Personvernerklæring for Landbruks- og matdepartementet

Innledning

Hensikten med denne personvernerklæringen er å gi nærmere informasjon om hvordan Landbruks- og matdepartementet behandler personopplysninger om personer utenfor egen virksomhet.

Personopplysningsloven og EUs personvernforordning (GDPR) stiller en rekke krav til hvordan behandlingen av personopplysninger skal utføres ved bruk av elektroniske hjelpemidler og opprettelse av personregistre. Etter personopplysningsloven § 1 er GDPR gjort til norsk lov.

Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson. Det avgjørende for om en opplysning er en personopplysning, er om opplysningene direkte eller indirekte kan identifisere en konkret person.

Behandling av personopplysninger omfatter enhver bruk av disse opplysningene, herunder lagring.

Landbruks- og matdepartementet v/departementsråden er ansvarlig for at behandlingen av personopplysninger er i tråd med lovverket.

Formålet med behandling av personopplysninger

Formålet med behandlingen av personopplysninger er gjennom vår saksbehandling å sikre en forvaltningsmessig god oppfølging av departementets fagområde, herunder alle lovpålagte oppgaver etter blant annet forvaltningsloven, offentleglova og arkivloven.

Hva er det rettslige grunnlaget for behandlingene? 

Behandlingen av dine personopplysninger har i all hovedsak hjemmel i GDPR artikkel 6 nr. 1 e) som blant annet gjelder når behandlingen er nødvendig for å utøve offentlig myndighet som departementet er pålagt. Behandlingen kan også ha hjemmel i samtykke (GDPR artikkel 6 nr. 1 a) eller for oppfylle en avtale departementet er part i GDPR artikkel 6 nr. 1 b).

Hvordan lagres opplysningene om deg, og hvem har tilgang til opplysningene?

Landbruks- og matdepartementet bruker et elektronisk saks- og arkivsystem som følger norsk arkivstandard (NOARK) og driftes av Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS). I tillegg benytter departementet enkelte andre elektroniske systemer hvor personopplysninger inngår, for eksempel innen økonomiforvaltning. Landbruks- og matdepartementet behandler også personopplysninger i eget system i forbindelse med pressehenvendelser. Se nærmere om departementets behandling av journalisters personopplysninger  

Registrering, lagring og oppbevaring skjer i hht. gjeldende arkivlovgivning. Dokumenter som ikke omfattes av arkivlovens regler kan bare behandles så lenge det finnes et rettslig grunnlag og et gyldig formål. Alle opplysningene er skjermet etter grad av sensitivitet.

Departementet oppbevarer også visse personopplysninger i egne papirarkiv (eksempel. avtale- og kontraktarkiv).

Landbruks- og matdepartementet registrerer normalt ikke telefonhenvendelser, men dersom vi mottar en telefonsamtale som gjelder en bestemt sak, eller igangsetter en ny sak, vil det kunne bli skrevet et notat etter samtalen som journalføres. Telefonhenvendelser fra presse behandles i samsvar med retningslinjer om departementets behandling av journalisters personopplysninger (se ovenfor).

Brevpost til Landbruks- og matdepartementet håndteres og registreres av arkivet. De fleste e-poster departementet mottar går rett til vårt postmottak hvor e-postene håndteres av arkivet og registreres i vårt arkiv- og saksbehandlingssystem. Når e-poster kommer til andre e-postkontoer, er den som administrerer kontoen ansvarlig for å registrere disse i arkivsystemet

Ved e-posthenvendelser til Landbruks- og matdepartementet gjør vi oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert, og vi oppfordrer derfor publikum til å ikke sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger til departementet via e-post.

Hvilke tredjeparter utleveres opplysningene til?

Departementet utleverer personopplysninger til de aktører som drifter systemer der personopplysninger inngår. Dette gjelder for eksempel DSS som drifter departementets elektroniske saksbehandlingssystem.

Departementet utleverer også personopplysninger til tredjeparter der vi har en rettslig plikt til dette, for eksempel utleverer vi personopplysninger i forbindelse med avlevering av arkiv til Riksarkivet.

Hvilke rettigheter har du?

Du har rett til å be om innsyn i de personopplysninger Landbruks- og matdepartementet har registrert om deg. Du har også rett til å få utlevert en kopi av disse opplysningene. Det finnes en rekke unntak fra retten til innsyn, og særlig viktig er de unntakene som gjelder informasjon som er hentet inn fra andre enn deg selv.

Virksomheten trenger ikke gi informasjon dersom og i den grad

• du allerede har informasjonen,
• innsamling eller utlevering har en uttrykkelig hjemmel i lov som virksomheten er underlagt,
• personopplysningene må holdes konfidensielle som følge av regler om taushetsplikt,
• det er umulig å gi informasjonen,
• det vil innebære en uforholdsmessig stor innsats å gi informasjonen,
• informasjon sannsynligvis vil umuliggjøre eller i alvorlig grad hindre formålet med behandlingen.

Videre kan du be om å få opplyst hvilket formål departementet har for å behandle opplysninger av deg, om, og evt. hvem informasjonen utleveres til, og hvor lenge departementet lager opplysninger om deg.

Dersom du mener departementet har lagret personopplysninger om deg som ikke er riktige (f. eks. feil adresse, e-postadresse, navn, bosted eller lignende) har du rett til å be om at disse opplysningene blir rettet opp.

Kontaktinformasjon ved innsyn eller spørsmål om rettigheter

Ønsker du innsyn i egne personopplysninger kan henvendelsen sendes per e-post til: postmottak@lmd.dep.no.

Har du spørsmål om dine rettigheter i forbindelse med behandling av dine personopplysninger i Landbruks- og matdepartementet, kan henvendelsen sendes per e-post til:  personvernombud Marianne Smith:  Marianne.Smith@lmd.dep.no

Du kan lese mer om hva dine rettigheter omfatter på Datatilsynets nettsider.

Hvem kan du klage til?

Dersom du mener at Landbruks- og matdepartementet behandler dine personopplysninger i strid med personopplysningsloven, personvernforordningen eller personvernregelverket for øvrig, har du rett til å klage til Datatilsynet. Klager kan leveres via deres nettsider.