Personvernerklæring for Kultur- og likestillingsdepartementet

1. Behandling av personopplysninger i KUD

Personopplysninger er enhver opplysning om en identifisert eller identifiserbar fysisk person, mens behandling omfatter enhver bruk av disse. Personvernregelverket setter krav til behandling av personopplysninger som utføres med elektroniske hjelpemidler eller inngår i et personregister.

KUD behandler personopplysninger om personer i forbindelse med sin virksomhet som offentlig organ og i kraft av å være arbeidsgiver (jf. pkt. 10).

2. Behandlingsansvarlig for personopplysninger i KUD

KUD er behandlingsansvarlig for den behandlingen av personopplysninger som beskrives i denne erklæringen. Departementsråden har det overordnede ansvaret for at dette skjer i tråd med personvernregelverket. Der det daglige ansvaret for behandlingen er delegert, kommer det fram under hvert enkelt punkt. Delegeringen omfatter kun oppgavene og ikke ansvaret.

Nedenfor finner du opplysninger du har krav på når det samles inn personopplysninger fra Kultur- og likestillingsdepartementets nettsted (personopplysningsloven § 1/personvernforordningen artikkel 13) og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger (personopplysningsloven § 1/personvernforordningen artikkel 12).

Kultur- og likestillingsdepartementet inngår databehandleravtaler med andre som behandler personopplysninger på vegne av departementet, jf. personvernforordningen artikkel 28.3. Avtalene skal etablere klare ansvars- og myndighetsforhold, og klargjøre databehandlerens plikter.

3. Besøk i Kultur- og likestillingsdepartementets lokaler

3.1. Registrering av besøkende

Det er Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS) som driver resepsjonstjenesten for departementene. DSS gjennomfører identitetskontroll og registrerer besøkende til Kultur- og likestillingsdepartementets lokaler, og er behandlingsansvarlig for disse personopplysningene.

3.2.  Kamera ved inngangspartiet

Ved inngangspartiet på gateplan hos Kultur- og likestillingsdepartementet og i regjeringskvartalet for øvrig er det montert kameraer. Det er DSS som oppbevarer opptakene fra disse og er behandlingsansvarlig. 

4. Behandling av personopplysninger på Kultur- og likestillingsdepartementets nettsted

Kommunikasjonssjefen har det daglige ansvaret for Kultur- og likestillingsdepartementets behandling av personopplysninger på departementets hjemmeside, med mindre annet er oppgitt under. For noen tjeneste, f.eks. å motta nyhetsbrev, stille spørsmål og sende inn høringsuttalelser, må man oppgi personopplysninger, f.eks. e-postadresse. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.

Regjeringen.no er en portal for departementene sine hjemmesider. Informasjon om hvordan regjeringen.no samler inn personopplysninger og generell informasjon om hvordan de behandler personopplysninger, finner du her.

5. Saksbehandling og arkiv

Generell informasjon om departementenes behandling av personopplysninger knyttet til saksbehandling og arkiv, finnes her på regjeringen.no.

Kultur- og likestillingsdepartementets saksbehandlings- og arkivsystem driftes av DSS.

Grunnlaget for behandling av personopplysninger er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 e), som tillater KUD å behandle opplysninger som er nødvendig for utøvelse av offentlig myndighet. Dersom informasjonen inneholder særlige kategorier av personopplysninger, er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 g).

6. Henvendelser fra privatpersoner

KUD er forpliktet til å behandle all informasjon som sendes til oss i samsvar med bestemmelsene i offentleglova (Lov av 19. mai 2006 nr. 16).  Det betyr at alle saksdokumenter til og fra departementet som hovedregel er offentlig.

Alle opplysninger KUD mottar som en del av saksbehandlingen, blir journalført. En journal er en systematisk og fortløpende registrering av alle inngående og utgående saksdokumenter og er regulert i arkivloven. I tillegg til saksopplysninger som mottas på papir, e-post, via skjemaløsninger eller på annen måte, kan innholdet i telefonsamtale bli oppsummert skriftlig og journalført, dersom den er relevant for saken.

7. Deltakere på arrangement/seminar

Dersom du melder deg på et seminar eller et arrangement i KUD, pleier KUD å registrere navn, organisasjon, e-post, mobilnummer og stilling. Med unntak av navn og organisasjon, som kan bli delt med øvrige deltakere på arrangementet via deltakerlister, deles opplysningene ikke med andre.

Formålet med registreringen er at KUD skal ha oversikt over hvem som deltar, kunne administrere arrangementet, og ivareta deg som deltaker. Opplysningene lagres til arrangementet er avsluttet.

8. Henvendelser fra pressen

Vi behandler også personopplysninger i henvendelser fra pressen. Opplysninger som navn, kontaktinformasjon (e-post og telefon) og navn på arbeidsgiver eller oppdragsgiver blir registrert i KUDs medielogg, da det anses som nødvendig for å håndtere henvendelser fra pressen på en oversiktlig og effektiv måte.

Grunnlaget for denne behandlingen er KUDs berettigede interesse i å sørge for god kommunikasjon med pressen for å ivareta åpenheten i forvaltningen, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 e). Opplysningene rettes ved beskjed om endringer og slettes dersom et pressemedlem ikke lenger ønsker å stå oppført medieloggen. Opplysningene slettes ellers etter 6 måneder.

9. Behandling av personopplysninger om jobbsøkere

KUD behandler opplysninger om jobbsøkere til stillinger i KUD, for å vurdere søknaden, det vil si CV, søknad, attester og referanser. Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b) behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse. Dersom søknaden din inneholder særlige kategorier av personopplysninger, er behandlingsgrunnlaget vårt personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 b) og h).

Som en del av rekrutteringsprosessen kan arbeidspsykologiske tester for rekruttering være aktuelt. Behandlingsgrunnlaget for behandlingen av personopplysninger i forbindelse med testing vil være artikkel 6 1f) berettiget interesse, der det er gjort en interesseavveiing. KUD bruker Ascend, Assessio sitt system for arbeidspsykologiske verktøy

I forbindelse med rekrutteringsprosessen kan forberedende notater til intervjuer og møter utarbeides og behandles i et SharePoint-rom for rekruttering. Resultater fra testene, rapportene og notatene knyttet til rekrutteringsprosessen blir lagret i inntil 6 måneder etter at prosessen er avsluttet.

KUD bruker Jobbadmin, Jobbnorge sitt rekrutteringssystem. Alle søknader i rekrutteringssystemet blir slettet 12 måneder etter at tilsettingsprosessen er avsluttet. For søkere som er intervjuet, blir i tillegg CV, vurderinger og ev. referanser omtalt i et innstillingsdokument som blir journalført i KUDs saks- og arkivsystem. Disse blir i likhet med øvrige dokumenter i tilsettingssaker, slik som søkerlister, bevart i henhold til arkivloven.

For embetsstillinger fra ekspedisjonssjefnivå og virksomhetslederstillinger, bevares i tillegg stillingssøknader i tråd med kravene i arkivloven. Offentlig søkerliste til sistnevnte stillinger blir også publisert på departementets hjemmeside på regjeringen.no i 6 måneder etter søknadsfristens utløp. Tilgangen til rekrutteringssystemet, SharePoint-rom, testsystemet Ascend og tilsettingssaker i arkivsystemet er begrenset til tjenestelig behov.

10. Personopplysninger om ansatte

KUD behandler personopplysninger om ansatte for å utføre sine forpliktelser som arbeidsgiver og som forhandlingssted for underliggende virksomheter som ikke har selvstendig forhandlingsrett. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til arbeidsinstruks og tilrettelegging av arbeid. Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b) – behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i. Ytterligere informasjon om behandlingen er tatt inn i KUDs interne retningslinjer for departementets behandling av personopplysninger.

11. Rettigheter

Alle som spør, har rett til grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 1, jf. personvernforordningen artikkel 13. Kultur- og likestillingsdepartementet har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler. De som er registrert i et av departementets systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger departementet ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert. Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

Kontakt oss

E-post: postmottak@kud.dep.no
Telefon: +47 22 24 90 90
Postadresse: Postboks 8030 DEP, 0030 Oslo

Personvernombudet i Kultur- og likestillingsdepartementet

Siden Kultur- og likestillingsdepartementet er en offentlig myndighet, har vi opprettet et eget personvernombud i virksomheten.

Personvernombudet har en sentral rolle i personvernregelverket. Hensikten med personvernombud er å styrke virksomhetens evne til å etterleve regelverk for behandling av personopplysninger.

Personvernombudets rolle og oppgaver følger av personvernforordningen (artiklene 37, 38 og 39). Sentrale gjøremål er å gi råd i egen organisasjon og å følge med på egen virksomhets etterlevelse av personvernregelverket. Personvernombudet har taushetsplikt.

Les mer om personvernombudsordningen på Datatilsynets hjemmesider.

Henvendelser til vårt personvernombud

Du kan ta kontakt med vårt personvernombud. Henvendelser til vårt personvernombud må dreie seg om Kultur- og likestillingsdepartementets egen behandling av personopplysninger.

For eksterne henvendelser er adressen: personvernombud@kud.dep.no 

Postadresse er

Kultur- og likestillingsdepartementet
Postboks 8030 DEP
0030 Oslo

Merk konvolutten "Kultur- og likestillingsdepartementets personvernombud"