Personvernerklæring for Kunnskapsdepartementet

KD er behandlingsansvarlig for den behandlingen av personopplysninger som beskrives i denne erklæringen. Departementsråden har det overordnede ansvaret for at dette skjer i tråd med personvernregelverket.

1. BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER I KD

Personopplysninger er enhver opplysning om en identifisert eller identifiserbar fysisk person, mens behandling omfatter enhver bruk av disse. Personvernregelverket setter krav til behandling av personopplysninger som utføres med elektroniske hjelpemidler eller inngår i et personregister.

KD behandler personopplysninger om personer utenfor egen organisasjon i forbindelse med sin virksomhet som offentlig organ (pkt. 1.1 – 1.7) og i kraft av å være arbeidsgiver (pkt. 1.8 – 1.9):

1.1 Saksbehandling

KD behandler personopplysninger for å oppfylle departementets lovpålagte oppgaver etter blant annet universitets- og høyskoleloven, opplæringslova, fagskoleloven, barnehageloven, studentsamskipnadsloven, friskolelova, utdanningsstøtteloven, folkehøyskoleloven, voksenopplæringsloven, yrkeskvalifikasjonsloven, introduksjonsloven, statsborgerloven, forvaltningsloven, offentleglova, arkivloven og personopplysningsloven. Dette kan omfatte henvendelser fra privatpersoner, organisasjoner eller andre offentlige virksomheter, som ønsker å få redegjort for en sak eller KDs forståelse av et gitt regelverk.

Det registreres ulike typer personopplysninger i saks- og arkivsystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse (grunndata) og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelsen. Saksdokumentene kan i tillegg inneholde sensitive personopplysninger.

Personopplysningene som behandles hos oss blir i hovedsak innhentet fra våre underliggende virksomheter. Dersom det er nødvendig kan opplysninger også samles inn direkte fra den saken gjelder, eller fra andre med tilknytning til denne. Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 e), som tillater KD å behandle opplysninger som er nødvendig for utøvelse av offentlig myndighet. Dersom informasjonen inneholder særlige kategorier av personopplysninger, er behandlingsgrunnlaget vårt personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 g). Som en del av den pålagte saksbehandlingen innhenter KD i noen tilfeller også opplysninger fra andre etater i medhold av forvaltningsloven § 17.

1.2 Henvendelser fra privatpersoner

Vi er forpliktet til å behandle alle dokumenter som sendes til oss, også e-post, i samsvar med bestemmelsene i offentlighetsloven  (Lov av 19. mai 2006 nr. 16).  Det betyr at alle departementets saksdokumenter, inkludert all e-post til og fra departementet, som hovedregel er offentlig. Send derfor ikke brev eller e-post til departementet med informasjon som du ikke ønsker skal bli allment kjent. Taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger skal ikke sendes via e-post.

Alle opplysninger KD mottar som er en del av saksbehandlingen, blir journalført. En journal er en systematisk og fortløpende registrering av alle inngående og utgående saksdokumenter. I tillegg til saksopplysninger som mottas på papir eller e-post, kan innholdet i telefonsamtale bli oppsummert skriftlig og journalført, dersom den er relevant for saken.

Personopplysninger som journalføres er navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse og annen relevant informasjon som kommer frem i henvendelsen. Saksdokumentene kan i tillegg inneholde særlige kategorier av personopplysninger, dvs. sensitive personopplysninger.

1.3 Henvendelser fra pressen

Vi behandler også personopplysninger i henvendelser fra pressen. Opplysninger som navn, kontaktinformasjon (e-post og telefon) og navn på arbeidsgiver eller oppdragsgiver blir registrert i KDs medielogg, da det anses som nødvendig for å håndtere henvendelser fra pressen på en oversiktlig og effektiv måte.

Grunnlaget for denne behandlingen er KDs berettigede interesse i å sørge for god kommunikasjon med pressen for å ivareta åpenheten i forvaltningen, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f). Opplysningene slettes ved beskjed om endringer, eller dersom et pressemedlem ikke lenger ønsker å stå oppført i medieloggen.

1.4 regjeringen.no

Regjeringen.no er en portal for statsministerens kontor (SMK) og departementenes hjemmesider. SMK og departementene har egne redaksjoner med et selvstendig ansvar for sine sider på regjeringen.no. SMK har det redaksjonelle ansvaret for tjenestens portalforside, og for informasjon om sittende og tidligere regjeringer. Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS) har koordinerende ansvar for drift og utvikling av nettstedet og redaktøransvar for alle fellessider. For ytterlige opplysninger, se regjeringen.no sin egen personvernerklæring.

1.5 Deltakere på arrangement/seminar

Dersom du melder deg på et seminar eller et arrangement i KD, ber vi deg registrere navn, organisasjon, e-post, mobilnummer og stilling. Med unntak av navn og organisasjon, som kan bli delt med øvrige deltakere på arrangementet via deltakerlister, deles opplysningene ikke med andre. Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1a), samtykke.

1.6. Besøkende i våre lokaler

Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon driver resepsjonstjenesten for KD. De gjennomfører identitetskontroll og registrerer besøkende til KDs lokaler og er behandlingsansvarlig for personopplysningene.

1.7. Kamera ved inngangspartiet

Ved inngangspartiet på gateplan hos KD er det montert kameraer. Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon er behandlingsansvarlig for disse.

1.8. Jobbsøkere

Dersom du søker jobb hos oss, trenger vi å behandle opplysninger om deg for å vurdere søknaden din, det vil si CV, søknad, attester og referanser. Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b) – behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse. Dersom søknaden din inneholder særlige kategorier av personopplysninger, er behandlingsgrunnlaget vårt personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 b) og h).

KD bruker Jobb Norge som rekrutteringssystem. Alle søknader i rekrutteringssystemet blir slettet 12 mnd. etter at tilsettingsprosessen er avsluttet. Stillingssøknader blir i tillegg journalført i KDs saks- og arkivsystem. Disse blir i likhet med øvrige dokumenter i tilsettingssaker, slik som søkerlister og innstillinger, bevart i henhold til arkivloven. Tilgangen til både rekrutteringssystemet og tilsettingssaker i arkivsystemet er begrenset til tjenstlig behov.

1.9. Ansatte

KD behandler personopplysninger om ansatte for å utføre sine forpliktelser som arbeidsgiver. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til arbeidsinstruks og tilrettelegging av arbeid. Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b) – behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i. Ytterligere informasjon om behandlingen er tatt inn i KDs personvernerklæring for de ansatte.

2. Mottakere av personopplysninger og innsyn etter offentlighetsloven

Vi gir ikke ut personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Dette kan være en avtale med deg eller et lovgrunnlag som pålegger oss å gi ut informasjonen.

KD er etter arkivloven (lov av 4. desember 1992 nr. 126) forpliktet til å føre offentlig journal. I journalen skal all korrespondanse til og fra departementet føres opp. Følgende opplysninger går som hovedregel fram av offentlig journal: Avsenders navn, mottakers navn, dokumentets dato og en kort beskrivelse av dokumentets innhold. Journalen blir ført på en slik måte at den ikke røper taushetsbelagte opplysninger.

Journalen er tilgjengelig på e-Innsyn, en felles innsynsløsning for alle offentlige virksomheter. Alle som ønsker det, kan be om innsyn i departementets saksdokumenter etter offentlighetsloven. Ved krav om innsyn utleveres personopplysninger i henhold til offentleglova og forvaltningsloven.

Opplysninger som er nødvendige for behandling av klagesaker vil bli utlevert til Kongen i statsråd, som er KDs klageorgan.

2.1 Databehandlere

Når eksterne behandler personopplysninger på vegne av KD, stilles det klare krav til behandlingen. Det inngås databehandleravtaler i henhold til gjeldende lov. Databehandleravtalene etablerer klare ansvars- og myndighetsforhold for alle som opptrer som databehandlere for KD.

3. Lagringstid

Vi lagrer personopplysningene dine så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for.

KD har som offentlig myndighet arkivplikt for arkivverdige dokumenter og vil derfor ikke slette slike nødvendige opplysninger. Registrering, lagring og oppbevaring av saksbehandlingsmateriale skjer i henhold til arkivlovgivningen.

KD bruker WebSak saks- og arkivsystem med elektronisk journalføring og elektronisk lagring av dokumenter. WebSak er et saks- og arkivsystem fra leverandøren Acos AS som følger offentlige standarder (NOARK).

4. Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg

Dersom vi behandler personopplysninger om deg har du flere rettigheter etter personvernregelverket:

• Du har rett til å be om innsyn i hvilke personopplysninger vi behandler om deg.
• Dersom behandlingen av personopplysninger du har gitt til oss bygger på samtykke eller avtale, har du videre rett til å få disse utlevert (dataportabilitet).
• Dersom personopplysningene vi har lagret om deg ikke er riktige (f. eks. feil e-postadresse, navn, bosted eller lignende) har du rett til å be om at disse blir rettet.
• Du har rett til å be om at personopplysningene departementet har om deg slettes. Dette vil ikke gjelde personopplysninger som er omfattet av KDs lovpålagte arkiveringsplikt.
• Dersom du ikke ønsker at vi skal slette opplysningene dine, men har en grunn til å ønske at departementet skal stanse å behandle de på andre måter, har du etter nærmere omstendigheter rett til å be om dette.

Vi behandler i all hovedsak personopplysninger om privatpersoner utenfor egen organisasjon i forbindelse med våre lovpålagte oppgaver. Disse rettighetene får derfor ikke anvendelse på mange av behandlingene i KD. Retten til å protestere kan allikevel benyttes i forbindelse med registrering i KDs medielogg. Behandler vi personopplysningene dine med grunnlag i samtykke, har du rett til å trekke dette tilbake. Behandlingen vil da stanse, og personopplysningene dine vil bli slettet.

Dersom du mener at noen av disse rettighetene er aktuelle for deg, kan du henvende deg til oss. Når du sender en slik henvendelse, vil vi svare deg innen 30 dager.

Kontaktinformasjon:

Kunnskapsdepartementet

Postadresse: Postboks 8119 Dep, 0032 Oslo

Telefon: 22 24 90 90

E-post: postmottak@kd.dep.no

5. Personvernombud

Personvernombudet i KD skal se til at kravene til behandling av personopplysninger blir fulgt, og være en ressursperson som styrker departementets kunnskap om personvern.

Personvernombudets hovedoppgaver omfatter blant annet å:

• Være kontaktpunkt for de registrerte, og mellom Datatilsynet og departementet
• Informere og gi råd til departementet og de ansatte om de forpliktelser som følger av regelverket
• Kontrollere etterlevelse av personopplysningsloven og departementets retningslinjer for personvern
• Gi råd om og delta i arbeidet med konsekvensanalyser i medhold av forordningen art. 39 1 c)
• Samarbeide med Datatilsynet

Kontaktinformasjon: personvernombudet@kd.dep.no

6. Klager

Vi håper du vil si ifra dersom du mener vi ikke overholder reglene i personopplysningsloven. Ta da først kontakt med vårt personvernombud.

Du har også rett til å levere en klage til Datatilsynet. Klager kan leveres via kontaktfunksjonen på deres nettsider www.datatilsynet.no