skulle skje i samarbeid med departementets underliggende virksomheter, jf. også fellesføring i tildelingsbrevene for 2017.

Departementene skal innen utgangen av 2018 ha gjort en vurdering av hvilke tjenester som bør ses i sammenheng med andre virksomheters tjenester, og om tjenestene egner seg for utvikling av tjenestekjeder. Det skal også utarbeides planer/strategier for utvikling av tjenestene. Departementet skal samarbeide med underliggende virksomheter, og evt. virksomheter i andre sektorer.

Relevant regelverk må gjennomgås. Regelverk skal være teknologinøytralt. Det skal ikke lages nye regelverkshindringer og eksisterende, utilsiktede hindringer skal fjernes. Det enkelte departement er ansvarlig for å gjennomføre de regelverksendringene som er nødvendige for å kunne oppnå gevinster ved digitalisering på eget område.

Anbefalinger

Kartleggingene bør blant annet omfatte hvilke tjenester det gjenstår å digitalisere, hvilke tjenester som egner seg for digital selvbetjening, straks-avgjørelser og automatisert saksbehandling. Kartleggingen må også brukes til å vurdere om eksisterende digitale tjenester er brukerorienterte og brukervennlige, eller om de bør re-designes, forenkles eller kanskje kan bortfalle. Se veiledning på Difis hjemmeside.

1.3 Tilrettelegg for gjenbruk og viderebruk av informasjon

Krav

Den enkelte virksomhet skal ha tilstrekkelig oversikt over hvilke data den håndterer.

Offentlige virksomheter skal ikke spørre brukerne på nytt om forhold de allerede har opplyst om. Dette omtales gjerne som "kun én gang" og er et langsiktig mål og en av hovedprioriteringene i IKT-politikken. Finnes data hos en annen virksomhet, skal data hentes derfra, forutsatt at det foreligger rettslig grunnlag. Se også pkt. 1.6 om bruk av felles offentlige registre. Utveksling av data som andre offentlige virksomheter har krav på, skal prioriteres. Gjenbruk av informasjon bidrar til raskere og enklere saksgang både for brukerne og for de offentlige virksomhetene.  

Virksomheter som etablerer nye eller oppgraderer eksisterende fagsystemer eller digitale tjenester, skal legge til rette for at maskinlesbare data fra disse tjenestene kan deles og brukes av andre.

Data skal gjøres tilgjengelig i tråd med viderebruksbestemmelsene i Offentleglova og Retningslinjer ved tilgjengeliggjøring av offentlige data. Offentleglova omhandler bl.a. regler om offentliggjøring av betalingssatser i elektronisk form, opplysninger om grunnlaget for utregning av satsene, forbud mot forskjellsbehandling mellom sammenlignbare tilfeller, og at det heller ikke skal kunne avtales enerett på tilgang til informasjon.

Virksomheten skal følge krav om deling og tilgang til geodata og bruke infrastruktur for geografisk informasjon i Det europeiske fellesskapet (INSPIRE).

Anbefaling

Den enkelte virksomhet bør synliggjøre data som de er i stand til å dele med andre i Felles datakatalog og på data.norge.no.

Virksomheten bør sørge for at data skal kunne gjøres tilgjengelig i et langtidsperspektiv, med opprettholdt integritet, autentisitet, anvendbarhet og pålitelighet.

Veiledning

Difi har etablert et rammeverk for informasjonsforvaltning som skal brukes av virksomheten for å oppnå en helhetlig tilnærming til sikring, kvalitet og optimal utnyttelse av data.

1.4 Følg opp informasjonssikkerheten

Krav

I henhold til eForvaltningsforskriften § 15 skal virksomheten ha en internkontroll (styring og kontroll) på informasjonssikkerhetsområdet som baserer seg på anerkjente standarder for styringssystem for informasjonssikkerhet. Internkontrollen bør være en integrert del av virksomhetens helhetlige styringssystem. Omfang og innretning på internkontrollen skal være tilpasset risikoen.

Anbefalinger

KMD har pekt ut Difi til det organ som skal gi anbefalinger på området, jf. eForvaltningsforskriften § 15. En veileder finnes på Difis nettsider. Denne veilederen understøtter virksomhetsledelsens arbeid med helhetlig internkontroll, blant annet ved å hjelpe virksomheten til å identifisere plikter etter annet regelverk, som personvernforordningen. (jf. nedenfor pkt 1.5).

I tillegg til Difis veileder er også NSMs grunnprinsipper for IKT-sikkerhet et nyttig hjelpemiddel i virksomhetsledelsens arbeid med informasjonssikkerhet. NSM har i denne sammenheng definert et sett med prinsipper for hvordan IKT-systemer bør sikres for å beskytte verdier og leveranser.

1.5 Bygg inn personvern

Krav

Virksomhetene skal følge kravene i EUs nye forordning (GDPR) og gjennomføre nødvendige tilpasninger og endringer.

Virksomhetens IKT-systemer skal bygges i tråd med prinsippene for innebygd personvern, herunder personvernvennlige standardinnstillinger.  

Veiledning

Veileder for GDPR finnes på Datatilsynets nettsider.

1.6 Bruk nasjonale felleskomponenter og fellesløsninger

Krav

Virksomheten skal følge regjeringens strategiske prinsipper for nasjonale felleskomponenter. Disse gir rammer og føringer for bruk og utvikling av felleskomponentene.

ID-porten: Virksomheten skal ta i bruk ID-porten for digitale tjenester som krever innlogging og autentisering.

Altinn: Virksomheten skal i utgangspunktet ta i bruk Altinns infrastruktur og tjenesteplattform for produksjon av relevante tjenester. Virksomheter som på kort sikt ikke kan få dekket sine behov i Altinn på en hensiktsmessig måte, kan benytte løsninger i markedet eller utvikle løsningen selv. Virksomheten må kunne begrunne unntak. Aktuelle digitale tjenester rettet mot næringsdrivende skal gjøres tilgjengelige på Altinns portal.

Altinn skal benyttes for digital post fra forvaltningen til næringsdrivende og andre virksomheter med organisasjonsnummer.

Digital postkasse til innbyggere: Virksomheten skal bruke Digital postkasse til innbyggere som beskrevet i punkt 1.7.

Kontakt- og reservasjonsregisteret: Virksomheten skal bruke kontaktinformasjon fra kontakt- og reservasjonsregisteret ved varsling av innbyggere om og utsendelse av enkeltvedtak og andre viktige digitale henvendelser, jf. eForvaltningsforskriften § 8.

Felles offentlige registre: For å unngå dobbeltrapportering, sikre gjenbruk av oppdatert og korrekt informasjon om personer, virksomheter og eiendommer, skal statens virksomheter bruke folkeregisteret, enhetsregisteret og matrikkelen så fremt vilkår for bruk er oppfylt.

Oppgaveregisteret: Virksomheten skal melde nye eller endrede rapporteringsplikter som pålegges næringsdrivende til Oppgaveregisteret før de iverksettes. Virksomhetene plikter å samordne rapporteringsplikter der det er praktisk mulig.

Når virksomheten skal ta i bruk nasjonale felleskomponenter, skal den foreta en risiko- og sårbarhetsvurdering knyttet til informasjonssikkerhet før det tas stilling til om felleskomponenten kan tas i bruk. Virksomheten skal ha en beredskapsplan for evt. nedetid e.l. knyttet til en felleskomponent.

Anbefaling

Virksomhetene bør forberede seg på det kommende moderniserte folkeregisteret, og sørge for å gjøre nødvendige tilpasninger i egne system.

1.7 Bruk digital postkasse til innbyggere

Krav

Virksomheten skal bruke Digital postkasse til innbyggere for utsending av post til innbyggere som har valgt digital postkasse, og som ikke har reservert seg. Kravet om bruk av digital postkasse til innbyggere gjelder alle tjenester hvor det sendes brev som har dokumentasjonsverdi for innbygger. Slike brev kan være både vedtak og andre viktige henvendelser. Virksomheten skal vurdere hvilke brev som har viktig dokumentasjonsverdi for innbygger.

Formålet med Digital postkasse til innbyggere er å legge til rette for at innbygger skal kunne oppbevare dokumenter på ett sted i eget eierskap. Virksomheten må jobbe aktivt for at deres målgrupper oppretter digital postkasse.

Innbygger skal gis mulighet til å velge å få tilsendt kopi av skattedialogen (skattekort og skatteoppgjør) fra Altinn til sin digitale postkasse. Dersom innbygger ikke har valgt digital postkasse, skal innbygger tilbys mulighet for å opprette digital postkasse.

Virksomheter som har benyttet Altinns meldingsboks for utsending av post til innbyggere, skal bruke Digital postkasse til innbyggere fra 1. oktober 2016. Har innbyggeren ikke valgt postkasse og ikke reservert seg mot digital post, kan post fortsatt sendes til Altinns meldingsboks.

Altinn skal benyttes for digital post til virksomheter. Se punkt 1.6 ovenfor.

Anbefaling

Alle virksomheter bør på sine nettsider gi informasjon om digital postkasse til innbyggere. Informasjon om digital postkasse til innbyggere finnes på norge.no.

1.8 Følg krav om arkitektur og standarder

Krav

Virksomheten skal følge statens overordnede arkitekturprinsipper på IKT-området. Virksomheten må kunne dokumentere og begrunne eventuelle avvik.

Virksomheten skal bruke obligatoriske standarder slik de framgår av standardiseringsforskriften.

Nye nettløsninger og automater som retter seg mot allmennheten, må tilfredsstille internasjonalt anerkjente standarder for universell utforming, jf. forskrift om universell utforming av IKT-løsninger. Eksisterende IKT-løsninger skal være universelt utformet innen 1. januar 2021.

Fra 1. januar 2019 skal alle nettsider, læringsplattformer og digitale læremidler i sektoren tilfredsstille kravene til universell utforming av IKT, slik det er regulert i forskriften.

Anbefalinger

På områder som ikke dekkes av de obligatoriske standardene, bør virksomheten benytte de anbefalte standardene. 

Veiledning

Referansekatalogen gir en oversikt over anbefalte og obligatoriske IT-standarder i offentlig sektor.

Gjennom vedtakelsen av ny lov om likestilling og forbud mot diskriminering (likestillings- og diskrimineringsloven), ble plikten til universell utforming av IKT-løsninger utvidet til å omfatte opplærings- og utdanningssektoren. For å synliggjøre utvidelsen til sektoren vil dette presiseres nærmere i forskriften.

Virksomheter i skolesektoren får en 12 måneders frist til å innrette seg etter kravene fra det tidspunktet loven trådte i kraft; 1. januar 2018. Veileder til kravene finnes på Difis nettsider.

1.9 Grenseoverskridende tjenester

Krav

Digitale tjenester skal, når det er formålstjenlig, tilpasses til grenseoverskridende informasjonsutveksling for å gi offentlige myndigheter, næringsdrivende og innbyggere mulighet til å utføre oppgaver digitalt på tvers av landegrenser innenfor EØS-området.

Nasjonale felleskomponenter og tjenester skal, når det er hensiktsmessig, være forenlig med EUs digitale infrastruktur implementert gjennom EU-programmet CEF Digital som Norge deltar i. Det kan søkes om finansering av grenseoverskridende digitale løsninger fra CEF Digital. Difi kan bistå med informasjon om søkemuligheter.

1.10 Ta i bruk elektronisk faktura  

Krav

Når nye avtaler inngås, skal virksomheten kreve at deres leverandører av varer og tjenester sender faktura og kreditnota elektronisk, slik at virksomheten mottar dokumentet i samsvar med standarden Elektronisk handelsformat (EHF).^[2] Fra utenlandske leverandører skal det stilles tilsvarende krav om at dokumenter skal mottas i samsvar med standarden PEPPOL BIS.

Statlige virksomheter som sender fakturaer til privatpersoner regelmessig, skal tilby elektronisk faktura. Slike virksomheter skal så langt det er mulig også vurdere om de i tillegg kan tilby avtale om automatisk betaling for tjenester som egner seg for dette. Kravene kan fravikes dersom fakturavolumet er så lavt at kostnadene klart vil overstige nytteverdien.

Virksomheten skal påse at kontaktinformasjon om handelsdokumenter er oppdatert i Elektronisk mottakeradresseregister (ELMA).[3]

Virksomhetene skal benytte infrastrukturen forsterket PEPPOL eDelivery» med tilhørende sikring av betalingsfiler for betalingsinstruksjoner til bank og benytte Bits versjonen av ISO 20022-baserte betalingsmeldinger.

Anbefalinger

Offentlige virksomheter bør sende elektroniske fakturaer i EHF til næringsdrivende og seg imellom. KMD anbefaler offentlige virksomheter å benytte infrastrukturen Difi forvalter for formidling av elektroniske handelsdokumenter.^[4]

Virksomheter bør ta i bruk løsninger som støtter standardene Elektronisk handelsformat (EHF) og PEPPOL BIS senest 6 måneder etter at standardene er publisert i referansekatalogen for IKT-standarder i offentlig sektor for alle steg i anskaffelsesprosessen innenfor følgende hovedkategorier:

• Forberedelse av konkurranse
• Gjennomføring av konkurranse
• Gjennomføring av kontrakter
• Oppfølging av konkurranser

Offentlige virksomheter bør sende faktura elektronisk også til privatpersoner.

1.11 Lag sourcingstrategi

Krav

Virksomheten skal, i det omfang det er relevant, utvikle en egen sourcingstrategi. Strategien må ta høyde for de risikovurderingene virksomheten har gjort som en del av sitt internkontrollsystem for informasjonssikkerhet (se punkt 1.4).

Anbefaling

Det offentlige skal i utgangspunktet ikke gjøre selv det som markedet kan gjøre bedre og mer effektivt.

Veiledning

Ved utvikling, forvaltning og drift av digitale løsninger, må virksomheten ta stilling til hva de skal utføre selv gjennom intern organisering og ansettelser, og hva som helt eller delvis skal overlates til eksterne aktører. Effektiviteten av å bruke markedet vil variere mellom virksomhetene.

1.12 Bruk skytjenester

Krav

Virksomheter som etablerer nye eller oppgraderer eksisterende fagsystemer eller digitale tjenester, eller endrer eller fornyer avtaler knyttet til drift, skal vurdere skytjenester på linje med andre løsninger.

Når det ikke foreligger spesielle hindringer for å ta i bruk skytjenester, og slike tjenester gir den mest hensiktsmessige og kostnadseffektive løsningen, bør en velge slike tjenester.

Anbefalinger

KMD la i 2016 fram Nasjonal strategi for bruk av skytjenester. Bruk av skytjenester kan gi økt fleksibilitet og mer kostnadseffektiv bruk av IKT. Spesielle hindringer for bruk av skytjenester kan for eksempel være særlige krav til sikkerhetsvurderinger, eller eksisterende systemer og infrastruktur som gjør at bruk av skytjenester ikke vil være kostnadseffektivt. Det er en forutsetning at valgt løsning tilfredsstiller virksomhetens krav til informasjonssikkerhet. Dette krever at virksomheten kjenner verdien av egne data og systemer, og at det gjennomføres en risikovurdering.

Hvordan skal prosjektene gjennomføres?

2.1 Planlegging, styring og gjennomføring av IKT-prosjekter

Krav

I gjennomføringen av IKT-prosjekter med en anslått samlet investeringskostnad på mer enn 10 millioner kroner, skal virksomheten bruke en prosjektmodell basert på god praksis. Kravet gjelder ikke IKT-prosjekter som følger Finansdepartementets ordning for ekstern kvalitetssikring (KS-ordningen).

Anbefalinger

I sin utvikling av digitale tjenester bør virksomheten vurdere om dette best mulig kan styres og gjennomføres gjennom prosjekter eller som mindre utviklingsaktiviteter styrt i linjeorganisasjonen.

KMD anbefaler å bruke en prosjektmodell basert på god praksis også ved prosjekter under 10 millioner kroner. Difis Prosjektveiviseren er anbefalt prosjektmodell for prosjekter både over og under 10 millioner kroner.

Virksomheten skal jobbe med å redusere kompleksitet og risiko i sine digitaliseringsprosjekter. Følgende prinsipper bør legges til grunn for digitaliseringsprosjekter:

1. Start med behov
2. Tenk stort – start smått
3. Velg riktig samarbeidspartner
4. Sørg for riktig kompetanse og god lederforståelse
5. Lever hyppig – skap nytte hele veien

Veiledning

Veiledning om gevinstrealisering og prosjektgjennomføring finnes på www.dfo.no  og www.difi.no .

2.2 Samordning med kommunesektoren

Krav

Virksomheter som forbereder IKT-relaterte tiltak som i vesentlig grad berører kommunesektoren, skal i en tidlig fase drøfte tiltaket med kommunenes interesseorganisasjon KS.

Virksomheter som etablerer nye eller oppgraderer eksisterende fagsystemer eller digitale tjenester, må ta høyde for kommende endringer i kommunestrukturen, og sørge for at systemene er tilstrekkelig fleksible for å håndtere dette.

For oppgaver som løses på tvers av statlig og kommunal sektor, skal statlige virksomheter ta et større ansvar for at det utvikles helhetlige digitale løsninger som også kommunesektoren kan bruke.

Anbefaling

Virksomheter oppfordres til å bruke Difi og KS sin sjekkliste med en enkel veiledning for involvering av kommunene i statlige digitaliseringsprosjekter. Sjekklisten er tilgjengelig på Difis nettsider.

Veiledning

Som en del av kommunereformen har Kartverket fått i oppdrag fra KMD å ivareta rollen som teknisk koordinator av statlige etater om IKT-spørsmål i kommune- og regionreformen.

Finansiering

3.1 KMDs vurdering av IT-relaterte satsningsforslag

Krav

Som ansvarlig for regjeringens IT-politikk, skal KMD vurdere departementenes satsingsforslag om utvikling av IT-løsninger, og deretter sende en uttalelse til Finansdepartementet for bruk i det videre budsjettarbeidet.

Når fagdepartementet sender inn IT-relaterte budsjettforslag i regjeringens budsjettprosess, skal det også sende en kopi til KMD. KMD vurderer og prioriterer mottatte satsingsforslag, og avgir en administrativ uttalelse til FIN før regjeringens første budsjettkonferanse i mars. Fagdepartementene får kopi av KMDs uttalelse til FIN.

I sin administrative gjennomgang av IT-satsningsforslag før marskonferansen anvender KMD følgende vurderingskriterier:

• Hvordan forslagene følger opp de IT-politiske målene nedfelt i Meld. St. 27 (2015-2016) Digital agenda for Norge og den kommende digitaliseringsstrategien for offentlig sektor
• Tverrgående tiltak
• Krav og føringer i Digitaliseringsrundskrivet
• Samfunnsøkonomisk lønnsomhet, herunder genvinstrealiseringsplaner.
• Praktiske eller juridiske bindinger
• Tiltakets modenhet og gjennomførbarhet, for eksempel om prosjektet har vært til behandling i Digitaliseringsrådet

3.2 Medfinansieringsordning for samfunnsøkonomisk lønnsomme digitaliseringsprosjekter

Veiledning:

Det er etablert en medfinansieringsordning for små til mellomstore digitaliseringsprosjekter i staten. Ordningen dekker deler av utgiftene i digitaliseringsprosjekter som er samfunnsøkonomisk lønnsomme. Medfinansieringsordningen forvaltes av Difi.

3.3 Adgangen til å overskride driftsbevilgningene til investeringsformål mot tilsvarende innsparing på driftsbudsjettet følgende budsjettår

Veiledning:

Bevilgningsreglementet § 11 fjerde ledd nr. 3 gir forvaltningen adgang til å overskride driftsbevilgningene med inntil fem prosent til investeringsformål, mot tilsvarende innsparing på driftsbudsjettet i løpet av de følgende tre budsjettår.

Som en prøveordning har Stortinget samtykket i at innsparingsperioden for budsjettårene 2017-2019 økes til fem år. Det er presisert at IKT-baserte tjenester og systemer også er omfattet. Ordningen vil derfor kunne brukes til å finansiere digitaliseringsprosjekter som kan effektivisere driften og gi innsparing i virksomheten.

Med hilsen

Jan Hjelle (e.f.) ekspedisjonssjef

Katarina de Brisis avdelingsdirektør

                                                                             

 

 

Kopi: Riksrevisjonen

 

 

[2] https://www.difi.no/referansekatalogen/digitale-anskaffelser 

[3] http://www.anskaffelser.no/elektronisk-handel/temaer-elektronisk-handel/adresseregister-elmasmp

[4] http://www.anskaffelser.no/verktoy/aksesspunkt-hvilke-kan-stotte-ditt-behov